DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Datenschutzerklärung
Wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, welche Rechte Sie nach der DSGVO haben und wie Sie diese ausüben.
Wenn Ihr Arbeitgeber Sie in PersoHR eingerichtet hat
Ihr Arbeitgeber ist Verantwortlicher für die HR-Daten, die er in PersoHR verwaltet, und PersoHR verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag. Wenden Sie sich zu dieser Verarbeitung an Ihren Arbeitgeber oder Ihre HR-Administration. PersoHR betreibt außerdem Ihr persönliches Anmeldekonto, das mit mehr als einem Workspace verbunden sein kann, und verarbeitet Daten für eigene Zwecke der Kontosicherheit, der Kundenbeziehung, der Abrechnung, des Supports und der Website. Wenden Sie sich zu diesen Tätigkeiten an privacy@persohr.eu. Wenn Sie Ihr persönliches Konto schließen, verbleiben die Daten, die jeder Arbeitgeber über Sie führt, bei diesem Arbeitgeber, der entscheidet, ob er sie löscht oder aufbewahrt (Abschnitte 10 und 11). Die folgenden Abschnitte unterscheiden diese Zwecke; die Nutzung eines Self-Service-Werkzeugs entbindet einen Verantwortlichen nicht von der Pflicht, einen Antrag zu prüfen.
1. Einleitung
Die Labb Holding Ltd („wir“, „uns“, „unser“) betreibt den HR-Management-Dienst PersoHR. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit PersoHR und unserer öffentlichen Website erheben, verwenden, weitergeben und schützen, im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (der „DSGVO“) und dem zypriotischen Gesetz 125(I)/2018 zu ihrer Durchführung.
2. Wer ist Verantwortlicher für Ihre Daten
Ihr Arbeitgeber bestimmt die Zwecke seiner HR-Verarbeitung; dafür handeln wir als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag unter /legal/dpa. Wir bestimmen die Zwecke des Betriebs des gemeinsamen PersoHR-Anmeldekontos, der Absicherung unseres Dienstes, der Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen und des Betriebs unserer Website und handeln für diese Tätigkeiten als Verantwortlicher. Ihr persönliches Konto und Ihre Workspace-Mitgliedschaften sind voneinander getrennt: Ein Konto kann mehreren Workspaces angehören. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Geburtsdatum und Ihre Telefonnummer dienen sowohl Ihrem Konto als auch den HR-Daten jedes Workspace, dem Sie angehören. Nachdem Sie Ihr Konto geschlossen haben, speichern wir die Angaben in Ihrem Konto im Auftrag dieser Arbeitgeber als deren Auftragsverarbeiter und verwenden sie selbst nur, um Ihren Antrag zu bestätigen. Wenn Sie sich direkt bei PersoHR registrieren (zum Beispiel als Kontoinhaber bei der Registrierung eines Unternehmens), wenn Sie uns kontaktieren oder wenn Sie unsere öffentliche Website nutzen, ist Verantwortlicher die Labb Holding Ltd, eine zyprische Gesellschaft mit beschränkter Haftung (private company limited by shares) mit Sitz in Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Zypern, eingetragen unter HE 424230, USt-IdNr. CY 10424230D, vertreten durch ihren alleinigen Direktor Michael Delamere. Sie erreichen uns unter privacy@persohr.eu.
3. Kontakt zum Datenschutz
Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an privacy@persohr.eu. Wir prüfen anhand von Art, Umfang und Zwecken unserer Verarbeitung, ob nach Art. 37 DSGVO und dem anwendbaren nationalen Recht ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist. Die Kontaktdaten eines benannten Datenschutzbeauftragten werden hier veröffentlicht. Diese Kontaktregelung schränkt weder Ihre Rechte noch unsere gesetzlichen Antwortpflichten ein.
4. Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten
Identifikations- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Profilfoto, Geburtsdatum und Geburtsort sowie Angaben zu Notfallkontakten. Beschäftigungsdaten: Stellenbezeichnung, Abteilung, Beschäftigungsart, Eintritts- und Austrittsdatum, Arbeitszeit, Vorgesetzte. Urlaubs- und Abwesenheitsdaten: Urlaubsanträge, Salden, Feiertage. Zeiterfassungsdaten: Ein- und Ausstempelvorgänge, Stundenzettel und Überstunden. Gehaltsdaten und Daten zur Vorbereitung der Lohnabrechnung: Gehaltsdaten, IBAN, sofern angegeben, Steuer- und Sozialversicherungskennungen, sofern angegeben, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Familienstand, Anzahl der Kinder, Krankenkasse und Art der Krankenversicherung sowie Konfession für die Kirchensteuer. Leistungs- und Entwicklungsdaten: Ziele, Beurteilungen, Feedback, Schulungsnachweise. Recruiting-Daten: Bewerbungen, Lebensläufe, Gesprächsnotizen, Referenzen. Dokumenteninhalte: von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber hochgeladene Dateien. Kommunikations- und Chatdaten innerhalb der Plattform. Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten: Anmeldezeitpunkte, IP-Adressen, User-Agent-Informationen zu Browser und Gerät sowie Aufzeichnungen zu Gerätesitzungen, Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Korrespondenz mit dem Support. Abrechnungsdaten, wenn Sie Kontoinhaber sind: Name, Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Token für Zahlungsmittel (die unverarbeiteten Kartendaten liegen bei Stripe, nicht bei uns). Die Konfession für die Kirchensteuer kann die Religionszugehörigkeit offenbaren. Angaben zu einer Behinderung, krankheitsbedingte Abwesenheiten, Angaben zu ärztlichen Bescheinigungen und einige andere HR-Datensätze können Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten offenbaren, auch wenn kein medizinisches Dokument hochgeladen wird. Ihr Arbeitgeber muss für diese Verarbeitung eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 und gegebenenfalls eine zusätzliche Bedingung nach Art. 9 festlegen. Signaturabläufe können Angaben zu Unterzeichnenden, Unterschriften und Nachweise des Signaturvorgangs verarbeiten. Rechtliche Angaben zum Unternehmen: vollständiger Firmenname, Rechtsform, Registernummer und eingetragene Anschrift eines Kunden sowie Name, Funktion und E-Mail-Adresse des von ihm benannten Ansprechpartners für Datenschutz, die bei der Registrierung oder in den Einstellungen eingegeben und zusammen mit seiner Annahme unseres Auftragsverarbeitungsvertrags aufgezeichnet werden. Wir erhalten Daten von Ihnen, von Arbeitgebern oder befugten Workspace-Nutzern, die Sie einladen oder Informationen über Sie erfassen, von verbundenen Diensten und aus Ihrer Nutzung des Dienstes. Die erforderlichen Konto- und Sicherheitsangaben ermöglichen die Anmeldung und den Schutz des Kontos; ohne sie können wir diese Funktionen möglicherweise nicht bereitstellen. Optionale Profilangaben und die zugehörigen Freigabeeinstellungen sind in der Anwendung gekennzeichnet. Ihr Arbeitgeber erläutert, welche HR-Informationen er benötigt und welche Folgen es hat, wenn Sie sie nicht bereitstellen.
5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Für Verarbeitungen, für die wir verantwortlich sind, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b, wenn die betroffene Person Vertragspartei ist oder uns um vorvertragliche Maßnahmen bittet. Für Personen, die einen Geschäftskunden vertreten, stützen wir die Verwaltung dieser Beziehung und die Korrespondenz mit ihnen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f, vorbehaltlich einer Abwägung ihrer Rechte gegen unsere Interessen. Auf berechtigte Interessen stützen wir uns außerdem für den Betrieb und Schutz gemeinsamer Nutzerkonten, die Sicherheit des Dienstes, die Missbrauchsverhinderung, die Beantwortung von Anfragen und die Messung der Nutzung unserer öffentlichen Seiten und unseres Abonnementdienstes, jeweils vorbehaltlich der anwendbaren Interessenabwägung und eines etwaigen gesonderten Einwilligungserfordernisses für den Zugriff auf Endgeräte, sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c für anwendbare steuerliche, buchhalterische und sonstige rechtliche Pflichten. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese widerrufen werden. Ihr Arbeitgeber legt die Rechtsgrundlagen für seine HR-Verarbeitung fest und erläutert sie. Das Beschäftigungsverhältnis bildet keine pauschale Rechtsgrundlage für jede Verwendung personenbezogener Daten; besondere Kategorien personenbezogener Daten und Daten über strafrechtliche Verurteilungen erfordern die zusätzlichen Voraussetzungen nach Art. 9 bzw. Art. 10.
