ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN
Nutzungsbedingungen
Rahmenabonnementvertrag zwischen Labb Holding Ltd und dem Kunden für die PersoHR-Plattform.
1. Hintergrund und Parteien
Diese Nutzungsbedingungen ("Bedingungen") regeln die Nutzung des HR-Management-Dienstes PersoHR (der "Dienst"), der von Labb Holding Ltd bereitgestellt wird, einer zypriotischen Kapitalgesellschaft mit Sitz in Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Zypern, eingetragen unter HE 424230 ("PersoHR", "wir", "uns"). Durch die Erstellung eines Kontos oder durch die Annahme dieser Bedingungen beim Bestellvorgang schließt der Kunde ("Sie", "Kunde") einen verbindlichen Vertrag mit PersoHR ab, der diese Bedingungen, den Auftragsverarbeitungsvertrag unter /legal/dpa, die Datenschutzerklärung unter /legal/privacy sowie etwaige Bestellformulare oder Angebote, die auf diese Bedingungen verweisen, umfasst. Sofern ein Angebot oder Bestellformular diesen Bedingungen widerspricht, hat das Bestellformular für die darin ausdrücklich geregelten Punkte Vorrang. Abweichende Bedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, wir stimmen ihnen schriftlich zu.
2. Konto, Testphase und Vertragsschluss
Die Nutzung des Dienstes setzt die Erstellung eines Kontos voraus. Durch die Erstellung eines Kontos geben Sie ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrages ab; wir nehmen dieses Angebot durch die Aktivierung des Kontos an. Neukunden erhalten eine kostenlose 30-tägige Testphase, während der der Dienst zur Evaluierung unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Jeder Kunde hat Anspruch auf eine Testphase. Nach Ablauf der Testphase wird das Konto gesperrt, sofern der Kunde kein kostenpflichtiges Abonnement abschließt. Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt entweder durch die Auswahl eines Tarifs und die Eingabe der Zahlungsdaten im Konto oder durch die Annahme eines von uns per E-Mail übersandten Angebots zustande. Der Kunde ist für die Richtigkeit der bei der Registrierung angegebenen Daten verantwortlich.
3. Leistungsumfang
Der Funktionsumfang des Dienstes richtet sich nach dem gewählten Tarif und den vom Kunden aktivierten Zusatzmodulen. Eine aktuelle Funktionsbeschreibung ist auf persohr.eu und innerhalb der Anwendung verfügbar. Wir können Integrationen mit Drittanbietersystemen über APIs anbieten (die "Integrationen"); als Drittanbieter gekennzeichnete Integrationen werden vom jeweiligen Drittanbieter bereitgestellt und liegen in dessen alleiniger Verantwortung. Wir können Funktionen ändern, hinzufügen oder entfernen, insbesondere wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, durch eine Drittanbieterabhängigkeit erforderlich wird oder zur Behebung von Sicherheitslücken notwendig ist, sofern eine solche Änderung die vereinbarte Funktionalität nicht wesentlich beeinträchtigt. Der Kunde kann jederzeit ein Upgrade durchführen oder den Tarif wechseln; Downgrades werden zum nächsten Verlängerungsdatum wirksam.
4. Verfügbarkeit
Wir stellen den Dienst mit einer angestrebten monatlichen Verfügbarkeit von 99,5 % bereit, gemessen am externen Zugangspunkt des Dienstes, und schließen dabei aus: (a) geplante Wartungsfenster, (b) Umstände, die außerhalb unserer zumutbaren Einflussmöglichkeit liegen (höhere Gewalt, Netzwerkausfälle Dritter, Denial-of-Service-Angriffe usw.), (c) vom Kunden verursachte Probleme sowie (d) Probleme, die aus von anderen Anbietern betriebenen Integrationen Dritter resultieren. Geplante Wartungsarbeiten werden außerhalb der Zeit von 09:00–18:00 Uhr MEZ montags bis freitags durchgeführt. Wir werden über wesentliche Wartungsmaßnahmen rechtzeitig vorab per In-App- oder E-Mail-Benachrichtigung informieren.
5. Pflichten des Kunden
Der Kunde ist verantwortlich für: (a) die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der in den Dienst hochgeladenen oder darin erzeugten Daten; (b) die Sicherstellung einer geeigneten Rechtsgrundlage gemäß GDPR für die Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Mitarbeiter und anderer betroffener Personen über den Dienst; (c) die sichere Verwaltung der an sein Personal ausgegebenen Benutzerkonten und Zugangsdaten, einschließlich der Vermeidung von Kontenfreigaben und der Verwendung starker Authentifizierung; (d) die Aufrechterhaltung einer funktionierenden Internetverbindung sowie eines unterstützten und aktuellen Browsers; (e) die Konfiguration seines Kontos, einschließlich Rollen und Berechtigungen, gemäß seiner internen Sicherheitsrichtlinie; (f) die unverzügliche Benachrichtigung über tatsächliche oder vermutete Missbräuche, Sicherheitsvorfälle oder datenschutzrechtliche Probleme, die sein Konto betreffen. Der Kunde ist allein verantwortlich für die in seinem Mandanten gespeicherten Inhalte sowie für etwaige Compliance-Verpflichtungen des Kunden als Verantwortlicher.
