Praktische KI-Anwendungen für kleine Personalteams, mit Beispielen, Überprüfungen zum Umgang mit Daten und einer Checkliste für die Durchführung Ihres ersten Pilotprojekts.
Am Montag kommt ein neuer Mitarbeiter, es gilt, eine Aktualisierung der Richtlinien zu erläutern, und eine Stellenanzeige muss noch verfasst werden. KI kann dabei helfen, für jeden dieser Punkte einen ersten Entwurf zu erstellen. Die entscheidende Frage lautet: Ist der Aufwand für die Überprüfung des Ergebnisses geringer als der, den Sie für das Verfassen selbst aufbringen müssten?
Beginnen Sie in einem kleinen Team mit einer wiederkehrenden Aufgabe, deren Ergebnis Sie überprüfen können. Legen Sie fest, welche Tools und Informationen die Mitarbeiter nutzen dürfen, wer das Ergebnis überprüft und wann es zur Weitergabe bereit ist. Diese fünf Beispiele bieten einen Ausgangspunkt.
Geben Sie dem Tool die Aufgaben der Stelle, die erforderlichen Kompetenzen, die Arbeitsbedingungen sowie die genehmigten Gehaltsangaben ein. Bitten Sie es, diese Informationen zu einer übersichtlichen Stellenanzeige zusammenzufassen und auf eventuelle Lücken hinzuweisen.
Vergleichen Sie den Entwurf mit der tatsächlichen Stellenausschreibung. Entfernen Sie erfundene Zusatzleistungen, unnötige Qualifikationsanforderungen und Formulierungen, die geeignete Bewerber ausschließen könnten. Der Personalverantwortliche sollte jede Zusage vor der Veröffentlichung bestätigen. Beziehen Sie die Lebensläufe der Bewerber nicht in diesen Entwurfsprozess ein.
Verwenden Sie eine allgemeine Stellenbeschreibung und genehmigte Einarbeitungsschritte, um einen Plan für die erste Woche zu erstellen. Fragen Sie nach einem Vorschlag für den Verantwortlichen und dem Zeitplan für jede Aufgabe und lassen Sie diese anschließend von den beteiligten Personen bestätigen.
Prüfen Sie Zugangsrechte, Ausstattung, Schulungen und Einführungen im Hinblick auf die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen. Lokale Anmeldefristen und Einstellungsvoraussetzungen müssen gesondert überprüft werden. Selbst eine plausible Checkliste kann noch etwas Wesentliches auslassen. Unsere europäische Checkliste für die Einarbeitung ist eine nützliche erste Orientierungshilfe.
Sobald das Tool für die Vertraulichkeitsstufe des Dokuments freigegeben ist, stellen Sie die aktuelle Richtlinie bereit und bitten Sie um eine kurze Erläuterung mit Verweisen auf die relevanten Abschnitte. Weisen Sie das Tool an, Fragen zu identifizieren, die in der Richtlinie nicht beantwortet werden.
Vergleichen Sie die Erläuterung mit der Quelle, insbesondere hinsichtlich Ausnahmen, Anspruchsvoraussetzungen und Fristen. Fügen Sie einen Link zur genehmigten Richtlinie ein, damit Mitarbeiter den vollständigen Wortlaut einsehen können. Bitten Sie die für die Richtlinie verantwortliche Person, Fragen zu den individuellen Ansprüchen eines Mitarbeiters zu beantworten.
Eine Erinnerung an eine Schulung oder eine Änderung der Büroöffnungszeiten kann ein gut umsetzbarer erster Versuch sein. Geben Sie die bestätigten Termine, die Zielgruppe und die erforderlichen Maßnahmen an. Bitten Sie um eine kurze, prägnante Nachricht.
Stellen Sie sicher, dass der Entwurf keine unbeabsichtigten Zusagen enthält und die richtigen Personen erreicht. Lassen Sie für das erste Pilotprojekt Disziplinarangelegenheiten, Beschwerden, Gesundheitsinformationen und individuelle Gehaltsgespräche aus dem genehmigten Umfang heraus.
KI kann eine brauchbare Übersetzung einer Begrüßungsnachricht oder einer allgemeinen Ankündigung erstellen. Geben Sie ihr die Zielgruppe, den gewünschten Grad an Formalität und die Begriffe an, die unverändert bleiben sollen.
Lassen Sie die Bedeutung – einschließlich Datumsangaben, Anweisungen und Tonfall – von einer Person überprüfen, die beide Sprachen beherrscht. Verträge, Datenschutzerklärungen und gesetzliche Rechte müssen vor ihrer Verwendung einer angemessenen sprachlichen und fachlichen Prüfung unterzogen werden. Eine flüssige Übersetzung kann eine Verpflichtung verändern, ohne dass der Fehler offensichtlich wird.
Beginnen Sie mit öffentlich zugänglichen Texten, fiktiven Beispielen oder internen Unterlagen, für deren Verarbeitung das Tool zugelassen ist. Interne Richtlinien können vertrauliche Informationen enthalten, auch wenn sie keine Mitarbeiterdaten umfassen. Prüfen Sie daher vor dem Hochladen die Nutzungsbedingungen des Tools sowie die Vorschriften Ihres Unternehmens.
