Conditions d'utilisation

1. Contexte et parties

Les présentes Conditions d'utilisation (« Conditions ») régissent l'utilisation du service de gestion RH PersoHR (le « Service ») fourni par Labb Holding Ltd, société privée chypriote à responsabilité limitée par actions dont le siège social est situé Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Chypre, immatriculée sous le numéro HE 424230 (« PersoHR », « nous »). Le Service est proposé exclusivement aux clients professionnels et commerciaux. En enregistrant un espace de travail d'entreprise ou en acceptant autrement de manière expresse les présentes Conditions pour le compte du Client, le client (« vous », « Client ») confirme qu'il agit dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale et non en tant que consommateur, que la personne qui accepte les présentes Conditions est habilitée à engager le Client, et que le Client conclut avec PersoHR un contrat contraignant comprenant les présentes Conditions, le Contrat de traitement des données disponible à l'adresse /legal/dpa et tout bon de commande ou devis faisant référence aux présentes Conditions. En cas de contradiction entre un devis ou un bon de commande et les présentes Conditions, ce devis ou ce bon de commande prévaut pour les points qu'il régit expressément. La Politique de confidentialité disponible à l'adresse /legal/privacy explique le traitement des données personnelles ; en prendre connaissance ne vaut pas consentement à chaque activité de traitement. Les éventuelles conditions dérogatoires du Client ne s'appliquent pas, sauf accord écrit de notre part.

2. Compte, période d'essai et conclusion du contrat

Le Client accède au Service par l'intermédiaire d'un espace de travail d'entreprise et des comptes personnels des utilisateurs autorisés. En enregistrant un espace de travail d'entreprise, le Client soumet une offre ferme de conclure un contrat ; nous acceptons cette offre en activant l'espace de travail. Les nouveaux clients bénéficient d'un essai gratuit de 30 jours pendant lequel le Service est mis à disposition sans frais à des fins d'évaluation. Chaque client a droit à un seul essai. Si l'essai expire sans abonnement payant, l'espace de travail se poursuit avec le Plan gratuit lorsque son nombre d'employés actifs respecte la limite de ce plan. À défaut, l'accès ordinaire à l'espace de travail passe en lecture seule. Les fonctionnalités de l'essai dépendent du plan d'essai mis à la disposition du Client. Un contrat payant est conclu soit en sélectionnant un plan et en saisissant les informations de paiement dans le compte, soit en acceptant un devis que nous envoyons par e-mail. Le Client est responsable de l'exactitude des informations fournies lors de l'inscription.

3. Périmètre du Service

Les fonctionnalités du Service dépendent du plan sélectionné et des modules complémentaires activés par le Client. Une description fonctionnelle à jour est disponible sur persohr.eu et dans l'application. Nous pouvons proposer des intégrations avec des systèmes tiers via des API (les « Intégrations ») ; les intégrations identifiées comme tierces sont fournies par l'opérateur tiers et relèvent de sa seule responsabilité. Nous pouvons modifier, ajouter ou supprimer des fonctionnalités, notamment lorsque la loi ou une dépendance tierce l'exige, ou pour remédier à des vulnérabilités de sécurité, à condition qu'une telle modification ne réduise pas de manière substantielle la fonctionnalité convenue. Le Client peut passer à un plan supérieur ou changer de plan à tout moment ; les passages à un plan inférieur prennent effet à la prochaine date de renouvellement.

4. Disponibilité

Nous fournissons le Service avec un objectif de disponibilité mensuelle de 99,5 %, mesurée au point d'entrée externe du Service et à l'exclusion (a) des fenêtres de maintenance planifiée, (b) des circonstances échappant à notre contrôle raisonnable (force majeure, pannes de réseaux tiers, attaques par déni de service, etc.), (c) des incidents causés par le Client et (d) des problèmes découlant d'Intégrations tierces exploitées par d'autres fournisseurs. La maintenance planifiée est programmée en dehors de la plage 09h00–18h00 CET du lundi au vendredi. Nous donnerons un préavis raisonnable de toute maintenance importante par notification dans l'application ou par e-mail.

