TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuojaseloste
Miten käsittelemme henkilötietoja, mitä oikeuksia sinulla on GDPR:n nojalla ja miten voit käyttää niitä.
Jos työnantajasi on lisännyt sinut PersoHR:ään
Työnantajasi on niiden HR-tietojen rekisterinpitäjä, joita se hallinnoi PersoHR:ssä, ja PersoHR käsittelee näitä tietoja sen puolesta. Ota tätä käsittelyä koskevissa asioissa yhteyttä työnantajaasi tai HR-ylläpitäjään. PersoHR ylläpitää myös henkilökohtaista kirjautumistiliäsi, joka voi olla yhteydessä useampaan kuin yhteen työtilaan, ja käsittelee tietoja omiin tilin tietoturvan, asiakassuhteiden, laskutuksen, tuen ja verkkosivuston tarkoituksiinsa. Ota näitä toimintoja koskevissa asioissa yhteyttä osoitteeseen privacy@persohr.eu. Jos suljet henkilökohtaisen tilisi, kunkin työnantajan sinusta säilyttämät tiedot jäävät kyseiselle työnantajalle, joka päättää, poistetaanko vai säilytetäänkö ne (kohdat 10 ja 11). Alla olevissa kohdissa nämä tarkoitukset erotellaan; itsepalvelutyökalun käyttö ei poista rekisterinpitäjän velvollisuutta arvioida pyyntöä.
1. Johdanto
Labb Holding Ltd ("me", "meitä", "meidän") ylläpitää PersoHR-henkilöstöhallintopalvelua. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, jaamme ja suojaamme henkilötietoja PersoHR:n ja julkisen verkkosivustomme yhteydessä asetuksen (EU) 2016/679 ("GDPR") ja sen täytäntöönpanoa koskevan Kyproksen lain 125(I)/2018 mukaisesti.
2. Kuka on tietojesi rekisterinpitäjä
Työnantajasi määrittää HR-käsittelynsä tarkoitukset, ja niiden osalta toimimme käsittelijänä osoitteessa /legal/dpa olevan tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Me määritämme jaetun PersoHR-kirjautumistilin ylläpidon, palvelumme suojaamisen, liikesuhteidemme hoitamisen ja verkkosivustomme ylläpidon tarkoitukset, ja toimimme näiden toimintojen rekisterinpitäjänä. Henkilökohtainen tilisi ja työtilajäsenyytesi ovat erillisiä: tili voi kuulua useaan työtilaan. Nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, syntymäaikaasi ja puhelinnumeroasi käytetään sekä tilissäsi että jokaisen sellaisen työtilan HR-tiedoissa, johon kuulut. Kun olet sulkenut tilisi, säilytämme tilisi tietoja näiden työnantajien puolesta niiden käsittelijänä ja käytämme niitä itse ainoastaan pyyntösi vahvistamiseen. Kun rekisteröidyt PersoHR:ään suoraan (esimerkiksi tilin omistajana yrityksen rekisteröinnin yhteydessä), kun otat meihin yhteyttä tai kun käytät julkista verkkosivustoamme, rekisterinpitäjä on Labb Holding Ltd, kyproslainen yksityinen osakeyhtiö, jonka rekisteröity toimipaikka on Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Kypros, rekisteröintinumero HE 424230, ALV-numero CY 10424230D, ja jota edustaa sen ainoa johtaja Michael Delamere. Voit ottaa meihin yhteyttä osoitteessa privacy@persohr.eu.
3. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa
Tietosuojaan liittyvät kysymykset tulee osoittaa osoitteeseen privacy@persohr.eu. Arvioimme käsittelymme luonteen, laajuuden ja tarkoitusten perusteella, edellyttävätkö GDPR:n 37 artikla ja sovellettava kansallinen lainsäädäntö tietosuojavastaavan nimeämistä. Mahdollisen nimetyn tietosuojavastaavan yhteystiedot julkaistaan tässä. Tämä yhteydenottojärjestely ei rajoita oikeuksiasi eikä lakisääteisiä vastausvelvoitteitamme.