Bevor Sie personenbezogene Daten verwenden, legen Sie den Zweck und die Rechtsgrundlage fest, beschränken Sie die Informationen auf das Notwendige und prüfen Sie etwaige zusätzliche Bedingungen für Daten besonderer Kategorien, wie beispielsweise Gesundheitsdaten. Eine Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis in der Regel ungeeignet, da sich Arbeitnehmer möglicherweise nicht frei fühlen, ihrem Arbeitgeber eine Ablehnung zu erteilen. EDPB: rechtmäßige Verarbeitung
Prüfen Sie vor Beginn, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Artikel 35 der DSGVO schreibt eine solche vor, wenn die geplante Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen mit sich bringt. DSGVO, Artikel 35
Das Entfernen eines Namens führt nicht zwangsläufig zur Anonymisierung eines Datensatzes. Eine Funktion, ein Standort und ein charakteristisches Ereignis können eine Person in einem kleinen Team weiterhin identifizieren. Pseudonymisierte Informationen bleiben personenbezogene Daten, solange sie mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können. EDPB: Anonymisierung und Pseudonymisierung
Fragen Sie den Anbieter, wer die Eingaben und Ausgaben verarbeitet, wo die Verarbeitung und der Support-Zugriff stattfinden, wie lange Informationen aufbewahrt werden, ob sie zum Training von KI-Modellen verwendet werden und wer darauf zugreifen kann. Wenn ein Anbieter als Ihr Auftragsverarbeiter fungiert, ist eine Vereinbarung gemäß Artikel 28 erforderlich. Internationale Übermittlungen erfordern die entsprechenden DSGVO-Sicherheitsvorkehrungen; ein Hosting-Standort in der EU allein reicht für die Bewertung nicht aus. DSGVO, Artikel 28 und 44–49
Falls ein Anbieter die bereitgestellten Daten für eigene Zwecke nutzt, bewerten Sie diese Verarbeitung separat. Halten Sie personenbezogene Daten aus dem Pilotprojekt heraus, bis die Vereinbarung geprüft und genehmigt wurde. Unsere Fragen an Anbieter behandeln die zu prüfenden Punkte ausführlicher.
Verwenden Sie eine Eingabeaufforderung, die den Entwurf mit bekannten Fakten verknüpft. Zum Beispiel:
Erstellen Sie eine Checkliste für den ersten Arbeitstag eines fiktiven Verwaltungsmitarbeiters im Büro. Verwenden Sie ausschließlich die folgenden bestätigten Aufgaben: Abholung der Arbeitsmittel bei der IT-Abteilung, Treffen mit dem Vorgesetzten, Teilnahme an der geplanten Sicherheitseinweisung, Durchsicht des genehmigten Handbuchs und Test des Systemzugangs. Schlagen Sie eine Reihenfolge vor. Kennzeichnen Sie fehlende Zeitangaben und Verantwortliche mit „zu bestätigen“. Erfinden Sie keine Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Anforderungen.
Stellen Sie sicher, dass jede bestätigte Aufgabe angezeigt wird, keine nicht unterstützten Anforderungen hinzugefügt wurden und noch ungeklärte Details sichtbar bleiben. Die Anweisung dient der Definition der Aufgabe; sie garantiert nicht, dass das Modell dieser folgt.
Erfassen Sie bei den ersten Versuchen die Zeit für die Erstellung, die Überprüfung und eventuelle Korrekturen. Vermeiden Sie es, personenbezogene Daten in dieses Pilotprotokoll aufzunehmen. Sollte die Überprüfung wiederholt länger dauern als die eigenständige Erledigung der Aufgabe, ändern Sie die Aufgabe oder brechen Sie das Experiment ab.
Die Einstufung von Bewerbern, die Leistungsbewertung oder die Empfehlung von Kündigungen erfordern eine andere Art der Beurteilung als das Verfassen einer allgemeinen Willkommensnachricht. Artikel 22 der DSGVO betrifft ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlichen oder ähnlich schwerwiegenden Auswirkungen, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen und Schutzmaßnahmen. DSGVO, Artikel 22
Ein menschlicher Freigabeschritt allein reicht nicht aus, um die rechtliche Bewertung abzuschließen. Das KI-Gesetz stuft bestimmte Beschäftigungssysteme gesondert als risikoreich ein, und für dessen Anforderungen gelten unterschiedliche Inkrafttretungsdaten. Prüfen Sie den Verwendungszweck und die geltenden Vorschriften, bevor Sie ein solches System einführen. Europäische Kommission: KI-Gesetz
Schulen Sie die Mitarbeiter hinsichtlich der genehmigten Aufgaben, der zulässigen Informationen und der möglichen Fehler. Beziehen Sie Übungen zur Überprüfung falscher Antworten sowie einen klaren Weg zur Meldung von Problemen mit ein. Artikel 4 des KI-Gesetzes verpflichtet Anbieter und Organisationen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen zu ergreifen, um die KI-Kompetenz der Personen zu fördern, die diese Systeme in ihrem Auftrag nutzen. Nach Angaben der Kommission ist kein bestimmtes Zertifikat erforderlich. Führen Sie Aufzeichnungen über die ergriffenen Maßnahmen. Europäische Kommission: KI-Kompetenz
Nutzen Sie diesen Leitfaden als praktische Planungshilfe zusätzlich zu den für Ihren Anwendungsfall relevanten rechtlichen und organisatorischen Überprüfungen.
Ein nützliches erstes Ergebnis ist eine Aufgabe, die Ihr Team leichter bewältigen kann, wobei die Informationen korrekt bleiben und die Verantwortlichkeiten klar sind.
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