6. Wie wir Ihre Daten verwenden
Wir verarbeiten HR-Daten auf Weisung des Kunden für das Personalmanagement sowie Konto-, Kontakt- und technische Daten für die in dieser Erklärung beschriebenen Plattform- und Geschäftszwecke: Führen von Personalakten, Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten, Organisation der Unternehmensstruktur, Unterstützung von Leistung und Entwicklung, Durchführung von Recruiting, Vorbereitung von Lohnabrechnungsexporten, Ablage von Dokumenten, Ermöglichung interner Kommunikation, gemeinsame Nutzerkonten, Abrechnung, Support, Missbrauchsverhinderung, Sicherheit sowie Messung der Nutzung öffentlicher Seiten und von Abonnementereignissen. Wir verkaufen Ihre Daten nicht, geben sie nicht an Werbenetzwerke weiter und verwenden sie nicht ohne Ihre gesonderte Einwilligung (Opt-in) für Marketing.
7. KI-gestützte Funktionen
Zu den KI-Funktionen gehören der HR-Assistent, Onboarding-Vorschläge, die Erstellung von Inhalten im Einrichtungsassistenten, die Dokumentenanalyse, das Entwerfen von Beurteilungen, das Entwerfen von Arbeitszeugnissen und angeforderte Textübersetzungen. PersoHR nutzt für diese Funktionen Mistral AI. KI ist in den Workspace-Einstellungen standardmäßig aktiviert. Der individuelle KI-Widerspruch wird auf die Erstellung im Einrichtungsassistenten und auf angeforderte Übersetzungen von Freitext nicht angewendet. Die Markierung zur Einschränkung der Verarbeitung von Mitarbeitenden wird von der Dokumentenanalyse und dem Entwerfen von Beurteilungen nicht geprüft. Die Erstellung im Einrichtungsassistenten kann den Namen des Owners und die Unternehmensbeschreibung übermitteln. Eingaben können Ihren Prompt, von der Funktion zusammengestellten relevanten Kontext zu Mitarbeitenden oder Beurteilungen sowie die Inhalte von zur Analyse übermittelten Dokumenten umfassen. Antworten können personenbezogene Daten enthalten und als Teil des betreffenden Ablaufs gespeichert werden. Geben Sie nur Informationen ein, die für die Aufgabe angemessen sind und von der Rechtsgrundlage Ihres Arbeitgebers gedeckt werden. KI-Einstellungen entfernen Bezüge auf eine Person nicht automatisch aus Dokumenten oder Texten, die von anderen Nutzern bereitgestellt werden. Angaben zur Verarbeitung und Übermittlung durch Anbieter finden Sie in der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Sitz eines Unternehmens in der EU allein jeden Verarbeitungsort oder jede Speichereinstellung bestimmt.
8. Unterauftragsverarbeiter und Empfänger
Wir setzen Dienstleister für die HR-Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden und für unsere eigenen Tätigkeiten als Verantwortlicher ein. Ein Anbieter ist nur insoweit Unterauftragsverarbeiter im Sinne des AVV, als er personenbezogene Daten der Kunden in unserem Auftrag verarbeitet. Stripe handelt außerdem für bestimmte Zwecke der Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Einhaltung rechtlicher Pflichten als eigenständiger Verantwortlicher nach seinen eigenen Datenschutzinformationen. Vom Kunden aktivierte Chat- und Signaturdienste können die Inhalte und Empfängerangaben erhalten, die für den angeforderten Vorgang erforderlich sind; ihre Rolle hängt davon ab, wer den Anbieter auswählt und mit ihm den Vertrag schließt. Die aktuelle Liste, einschließlich Rolle, Standort und Datenschutzmechanismus jedes Unterauftragsverarbeiters, ist unter /legal/sub-processors veröffentlicht. Wir informieren den Kontoinhaber mindestens 30 Tage vor der Hinzufügung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters und räumen das Recht ein, aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen Einspruch zu erheben.