5. Responsabilités du Client

Le Client est responsable : (a) de l'exactitude et de la licéité des données téléversées vers le Service ou générées en son sein ; (b) de l'existence d'une base juridique appropriée au titre du RGPD pour le traitement, via le Service, des données personnelles de ses employés et des autres personnes concernées ; (c) de la gestion sécurisée des comptes utilisateurs et des identifiants délivrés à son personnel, notamment en ne partageant pas les comptes et en utilisant une authentification forte ; (d) du maintien d'une connexion internet fonctionnelle et d'un navigateur pris en charge et à jour ; (e) de la configuration de son compte, y compris des rôles et autorisations, conformément à sa politique de sécurité interne ; (f) de nous notifier sans retard injustifié tout usage abusif avéré ou suspecté, tout incident de sécurité ou tout problème de protection des données affectant son compte. Le Client est responsable du contenu qu'il fournit et de ses obligations en tant que responsable du traitement, notamment l'information des employés, des instructions de conservation licites et toute consultation requise des représentants du personnel. Ceci ne supprime pas les obligations contractuelles ou légales propres de PersoHR. Le Service et ses modèles assistent l'administration RH ; ils ne remplacent pas un conseil sur les obligations du Client en matière de droit du travail, de paie, de fiscalité ou ses autres obligations légales dans chaque juridiction applicable.

6. Octroi de droits

Sous réserve du paiement des frais applicables et du respect des présentes Conditions, nous accordons au Client un droit non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d'utiliser le Service pour ses opérations RH internes pendant la durée du contrat. Le Client peut donner accès au Service à ses employés, prestataires et consultants autorisés (à condition qu'ils soient liés par des obligations de confidentialité équivalentes), mais ne peut pas revendre le Service, en concéder des sous-licences, le mettre à disposition en temps partagé ni l'exploiter commercialement. Nous conservons tous les droits de propriété intellectuelle afférents au Service. Nous pouvons utiliser des données d'utilisation anonymisées et agrégées, n'identifiant ni le Client ni aucune personne physique, afin de surveiller, sécuriser et améliorer le Service.

7. Durée et résiliation

Les abonnements courent pour la durée choisie lors de la commande, mensuelle ou annuelle. Les abonnements mensuels se renouvellent automatiquement à la fin de chaque mois de facturation et peuvent être résiliés à tout moment, la résiliation prenant effet à la fin de la période de facturation en cours. Les abonnements annuels se renouvellent automatiquement pour de nouvelles périodes annuelles, sauf si le renouvellement est annulé avant la date de renouvellement. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation payée en cours. La résiliation s'effectue dans l'application via Paramètres → Facturation ou par e-mail à support@persohr.eu. Chaque partie peut résilier le contrat pour juste motif avec effet immédiat par notification écrite si l'autre partie commet un manquement substantiel auquel il n'est pas remédié dans un délai de 30 jours à compter d'une notification écrite, ou en cas de procédure d'insolvabilité ouverte à l'encontre de l'autre partie. Lorsqu'un abonnement payant prend fin, l'espace de travail se poursuit avec le Plan gratuit lorsque son nombre d'employés actifs respecte la limite de ce plan ; à défaut, l'accès ordinaire à l'espace de travail est bloqué (voir la section 8). Il est recommandé au Client d'exporter les données dont il a besoin avant cette date et de contacter le support pour toute autre modalité de restitution ou de suppression des données au titre de la section 13 du Contrat de traitement des données. L'arrêt du renouvellement ne vaut pas, à lui seul, demande de suppression du compte. Les frais déjà payés ne sont pas remboursés au seul motif que le Client cesse d'utiliser le Service avant la fin de la période payée, sans préjudice des droits impératifs ou d'un droit exprès à remboursement prévu par le contrat.

