Anzeichen dafür, dass Ihnen Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen, die Funktionen, auf die es wirklich ankommt, Warnsignale, auf die Sie achten sollten, und die Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden.
Beginnen Sie mit den HR-Aufgaben, die Ihr Team jede Woche erledigt: Urlaubsanträge, Mitarbeiterakten, Einarbeitung und Dokumente. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die Tools, Kosten und den Umgang mit Daten hinter den einzelnen Optionen zu bewerten.
Faktenprüfung am 21. September 2026. Die nachstehenden Kaufempfehlungen stellen einen praktischen Bewertungsrahmen dar und sind kein objektiver Vergleich der genannten Anbieter.
Die Erfassung von Urlaubstagen sorgt häufig für Verwirrung. Wenn ein Mitarbeiter fragt, wie viele Urlaubstage ihm noch zustehen, und Sie dafür drei Dateien öffnen und im Kopf rechnen müssen, ist das ein Problem.
Die Einarbeitung verläuft uneinheitlich. Neue Mitarbeiter machen unterschiedliche Erfahrungen, je nachdem, wer ihre Einarbeitung betreut. Einige erhalten eine gründliche Einweisung; anderen fehlen Tools, Zugangsrechte oder Arbeitsmittel.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie Ihre Verpflichtungen gemäß der DSGVO erfüllen. Mitarbeiterdaten sind über E-Mails, gemeinsam genutzte Laufwerke und lokale Dateien verstreut. Sie könnten eine Antwort auf einen Antrag auf Auskunftserteilung nur mit erheblichem Aufwand erstellen.
Sie haben eine Frist zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften versäumt. Eine Vertragsverlängerung, eine Probezeitbewertung, eine Anmeldung bei der Sozialversicherung. Solche Dinge kommen vor, doch wenn sie passieren, weil es kein System gab, das sie erfasst hätte, ist es an der Zeit, ein System einzuführen.
Die Verwaltung nimmt mehr Zeit in Anspruch, als Ihr Team aufbringen kann. Vergleichen Sie den Zeitaufwand für die Pflege von Unterlagen mit den Kosten und dem Aufwand für die Einführung eines Systems; die Mitarbeiterzahl allein gibt keinen Aufschluss darüber, wann ein Wechsel angebracht ist.
Wenn Anbieter HR-Software vorführen, präsentieren sie oft zunächst beeindruckende Dashboards und KI-Funktionen, die in einer Präsentation gut zur Geltung kommen. Die Funktionen, auf die es im Arbeitsalltag ankommt, sind weniger glamourös.
Ein nützlicher Workflow für Urlaubs beantragungen sollte routinemäßige Anträge sowie die für Ihr Team geltenden Regeln abdecken. Achten Sie auf Folgendes:
Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren EU-Ländern beschäftigen, muss das System die unterschiedlichen Ansprüche je nach Land berücksichtigen. Für einen französischen Mitarbeiter gelten andere Urlaubsregelungen als für einen niederländischen.
Ein zentraler, strukturierter Ort für Arbeitsverträge, persönliche Daten, Notfallkontakte, Dokumente und Notizen. Achten Sie auf Suchfunktionen, Zugriffskontrollen und ein Prüfprotokoll. Testen Sie, ob Sie die für einen Auskunftsantrag erforderlichen Datensätze finden und exportieren können.
Vorlagen mit Aufgaben, die verschiedenen Personen (IT, Führungskraft, Personalabteilung) zugewiesen sind, sowie mit Fälligkeitsterminen und einer Nachverfolgung des Fertigstellungsstatus. Verwenden Sie eine gemeinsame Checkliste für die wesentlichen Punkte und passen Sie diese anschließend an die jeweilige Rolle an. Klar definierte Verantwortliche und eine Fortschrittsnachverfolgung helfen den Mitarbeitern dabei, die Aufgaben zu Ende zu führen.
Speichern Sie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Unternehmensrichtlinien an einem Ort. Mitarbeiter sollten auf ihre eigenen Dokumente zugreifen können, ohne jemanden darum bitten zu müssen. Führungskräfte sollten keinen Zugriff auf Dokumente haben, die sie nicht einsehen müssen.
Automatische Benachrichtigungen zu Vertragsablaufdaten, Fristen für Probezeitbewertungen, Ablaufdaten von Arbeitserlaubnissen und Dokumentenverlängerungen. Das sind die Dinge, die in Tabellenkalkulationen oft übersehen werden.
Integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnung. Prüfen Sie, welche Länder, Berechnungen und gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen der Dienst abdeckt und wer für die Anpassung an geänderte Vorschriften zuständig ist. Unabhängig davon, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert ist oder über einen anderen Anbieter erfolgt, testen Sie den Datenübergang und legen Sie fest, wer für Korrekturen verantwortlich ist.
KI-Leistungsbeurteilungen. Prüfen Sie, was das System tatsächlich leistet: Das Verfassen von Texten, die Bewertung der Leistung und die Empfehlung von Beschäftigungsentscheidungen werfen unterschiedliche Fragen auf. Artikel 22 der DSGVO betrifft Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen haben. Menschliches Eingreifen führt nicht automatisch dazu, dass ein KI-System im Arbeitsbereich aus den Hochrisikokategorien des KI-Gesetzes herausfällt. Die aktuellen Umsetzungsleitlinien der Kommission sehen vor, dass die Hochrisikoregeln gemäß Anhang III, einschließlich relevanter Anwendungen im Arbeitsbereich, am 2. Dezember 2027 in Kraft treten; andere Verpflichtungen aus dem KI-Gesetz gelten bereits. Europäische Kommission: KI-Gesetz
Umfassende Analysen. Beginnen Sie mit Berichten, die Entscheidungen unterstützen, die Sie tatsächlich treffen, wie beispielsweise Urlaubssalden und überfällige Onboarding-Aufgaben. Fragen Sie sich, wie Ihr Team von weiterführenden Berichten profitieren könnte, bevor Sie dafür bezahlen.