9. Internationale Übermittlungen
Das Hosting der HR-Kerndaten erfolgt über Hetzner in Deutschland. KI, E-Mail, Sicherheits-SMS, Analyse und Abrechnung umfassen die unter /legal/sub-processors aufgeführten Anbieter. Hauptsitz eines Anbieters, Speicherorte und Weiterverarbeitung sind unterschiedliche Teile des Datenflusses. Die Abrechnung über Stripe kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR umfassen; vom Kunden aktivierte Integrationen können Daten außerdem an vom Kunden gewählte Anbieter offenlegen. Soweit wir Übermittlungen außerhalb des EWR veranlassen, müssen sie durch einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO abgedeckt sein, erforderlichenfalls mit ergänzenden Maßnahmen. Wenden Sie sich an privacy@persohr.eu, um Informationen zu den für Ihre Daten geltenden Garantien zu erhalten und zu erfahren, wie Sie eine Kopie davon bekommen können.
10. Aufbewahrungsfristen
Ihr Arbeitgeber ist dafür verantwortlich festzulegen, wie lange seine HR-Daten rechtmäßig aufbewahrt werden dürfen, unter Berücksichtigung ihres Zwecks, des anwendbaren Arbeits- und Steuerrechts und berechtigter rechtlicher Aufbewahrungssperren. Die derzeitigen Löschwerkzeuge und automatischen Löschpläne geben dem Arbeitgeber keine vollständige Kontrolle über diese Entscheidungen. Das Ende eines Beschäftigungsverhältnisses oder die Kündigung eines Abonnements löscht für sich genommen nicht jeden Datensatz. Rückgabe und Löschung von Daten bei Beendigung der Verarbeitung richten sich nach Abschnitt 13 des AVV. Ein In-App-Antrag auf Löschung eines Unternehmens-Workspace unterliegt einer 30-tägigen Frist, in der er abgebrochen werden kann. Die Schließung Ihres persönlichen Kontos ist ein anderes Verfahren, das sofort wirksam wird und nicht rückgängig gemacht werden kann. Wir löschen sofort Ihre Anmelde- und Sicherheitsdaten, Ihre Sitzungen, Ihre Kontoeinstellungen, die in der Anwendung gespeicherten Support-Anfragen mit ihren Screenshots sowie Ihre Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten. Die Kopie jeder In-App-Support-Anfrage, die in unserem Support-Postfach eingegangen ist, wird wie andere Support-Korrespondenz aufbewahrt, wie nachstehend beschrieben. Die HR-Daten, die Ihre Arbeitgeber über Sie führen, verbleiben in deren Workspaces, bis der Arbeitgeber sie löscht oder der Workspace gelöscht wird. Auch nach einer Löschung durch den Arbeitgeber können Datensätze verbleiben, die er gesetzlich aufbewahren muss, etwa ein unter Ihrem Namen geführtes Arbeitszeitverzeichnis, bis deren Aufbewahrungsfrist endet oder der Workspace gelöscht wird. In einem Workspace, der sich bereits in Löschung befindet, werden Ihre Daten im nächtlichen Lauf gelöscht, nachdem die letzte Kopie der Daten für Ihren Arbeitgeber fertiggestellt ist, oder bei der Löschung des Workspace, falls diese früher erfolgt, sodass sie in jeder letzten Kopie enthalten sind, die Ihr Arbeitgeber erhält. Die Kopie, die wir speichern, wird mit dem Workspace gelöscht. Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Telefonnummer in Ihrem Konto bleiben im Auftrag Ihrer Arbeitgeber gespeichert, weil deren Datensätze sie verwenden, und werden anonymisiert, sobald jeder Workspace, dem Sie angehört haben, Ihre Mitgliedschaft gelöscht hat oder gelöscht wurde. Bis dahin bleibt die E-Mail-Adresse beim geschlossenen Konto, sodass eine erneute Registrierung mit dieser Adresse oder eine Einladung dieser Adresse in einen Workspace abgelehnt wird. Wir schreiben an diese Adresse nur, um Ihren Antrag zu bestätigen, Ihnen die Entscheidung eines Arbeitgebers mitzuteilen, Ihnen Mitteilungen zuzustellen, die Ihr Arbeitgeber Ihnen gesetzlich geben muss, und um die letzte Kopie der Daten eines Workspace zu senden, wenn kein anderer Inhaber dieses Workspace sie empfangen kann. Wenn Sie im Namen eines Workspace unsere rechtlichen Bedingungen oder einen Haftungsausschluss für Vorlagen akzeptiert haben, bei dessen Registrierung oder beim Herunterladen einer Richtlinienvorlage, wird die Aufzeichnung dieser Annahme für die Lebensdauer des Workspace als Vertragsnachweis aufbewahrt, und die damit gespeicherte IP-Adresse und die Browserangaben werden nach zwei Jahren oder bei der Anonymisierung Ihrer Identitätsangaben entfernt, je nachdem, was zuerst eintritt. Die rechtlichen Angaben zum Unternehmen, die ein Workspace einträgt, werden