4. Käsittelemämme henkilötietoryhmät
Tunniste- ja yhteystiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero, postiosoite, profiilikuva, syntymäaika ja -paikka sekä hätäyhteyshenkilön tiedot. Työsuhdetiedot: tehtävänimike, osasto, työsuhteen tyyppi, alkamis- ja päättymispäivät, työaika, esimies. Loma- ja poissaolotiedot: lomapyynnöt, saldot, yleiset vapaapäivät. Työajanseurannan tiedot: sisään- ja ulosleimaustapahtumat, tuntilistat ja ylityöt. Palkka- ja palkanlaskennan valmistelun tiedot: palkkatiedot, IBAN, jos toimitettu, vero- ja sosiaaliturvatunnisteet, jos toimitettu, kansalaisuus, sukupuoli, siviilisääty, lasten lukumäärä, sairausvakuutuksen tarjoaja ja tyyppi sekä kirkollisveron perusteena oleva uskontokunta. Suoriutumis- ja kehittymistiedot: tavoitteet, arvioinnit, palaute, koulutustiedot. Rekrytointitiedot: hakemukset, ansioluettelot, haastattelumuistiinpanot, suositukset. Asiakirjojen sisältö: sinun tai työnantajasi lataamat tiedostot. Viestintä- ja chat-tiedot alustalla. Todennus- ja tietoturvatiedot: kirjautumisaikaleimat, IP-osoitteet, selaimen/laitteen user-agent-tiedot ja laiteistuntotiedot, kaksivaiheisen todennuksen tila. Tukeen liittyvä kirjeenvaihto. Laskutustiedot, kun olet tilin omistaja: nimi, laskutusosoite, ALV-tunniste, maksutapatunnisteet (korttien raakatietoja säilyttää Stripe, ei me). Kirkollisveron perusteena oleva uskontokunta voi paljastaa uskonnon. Vammaisuustieto, sairauspoissaolot, lääkärintodistuksia koskevat tiedot ja eräät muut HR-tiedot voivat paljastaa terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, vaikka lääketieteellistä asiakirjaa ei olisi ladattu. Työnantajasi on osoitettava tälle käsittelylle 6 artiklan mukainen peruste ja mahdollinen 9 artiklan mukainen lisäedellytys. Allekirjoitustyönkulut voivat käsitellä allekirjoittajan tietoja, allekirjoituksia ja näyttöä allekirjoitustapahtumasta. Yrityksen oikeudelliset tiedot: asiakkaan virallinen nimi, yhtiömuoto, Y-tunnus tai rekisterinumero ja rekisteröity osoite sekä sen nimeämän tietosuojayhteyshenkilön nimi, tehtävä ja sähköpostiosoite, jotka annetaan rekisteröinnin yhteydessä tai asetuksissa ja tallennetaan sen yhteydessä, kun asiakas hyväksyy tietojenkäsittelysopimuksemme. Saamme tietoja sinulta, työnantajilta tai valtuutetuilta työtilan käyttäjiltä, jotka kutsuvat sinut tai kirjaavat sinua koskevia tietoja, yhdistetyistä palveluista sekä palvelun käytöstäsi. Pakolliset tili- ja tietoturvatiedot mahdollistavat kirjautumisen ja tilin suojaamisen; ilman niitä emme ehkä pysty tarjoamaan näitä toimintoja. Valinnaiset profiilitiedot ja niiden jakamisasetukset on merkitty sovelluksessa. Työnantajasi kertoo, mitä HR-tietoja se edellyttää ja mitä seuraa, jos niitä ei anneta.
5. Käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyyn, jossa olemme rekisterinpitäjä, sovelletaan 6 artiklan 1 kohdan b alakohtaa, kun henkilö on sopimuksen osapuoli tai pyytää meitä toteuttamaan toimenpiteitä ennen sopimuksen tekemistä. Yritysasiakasta edustavien henkilöiden osalta käytämme perusteena 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaa kyseisen asiakassuhteen hoitamiseen ja heidän kanssaan käytävään kirjeenvaihtoon edellyttäen, että heidän oikeutensa punnitaan etujamme vastaan. Käytämme perusteena oikeutettua etua myös jaettujen käyttäjätilien ylläpitoon ja suojaamiseen, palvelun tietoturvaan, väärinkäytösten estämiseen, kyselyihin vastaamiseen sekä julkisten sivujemme ja tilauspalvelumme käytön mittaamiseen sovellettavan intressivertailun ja päätelaitteeseen pääsyä koskevan mahdollisen erillisen suostumusvaatimuksen mukaisesti, sekä 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaa sovellettavien vero-, kirjanpito- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa. Työnantajasi määrittää ja selittää HR-käsittelynsä perusteet. Työsuhde ei ole yleinen peruste kaikelle henkilötietojen käytölle; erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluviin tietoihin ja rikostuomioita koskeviin tietoihin sovelletaan lisäksi 9 ja 10 artiklan edellytyksiä.