8. Conditions de paiement

Les frais sont indiqués sur la page de tarification ou dans le bon de commande applicable, en EUR, et s'entendent hors TVA et hors toute autre taxe applicable, lesquelles sont ajoutées au taux en vigueur. Le Client est responsable de la fourniture de données de facturation exactes, notamment sa dénomination sociale, l'adresse de son siège social et, le cas échéant, un numéro d'identification TVA intracommunautaire valide. Le traitement de la TVA dépend du statut du client, du lieu de la prestation et des règles fiscales applicables. L'autoliquidation s'applique lorsque ses conditions légales sont remplies. Le processus de commande utilise les informations de facturation et fiscales fournies pour calculer le traitement applicable ; il est recommandé au Client de nous contacter en cas de facture incorrecte. Les abonnements mensuels sont facturés d'avance au début de chaque mois de facturation ; les abonnements annuels sont facturés d'avance pour la totalité de la période annuelle. Le paiement est traité par Stripe ; en saisissant ses informations de paiement, le Client nous autorise à débiter le moyen de paiement choisi à chaque renouvellement. Les plans comportent des limites de nombre d'employés. Un passage à un plan supérieur peut prendre effet immédiatement et nécessiter un paiement supplémentaire ; les passages à un plan inférieur sont programmés pour le renouvellement. Le Client doit vérifier le montant et l'échéance affichés avant de confirmer un changement de plan. Nous pouvons réviser les prix catalogue une fois par année civile moyennant un préavis écrit d'au moins quatre semaines ; si la hausse de prix dépasse 5 % du prix précédent, le Client peut s'y opposer dans un délai de quatre semaines à compter du préavis, auquel cas le contrat se poursuit au prix précédent jusqu'au prochain renouvellement, date à laquelle les parties peuvent soit convenir du nouveau prix, soit résilier le contrat. L'accès ordinaire à l'espace de travail est en lecture seule tant qu'un abonnement est en retard de paiement, et bloqué tant qu'il reste impayé. Lorsqu'un abonnement payant prend fin par résiliation ou par défaut de paiement persistant, l'espace de travail se poursuit avec le Plan gratuit lorsque son nombre d'employés actifs respecte la limite de ce plan. À défaut, l'accès ordinaire est bloqué. La facturation ainsi que les options de rétablissement de l'accès et de récupération des données restent soumises à leurs propres autorisations. Contactez le support si vous avez besoin d'aide pour régulariser un paiement ou récupérer des données.

9. Garantie et défauts

Nous garantissons que le Service est, pendant la durée de l'abonnement, substantiellement conforme à la description fonctionnelle publiée et exempt de défauts substantiels empêchant son utilisation conformément à sa destination. Le Client doit signaler les défauts sans retard injustifié et fournir des informations raisonnablement détaillées pour permettre leur diagnostic. Nous déploierons des efforts raisonnables pour corriger les défauts signalés dans un délai raisonnable, avec des objectifs de réaction de quatre heures pour les pannes totales signalées pendant les heures de support et d'un jour ouvrable pour les autres défauts. Des solutions de contournement temporaires peuvent être utilisées pendant le développement d'un correctif permanent. Lorsque le Service est fourni à titre gratuit (par exemple pendant l'essai ou avec le Plan gratuit), notre responsabilité pour les défauts est limitée aux cas de dol ; les cas de responsabilité illimitée prévus à la section 10 ne sont pas affectés.

10. Limitation de responsabilité

Notre responsabilité est engagée sans limitation pour les dommages causés par une faute intentionnelle ou une faute lourde, pour les atteintes à la vie, à l'intégrité physique ou à la santé, pour la violation de garanties expresses écrites, pour les réclamations en responsabilité du fait des produits défectueux en vertu du droit applicable et pour toute responsabilité ne pouvant être exclue ou limitée en vertu du droit impératif. Pour les dommages causés par une négligence simple, notre responsabilité est limitée à la violation d'obligations contractuelles essentielles (c'est-à-dire les obligations dont l'exécution conditionne en premier lieu la bonne exécution du contrat et au respect desquelles le Client se fie régulièrement) ; dans ces cas, notre responsabilité est en outre plafonnée au dommage prévisible typique pour ce type de contrat, dont les parties conviennent qu'il est en tout état de cause limité au montant total des frais payés par le Client au cours des douze mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation. La responsabilité pour négligence simple au titre d'obligations non essentielles est exclue. Les mêmes limitations s'appliquent aux réclamations dirigées contre nos employés, mandataires et sous-traitants.

11. Protection des données et confidentialité

Nous agissons en qualité de sous-traitant pour les données personnelles téléversées vers le Service par le Client. Le Contrat de traitement des données disponible à l'adresse /legal/dpa est intégré aux présentes Conditions par référence et fait partie intégrante du contrat. Chaque partie s'engage à préserver la confidentialité des informations confidentielles de l'autre partie, à ne les utiliser qu'aux fins du contrat et à les protéger avec au moins le même soin que celui qu'elle apporte à ses propres informations confidentielles de sensibilité comparable. L'obligation de confidentialité survit à la fin du contrat pendant une durée de cinq ans. Les obligations protégeant les données personnelles conservées perdurent aussi longtemps que ces données sont détenues, y compris lorsqu'une obligation légale plus longue s'applique.