aufbewahrt, solange der Workspace besteht, und mit ihm gelöscht. Die zusammen mit der Annahme unseres Auftragsverarbeitungsvertrags aufgezeichnete Kopie wird für die Lebensdauer des Workspace als Vertragsnachweis aufbewahrt, und eine darin enthaltene Kontakt-E-Mail-Adresse wird entfernt, wenn die PersoHR-Identitätsangaben dieser Person anonymisiert werden. Wenn der Workspace gelöscht wird, bewahren wir seinen vollständigen Firmennamen, seine Rechtsform, seine Registernummer und seine eingetragene Anschrift zusammen mit der Aufzeichnung dieser Annahme bis zu sieben Jahre lang auf, als Nachweis dafür, mit wem der Vertrag geschlossen wurde. Audit-Einträge unterliegen einer planmäßigen Aufbewahrung und einer gesonderten Aufbewahrung für bestimmte Datensätze unter rechtlicher Aufbewahrungssperre; eine unbegrenzte Aufbewahrung wird nicht zugesagt. Authentifizierungsdaten werden entsprechend ihrem Sicherheitszweck und ihren Ablaufregeln aufbewahrt. Abrechnungsdaten bewahren wir für die anwendbaren steuerlichen und buchhalterischen Pflichten auf, Korrespondenz mit dem Support für die Bearbeitung der Anfrage und erforderliche Nachbearbeitung oder Rechtsansprüche. Diese Fristen hängen vom jeweiligen Datensatz und der anwendbaren Pflicht ab, nicht von einer einzigen, von der DSGVO vorgeschriebenen Anzahl von Tagen oder Jahren. Wenden Sie sich an uns, um die für einen bestimmten Datensatz geltenden Aufbewahrungskriterien zu erfahren. Daten, die für einen rechtmäßigen Zweck nicht mehr benötigt werden, werden gelöscht oder anonymisiert.
11. Ihre Rechte
Sie können nach Art. 15 bis 22 DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und gegebenenfalls Datenübertragbarkeit verlangen oder der Verarbeitung widersprechen. Diese Rechte unterliegen Voraussetzungen und Ausnahmen: Gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen müssen möglicherweise aufbewahrt werden, und die Datenübertragbarkeit gilt für von Ihnen bereitgestellte Daten, die automatisiert auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags verarbeitet werden. Sie können eine Einwilligung widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung berührt wird. Wenden Sie sich für Anträge zu HR-Daten an Ihren Arbeitgeber und für Verarbeitungen, für die wir verantwortlich sind, an privacy@persohr.eu. Die verfügbaren Konto- und HR-Werkzeuge können dabei helfen, aber nicht jedes Recht und nicht jeder Datensatz ist vollständig durch Self-Service abgedeckt. Sie können Ihr persönliches Konto in der Anwendung schließen. Die Schließung löscht Ihre Anmeldedaten und die übrigen in Abschnitt 10 genannten Kontodaten und leitet Ihren Löschantrag an jeden Workspace weiter, dem Sie angehören, weil jeder Arbeitgeber Verantwortlicher für seine HR-Daten ist und entscheidet, ob er sie löscht oder aufbewahrt. Wir bestätigen Ihren Antrag per E-Mail und schreiben Ihnen erneut, wenn ein Arbeitgeber seine Entscheidung erfasst oder wenn Ihre Daten gelöscht werden, weil ein Workspace gelöscht wird. Wenn ein Arbeitgeber Ihre Daten aufbewahrt, bleibt Ihr Konto geschlossen. Ein Arbeitgeber kann Sie erst dann neu einladen, wenn jeder Workspace, dem Sie angehört haben, Ihre Mitgliedschaft gelöscht hat oder gelöscht wurde. Exportieren Sie Ihre Kontodaten, bevor Sie das Konto schließen, da der Export eine Anmeldung voraussetzt. Wenn Sie der einzige Inhaber eines Workspace sind, der sich nicht in Löschung befindet, macht die Schließung Ihres Kontos den dienstältesten aktiven HR-Administrator dieses Workspace zum Inhaber. Hat der Workspace keinen aktiven HR-Administrator, kann Ihr Konto erst geschlossen werden, wenn der Workspace einen weiteren aktiven Inhaber oder einen aktiven HR-Administrator hat oder sich in Löschung befindet. Senden Sie Berichtigungen Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihres Geburtsdatums oder Ihrer Telefonnummer nach der Schließung an privacy@persohr.eu. Wir leiten den Antrag an jeden Arbeitgeber weiter, der Daten über Sie führt, und nehmen die Berichtigung auf dessen Weisung vor. Der zuständige Verantwortliche muss unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats antworten; eine zulässige Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate muss innerhalb des ersten Monats begründet werden. Wird ein Antrag abgelehnt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.
