Tâches pratiques liées à l’IA pour les petites équipes RH, avec des exemples, des vérifications relatives au traitement des données et une liste de contrôle pour mener à bien votre premier projet pilote.
Vous accueillez un nouveau collaborateur lundi, vous devez expliquer une mise à jour de la politique d’entreprise et rédiger une offre d’emploi. L’IA peut vous aider à produire un premier jet pour chacun de ces documents. La question pertinente est de savoir si la vérification du résultat demande moins de travail que si vous l’aviez rédigé vous-même.
Pour une petite équipe, commencez par une tâche récurrente dont vous pouvez vérifier le résultat. Mettez-vous d’accord sur les outils et les informations que chacun est autorisé à utiliser, sur la personne chargée de vérifier le résultat et sur le moment où celui-ci est prêt à être partagé. Ces cinq exemples constituent un point de départ.
Indiquez à l’outil les responsabilités du poste, les compétences indispensables, les modalités de travail et les informations salariales approuvées. Demandez-lui d’organiser ces informations en une offre d’emploi claire et de signaler tout élément manquant.
Comparez le projet d’offre d’emploi avec la description de poste réelle. Supprimez les avantages fictifs, les qualifications superflues et les formulations susceptibles d’exclure des candidats éligibles. Le responsable du recrutement doit valider chaque engagement avant la publication. Ne tenez pas compte des CV des candidats lors de la rédaction de ce projet.
Utilisez une description de poste générique et des étapes d’intégration approuvées pour élaborer un plan pour la première semaine. Demandez une proposition de responsable et un calendrier pour chaque tâche, puis faites-les valider par les personnes concernées.
Vérifiez les conditions d’accès, l’équipement, la formation et les présentations par rapport au fonctionnement de votre entreprise. Les délais d’enregistrement locaux et les exigences en matière d’emploi doivent faire l’objet d’une vérification distincte. Même une liste de contrôle plausible peut omettre un élément essentiel. Notre liste de contrôle européenne pour l’intégration constitue un point de départ utile.
Une fois que l’outil a été validé pour le niveau de confidentialité du document, fournissez-lui la politique en vigueur et demandez-lui une brève explication accompagnée de références aux sections pertinentes. Demandez-lui d’identifier les questions auxquelles la politique n’apporte pas de réponse.
Comparez l’explication avec le texte source, en particulier en ce qui concerne les exceptions, les conditions d’éligibilité et les délais. Conservez un lien vers la politique approuvée afin que les salariés puissent consulter le texte intégral. Demandez à la personne en charge de cette politique de répondre aux questions concernant les droits spécifiques d’un salarié.
Un rappel concernant une session de formation ou une modification des horaires d’ouverture des bureaux peut constituer une première expérience facile à mettre en œuvre. Indiquez les dates confirmées, le public concerné et l’action requise. Demandez un message court et direct.
Vérifiez que le projet ne contient aucune promesse involontaire et qu’il s’adresse aux bonnes personnes. Pour la phase pilote initiale, excluez du champ d’application approuvé les questions disciplinaires, les réclamations, les informations relatives à la santé et les discussions individuelles sur les rémunérations.
L’IA peut produire une traduction fonctionnelle d’un message de bienvenue ou d’une annonce générale. Indiquez-lui le public cible, le niveau de formalité souhaité et les termes qui doivent rester inchangés.
Faites comparer le sens du texte, y compris les dates, les instructions et le ton, par une personne compétente dans les deux langues. Les contrats, les politiques de confidentialité et les droits légaux doivent faire l’objet d’une révision linguistique et thématique appropriée avant toute utilisation. Une traduction fluide peut modifier une obligation sans que l’erreur soit évidente.
Commencez par des textes publics, des exemples fictifs ou des documents internes que l’outil est autorisé à traiter. Les politiques internes peuvent contenir des informations confidentielles même si elles ne comportent pas de données relatives aux salariés ; veillez donc à vérifier les conditions d’utilisation de l’outil et les règles de votre organisation avant de les mettre en ligne.
