Une liste de contrôle pratique pour l’intégration des nouveaux collaborateurs destinée aux employeurs de l’UE, couvrant la période allant de la pré-intégration jusqu’au premier mois, y compris les obligations liées au RGPD, les déclarations de confidentialité et les exigences spécifiques à chaque pays.
Un plan d’intégration clair permet à un nouveau collègue d’arriver bien préparé et de savoir comment procéder. Utilisez cette liste de contrôle pour organiser les éléments essentiels avant le premier jour, tout au long de la première semaine et jusqu’à la fin du premier mois.
Informations vérifiées le 21 septembre 2026. Veuillez vérifier la législation nationale, le contrat et toute convention collective pour chaque embauche.
Profitez du délai entre l’acceptation de l’offre et la prise de fonction pour attribuer des tâches, préparer les accès et expliquer le déroulement de la première journée.
Fournissez aux salariés les informations relatives à la protection des données prévues à l’article 13 lorsque vous collectez leurs données directement. Pour les informations obtenues auprès d’une autre source, l’article 14 prévoit des règles de délai et des exceptions distinctes. Abordez les points suivants, ainsi que toute autre information requise pour votre traitement :
Expliquez le traitement dans un langage clair. Le fait d’accuser réception d’une notification ne constitue pas une base légale pour chacune des activités qui y sont décrites. CEPD : traitement licite
Le premier jour donne le ton. L’objectif est simple : faire en sorte que la personne ait le sentiment d’avoir pris la bonne décision.
Vérifiez que votre registre des activités de traitement couvre l’intégration, la paie et les autres opérations RH concernées. Ce registre décrit les activités de traitement, et non les salariés à titre individuel. L’exemption accordée aux organisations de moins de 250 personnes est limitée ; les traitements RH réguliers ne sont pas considérés comme occasionnels. CEPD : registres des activités de traitement
La première semaine est consacrée à la mise en contexte. La personne doit comprendre sur quoi elle travaille, qui sont les interlocuteurs clés et comment les décisions sont prises.
Les pays de l’UE gèrent la période d’essai différemment. Assurez-vous que le nouveau collaborateur comprenne bien la durée de sa période d’essai et ce que cela implique dans votre pays.
N’utilisez pas un tableau unique de période d’essai au niveau de l’UE comme règle de licenciement. Le type de contrat, le poste, la convention collective et la législation nationale ont une incidence tant sur la durée autorisée que sur les obligations en matière de préavis. Les règles de l’UE limitent généralement la période d’essai à six mois, avec des exceptions définies et un traitement proportionné des contrats à durée déterminée. Your Europe : conditions d’emploi
Trois exemples illustrent pourquoi une vérification au niveau local est importante :
Notez la date de fin vérifiée et tout délai de préavis avant de programmer un entretien d’évaluation de la période d’essai.
Évaluez les progrès réalisés par rapport aux objectifs convenus pour le poste. Prévoyez le temps d’apprentissage nécessaire à l’exercice de cette fonction et demandez quelle formation, quels accès ou quel accompagnement pourraient s’avérer utiles.
Organisez des entretiens de suivi dès le début pour identifier les obstacles et adapter la formation, la charge de travail ou les droits d’accès avant l’évaluation officielle.
Informations relatives à la protection des données manquantes lors de la collecte. Veuillez mettre à disposition la déclaration pertinente lorsque vous collectez des informations directement, y compris via des formulaires d’intégration. RGPD, articles 13 et 14
Attendre le premier jour pour effectuer les vérifications d’enregistrement. Attribuez à chaque déclaration obligatoire un responsable et une date limite vérifiée pendant la phase de pré-intégration.
Présentations génériques des postes. Expliquez quelles sont les responsabilités de chaque collègue, quand les contacter et en quoi leur travail est lié au nouveau poste.
Les évaluations de période d'essai organisées à la dernière minute. Planifiez les retours d'expérience et l'évaluation formelle suffisamment tôt pour pouvoir agir dans le respect des délais contractuels et légaux vérifiés.
Aucun plan de départ n’est prévu dans le processus d’intégration. Attribuez dès le départ les responsabilités en matière d’accès. Définissez les modalités de révocation de ces accès, les modalités de transfert des tâches et les modalités de conservation ou de suppression des dossiers à la fin du contrat de travail.
Une liste de contrôle réutilisable offre à chaque nouvelle recrue un point de départ cohérent. Adaptez-la au poste et au lieu de travail, et tirez parti des retours d’expérience des nouveaux collègues pour améliorer la prochaine intégration.
La liste de contrôle relative aux conditions écrites suit les recommandations de l’UE en matière d’information sur l’emploi. La formation initiale en matière de santé et de sécurité doit tenir compte des risques liés au poste et au lieu de travail ; la réglementation européenne exige une formation adéquate en matière de sécurité, y compris lors du recrutement. Directive-cadre 89/391/CEE, article 12
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