12. Automatisierte Entscheidungsfindung
Die KI-Funktionen von PersoHR unterstützen Nutzer bei HR-Aufgaben. Kunden müssen die Ergebnisse prüfen, bevor sie sich darauf stützen, und dürfen sie nicht als alleinige oder ausschlaggebende Grundlage für wesentliche Beschäftigungsentscheidungen verwenden, wie in den Nutzungsbedingungen festgelegt. Dies ist eine Anforderung an die Nutzung und keine Aussage, dass jeder Ablauf eine menschliche Freigabe technisch erzwingt. Der Dienst führt außerdem regelbasierte HR-Abläufe aus, darunter die Berechnung von Urlaubssalden, Hinweise zum Resturlaub sowie den Verfall oder Erhalt übertragenen Urlaubs. Diese Funktionen können sich auf erfasste Ansprüche auswirken. Ihr Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, die anwendbaren Regeln sowie jede von ihm durchgeführte automatisierte Entscheidungsfindung oder jedes Profiling zu erläutern, zu bewerten, ob die Nutzung unter Art. 22 DSGVO fällt, und die erforderlichen Schutzmaßnahmen sowie die Möglichkeit zur Anfechtung einer Entscheidung bereitzustellen. Für KI-Funktionen sind außerdem die anwendbaren KI-Rechtsvorschriften zu berücksichtigen.
13. Sicherheit der Verarbeitung
Zu den Schutzvorkehrungen der Anwendung gehören rollenbasierter Zugriff, mandantenbezogene Kontrollen, passwortlose Authentifizierung, zeitlich begrenzte Token, Zwei-Faktor-Anforderungen für privilegierte Rollen, die Verschlüsselung ausgewählter sensibler Felder und Audit-Einträge für unterstützte Aktionen. Die Sicherheitsanlage unter /legal/security erläutert ihren Umfang. Diese Funktionen unterstützen unsere Pflicht, eine dem Verarbeitungsrisiko angemessene Sicherheit zu gewährleisten; sie stellen keine Garantie dafür dar, dass keine Vorfälle auftreten können.
14. Meldung von Datenschutzverletzungen
Wenn wir HR-Daten für einen Arbeitgeber verarbeiten, benachrichtigen wir diesen Verantwortlichen unverzüglich, nachdem uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, und unterstützen ihn bei seiner Reaktion. Bei Verarbeitungen, für die wir verantwortlich sind, melden wir die Verletzung unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Soweit Art. 34 DSGVO dies verlangt, benachrichtigen wir außerdem die betroffenen Personen unverzüglich von einer Verletzung, die voraussichtlich ein hohes Risiko zur Folge hat.
