TIETOTURVA
Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet
Tietojenkäsittelysopimuksen liite. PersoHR:ään sovellettavat GDPR:n 32 artiklan mukaiset turvatoimet.
Tämä sivu on tietojenkäsittelysopimuksen (osoitteessa /legal/dpa) kohdassa 7 tarkoitettu teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä ("TOMs") koskeva liite. Alla kuvatut toimenpiteet ovat tällä hetkellä voimassa olevat; niitä voidaan päivittää ajoittain edellyttäen, ettei päivitys olennaisesti heikennä yleistä tietoturvan tasoa.
1. Isännöinti ja tietojen sijainti EU:ssa
Keskeinen HR-sovellus käyttää Hetznerin infrastruktuuria tietokantaa ja tiedostojen tallennusta varten. Palveluntarjoajat tukevat myös tekoälyominaisuuksia, sähköpostia, tietoturvaan liittyviä tekstiviestejä, laskutusta ja julkisten sivujen analytiikkaa. Osoitteessa /legal/sub-processors oleva luettelo kuvaa kunkin palveluntarjoajan roolin ja käsittelyjärjestelyt. Asiakkaan käyttöön ottamat integraatiot voivat lähettää tietoja asiakkaan valitsemalle palveluntarjoajalle. Keskeisten tietojen EU-isännöintiä ei pidä tulkita väitteeksi siitä, että jokainen siihen liittyvä palvelu tai vastaanottaja käsittelee tietoja yksinomaan EU:ssa.
2. Pääsynhallinta ja todennus
Asiakkaan todennus perustuu salasanattomiin sähköpostilinkkeihin. Kirjautumislinkkien (magic link) ja päivitystunnisteiden tunnisteet tallennetaan tiivisteinä; kirjautumislinkit ovat kertakäyttöisiä ja vanhenevat. TOTP-pohjainen kaksivaiheinen todennus on pakollinen Omistaja- ja HR-ylläpitäjä-rooleille. Palautusmekanismeihin sovelletaan erillisiä turvatarkistuksia. Käyttötunnisteet ovat määräaikaisia, ja päivitystunnisteet toimitetaan HttpOnly-evästeillä, joissa on tuotantokäytön suojausattribuutit. Sovelluksen roolit ovat Omistaja, HR-ylläpitäjä, Esimies ja Työntekijä; palvelutason tarkistukset rajoittavat pääsyä asiaankuuluviin tietoihin entisestään. Nämä hallintakeinot eivät ole väite laitteistoavaimista tai tuotantoinfrastruktuurin käyttöoikeuksien operatiivisista katselmoinneista.
3. Asiakasympäristöjen erottelu
Yrityksen HR-tiedot on rajattu vuokralaiskohtaisesti, ja tietovaraston ja palvelutason pääsynhallinta käyttää todennettua työtilaa. Yleiset käyttäjäidentiteetit voivat kuulua useampaan kuin yhteen työtilaan, ja niitä käsitellään erillään vuokralaisen HR-jäsenyyksistä. Tietuetunnisteet eivät yksinään anna pääsyä; valtuutus riippuu todennetusta käyttäjästä, työtilasta, roolista ja sovellettavista suhdetarkistuksista. Vuokralaissuodattimet ovat yksi osa näitä hallintakeinoja eivätkä korvaa jokaisen käyttöpolun tarkistamista.
4. Salaus
Sovellus käyttää AES-256-GCM-salausta valituille arkaluonteisille arvoille, kuten TOTP-salaisuuksille sekä tuetuille palkanlaskennan pankki-, vero- ja sosiaaliturvatunnisteille. Kyse on kenttätason suojauksesta, eikä se tarkoita, että jokaisella palkka-, asiakirja- tai terveystietokentällä olisi erillinen sovellustason salauskerros. Sovelluksen ja tietokannan välinen liikenne pysyy saman palvelimen sisällä, ja jokainen julkinen yhteys käyttää TLS-salausta. Varmuuskopiot tallennetaan salattuina, mutta tietokannan tallennusvolyymissa ja asiakirjojen tallennuksessa ei ole tallennustason salausta. Tämä liite ei väitä tiettyä tallennussalausta tai TLS-versiota jokaiselle käyttöönotetulle päätepisteelle ilman vastaavaa operatiivista kirjausta.
5. Lokitus, seuranta ja auditointi
Tarkastusmerkinnät tallentavat tuettuja toimia, kuten muutoksia, vientejä ja poistopyyntöjä, sekä tiedot toimijasta, toimesta, tietueviitteestä ja ajankohdasta. Niihin sovelletaan pääsynhallintaa, ajastettua säilytystä ja erityisiä oikeudellista säilytysvelvoitetta koskevia sääntöjä. Tämä ei ole lupaus kirjata jokaista lukutapahtumaa tai säilyttää muuttumatonta, rajoittamatonta historiaa. Operatiiviset ja tietoturvalokit tukevat tutkintaa ja palvelun toimintaa; niiden sisältö, käyttö ja säilytys on rajattava tarkoitukseen. Käyttäjä- ja tietuetunnisteet voivat itsessään olla henkilötietoja.
