Käytännönläheisiä tekoälytehtäviä pienille HR-tiimeille, esimerkkejä, tietojen käsittelyyn liittyviä tarkistuksia ja tarkistuslista ensimmäisen pilottihankkeen toteuttamista varten.
Maanantaina saapuu uusi työntekijä, on selitettävä käytäntöjen päivitys ja vielä kirjoitettava työpaikkailmoitus. Tekoäly voi auttaa laatimaan kunkin asian ensimmäisen luonnoksen. Kannattaa pohtia, vaatiiko tuloksen tarkistaminen vähemmän työtä kuin sen kirjoittaminen itse.
Pienessä tiimissä kannattaa aloittaa yhdellä toistuvalla tehtävällä, jonka tuloksen voi tarkistaa. Sovitaan yhdessä, mitä työkaluja ja tietoja tiimin jäsenet saavat käyttää, kuka tarkistaa tuloksen ja milloin se on valmis jaettavaksi. Nämä viisi esimerkkiä tarjoavat hyvän lähtökohdan.
Syötä työkaluun kyseisen tehtävän vastuualueet, välttämättömät osaamisvaatimukset, työjärjestelyt ja hyväksytyt palkkatiedot. Pyydä työkalua järjestämään nämä tiedot selkeäksi työpaikkailmoitukseksi ja ilmoittamaan puuttuvista tiedoista.
Vertaa luonnosta varsinaiseen työilmoitukseen. Poista keksityt edut, tarpeettomat pätevyysvaatimukset ja sanamuodot, jotka saattaisivat sulkea pois sopivia hakijoita. Rekrytointivastaavan tulee vahvistaa kaikki sitoumukset ennen julkaisua. Älä ota hakijoiden ansioluetteloita huomioon tässä luonnoksen laatimisessa.
Käytä yleistä tehtävänkuvausta ja hyväksyttyjä perehdyttämisvaiheita ensimmäisen viikon suunnitelman laatimiseen. Pyydä ehdotusta kunkin tehtävän vastuuhenkilöstä ja aikataulusta ja pyydä sitten asianosaisia vahvistamaan ne.
Tarkista pääsyoikeudet, laitteet, koulutus ja perehdytys suhteessa yrityksesi toimintatapoihin. Paikalliset rekisteröintimääräajat ja työllistämisvaatimukset vaativat erillisen tarkistuksen. Jopa kattavalta vaikuttavasta tarkistuslistasta voi puuttua jotain olennaista. Eurooppalainen perehdytystarkistuslistamme on hyödyllinen lähtökohta.
Kun työkalu on hyväksytty asiakirjan luottamuksellisuustasolle, toimita sille nykyinen käytäntö ja pyydä lyhyttä selitystä, jossa viitataan asiaankuuluviin kohtiin. Pyydä sitä tunnistamaan kysymykset, joihin käytäntö ei anna vastausta.
Vertaa selitystä lähteeseen, erityisesti poikkeusten, kelpoisuusehtojen ja määräaikojen osalta. Lisää linkki hyväksyttyyn käytäntöön, jotta työntekijät voivat tarkistaa sen koko sanamuodon. Pyydä käytännöstä vastaavaa henkilöä vastaamaan kysymyksiin, jotka koskevat työntekijän omia oikeuksia.
Muistutus koulutustilaisuudesta tai toimiston aukioloaikojen muutoksesta voi olla sopiva ensimmäinen kokeilu. Ilmoita vahvistetut päivämäärät, kohderyhmä ja vaadittavat toimet. Pyydä lyhyttä, suoraa viestiä.
Varmista, että luonnos ei sisällä tahattomia lupauksia ja että se tavoittaa oikeat henkilöt. Jätä ensimmäisessä pilottivaiheessa kurinpitokysymykset, valitukset, terveystiedot ja yksilölliset palkkakeskustelut hyväksytyn soveltamisalan ulkopuolelle.
Tekoäly pystyy tuottamaan toimivan käännöksen tervetulotoivotuksesta tai yleisestä tiedotteesta. Anna sille kohderyhmä, toivottu muodollisuustaso ja termit, jotka tulee säilyttää muuttumattomina.
Pyydä molempia kieliä hallitsevaa henkilöä vertaamaan käännöksen merkitystä, mukaan lukien päivämäärät, ohjeet ja sävy. Sopimukset, tietosuojailmoitukset ja lailliset oikeudet vaativat asianmukaista kielellistä ja sisällöllistä tarkistusta ennen käyttöä. Sujuva käännös voi muuttaa velvoitetta ilman, että virhe on ilmeinen.
Aloita julkisella tekstillä, keksityillä esimerkeillä tai sisäisellä materiaalilla, jonka käsittelyyn työkalu on hyväksytty. Sisäiset ohjeet voivat sisältää luottamuksellista tietoa, vaikka niissä ei olisikaan työntekijätietoja, joten tarkista työkalun käyttöehdot ja organisaatiosi säännöt ennen niiden lataamista.