Avant d’utiliser des données à caractère personnel, déterminez la finalité et la base légale du traitement, limitez les informations au strict nécessaire et évaluez les conditions supplémentaires applicables aux données relevant de catégories particulières, telles que les informations relatives à la santé. Le consentement n’est généralement pas approprié dans le cadre de la relation de travail, car les salariés peuvent ne pas se sentir libres de refuser la demande de leur employeur. EDPB : traitement licite
Vérifiez si une analyse d’impact relative à la protection des données est nécessaire avant de commencer. L’article 35 du RGPD l’exige lorsque le traitement envisagé est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes. RGPD, article 35
La suppression d’un nom ne rend pas nécessairement un enregistrement anonyme. Un poste, un lieu et un événement caractéristique peuvent encore permettre d’identifier une personne au sein d’une petite équipe. Les informations pseudonymisées restent des données à caractère personnel lorsqu’elles peuvent être reliées à une personne physique. CEPD : anonymisation et pseudonymisation
Demandez au prestataire qui traite les requêtes et les résultats, où s’effectuent le traitement et l’accès à l’assistance, pendant combien de temps les informations sont conservées, si elles sont utilisées à des fins de formation et qui peut y accéder. Lorsqu’un prestataire agit en tant que sous-traitant, un accord au titre de l’article 28 est requis. Les transferts internationaux nécessitent les garanties pertinentes prévues par le RGPD ; le simple fait que l’hébergement se fasse au sein de l’UE ne suffit pas à valider l’évaluation. RGPD, articles 28 et 44 à 49
Si un prestataire utilise les données fournies à ses propres fins, évaluez ce traitement séparément. Ne communiquez aucune donnée à caractère personnel dans le cadre du projet pilote tant que l’accord n’a pas été évalué et approuvé. Nos questions relatives aux prestataires abordent ces vérifications plus en détail.
Utilisez une consigne qui relie le projet à des faits avérés. Par exemple :
Rédigez une liste de contrôle pour le premier jour d’un employé administratif fictif travaillant au bureau. N’utilisez que les tâches suivantes, qui ont été confirmées : récupérer le matériel auprès du service informatique, rencontrer le responsable, assister à la formation d’initiation à la sécurité prévue, prendre connaissance du manuel approuvé et tester l’accès au système. Suggérez un ordre de priorité. Indiquez « à confirmer » pour les horaires et les responsables manquants. N’inventez pas de politiques d’entreprise ni d’exigences légales.
Vérifiez que toutes les tâches confirmées apparaissent, qu’aucune exigence non prise en charge n’a été ajoutée et que les détails en suspens restent visibles. L’instruction aide à définir la tâche ; elle ne garantit pas que le modèle s’y conformera.
Lors des premières tentatives, notez le temps passé à la rédaction, à la vérification et aux corrections. Évitez d’inclure des données à caractère personnel dans ce journal de bord pilote. Si la vérification prend systématiquement plus de temps que si vous effectuiez la tâche vous-même, modifiez la tâche ou mettez fin à l’expérience.
Le classement des candidats, l’évaluation des performances ou la recommandation de licenciements nécessitent une approche différente de celle requise pour la rédaction d’un message de bienvenue générique. L’article 22 du RGPD concerne exclusivement les décisions automatisées ayant des effets juridiques ou des effets tout aussi significatifs, sous réserve d’exceptions et de garanties spécifiques. RGPD, article 22
Une étape de validation humaine ne suffit pas à elle seule à régler la question juridique. La loi sur l’IA (AI Act) considère certains systèmes liés à l’emploi comme présentant un risque élevé, et ses exigences s’appliquent à des dates différentes. Vérifiez l’usage prévu et la réglementation en vigueur avant de mettre en place un tel système. Commission européenne : loi sur l’IA
Formez le personnel aux tâches approuvées, aux informations autorisées et aux erreurs susceptibles de se produire. Prévoyez des exercices pratiques pour vérifier une réponse incorrecte et définissez une procédure claire pour signaler les problèmes. L’article 4 de la loi sur l’IA exige que les fournisseurs et les organisations déployant des systèmes d’IA prennent des mesures visant à renforcer la culture de l’IA des personnes qui utilisent ces systèmes pour leur compte. La Commission précise qu’aucun certificat particulier n’est requis. Conservez une trace des mesures prises. Commission européenne : culture de l’IA
Utilisez ce document comme une aide pratique à la planification, en complément des vérifications juridiques et organisationnelles pertinentes pour votre cas de figure.
Un premier résultat utile est une tâche que votre équipe peut accomplir plus facilement tout en garantissant l’exactitude des informations et en clarifiant les responsabilités.
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