6. Miten käytämme tietojasi
Käsittelemme HR-tietoja asiakkaan ohjeiden mukaisesti HR-hallintoa varten sekä tili-, yhteys- ja teknisiä tietoja tässä tietosuojakäytännössä kuvattuihin alustan ja liiketoiminnan tarkoituksiin, joita ovat työntekijätietojen ylläpito, lomien ja poissaolojen hallinta, yrityksen rakenteen järjestäminen, suoriutumisen ja kehittymisen tukeminen, rekrytointi, palkanlaskennan vientien valmistelu, asiakirjojen säilyttäminen, sisäisen viestinnän mahdollistaminen, jaetut käyttäjätilit, laskutus, tuki, väärinkäytösten estäminen, tietoturva sekä julkisten sivujen ja tilaustapahtumien mittaus. Emme myy tietojasi, emme jaa niitä mainosverkostoille emmekä käytä niitä markkinointiin ilman erillistä suostumustasi (opt-in).
7. Tekoälyavusteiset ominaisuudet
Tekoälyominaisuuksiin kuuluvat HR-avustaja, perehdytysehdotukset, ohjatun käyttöönoton sisällön luominen, asiakirja-analyysi, arviointien luonnostelu, työtodistusten luonnostelu ja pyydetyt tekstikäännökset. PersoHR käyttää näissä ominaisuuksissa Mistral AI:ta. Tekoäly on oletusarvoisesti käytössä työtilan asetuksissa. Henkilökohtaista tekoälyn käytöstä kieltäytymistä ei sovelleta ohjatun käyttöönoton sisällön luomiseen eikä pyydettyyn vapaamuotoisen tekstin kääntämiseen. Asiakirja-analyysi ja arviointien luonnostelu eivät tarkista työntekijän käsittelyn rajoittamista koskevaa merkintää. Ohjatun käyttöönoton sisällön luominen voi lähettää omistajan nimen ja yrityksen kuvauksen. Syötteisiin voi kuulua kehotteesi, toiminnon kokoama asiaankuuluva työntekijä- tai arviointikonteksti sekä analysoitavaksi lähetettyjen asiakirjojen sisältö. Vastaukset voivat sisältää henkilötietoja, ja ne voidaan tallentaa osaksi asianomaista työnkulkua. Sisällytä vain tietoja, jotka sopivat tehtävään ja joille työnantajallasi on lainmukainen peruste. Tekoälyasetukset eivät automaattisesti poista henkilöä koskevia mainintoja muiden käyttäjien toimittamista asiakirjoista tai teksteistä. Palveluntarjoajan käsittely- ja siirtotiedot kuvataan alikäsittelijäluettelossa. Älä oleta, että pelkkä palveluntarjoajan rekisteröinti EU:ssa ratkaisee jokaisen käsittelysijainnin tai säilytysasetuksen.
8. Alikäsittelijät ja vastaanottajat
Käytämme palveluntarjoajia asiakkaiden HR-käsittelyyn ja omiin toimintoihimme, joissa olemme rekisterinpitäjä. Palveluntarjoaja on DPA:n mukainen alikäsittelijä vain siltä osin kuin se käsittelee asiakkaan henkilötietoja puolestamme. Stripe toimii myös itsenäisenä rekisterinpitäjänä tiettyjä maksu-, petostentorjunta- ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamistarkoituksia varten omien tietosuojatietojensa mukaisesti. Asiakkaan käyttöön ottamat chat- ja allekirjoituspalvelut voivat vastaanottaa pyydetyn toiminnon edellyttämän sisällön ja vastaanottajatiedot; niiden rooli riippuu siitä, kuka valitsee palveluntarjoajan ja tekee sen kanssa sopimuksen. Ajantasainen luettelo, joka sisältää kunkin alikäsittelijän roolin, sijainnin ja tietosuojamekanismin, on julkaistu osoitteessa /legal/sub-processors. Ilmoitamme tilin omistajalle vähintään 30 päivää ennen alikäsittelijän lisäämistä tai vaihtamista ja tarjoamme oikeuden vastustaa muutosta perustelluista tietosuojaan liittyvistä syistä.