12. Fonctionnalités d'IA et utilisation acceptable

Certaines parties du Service utilisent l'IA générative pour assister les processus RH (par exemple la génération de contenu par l'assistant de configuration, la génération de plans d'onboarding, l'analyse de documents, la rédaction d'évaluations de performance, la rédaction de lettres de recommandation, les traductions de textes demandées et l'assistant de chat intégré au produit). Les résultats sont produits par un modèle de langage et ont une fonction d'assistance uniquement. Le Client doit examiner, accepter, modifier ou rejeter chaque résultat avant de s'y fier. Le Client ne doit utiliser aucun résultat produit avec l'assistance de l'IA comme fondement unique ou déterminant de décisions d'embauche, de licenciement, de promotion, de rémunération, de décisions disciplinaires ou d'autres décisions en matière d'emploi d'importance comparable, ni de toute décision produisant des effets juridiques à l'égard d'un employé ou l'affectant de manière significative de façon similaire au sens de l'article 22 du RGPD. Le Client demeure responsable du traitement des données personnelles qu'il soumet aux fonctionnalités d'IA et répond de la licéité de ses requêtes (prompts) et saisies. Les catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD (notamment la santé, la religion, l'origine ethnique, l'appartenance syndicale, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle) et les données relatives aux condamnations pénales au sens de l'article 10 du RGPD ne doivent pas être saisies dans les fonctionnalités d'IA, sauf si le Client dispose d'une base juridique explicite et que le module concerné est documenté comme prenant en charge cette catégorie. Les fonctionnalités d'IA utilisées à l'exécution font appel à Mistral AI. La liste des sous-traitants ultérieurs décrit le fournisseur et les catégories de données concernées, y compris le contexte assemblé par la fonctionnalité et le contenu des documents soumis. Les lieux de traitement, les fournisseurs en aval et la durée de conservation dépendent de l'accord de service applicable ; le Client peut demander les informations pertinentes avant d'activer l'IA pour des données personnelles. Les résultats de l'IA peuvent être inexacts, incomplets ou biaisés, y compris des appréciations inventées dans un projet de lettre de recommandation. Il incombe au Client de vérifier le fondement factuel et la licéité de ses décisions. PersoHR reste responsable de ses propres obligations contractuelles et légales applicables. Un contrôle humain ne détermine pas à lui seul si une fonctionnalité relève des dispositions relatives au haut risque de la législation applicable en matière d'IA.

Le Client ne doit pas utiliser le Service pour stocker ou partager des contenus illicites ou portant atteinte aux droits d'autrui. Nous ne surveillons pas les contenus que les Clients stockent et n'utilisons aucun outil automatisé pour les modérer. Toute personne peut nous signaler un contenu présent dans le Service qu'elle considère comme illicite en écrivant à support@persohr.eu, en indiquant l'emplacement exact du contenu, les motifs et une déclaration attestant que la notification est exacte et complète au mieux de ses connaissances, ainsi que ses nom et adresse e-mail, sauf si la notification concerne des abus sexuels ou l'exploitation sexuelle d'enfants, par exemple du matériel montrant des abus ou la sollicitation d'un enfant à des fins sexuelles (les infractions visées aux articles 3 à 7 de la directive 2011/93/UE). Nous avons besoin d'une adresse e-mail pour accuser réception et informer la personne de notre décision. Nous accusons réception, examinons chaque notification individuellement et informons la personne qui nous a fait le signalement de notre décision, y compris lorsque nous ne prenons aucune mesure, ainsi que des moyens de la contester. Lorsque nous restreignons l'accès à un contenu parce qu'il est illicite ou enfreint les présentes Conditions, nous informons les personnes concernées de notre décision, de ses motifs et des moyens de la contester, sauf si la loi s'y oppose. Une décision peut être contestée en y répondant. support@persohr.eu est également notre point de contact pour les autorités et les utilisateurs au titre du règlement sur les services numériques. Les autorités peuvent nous écrire en grec, en anglais ou en allemand.

