Eine praktische Checkliste für die Einarbeitung europäischer Teams

Ein klarer Einarbeitungsplan hilft einem neuen Kollegen, gut vorbereitet zu sein und zu wissen, was als Nächstes zu tun ist. Nutzen Sie diese Checkliste, um die wesentlichen Punkte vor dem ersten Arbeitstag, während der ersten Woche und bis in den ersten Monat hinein zu organisieren.

Faktenprüfung am 21. September 2026. Bitte prüfen Sie bei jeder Neueinstellung das nationale Recht, den Arbeitsvertrag sowie etwaige Tarifverträge.

Vor dem ersten Arbeitstag (Pre-Boarding)

Nutzen Sie die Zeit zwischen der Annahme des Angebots und dem Arbeitsbeginn, um Aufgaben zuzuweisen, Zugangsrechte einzurichten und die Abläufe am ersten Arbeitstag zu erläutern.

Rechtliche und administrative Aspekte

• Stellen Sie den Arbeitsvertrag und die nach nationalem Recht vorgeschriebenen schriftlichen Vertragsbedingungen bereit. Die in der EU geltenden Mindestfristen für die Informationspflicht unterscheiden zwischen wesentlichen Vertragsbedingungen (innerhalb von sieben Kalendertagen) und sonstigen Informationen (innerhalb eines Monats); nationale Fristen können kürzer sein.
• Erfassen Sie die Steueridentifikationsnummer und die Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung
• Überprüfen Sie die entsprechenden Anmeldungen zur Lohnabrechnung und zur Sozialversicherung und schließen Sie diese innerhalb der jeweils geltenden nationalen Fristen ab. Einige Meldungen müssen bereits vor Arbeitsbeginn erfolgen.
• Richten Sie die Gehaltsabrechnung mit dem richtigen Steuerkennzeichen und der richtigen Sozialversicherungskategorie ein
• Melden Sie sich gegebenenfalls für die betriebliche Altersvorsorge an (prüfen Sie die Vorschriften zur obligatorischen automatischen Anmeldung in Ihrem Land)
• Prüfen Sie die für den Mitarbeiter geltenden Arbeits- und Identitätsvoraussetzungen unter Berücksichtigung der EU-Freizügigkeitsrechte und etwaiger erforderlicher Genehmigungen.

DSGVO: Datenschutzerklärung

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die Datenschutzhinweise gemäß Artikel 13 zur Verfügung, wenn Sie ihre Daten direkt erheben. Für Informationen, die aus einer anderen Quelle stammen, gelten gemäß Artikel 14 gesonderte Fristen und Ausnahmen. Behandeln Sie die folgenden Punkte sowie alle weiteren Informationen, die für Ihre Datenverarbeitung erforderlich sind:

• Welche Daten Sie erheben und warum
• Die Rechtsgrundlage für jede Art der Datenverarbeitung
• An wen Sie Daten weitergeben (Lohnbuchhaltungsdienstleister, Rentenversicherungsträger usw.)
• Wie lange Sie Daten aufbewahren müssen
• Die Rechte der Mitarbeiter gemäß DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit)
• Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten, falls Sie einen haben

Erläutern Sie die Datenverarbeitung in verständlicher Sprache. Die Bestätigung des Erhalts einer Mitteilung stellt nicht für jede darin beschriebene Tätigkeit eine rechtmäßige Grundlage dar. EDPB: rechtmäßige Datenverarbeitung

Ausstattung und Zugang

• Bestellen oder bereiten Sie Laptops, Telefone oder andere Geräte vor
• Erstellen Sie ein E-Mail-Konto und richten Sie alle erforderlichen Softwarelizenzen ein
• Richten Sie den Systemzugang mit entsprechenden Berechtigungen ein (Prinzip der geringsten Berechtigungen: Gewähren Sie nur Zugriff auf das, was benötigt wird, nicht auf alles)
• Senden Sie Zugangsdaten sicher (nicht per unverschlüsselter E-Mail; verwenden Sie eine Einladung über einen Passwort-Manager oder ein temporäres Passwort, das bei der ersten Anmeldung geändert werden muss)
• Bereiten Sie den physischen Zugang vor: Büro-Zugangskarte, Zugangscodes für das Gebäude, gegebenenfalls eine Parkgenehmigung

Kommunikation zur Begrüßung

• Versenden Sie eine Willkommens-E-Mail mit Informationen zur Organisation des ersten Arbeitstages (wo Sie sich hinbegeben müssen, an wen Sie sich wenden sollen, zu welcher Uhrzeit)
• Teilen Sie einen Zeitplan für die erste Woche mit, damit die neue Mitarbeiterin weiß, was sie erwartet
• Stellen Sie ihnen vor Arbeitsbeginn ihren Mentor oder Ansprechpartner für die Einarbeitung vor

Der erste Tag

Der erste Tag gibt den Ton an. Das Ziel ist einfach: Der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.