6. Rechteeinräumung
Vorbehaltlich der Zahlung der anfallenden Gebühren und der Einhaltung dieser Bedingungen räumen wir dem Kunden ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung des Dienstes für seine internen HR-Tätigkeiten für die Laufzeit des Vertrages ein. Der Kunde kann seinen Mitarbeitern, Auftragnehmern und autorisierten Beratern Zugang gewähren (sofern diese gleichwertigen Vertraulichkeitspflichten unterliegen), darf den Dienst jedoch weder weiterverkaufen, unterlizenzieren, im Rahmen von Time-Sharing nutzen noch kommerziell verwerten. Alle geistigen Eigentumsrechte am Dienst verbleiben bei uns. Wir können anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten, die weder den Kunden noch eine Einzelperson identifizieren, zur Überwachung, Sicherung und Verbesserung des Dienstes verwenden.
7. Laufzeit und Kündigung
Abonnements laufen für die beim Bestellvorgang gewählte Laufzeit, monatlich oder jährlich. Monatsabonnements verlängern sich automatisch am Ende jedes Abrechnungsmonats und können jederzeit gekündigt werden, wobei die Kündigung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam wird. Jahresabonnements verlängern sich automatisch um weitere Jahreslaufzeiten, sofern sie nicht mit einer Frist von mindestens 30 Tagen vor dem Verlängerungsdatum gekündigt werden. Die Kündigung erfolgt in der App über Einstellungen → Abrechnung oder per E-Mail an support@persohr.eu. Jede Partei kann den Vertrag aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung durch schriftliche Mitteilung kündigen, wenn die andere Partei einen wesentlichen Vertragsverstoß begeht, der nicht innerhalb von 30 Tagen nach schriftlicher Abmahnung behoben wird, oder im Falle eines Insolvenzverfahrens gegen die andere Partei. Bei Vertragsbeendigung erlöschen alle Zugriffsrechte sofort; Mandantendaten werden 30 Tage lang für den Export gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag aufbewahrt und anschließend dauerhaft gelöscht (vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).
8. Zahlungsbedingungen
Die Gebühren sind auf der Preisseite oder im jeweiligen Bestellformular in EUR angegeben und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer und sonstiger anwendbarer Steuern, die zum jeweils geltenden Satz hinzukommen. Monatsabonnements werden im Voraus zu Beginn jedes Abrechnungsmonats in Rechnung gestellt; Jahresabonnements werden im Voraus für die gesamte Jahreslaufzeit in Rechnung gestellt. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe; durch die Eingabe der Zahlungsdaten ermächtigt der Kunde uns, die gewählte Zahlungsmethode bei jeder Verlängerung zu belasten. Wenn ein Kunde zwischen Abrechnungszeiträumen Nutzer hinzufügt, können wir die zusätzliche Gebühr anteilig in Rechnung stellen oder in die nächste Verlängerung einrechnen. Wir können Listenpreise einmal pro Kalenderjahr mit einer schriftlichen Ankündigungsfrist von mindestens vier Wochen anpassen; übersteigt die Preiserhöhung 5 % des bisherigen Preises, kann der Kunde innerhalb von vier Wochen nach der Ankündigung widersprechen; in diesem Fall läuft der Vertrag zum bisherigen Preis bis zur nächsten Verlängerung weiter, bei der die Parteien entweder den neuen Preis vereinbaren oder den Vertrag kündigen können. Bei fehlgeschlagener Zahlung benachrichtigen wir den Kunden und gewähren eine fünftägige Nachfrist, bevor der Dienst gesperrt wird; ist das Konto mehr als 30 Tage im Rückstand, können wir den Zugang vollständig sperren, bis die Zahlung eingegangen ist.
9. Gewährleistung und Mängel
Wir gewährleisten, dass der Dienst während der Abonnementlaufzeit im Wesentlichen der veröffentlichten Funktionsbeschreibung entspricht und frei von wesentlichen Mängeln ist, die seine bestimmungsgemäße Nutzung verhindern. Der Kunde muss Mängel unverzüglich melden und hinreichende Angaben zur Diagnose machen. Wir werden gemeldete Mängel innerhalb einer angemessenen Frist mit angemessenen Anstrengungen beheben, mit Reaktionszielen von vier Stunden bei vollständigen Ausfällen, die innerhalb der Supportzeiten gemeldet werden, und einem Werktag bei sonstigen Mängeln. Während der Entwicklung einer dauerhaften Lösung können vorübergehende Workarounds eingesetzt werden. Soweit der Dienst unentgeltlich erbracht wird (z. B. während der Testphase), ist unsere Haftung für Mängel auf Vorsatz beschränkt.