9. Kansainväliset siirrot
Keskeisten HR-tietojen isännöinti toteutetaan Hetznerin kautta Saksassa. Tekoäly, sähköposti, tietoturvaan liittyvät tekstiviestit, analytiikka ja laskutus edellyttävät osoitteessa /legal/sub-processors lueteltujen palveluntarjoajien käyttöä. Palveluntarjoajien pääkonttorit, tallennussijainnit ja jatkokäsittely ovat tietovirran eri osia. Stripe-laskutukseen voi liittyä käsittelyä ETA-alueen ulkopuolella; asiakkaan käyttöön ottamat integraatiot voivat myös luovuttaa tietoja asiakkaan valitsemille palveluntarjoajille. Kun järjestämme siirtoja ETA-alueen ulkopuolelle, niiden on perustuttava sovellettavaan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai GDPR:n V luvun mukaisiin asianmukaisiin suojatoimiin, ja tarvittaessa on käytettävä täydentäviä toimenpiteitä. Ota yhteyttä osoitteeseen privacy@persohr.eu saadaksesi tietoja tietoihisi sovellettavista suojatoimista ja siitä, miten saat niistä jäljennöksen.
10. Säilytysajat
Työnantajasi vastaa sen määrittämisestä, kuinka kauan sen HR-tietoja saa lainmukaisesti säilyttää, ottaen huomioon niiden tarkoituksen, sovellettavan työ- ja verolainsäädännön sekä perustellut oikeudelliset säilytysvelvoitteet. Nykyiset poistotyökalut ja automaattiset poistoaikataulut eivät anna työnantajalle täyttä määräysvaltaa näihin päätöksiin. Työsuhteen päättyminen tai tilauksen peruuttaminen ei sellaisenaan poista kaikkia tietoja. Tietojen palauttamista ja poistamista käsittelyn päättyessä säätelee DPA:n kohta 13. Sovelluksessa tehtyyn yrityksen työtilan poistopyyntöön sisältyy 30 päivän peruutusaika. Henkilökohtaisen tilin sulkeminen on eri menettely, joka tulee voimaan välittömästi eikä sitä voi perua. Poistamme välittömästi kirjautumis- ja tietoturvatietosi, istuntosi, tiliasetuksesi, sovellukseen tallennetut tukipyynnöt kuvakaappauksineen sekä keskustelusi tekoälyavustajan kanssa. Kunkin sovelluksessa tehdyn tukipyynnön kopio, joka on saapunut tukipostilaatikkoomme, säilytetään muun tukikirjeenvaihdon tavoin, kuten alla kuvataan. Työnantajiesi sinusta säilyttämät HR-tiedot jäävät niiden työtiloihin, kunnes työnantaja poistaa ne tai työtila poistetaan. Työnantajan tekemä poisto voi silti jättää jäljelle tietoja, jotka sen on lain mukaan säilytettävä, kuten nimissäsi pidettävän työaikakirjanpidon, kunnes niiden säilytysaika päättyy tai työtila poistetaan. Työtila, jonka poisto on jo käynnissä, poistaa tietosi yöllisessä ajossa sen jälkeen, kun työnantajasi lopullinen kopio sen tiedoista on valmis, tai poiston yhteydessä, jos se tapahtuu ensin, joten ne sisältyvät jokaiseen lopulliseen kopioon, jonka työnantajasi saa. Meillä oleva kopio poistetaan työtilan mukana. Tilisi nimi, sähköpostiosoite, syntymäaika ja puhelinnumero säilytetään työnantajiesi puolesta, koska niiden tiedot käyttävät niitä, ja ne anonymisoidaan, kun jokainen työtila, johon kuuluit, on poistanut jäsenyytesi tai työtila on poistettu. Siihen asti sähköpostiosoite pysyy suljetun tilin yhteydessä, joten sen rekisteröiminen uudelleen tai sen kutsuminen mihinkään työtilaan hylätään. Kirjoitamme tähän osoitteeseen ainoastaan vahvistaaksemme pyyntösi, kertoaksemme sinulle työnantajan päätöksestä, toimittaaksemme ilmoituksia, jotka työnantajasi on lain mukaan velvollinen antamaan sinulle, ja lähettääksemme työtilan lopullisen kopion sen tiedoista, kun mikään muu kyseisen työtilan omistaja ei voi vastaanottaa sitä. Jos hyväksyit oikeudelliset ehtomme tai mallipohjan vastuuvapauslausekkeen työtilan puolesta, kun rekisteröit sen tai kun latasit käytäntömallin, tieto tästä hyväksynnästä säilytetään työtilan koko elinkaaren ajan sopimusnäyttönä, ja sen yhteydessä tallennettu IP-osoite ja selaintiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua tai silloin, kun henkilöllisyystietosi anonymisoidaan, sen mukaan, kumpi tapahtuu ensin. Työtilan antamat