Verwaltung

• Überprüfen Sie die erforderlichen Identitätsnachweise oder Arbeitserlaubnisse. Bewahren Sie Kopien nur dann auf, wenn dies durch geltendes Recht und einen dokumentierten Zweck gerechtfertigt ist.
• Halten Sie fest, dass die Datenschutzerklärung bereitgestellt wurde; eine unterzeichnete Bestätigung ist eine administrative Entscheidung und keine allgemeine Anforderung der DSGVO.
• Helfen Sie dem Mitarbeiter dabei, das Mitarbeiterhandbuch durchzugehen und alle von Ihrem Unternehmen geforderten Bestätigungen zu dokumentieren.
• Umfassende Einweisung in Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (in allen EU-Mitgliedstaaten vorgeschrieben)
• Vergewissern Sie sich, dass eine Arbeitsunfallversicherung besteht und alle erforderlichen Anmeldungen bei der zuständigen nationalen Behörde vorgenommen wurden.

DSGVO: Verzeichnis der Datenverarbeitungsvorgänge

Stellen Sie sicher, dass Ihr Verzeichnis der Verarbeitungsvorgänge das Onboarding, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die übrigen damit verbundenen Personalverwaltungsvorgänge abdeckt. Es beschreibt Verarbeitungsvorgänge, nicht einzelne Mitarbeiter. Die Ausnahmeregelung für Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitern ist begrenzt; regelmäßige Personalverarbeitungsvorgänge gelten nicht als gelegentlich. EDPB: Verzeichnisse der Verarbeitungsvorgänge

Vorstellungen und Einweisung

• Stellen Sie die Teammitglieder einzeln vor, nicht nur im Rahmen einer Gruppenansage
• Führen Sie die neuen Mitarbeiter durch das Büro: Küche, Toiletten, Notausgänge, Drucker
• Erläutern Sie die Kommunikationsrichtlinien des Unternehmens (die Nutzung von Slack im Vergleich zu E-Mail, die Kultur bei Besprechungen sowie die Erwartungen hinsichtlich der Antwortzeiten)
• Weisen Sie für den ersten Monat einen Onboarding-Betreuer zu

Tools und Systeme

• Einführung in die wichtigsten Tools und Softwareprogramme
• Bitte überprüfen Sie, ob alle Zugänge funktionieren
• Richten Sie Videokonferenzsysteme, Projektmanagement-Tools und etwaige rollenspezifische Software ein und testen Sie diese
• Fügen Sie die entsprechenden Slack-Kanäle, Mailinglisten und gemeinsamen Kalender hinzu

Erste Woche

In der ersten Woche geht es um den Kontext. Der neue Mitarbeiter muss verstehen, woran er arbeitet, wer die wichtigsten Ansprechpartner sind und wie Entscheidungen getroffen werden.

Klare Rollenverteilung

• Setzen Sie sich zusammen und gehen Sie die Position im Detail durch: Ziele für die ersten 90 Tage, aktuelle Prioritäten, wie Erfolg gemessen wird
• Stellen Sie die wichtigsten Stakeholder und funktionsübergreifenden Ansprechpartner vor
• Planen Sie während der Probezeit regelmäßige Einzelgespräche ein (im ersten Monat empfiehlt sich ein wöchentlicher Rhythmus).
• Geben Sie einen Überblick über laufende Projekte: Was befindet sich derzeit in Bearbeitung, was steht als Nächstes an und wo fügen sich diese Projekte ein?

Prozessorientierung

• Erläutern Sie, wie die Arbeit nachverfolgt und übergeben wird
• Gehen Sie alle relevanten Unterlagen, internen Wikis oder Wissensdatenbanken durch
• Erläutern Sie die Entscheidungsstruktur: Wer trifft welche Entscheidungen?

Länderspezifische Verpflichtungen: Probezeiten

Die EU-Länder handhaben die Probezeit unterschiedlich. Stellen Sie sicher, dass dem neuen Mitarbeiter klar ist, wie lange seine Probezeit dauert und was dies in Ihrem Land bedeutet.