10. Haftungsbeschränkung
Wir haften unbeschränkt für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht werden, für Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit, für die Verletzung ausdrücklicher schriftlicher Garantien, für Ansprüche aus der Produkthaftung nach anwendbarem Recht sowie für jede Haftung, die durch zwingendes Recht nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden kann. Für Schäden, die durch einfache Fahrlässigkeit verursacht werden, beschränkt sich unsere Haftung auf die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (d. h. Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf); in diesen Fällen ist unsere Haftung zudem auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, den die Parteien in jedem Fall auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlten Gesamtgebühren beschränken. Die Haftung für einfache Fahrlässigkeit bei der Verletzung nicht wesentlicher Pflichten ist ausgeschlossen. Dieselben Beschränkungen gelten für Ansprüche gegen unsere Mitarbeiter, Vertreter und Unterauftragnehmer.
11. Datenschutz und Vertraulichkeit
Wir handeln als Auftragsverarbeiter für personenbezogene Daten, die vom Kunden in den Dienst hochgeladen werden. Der Auftragsverarbeitungsvertrag unter /legal/dpa ist durch Verweis in diese Bedingungen einbezogen und ist integraler Bestandteil des Vertrages. Jede Partei behandelt die vertraulichen Informationen der anderen Partei vertraulich, verwendet sie ausschließlich für die Zwecke des Vertrages und schützt sie mit mindestens der gleichen Sorgfalt, die sie für eigene vertrauliche Informationen vergleichbarer Sensibilität aufwendet. Die Vertraulichkeitspflicht bleibt nach Beendigung des Vertrages für einen Zeitraum von fünf Jahren bestehen.
12. KI-Funktionen und zulässige Nutzung
Teile des Dienstes nutzen generative KI zur Unterstützung von HR-Workflows (z. B. Erstellung von Onboarding-Plänen, Dokumentenanalyse, Entwurf von Leistungsbeurteilungen und den produktinternen Chat-Assistenten). Die Ausgaben werden von einem Sprachmodell erzeugt und dienen ausschließlich der Unterstützung. Der Kunde muss jede Ausgabe prüfen, annehmen, bearbeiten oder ablehnen, bevor er sich darauf stützt. Der Kunde darf KI-gestützte Ausgaben nicht als alleinige oder ausschlaggebende Grundlage für Entscheidungen über Einstellung, Entlassung, Beförderung, Vergütung, Disziplinarmaßnahmen oder ähnlich bedeutsame arbeitsrechtliche Entscheidungen verwenden, noch für Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich bedeutsame Auswirkungen auf einen Mitarbeiter im Sinne von Artikel 22 DSGVO haben. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die er in KI-Funktionen eingibt, und ist für die Rechtmäßigkeit seiner Eingaben und Prompts verantwortlich. Daten besonderer Kategorien im Sinne von Artikel 9 DSGVO (einschließlich Gesundheit, Religion, ethnische Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit, Sexualleben oder sexuelle Orientierung) sowie Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen im Sinne von Artikel 10 DSGVO dürfen nicht in KI-Funktionen eingegeben werden, es sei denn, der Kunde verfügt über eine ausdrückliche Rechtsgrundlage und das entsprechende Modul ist als diese Kategorie unterstützend dokumentiert. Wir verwenden ausschließlich in der EU ansässige KI-Anbieter (derzeit Mistral AI in Paris) für laufende Kundenfunktionen; Prompts und Ausgaben aus Kundeninteraktionen werden weder von uns noch vom KI-Anbieter zum Training gemeinsamer Grundlagenmodelle verwendet. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Folgen jeder Entscheidung, die auf der Grundlage KI-gestützter Ausgaben getroffen wird.
12. Änderungen
Wir können diese Bedingungen mit einer schriftlichen Ankündigungsfrist von mindestens vier Wochen (in der App oder per E-Mail) vor Inkrafttreten der Änderung anpassen. Die Ankündigung benennt die Änderung, die Frist für einen Widerspruch sowie die Folgen eines Widerspruchs. Widerspricht der Kunde nicht schriftlich innerhalb von zwei Wochen nach der Ankündigung, gilt die Änderung als angenommen. Widerspricht der Kunde, läuft der Vertrag unter den bisherigen Bedingungen weiter; wir können den Vertrag dann mit einer schriftlichen Frist von einem Monat kündigen. Wir können den Dienst auch anpassen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, Sicherheitsprobleme zu beheben, Änderungen bei Drittanbieterabhängigkeiten zu berücksichtigen oder wenn die Änderung für den Kunden wesentlich vorteilhaft ist. Preisänderungen unterliegen ausschließlich Abschnitt 8.
13. Schlussbestimmungen
Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Republik Zypern unter Ausschluss seiner Kollisionsnormen und des UN-Kaufrechts. Die Gerichte von Paphos, Zypern, sind ausschließlich zuständig für alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen ergeben, unbeschadet etwaiger zwingender verbraucherrechtlicher Gerichtsstände nach EU-Recht. Mitteilungen im Rahmen dieser Bedingungen erfolgen schriftlich oder per E-Mail. Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam, rechtswidrig oder undurchsetzbar sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt, und die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung, deren wirtschaftlicher Zweck dem der ursprünglichen möglichst nahekommt. Die englische Fassung dieser Bedingungen hat im Falle von Abweichungen Vorrang vor jeder Übersetzung.