Tutustu EU:n palvelinsijoitukseen, kansainvälisiin tiedonsiirtoihin, tietosuojakehykseen sekä käytännön kysymyksiin, joita kannattaa esittää HR-ohjelmistopalveluntarjoajalle.
HR-alustan valitseminen edellyttää ymmärrystä siitä, missä työntekijöiden tiedot säilytetään, kuka niihin pääsee käsiksi ja mitä suojatoimia sovelletaan. Selkeän vastauksen tulisi kattaa tietokanta, asiakirjat, varmuuskopiot, tukipalvelujen käyttöoikeudet ja liitetyt palvelut.
Tiedot tarkistettu 21. syyskuuta 2026.
EU:n alueella tapahtuva tietojen säilyttäminen voi olla hyödyllinen hankintavaatimus. Se ei sinänsä takaa säännösten noudattamista, eikä GDPR aseta yleistä kieltoa henkilötietojen tallentamiselle tai käsittelylle Euroopan talousalueen ulkopuolella. Kansainväliset siirrot edellyttävät pätevää V luvun mukaista menettelytapaa sekä muita käsittelyyn sovellettavia vaatimuksia. EDPB: kansainväliset tietosiirrot
Pyydä palveluntarjoajaa erottamaan toisistaan sen kotipaikka ja tietojen käsittelypaikat. EU-yritys voi käyttää infrastruktuuria tai tukitiimejä muualla. Pelkkä palvelimen osoite ei myöskään kerro paljoakaan siitä, kuka hallitsee salausavaimia tai kuka pääsee käsiksi tietoihin etäyhteyden kautta.
Vuoden 2020 Schrems II -tuomio mitätöi Privacy Shieldin, mutta piti voimassa vakiomuotoiset sopimuslausekkeet (SCC) tietojen siirron välineenä edellyttäen, että vaaditut arvioinnit ja suojatoimenpiteet toteutetaan. Vakiomuotoiset sopimuslausekkeet eivät ole yleispätevä hyväksyntä kaikille siirroille: osapuolten on tarkasteltava, toimivatko ne kyseisissä olosuhteissa, ja käytettävä tarvittaessa täydentäviä toimenpiteitä. EDPB: täydentävät toimenpiteet
Komissio hyväksyi vuonna 2023 EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä koskevan riittävyyspäätöksen. Se kattaa siirrot osallistuviin yhdysvaltalaisiin organisaatioihin niiden sertifioinnin puitteissa. Tarkista vastaanottajan nykyinen luettelointi ja se, kattaako se kyseiset tiedot, mukaan lukien tarvittaessa HR-tiedot. Euroopan komissio: EU–Yhdysvallat-siirrot
Syyskuussa 2025 yleinen tuomioistuin hylkäsi kanteen asiassa Latombe v. komissio arvioimalla päätöstä sen hyväksymishetkellä. Kyseistä tuomiota ei tule pitää takuuna tulevista oikeudenkäynneistä tai hallituksen politiikasta. Tarkista nykyinen tietosuojan riittävyyttä koskeva tilanne hankintapäätöstä tehdessäsi. Yleinen tuomioistuin: Latombe-tuomio
CLOUD-laissa täsmennettiin, että palveluntarjoajat, jotka ovat asiaankuuluvan yhdysvaltalaisen oikeudellisen menettelyn alaisia, voivat joutua luovuttamaan hallussaan, säilytyksessään tai hallinnassaan olevia tietoja, vaikka ne olisi tallennettu ulkomaille. Kyseessä ei ole rajoittamaton pääsy kaikkiin ulkomaisiin tietokantoihin, eikä pelkkä yhtiömuoto ratkaise kaikkia lainkäyttöalueita tai hallintaa koskevia kysymyksiä. Yhdysvaltain oikeusministeriö: CLOUD Act -lain selitys
Hyödyllisiä jatkokysymyksiä ovat: mikä taho pääsee käsiksi tietoihin, kuka hallitsee avaimia, miten viranomaisten pyynnöt käsitellään ja millaisen ennakkoilmoituksen palveluntarjoaja voi antaa? Nämä vastaukset antavat enemmän tietoa kuin lupaus siitä, että yrityksen tai palvelimen sijainti poistaa kaikki oikeudelliset riskit.
Pyydä seuraavat tiedot ennen alustan valitsemista:
Erota sovellustiedot laskutus tiedoista, mutta älä oleta, että laskutus tiedot ovat nimettömiä. Nimetty tilinhaltijan yhteystiedot voivat silti olla henkilötietoja. Valinnaisten integraatioiden osalta tulisi arvioida sekä niiden lähettämiä että vastaanottamia tietoja.
Säilytä palveluntarjoajan tietosuojasopimus (DPA) ja käsittelyä koskevat ilmoitukset arviointiasi varten. Kirjaa ylös kaikki organisaatiollesi merkitykselliset vaatimukset, kuten tietty palvelinpaikkakunta tai tukipalvelujen saatavuutta koskevat rajoitukset. Pyydä kirjallista selvitystä ratkaisemattomista seikoista, ennen kuin luotat yleiseen ”EU:ssa sijaitseva” -merkintään.
PersoHR:n osalta aloita tutustumalla tietoturvatoimiimme, tietojenkäsittelysopimukseemme ja alihankkijoiden luetteloon. Nämä asiakirjat kuvaavat palvelun eri osia, ja niitä tulisi lukea yhdessä. Täydellinen kuvaus tietovirrasta on hyödyllisempi kuin väite, jonka mukaan pelkästään maantieteellinen sijainti tekee tuotteesta säännösten mukaisen.
Kokeile PersoHR:ää ilmaiseksi 30 päivää. Ei luottokorttia tarvita.
Aloita 30 päivän ilmainen kokeilujakso