Verwenden Sie keine einheitliche EU-Probezeitregelung als Grundlage für Kündigungen. Die Art des Arbeitsvertrags, die Position, der Tarifvertrag und das nationale Recht beeinflussen sowohl die zulässige Dauer als auch die Kündigungsfristen. Die EU-Vorschriften beschränken die Probezeit in der Regel auf sechs Monate, wobei bestimmte Ausnahmen gelten und befristete Arbeitsverträge angemessen behandelt werden müssen. Your Europe: Arbeitsbedingungen

Drei Beispiele verdeutlichen, warum eine lokale Überprüfung wichtig ist:

• Frankreich: Die anfängliche Begrenzung für unbefristete Arbeitsverträge beträgt in der Regel zwei, drei oder vier Monate, je nach Position. Eine Verlängerung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Öffentlicher Dienst: Probezeit
• Niederlande: Verträge mit einer Laufzeit von sechs Monaten oder weniger dürfen keine Probezeit enthalten. Für längere Verträge gelten andere Fristen, und bestimmte Tarifverträge können einige Regelungen beeinflussen. Niederländische Regierung: Probezeiten
• Belgien: Allgemeine Probezeitklauseln wurden ab 2014 generell abgeschafft, wobei Ausnahmen unter anderem für studentische Arbeitsverhältnisse und Leiharbeit gelten. Belgische Arbeitsbehörde: Probezeiten

Notieren Sie das überprüfte Enddatum und etwaige Kündigungsfristen, bevor Sie ein Probezeitgespräch ansetzen.

Erster Monat

Überprüfen Sie den Fortschritt anhand der für die Position vereinbarten Ziele. Berücksichtigen Sie die für die Arbeit erforderliche Einarbeitungszeit und fragen Sie nach, welche Schulungen, Zugänge oder Unterstützung hilfreich wären.

Regelmäßige Gespräche und Feedback

• Wöchentliche Einzelgespräche: Halten Sie diese kurz und konzentrieren Sie sich auf Hindernisse und Prioritäten
• Ende von Woche 2: informelles Gespräch, um zu erfahren, wie ihnen die Position und das Team gefallen
• Ende des ersten Monats: ein eher formelles Gespräch darüber, was gut läuft, was den neuen Mitarbeitern Schwierigkeiten bereitet und welche Unterstützung sie benötigen

Nutzen Sie frühzeitige Rücksprachen, um Hindernisse zu erkennen und Schulungen, Arbeitsbelastung oder Zugriffsrechte noch vor der formellen Überprüfung anzupassen.

HR-System

• Bitte überprüfen Sie, ob alle Mitarbeiterdaten in Ihrem HR-System korrekt sind
• Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter seine eigenen Unterlagen, Gehaltsabrechnungen und seinen Urlaubssaldo einsehen kann
• Erläutern Sie, wie man Urlaub beantragt und Abwesenheiten meldet

Weiterbildung und Entwicklung

• Ermitteln Sie etwaige funktionsspezifische oder gesetzlich vorgeschriebene Schulungsanforderungen (beispielsweise funktionsgerechte Sicherheits- und Datenschutzschulungen)
• Richten Sie den Zugriff auf interne oder externe Lernressourcen ein
• Besprechen Sie Entwicklungsziele im Rahmen des Probezeitgesprächs

Häufige Fehler

Fehlende Datenschutzhinweise bei der Datenerhebung. Stellen Sie den entsprechenden Hinweis bereit, wenn Sie Daten direkt erheben, einschließlich über Onboarding-Formulare. DSGVO, Artikel 13 und 14

Die Überprüfung der Registrierungsdaten auf den ersten Tag verschieben. Weisen Sie jeder erforderlichen Erklärung während der Vorbereitungsphase einen Verantwortlichen und eine bestätigte Frist zu.

Allgemeine Einführungen in die jeweiligen Aufgabenbereiche. Erläutern Sie, wofür die einzelnen Kollegen zuständig sind, wann man sie kontaktieren sollte und inwiefern ihre Arbeit mit der neuen Position zusammenhängt.

Probezeitgespräche, die in letzter Minute stattfinden. Planen Sie Feedbackgespräche und die formelle Beurteilung frühzeitig genug ein, um die festgelegten vertraglichen und gesetzlichen Fristen einzuhalten.

Kein Offboarding-Plan im Onboarding-Prozess. Weisen Sie von Beginn an die Zuständigkeit für Zugriffsrechte zu. Legen Sie fest, wie diese widerrufen werden, wie die Arbeit übergeben wird und wie Unterlagen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt oder gelöscht werden.

Eine wiederverwendbare Checkliste bietet jedem neuen Mitarbeiter einen einheitlichen Ausgangspunkt. Passen Sie sie an die jeweilige Position und den Standort an und nutzen Sie das Feedback neuer Kollegen, um das nächste Onboarding zu verbessern.

Die Checkliste für schriftliche Vereinbarungen orientiert sich an den EU-Leitlinien zu Arbeitsinformationen. Die Einweisung in Gesundheits- und Sicherheitsfragen sollte die Risiken der Tätigkeit und des Arbeitsplatzes widerspiegeln; die EU-Vorschriften verlangen eine angemessene Sicherheitsschulung, auch bei der Einstellung. Rahmenrichtlinie 89/391/EWG, Artikel 12