6. Varmuuskopiot ja toipuminen häiriöistä
Asianmukaiset saatavuus- ja palautustoimenpiteet ovat osa Käsittelijän GDPR:n 32 artiklan mukaisia velvoitteita. Infrastruktuurin varmuuskopiointiaikataulut, säilytys, salaus ja palautustestaus on dokumentoitava ja niitä on ylläpidettävä käyttöönotetun palvelun osalta. Ota meihin yhteyttä saadaksesi ajantasaisen operatiivisen näytön ja mahdolliset sovitut palautustavoitteet. Sovelluksen tietojen viennit eivät korvaa infrastruktuurin varmuuskopioita, eikä tämä liite edusta riippumattomasti todennettua palautusaikatakuuta.
7. Häiriötilanteisiin reagointi
Rekisterinpitäjän tietoihin vaikuttavista henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä niistä tiedon saamisen jälkeen, kuten DPA:ssa kuvataan. Saatavilla olevat tosiseikat, todennäköiset seuraukset ja vastatoimet toimitetaan, ja niitä täydennetään tutkinnan edetessä. Rekisterinpitäjän määräaika ilmoittaa valvontaviranomaiselle on erillinen Käsittelijän velvollisuudesta ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Häiriöiden tutkinnassa ja korjaavissa toimissa on suojattava asianomaiset tiedot ja säilytettävä tarvittava näyttö.
8. Haavoittuvuuksien hallinta ja turvallinen kehitys
Koodivarastoissa on automaattisia testejä ja staattisia laatutarkistuksia virheiden havaitsemisen tueksi. Tunnistetut tietoturvaongelmat on arvioitava ja korjattava niiden riskin mukaisesti. Nämä kehitysvaiheen tarkistukset eivät osoita, että jokainen riippuvuus skannataan jokaisessa koontiversiossa, että ulkoinen tunkeutumistestaus on tehty tai että jokaiselle ominaisuudelle on laadittu valmis uhkamalli. Ajantasaista arviointinäyttöä voi pyytää meiltä.
9. Poistaminen, säilytys ja siirrettävyys
Palvelu tarjoaa käyttäjä- ja työntekijätietojen vienti- ja poistotyönkulut sekä hallinnollisen vuokralaistason viennin. Niiden laajuus ja käyttöoikeudet eroavat toisistaan. Poistorutiinit poistavat tai anonymisoivat tuetut tiedot. Ne eivät tarjoa yleistä työnantajan hallitsemaa oikeudellisen säilytysvelvoitteen (legal hold) työnkulkua. Asiakkaan on arvioitava, mikä on lainmukainen vastaus yksittäiseen pyyntöön. Yrityksen työtilan poistaminen on eri asia kuin tilauksen uusimisen lopettaminen, ja siihen sisältyy 30 päivän peruutusaika sovelluksessa tehdyn pyynnön jälkeen. Henkilökohtaisen tilin poisto tapahtuu välittömästi, ja se käynnistää myös siihen liittyvien työtilajäsenyyksien poiston ilman erillistä työnantajan hyväksyntävaihetta. Säilytetyille estetyille työaikatiedoille ei tällä hetkellä ole erillistä hakutyönkulkua. DPA säätelee palauttamista tai poistamista käsittelyn päättyessä, mukaan lukien suojatut varmuuskopiot ja säilytettävät pakolliset tiedot.
10. Alikäsittelijöiden asianmukainen arviointi
Osoitteessa /legal/sub-processors oleva palveluntarjoajaluettelo kuvaa roolit, sijainnit, tietoryhmät ja toimittajasopimukset. Käsittelijän on käytettävä alikäsittelijöitä GDPR:n 28 artiklan vaatimukset täyttävien kirjallisten ehtojen nojalla, se vastaa edelleen vaadituista suojatoimista, ja sen on noudatettava DPA:n mukaista valtuutus-, ennakkoilmoitus- ja vastustamismenettelyä.
11. Henkilöstö
Henkilöstön, jolla on oikeus käsitellä asiakkaan henkilötietoja, on oltava salassapitovelvoitteiden sitoma, ja sen käyttöoikeuksien on vastattava sen vastuualueita. Käyttöoikeuksien hallinta, tietoturvatietoisuus ja tietojenkäsittelymenettelyt ovat osa Käsittelijän organisatorisia suojatoimia. Velvollisuus suojata säilytettyjä henkilötietoja jatkuu toimeksiannon tai tilauksen päättymisen jälkeen.