13. Modèles

Le Service peut fournir des modèles de documents, tels que des modèles de politiques internes rédigés pour un pays donné, ainsi que d'autres contenus prérédigés (ensemble, les « Modèles »). Les Modèles sont des points de départ généraux rédigés pour des situations courantes. Ils ne constituent pas un conseil juridique et ne tiennent pas compte de la situation particulière du Client.

Lorsque nous indiquons qu'un cabinet d'avocats ou un autre conseiller a examiné un Modèle, cette indication décrit l'examen qui a eu lieu. Elle ne couvre que la version et la date indiquées, au regard du droit en vigueur à cette date, et ne constitue pas une garantie que le Modèle, ou un document fondé sur celui-ci, convient au Client. L'examen a été réalisé à notre intention. Il ne s'étend à aucune version que le Client complète ou modifie et ne fait pas de ce conseiller le conseiller du Client.

Lorsque le Client complète, adapte ou adopte un Modèle, le document qui en résulte est le propre document du Client, et le Client est responsable de son contenu et de l'usage qui en est fait. Le Client décide si un Modèle doit être adapté avant son adoption, en particulier lorsqu'une convention collective applicable contient des dispositions spécifiques sur le sujet traité par le Modèle, lorsque le Client recourt à des aménagements du temps de travail tels que le travail posté, des horaires irréguliers ou des astreintes, ou lorsque ses procédures internes, outils ou pratiques de communication diffèrent de ceux décrits dans le Modèle. Le Client est également responsable de toute consultation ou participation des représentants du personnel applicable avant l'adoption.

Sous réserve de nos obligations au titre des sections 3 et 9, nous pouvons mettre à jour, remplacer ou retirer un Modèle, par exemple à la suite d'une modification de la loi ou des lignes directrices officielles. Un document que le Client a déjà adopté n'en est pas modifié. Nous conservons tous les droits sur les Modèles. Pendant la durée du contrat, le Client peut utiliser, copier et adapter les Modèles pour ses propres besoins internes. Un document que le Client a adopté est son propre document, et le Client peut le conserver, l'utiliser et le partager comme tout autre document lui appartenant, y compris après la fin du contrat.

Les exports que le Service produit pour un tiers, tel qu'un prestataire de paie ou une autorité publique, reflètent les données enregistrées dans le Service. Avant de s'y fier, le Client vérifie qu'un export satisfait aux exigences du destinataire et aux exigences légales qui lui sont applicables.

Tout programme par lequel des clients mettent leur propre contenu à la disposition d'autres clients, ou utilisent du contenu mis à disposition par d'autres clients, sera régi par des conditions distinctes qui s'appliquent lorsque le Client y participe.

La section 10 s'applique aux Modèles et à leur utilisation. Ni un Modèle ni une indication selon laquelle un conseiller l'a examiné ne constitue une garantie expresse écrite au sens de la section 10.

14. Modifications

Nous pouvons modifier les présentes Conditions moyennant un préavis écrit d'au moins quatre semaines (dans l'application ou par e-mail) avant l'entrée en vigueur de la modification. La notification indiquera la modification, le délai d'opposition et les conséquences d'une opposition. Si le Client ne s'y oppose pas par écrit dans un délai de deux semaines à compter de la notification, la modification est réputée acceptée. Si le Client s'y oppose, le contrat se poursuit selon les Conditions précédentes ; nous pouvons alors résilier le contrat moyennant un préavis écrit d'un mois. Nous pouvons également modifier le Service pour nous conformer à la loi, remédier à des problèmes de sécurité, tenir compte de changements dans des dépendances tierces, ou lorsque la modification est substantiellement avantageuse pour le Client. Les modifications de prix sont régies exclusivement par la section 8.

15. Dispositions finales

Les présentes Conditions sont régies par le droit de la République de Chypre, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises. Les tribunaux de Paphos, Chypre, sont exclusivement compétents pour tout litige découlant des présentes Conditions ou en lien avec celles-ci, sans préjudice de tout for impératif de protection des consommateurs prévu par le droit de l'UE. Les notifications au titre des présentes Conditions sont effectuées par écrit ou par e-mail. Si une disposition des présentes Conditions est ou devient nulle, illicite ou inapplicable, les autres dispositions n'en sont pas affectées et les parties remplaceront la disposition nulle par une disposition valable dont l'effet économique se rapproche le plus possible de celui de la disposition d'origine. En cas de divergence, la version anglaise des présentes Conditions prévaut sur toute traduction.