yrityksen oikeudelliset tiedot säilytetään niin kauan kuin työtila on olemassa, ja ne poistetaan sen mukana. Tietojenkäsittelysopimuksemme hyväksynnän yhteydessä tallennettu kopio säilytetään työtilan koko elinkaaren ajan sopimusnäyttönä, ja siinä oleva yhteyshenkilön sähköpostiosoite poistetaan, kun kyseisen henkilön PersoHR-henkilöllisyystiedot anonymisoidaan. Kun työtila poistetaan, säilytämme sen virallisen nimen, yhtiömuodon, Y-tunnuksen tai rekisterinumeron ja rekisteröidyn osoitteen tämän hyväksynnän tiedon kanssa enintään seitsemän vuoden ajan näyttönä siitä, kenen kanssa sopimus tehtiin. Tarkastusmerkintöihin sovelletaan ajastettua säilytystä ja erikseen määritettyjen oikeudellisen säilytysvelvoitteen alaisten tietojen erillistä säilytystä; niiden säilyttämistä ei luvata rajoittamattomasti. Todennustietoja säilytetään niiden tietoturvatarkoituksen ja vanhentumissääntöjen mukaisesti. Säilytämme laskutustietoja sovellettavien vero- ja kirjanpitovelvoitteiden vuoksi ja tukikirjeenvaihtoa pyynnön käsittelyä ja tarvittavia jatkotoimia tai oikeusvaateita varten. Nämä ajat riippuvat tiedosta ja sovellettavasta velvoitteesta, eivät yhdestä GDPR:n määräämästä päivien tai vuosien määrästä. Ota meihin yhteyttä saadaksesi tiettyyn tietoon sovellettavat säilytysperusteet. Tiedot, joita ei enää tarvita lainmukaiseen tarkoitukseen, poistetaan tai anonymisoidaan.
11. Oikeutesi
Voit GDPR:n 15–22 artiklan nojalla pyytää pääsyä tietoihisi, niiden oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tarvittaessa siirtämistä tai vastustaa käsittelyä. Näihin oikeuksiin liittyy edellytyksiä ja poikkeuksia: lakisääteisesti vaadittuja tietoja on ehkä säilytettävä, ja siirto-oikeus koskee toimittamiasi tietoja, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella. Voit peruuttaa suostumuksesi vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Ota HR-tietoja koskevissa pyynnöissä yhteyttä työnantajaasi ja käsittelyssä, josta olemme rekisterinpitäjä, osoitteeseen privacy@persohr.eu. Käytettävissä olevat tili- ja HR-työkalut voivat auttaa, mutta itsepalvelu ei kata täysin jokaista oikeutta tai tietoa. Voit sulkea henkilökohtaisen tilisi sovelluksessa. Tilin sulkeminen poistaa kirjautumistietosi ja muut kohdassa 10 luetellut tilitiedot ja välittää poistopyyntösi jokaiseen työtilaan, johon kuulut, koska kukin työnantaja on HR-tietojensa rekisterinpitäjä ja päättää, poistetaanko vai säilytetäänkö ne. Vahvistamme pyyntösi sähköpostitse ja kirjoitamme uudelleen, kun työnantaja kirjaa päätöksensä tai kun tietosi poistetaan, koska työtilan poisto on käynnissä. Jos työnantaja säilyttää tietosi, tilisi pysyy suljettuna. Työnantaja voi kutsua sinut uudelleen vasta, kun jokainen työtila, johon kuuluit, on poistanut jäsenyytesi tai työtila on poistettu. Vie tilisi tiedot ennen kuin suljet tilin, koska vienti edellyttää, että olet kirjautuneena. Jos olet sellaisen työtilan ainoa omistaja, jonka poisto ei ole käynnissä, tilisi sulkeminen tekee sen pisimpään palvelleesta aktiivisesta HR-ylläpitäjästä omistajan. Jos työtilalla ei ole aktiivista HR-ylläpitäjää, tiliäsi ei voi sulkea ennen kuin työtilalla on toinen aktiivinen omistaja tai aktiivinen HR-ylläpitäjä tai kunnes työtilan poisto on käynnissä. Sulkemisen jälkeen lähetä nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, syntymäaikaasi tai puhelinnumeroasi koskevat oikaisut osoitteeseen privacy@persohr.eu. Välitämme pyynnön jokaiselle työnantajalle, jolla on sinusta tietoja, ja teemme oikaisun sen ohjeen mukaisesti. Vastuullisen rekisterinpitäjän on vastattava ilman aiheetonta viivytystä ja kuukauden kuluessa; sallitusta enintään kahden lisäkuukauden pidennyksestä on kerrottava perusteluineen ensimmäisen kuukauden aikana. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle tai hakea muutosta tuomioistuimelta, jos pyyntö hylätään.