15. Cookies und ähnliche Technologien
PersoHR verwendet Browserspeicher für die Anmeldung, Spracheinstellungen, begonnene Abläufe und Oberflächeneinstellungen. Das Refresh-Token-Cookie ist HttpOnly, sodass JavaScript auf der Seite es nicht lesen kann; dies verhindert nicht jede Folge eines Angriffs durch eingeschleuste Skripte. Die Marketing-Website verwendet ein Sprach-Cookie und die cookielose Analyse von Plausible. Die Browser-Analyse umfasst öffentliche Seiten der Website sowie die öffentlichen Authentifizierungs- und Rechtsseiten der App. Seitenaufrufe in angemeldeten Workspaces werden nicht gesendet. Sofern aktiviert, sendet das Backend außerdem Checkout- und Zahlungsereignisse mit Tarif, Abrechnungszyklus, Betrag und beim Checkout dem Land des Unternehmens; diese Ereignisdaten enthalten keine Namen, E-Mail-Adressen oder Mandantenkennungen. Stripe kann während des Checkouts eigene Cookies verwenden. Die Übersicht und die Zwecke finden Sie unter /legal/cookies. Ob ein Speichervorgang eine Einwilligung erfordert, hängt von seinem Zweck und den anwendbaren Vorschriften ab; die Eigenschaft als Erstanbieter oder der Verzicht auf Cookies begründet für sich genommen keine rechtliche Ausnahme.
16. Support-Anfragen
Wenn Sie das Kontaktformular in der App nutzen oder an support@persohr.eu schreiben, erreichen Ihre Nachricht und ein beigefügter Screenshot unser Support-Team. Das Formular in der App übermittelt außerdem Kontext wie Ihr Unternehmen, Ihren Tarif, Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die aktuelle Seite, um die Untersuchung der Anfrage zu erleichtern. Bitte nehmen Sie in Nachrichten oder Screenshots keine personenbezogenen Daten auf, die nichts mit der Anfrage zu tun haben. Das Kontaktformular der Website verarbeitet Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihr Unternehmen sowie Ihre Nachricht und sendet sie per E-Mail an uns. Es nutzt eine IP-basierte Ratenbegrenzung, um Missbrauch zu verhindern. Die Zustellung und die daraus entstehende Korrespondenz im Postfach erfolgen über unsere konfigurierten E-Mail-Dienste. Wir bewahren Korrespondenz für die Lösung der Anfrage und die erforderliche Nachbearbeitung auf, vorbehaltlich anwendbarer rechtlicher Pflichten oder Ansprüche. Wenn Sie Ihr persönliches Konto schließen, löscht die Anwendung die Anfragen, die Sie über das Formular in der App gesendet haben, und deren Screenshots. Die Kopie, die jede Anfrage an unser Support-Postfach gesendet hat, wird wie andere Korrespondenz aufbewahrt.
17. Recht auf Beschwerde
Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde in Zypern, wo die Labb Holding Ltd niedergelassen ist, ist das Office of the Commissioner for Personal Data Protection in Zypern (www.dataprotection.gov.cy). Eine Liste aller nationalen Aufsichtsbehörden veröffentlicht der Europäische Datenschutzausschuss unter edpb.europa.eu.
18. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung aktualisieren, um Änderungen des Dienstes, des anwendbaren Rechts oder unserer Verarbeitungstätigkeiten zu berücksichtigen. Wesentliche Änderungen werden dem Kontoinhaber mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt. Version und Datum der letzten Aktualisierung stehen am Anfang dieses Dokuments; ein gesondertes künftiges Datum des Inkrafttretens wird in der Änderungsmitteilung angegeben. Soweit wir als Verantwortlicher handeln, informieren wir betroffene Personen außerdem über wesentliche Änderungen, wie es das anwendbare Recht verlangt. Ein Datenschutzhinweis erläutert die Verarbeitung; seine Kenntnisnahme stellt für sich genommen keine Einwilligung dar und bedeutet keinen Verzicht auf Datenschutzrechte. Die vorherige Version ist auf Anfrage an privacy@persohr.eu weiterhin erhältlich.
19. Kontakt
Für Anfragen zum Datenschutz schreiben Sie bitte eine E-Mail an privacy@persohr.eu oder einen Brief an Labb Holding Ltd, Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Zypern. Bei Angelegenheiten, die Daten betreffen, für die Ihr Arbeitgeber verantwortlich ist, können Sie sich auch an die Administration Ihres Unternehmens wenden. Für Anträge auf Ausübung von DSGVO-Rechten bei Verarbeitungen, für die wir verantwortlich sind, gelten die Antwortfristen und zulässigen Verlängerungen nach Abschnitt 11.