Ennen henkilötietojen käyttöä on määritettävä käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta, rajoitettava tiedot välttämättömään ja arvioitava erityisluokan tietoja, kuten terveystietoja, koskevat lisäehdot. Suostumus ei yleensä sovellu työsuhteessa, koska työntekijät eivät välttämättä uskalla kieltäytyä työnantajansa pyynnöstä. EDPB: laillinen käsittely
Tarkista ennen aloittamista, tarvitaanko tietosuojavaikutusten arviointia. GDPR:n 35 artiklan mukaan arviointi on tehtävä, jos ehdotettu käsittely todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin ihmisten oikeuksille ja vapauksille. GDPR, 35 artikla
Nimen poistaminen ei välttämättä tee tietueesta nimetöntä. Tehtävä, sijainti ja erityinen tapahtuma voivat edelleen paljastaa henkilön pienen tiimin sisällä. Pseudonymisoidut tiedot ovat edelleen henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön. EDPB: anonymisointi ja pseudonymisointi
Kysy palveluntarjoajalta, kuka käsittelee syötteitä ja tuloksia, missä käsittely ja tukipääsy tapahtuvat, kuinka kauan tietoja säilytetään, käytetäänkö niitä koulutukseen ja kuka voi hakea niitä. Jos palveluntarjoaja toimii tietojen käsittelijänä, tarvitaan 28 artiklan mukainen sopimus. Kansainväliset siirrot edellyttävät asianmukaisia GDPR-suojatoimia; pelkkä EU:n sisällä sijaitseva palvelinpaikka ei riitä arvioinnin perusteeksi. GDPR, 28 artikla ja 44–49 artikla
Jos palveluntarjoaja käyttää syötettyjä tietoja omiin tarkoituksiinsa, arvioi kyseinen käsittely erikseen. Älä sisällytä henkilötietoja pilottivaiheeseen, ennen kuin järjestely on arvioitu ja hyväksytty. Palveluntarjoajia koskevissa kysymyksissämme käsitellään tarkastuksia tarkemmin.
Käytä kehotteita, jotka liittävät luonnoksen tunnettuihin tosiseikkoihin. Esimerkiksi:
Laadi ensimmäisen työpäivän tarkistuslista kuvitteelliselle toimistohallintovirkailijalle. Käytä vain seuraavia vahvistettuja tehtäviä: nouda laitteet IT-osastolta, tapaa esimies, osallistu aikataulun mukaiseen turvallisuusperehdytykseen, tutustu hyväksyttyyn käsikirjaan ja testaa järjestelmään pääsy. Ehdota tehtävien järjestystä. Merkitse puuttuvat ajat ja vastuuhenkilöt merkinnällä ”vahvistettava”. Älä keksi yrityksen käytäntöjä tai lakisääteisiä vaatimuksia.
Tarkista, että kaikki vahvistetut tehtävät näkyvät, ettei mihinkään tukea vaativia vaatimuksia ole lisätty ja että ratkaisemattomat yksityiskohdat pysyvät näkyvissä. Ohje auttaa määrittelemään tehtävän; se ei takaa, että malli noudattaa sitä.
Kirjaa ensimmäisten kokeilukertojen aikana luonnoksen laatimiseen, tarkistamiseen ja korjauksiin käytetty aika. Vältä henkilötietojen kirjaamista kyseiseen kokeilulokiin. Jos toistuva tarkistaminen vie enemmän aikaa kuin tehtävän suorittaminen itse, muuta tehtävää tai lopeta kokeilu.
Hakijoiden luokittelu, suorituskyvyn arviointi tai irtisanomissuositusten antaminen vaatii erilaista arviointia kuin yleisen tervetuloviestin laatiminen. GDPR:n 22 artikla koskee yksinomaan automatisoituja päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia, jollei tietyistä poikkeuksista ja suojatoimista muuta johdu. GDPR, 22 artikla
Ihmisen suorittama hyväksymisvaihe ei sinänsä ratkaise oikeudellista arviointia. Tekoälylaissa käsitellään erikseen tiettyjä työllisyysjärjestelmiä korkean riskin järjestelminä, ja sen vaatimuksille on asetettu erilaiset voimaantulopäivät. Tarkista järjestelmän käyttötarkoitus ja voimassa olevat säännöt ennen tällaisen järjestelmän käyttöönottoa. Euroopan komissio: Tekoälylaki
Kouluta henkilöstöä hyväksytyistä tehtävistä, sallituista tiedoista ja todennäköisistä virheistä. Sisällytä koulutukseen harjoituksia virheellisten vastausten tunnistamisesta sekä selkeät ohjeet ongelmien ilmoittamisesta. Tekoälylain 4 § velvoittaa tekoälyjärjestelmiä käyttöönottavat palveluntarjoajat ja organisaatiot toteuttamaan toimenpiteitä, jotka tukevat niiden puolesta järjestelmiä käyttävien henkilöiden tekoälyosaamista. Komission mukaan erityistä todistusta ei vaadita. Pidä kirjaa toteutetuista toimenpiteistä. Euroopan komissio: Tekoälyosaaminen
Käytä tätä käytännön suunnitteluapuna yhdessä käyttötapaukseesi liittyvien oikeudellisten ja organisatoristen tarkastusten kanssa.
Hyödyllinen ensimmäinen tulos on tehtävä, jonka tiimisi voi suorittaa helpommin samalla kun tiedot pysyvät tarkkoina ja vastuut selkeinä.
Kokeile PersoHR:ää ilmaiseksi 30 päivää. Ei luottokorttia tarvita.
Aloita 30 päivän ilmainen kokeilujakso