12. Automatisoitu päätöksenteko
PersoHR:n tekoälyominaisuudet avustavat käyttäjiä HR-tehtävissä. Asiakkaiden on tarkistettava tulokset ennen niihin luottamista, eivätkä he saa käyttää niitä ainoana tai ratkaisevana perusteena merkittävissä työsuhdetta koskevissa päätöksissä, kuten palveluehdoissa määrätään. Tämä on käyttöä koskeva vaatimus eikä väite siitä, että jokainen työnkulku teknisesti pakottaa ihmisen tekemän hyväksynnän. Palvelu suorittaa myös sääntöpohjaisia HR-työnkulkuja, kuten lomasaldolaskelmia, siirtoilmoituksia sekä siirrettyjen lomien vanhentumista tai säilyttämistä. Nämä toiminnot voivat vaikuttaa kirjattuihin oikeuksiin. Työnantajasi vastaa sovellettavien sääntöjen ja harjoittamansa automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin selittämisestä, sen arvioimisesta, kuuluuko sen käyttö GDPR:n 22 artiklan soveltamisalaan, sekä vaadittujen suojatoimien ja päätöksen riitauttamismahdollisuuden tarjoamisesta. Tekoälyominaisuuksien osalta on otettava huomioon myös sovellettava tekoälylainsäädäntö.
13. Käsittelyn turvallisuus
Sovelluksen suojatoimiin kuuluvat roolipohjainen pääsynhallinta, vuokralaiskohtaiset hallintakeinot, salasanaton todennus, määräaikaiset tunnisteet, kaksivaiheisen todennuksen vaatimukset etuoikeutetuille rooleille, valittujen arkaluonteisten kenttien salaus sekä tarkastusmerkinnät tuetuista toimista. Tietoturvaliite osoitteessa /legal/security selittää niiden laajuuden. Nämä ominaisuudet tukevat velvollisuuttamme ylläpitää käsittelyn riskiin nähden asianmukaista tietoturvaa; ne eivät ole takuu siitä, ettei häiriöitä voi tapahtua.
14. Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen
Kun käsittelemme HR-tietoja työnantajan puolesta, ilmoitamme kyseiselle rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuamme tiedon henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ja avustamme sitä sen toimissa. Käsittelyssä, josta olemme rekisterinpitäjä, ilmoitamme toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Jos GDPR:n 34 artikla sitä edellyttää, ilmoitamme ilman aiheetonta viivytystä myös asianomaisille henkilöille loukkauksesta, joka todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin.