Einige Anbieter berechnen die Kosten pro Mitarbeiter und Monat ohne Mengenrabatt. Bei 5 Mitarbeitern ist dies kein Problem. Bei 50 Mitarbeitern kann dies jedoch zu erheblichen Kosten führen. Machen Sie sich mit der Preisentwicklung vertraut, bevor Sie sich festlegen.
Erkundigen Sie sich, wo Aufzeichnungen, Dokumente und Sicherungskopien gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und welche Anbieter daran beteiligt sind. Ein Hosting innerhalb der EU kann für Ihr Unternehmen eine Anforderung sein, doch die DSGVO erlaubt unter bestimmten Bedingungen auch internationale Datenübermittlungen. Bewerten Sie die tatsächlichen Vereinbarungen, anstatt die Nationalität als Nachweis für die Einhaltung der Vorschriften zu betrachten. EDPB: Internationale Datenübermittlungen
Für Anbieter, die US-amerikanischen Rechtsverfahren unterliegen, kann der CLOUD Act auf Daten zugreifen, die sich in ihrem Besitz, ihrer Verwahrung oder unter ihrer Kontrolle im Ausland befinden. Erkundigen Sie sich nach Zugriffsmöglichkeiten, der Bearbeitung rechtlicher Anfragen und Sicherheitsvorkehrungen. US-Justizministerium: CLOUD Act
Wenn eine HR-Plattform in Ihrem Auftrag Mitarbeiterdaten verarbeitet, ist für diese Geschäftsbeziehung ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 erforderlich. DSGVO, Artikel 28 Wenn ein Anbieter keine klare Datenschutzerklärung vorlegen kann oder Wochen braucht, um eine solche bereitzustellen, sagt dies viel darüber aus, wie ernst er den Datenschutz nimmt.
Was passiert, wenn Sie das Unternehmen verlassen möchten? Können Sie alle Ihre Mitarbeiterdaten in einem nutzbaren Format exportieren? Bei einem Export können Dokumente, der Verlauf oder Beziehungen zwischen Datensätzen möglicherweise unberücksichtigt bleiben. Bitten Sie um ein Beispiel und prüfen Sie, ob dieses alles enthält, was Sie für eine Migration benötigen.
Ordnen Sie die von Ihnen benötigten Funktionen den Preisstufen zu, darunter Zugriffskontrollen, Exportfunktionen, Prüfprotokolle und Support. Vergleichen Sie die Gesamtkosten der für Ihr Team erforderlichen Preisstufe zusammen mit den Einrichtungs- und Migrationskosten.
Bevor Sie sich für eine Personalplattform entscheiden, sollten Sie klare Antworten auf folgende Fragen erhalten:
Wo genau werden die Daten gespeichert? Erkundigen Sie sich nach den Standorten der Rechenzentren, den Cloud-Anbietern und den beteiligten juristischen Personen, einschließlich derjenigen mit Fernzugriff.
Sind Sie in der EU ansässig? Falls ja, in welchem Land? Erkundigen Sie sich, welche juristischen Personen die Dienstleistung erbringen und Zugriff auf Ihre Daten haben.
Darf ich Ihre DPA einsehen? Bitten Sie um das Dokument, bevor das Verkaufsgespräch endet. Ein seriöser Anbieter wird eine solche Vereinbarung bereithalten.
Welche Unterauftragsverarbeiter setzen Sie ein? Jeder Dienst, auf den die HR-Plattform angewiesen ist (E-Mail-Versand, Dateispeicherung, Support-Tools), stellt eine potenzielle Datenübermittlung dar. Sie haben das Recht zu erfahren, um wen es sich dabei handelt und wo diese Unternehmen ihren Sitz haben.
Wie exportiere ich meine Daten, wenn ich das Unternehmen verlasse? In welchem Format, wie lange dauert es und fallen dabei Kosten an?
Was geschieht mit meinen Daten nach der Kündigung? Werden sie sofort gelöscht? Nach 30 Tagen? Ist nach der Kündigung ein abschließender Datenexport möglich?
Wie gehen Sie mit Auskunftsersuchen meiner Mitarbeiter um? Ein gutes System sollte dies unkompliziert gestalten. Prüfen Sie, welche Funktionen im Selbstbedienungsmodus verfügbar sind, wo Unterstützung erforderlich ist und ob der Prozess Ihre Antwortfristen einhalten kann.
Stellen Sie eine Vorauswahl an Tools zusammen, die zu Ihren Routineaufgaben passen: Urlaubsverwaltung, Mitarbeiterakten, Einarbeitung und Dokumente. Prüfen Sie die Verarbeitungsvereinbarungen und die Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) und testen Sie anschließend mithilfe eines Demokontos diese Arbeitsabläufe gemeinsam mit den Personen, die sie nutzen werden.
Beziehen Sie die Einrichtung, Schulung und den Support in Ihre Bewertung mit ein. Eine sinnvolle Testphase sollte zeigen, ob Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen können und Führungskräfte die benötigten Informationen finden.
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