15. Evästeet ja vastaavat teknologiat
PersoHR käyttää selaimen tallennustilaa kirjautumiseen, kielivalintoihin, keskeneräisiin työnkulkuihin ja käyttöliittymän asetuksiin. Päivitystunnisteeväste on HttpOnly-tyyppinen, joten sivun JavaScript ei voi lukea sitä; tämä ei estä kaikkia skriptien syöttöhyökkäyksen seurauksia. Markkinointisivusto käyttää kielievästettä ja evästeetöntä Plausible-analytiikkaa. Selainanalytiikka kattaa julkisen verkkosivuston sivut sekä sovelluksen julkiset todennus- ja oikeudelliset sivut. Kirjautuneen työtilan sivunkatseluja ei lähetetä. Kun toiminto on käytössä, taustajärjestelmä lähettää myös kassa- ja maksutapahtumia, jotka sisältävät paketin, laskutusjakson, summan ja kassatapahtumien osalta yrityksen maan; näiden tapahtumien sisältö ei sisällä nimiä, sähköpostiosoitteita eikä vuokralaistunnisteita. Stripe voi käyttää omia evästeitään kassatapahtuman aikana. Luettelo ja tarkoitukset ovat sivulla /legal/cookies. Se, edellyttääkö tallennustoiminto suostumusta, riippuu sen tarkoituksesta ja sovellettavista säännöistä; pelkkä ensimmäisen osapuolen tai evästeetön toteutus ei sellaisenaan muodosta oikeudellista poikkeusta.
16. Tukipyynnöt
Kun käytät sovelluksen yhteydenottolomaketta tai kirjoitat osoitteeseen support@persohr.eu, viestisi ja mahdollinen liitetty kuvakaappaus välittyvät tukitiimillemme. Sovelluksen lomake sisältää myös kontekstitietoja, kuten yrityksesi, pakettisi, nimesi, sähköpostiosoitteesi ja nykyisen sivun, pyynnön selvittämisen helpottamiseksi. Älä sisällytä viesteihin tai kuvakaappauksiin asiaan liittymättömiä henkilötietoja. Verkkosivuston yhteydenottolomake käsittelee nimesi, sähköpostiosoitteesi, valinnaisen yrityksen nimen ja viestisi ja lähettää ne meille sähköpostitse. Se käyttää IP-osoitteeseen perustuvaa pyyntöjen rajoittamista väärinkäytösten estämiseksi. Toimitukseen ja siitä syntyvään postilaatikon kirjeenvaihtoon osallistuvat määrittämämme sähköpostipalvelut. Säilytämme kirjeenvaihtoa pyynnön ratkaisemista ja tarvittavia jatkotoimia varten sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden tai vaateiden mukaisesti. Kun suljet henkilökohtaisen tilisi, sovellus poistaa sovelluksen lomakkeella lähettämäsi pyynnöt ja niiden kuvakaappaukset. Kunkin pyynnön tukipostilaatikkoomme lähettämä kopio säilytetään muun kirjeenvaihdon tavoin.
17. Oikeus tehdä valitus
Sinulla on muiden oikeussuojakeinojen estämättä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa on vakituinen asuinpaikkasi tai työpaikkasi tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelymme rikkoo GDPR:ää. Valvontaviranomainen Kyproksessa, johon Labb Holding Ltd on sijoittautunut, on Kyproksen henkilötietojen suojelusta vastaavan valtuutetun toimisto (Office of the Commissioner for Personal Data Protection, www.dataprotection.gov.cy). Euroopan tietosuojaneuvosto julkaisee luettelon kaikista kansallisista valvontaviranomaisista osoitteessa edpb.europa.eu.
18. Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä vastaamaan palvelun, sovellettavan lain tai käsittelytoimintojemme muutoksia. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan tilin omistajalle sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen niiden voimaantuloa. Versio ja viimeisimmän päivityksen päivämäärä näkyvät tämän asiakirjan alussa; mahdollinen erillinen tuleva voimaantulopäivä ilmoitetaan muutosilmoituksessa. Kun toimimme rekisterinpitäjänä, ilmoitamme olennaisista muutoksista myös asianomaisille henkilöille sovellettavan lain edellyttämällä tavalla. Tietosuojaseloste kertoo käsittelystä; sen kuittaaminen ei sellaisenaan merkitse suostumusta eikä luopumista tietosuojaoikeuksista. Edellinen versio on saatavilla pyynnöstä osoitteesta privacy@persohr.eu.
19. Yhteystiedot
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@persohr.eu tai kirjoita osoitteeseen Labb Holding Ltd, Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Kypros. Tiedoissa, joiden rekisterinpitäjä työnantajasi on, voit ottaa yhteyttä myös yrityksesi ylläpitäjään. Pyyntöihin, jotka koskevat GDPR:n mukaisten oikeuksien käyttämistä käsittelyssä, josta olemme rekisterinpitäjä, sovelletaan kohdan 11 vastausaikoja ja sallittuja pidennyksiä.