Tarefas práticas de IA para pequenas equipas de RH, com exemplos, verificações relativas ao tratamento de dados e uma lista de verificação para a realização do seu primeiro projeto-piloto.
Tem um novo colaborador a chegar na segunda-feira, uma atualização de política para explicar e um anúncio de emprego que ainda precisa de ser redigido. A IA pode ajudar a produzir um primeiro rascunho para cada um deles. A questão relevante é saber se a verificação do resultado exige menos trabalho do que o que seria necessário para o redigir por si próprio.
No caso de uma equipa pequena, comece por uma tarefa recorrente cujo resultado possa verificar. Chegue a acordo sobre quais as ferramentas e informações que os colaboradores podem utilizar, quem verifica o resultado e quando este está pronto para ser partilhado. Estes cinco exemplos constituem um ponto de partida.
Forneça à ferramenta as responsabilidades do cargo, as competências essenciais, as condições de trabalho e as informações salariais aprovadas. Peça-lhe que organize esses dados num anúncio claro e que assinale qualquer informação em falta.
Compare o rascunho com a descrição real do cargo. Elimine benefícios inventados, qualificações desnecessárias e formulações que possam excluir candidatos adequados. O gestor de recrutamento deve confirmar todos os compromissos antes da publicação. Não inclua os currículos dos candidatos neste exercício de elaboração do rascunho.
Utilize uma descrição genérica da função e etapas de integração aprovadas para elaborar um plano para a primeira semana. Solicite uma sugestão de responsável e um calendário para cada tarefa e, em seguida, peça às pessoas envolvidas que as confirmem.
Verifique o acesso, o equipamento, a formação e as apresentações à luz do funcionamento da sua empresa. Os prazos de registo locais e os requisitos de contratação requerem uma verificação separada. Uma lista de verificação plausível pode, ainda assim, omitir algo essencial. A nossa lista de verificação para integração na UE constitui uma referência inicial útil.
Assim que a ferramenta for aprovada para o nível de confidencialidade do documento, forneça a política atual e solicite uma breve explicação com referências às secções relevantes. Peça-lhe que identifique as questões que a política não responde.
Compare a explicação com o texto original, especialmente no que diz respeito a exceções, elegibilidade e prazos. Mantenha uma ligação para a política aprovada, para que os colaboradores possam consultar o texto na íntegra. Peça à pessoa responsável pela política que responda a perguntas sobre os direitos específicos de cada colaborador.
Um lembrete sobre uma sessão de formação ou uma alteração no horário de funcionamento do escritório pode constituir uma primeira experiência viável. Indique as datas confirmadas, o público-alvo e a ação necessária. Solicite uma mensagem curta e direta.
Certifique-se de que o rascunho não cria promessas indesejadas e que chega às pessoas certas. Para o projeto-piloto inicial, exclua do âmbito aprovado questões disciplinares, reclamações, informações de saúde e discussões individuais sobre remuneração.
A IA pode produzir uma tradução funcional de uma mensagem de boas-vindas ou de um anúncio geral. Indique-lhe o público-alvo, o nível de formalidade pretendido e os termos que devem permanecer inalterados.
Peça a alguém competente em ambas as línguas que compare o significado, incluindo datas, instruções e tom. Os contratos, as declarações de privacidade e os direitos legais necessitam de uma revisão linguística e temática adequada antes da sua utilização. Uma tradução fluente pode alterar uma obrigação sem que o erro seja óbvio.
Comece com texto público, exemplos fictícios ou material interno que a ferramenta esteja autorizada a processar. As políticas internas podem conter informações confidenciais, mesmo quando não incluem registos de colaboradores; por isso, verifique os termos da ferramenta e as regras da sua organização antes de as carregar.
Antes de utilizar dados pessoais, defina a finalidade e a base jurídica, limite a informação ao estritamente necessário e avalie quaisquer condições adicionais aplicáveis a dados de categorias especiais, tais como informações sobre a saúde. O consentimento é, geralmente, inadequado no contexto laboral, uma vez que os colaboradores podem não se sentir à vontade para recusar o pedido do empregador. EDPB: tratamento lícito
Verifique se é necessária uma avaliação de impacto relativa à proteção de dados antes de iniciar. O artigo 35.º do RGPD exige essa avaliação sempre que o tratamento proposto seja suscetível de criar um risco elevado para os direitos e liberdades das pessoas. RGPD, artigo 35.º
A remoção de um nome não implica necessariamente a anonimização de um registo. Uma função, uma localização e um acontecimento característico podem ainda identificar alguém numa equipa pequena. A informação pseudonimizada continua a ser considerada dados pessoais quando pode ser associada a um indivíduo. EDPB: anonimização e pseudonimização
Pergunte ao fornecedor quem processa os comandos e os resultados, onde ocorre o processamento e o acesso ao suporte, durante quanto tempo a informação é conservada, se é utilizada para formação e quem pode aceder à mesma. Quando um fornecedor atua na qualidade de seu subcontratante, é necessário um acordo ao abrigo do artigo 28.º. As transferências internacionais requerem as salvaguardas pertinentes do RGPD; o facto de a hospedagem se situar na UE, por si só, não resolve a questão da avaliação. RGPD, artigos 28.º e 44.º a 49.º
Se um prestador de serviços utilizar os dados fornecidos para os seus próprios fins, avalie esse tratamento separadamente. Mantenha os dados pessoais fora da fase piloto até que o acordo seja avaliado e aprovado. As nossas perguntas sobre prestadores de serviços abordam estas verificações com mais pormenor.
Utilize um prompt que relacione o rascunho a factos conhecidos. Por exemplo:
Elabore uma lista de verificação para o primeiro dia de um administrador de escritório fictício. Utilize apenas estas tarefas confirmadas: levantar o equipamento junto do departamento de TI, conhecer o gestor, participar na sessão de formação inicial sobre segurança agendada, rever o manual aprovado e testar o acesso ao sistema. Sugira uma ordem de execução. Indique os horários em falta e os responsáveis como «a confirmar». Não invente políticas da empresa nem requisitos legais.
Verifique se todas as tarefas confirmadas aparecem, se não foram adicionados requisitos não suportados e se os detalhes por resolver permanecem visíveis. A instrução ajuda a definir a tarefa; não garante que o modelo a siga.
Nas primeiras tentativas, registe o tempo de elaboração, o tempo de revisão e as correções. Evite incluir dados pessoais nesse registo piloto. Se a revisão demorar repetidamente mais tempo do que se realizasse a tarefa por si próprio, altere a tarefa ou interrompa a experiência.
Classificar candidatos, avaliar o desempenho ou recomendar despedimentos requer uma avaliação diferente da elaboração de uma mensagem genérica de boas-vindas. O artigo 22.º do RGPD diz respeito exclusivamente a decisões automatizadas com efeitos jurídicos ou de importância semelhante, sujeitas a exceções e salvaguardas específicas. RGPD, artigo 22.º
Uma etapa de aprovação humana, por si só, não resolve a avaliação jurídica. A Lei da IA aborda separadamente determinados sistemas de emprego como de alto risco, e os seus requisitos têm datas de aplicação diferentes. Verifique a utilização pretendida e as regras em vigor antes de introduzir um sistema deste tipo. Comissão Europeia: Lei da IA
Dê formação às pessoas sobre as tarefas aprovadas, as informações permitidas e os erros prováveis. Inclua exercícios práticos para verificar respostas incorretas e um procedimento claro para comunicar problemas. O artigo 4.º da Lei da IA exige que os fornecedores e as organizações que implementam sistemas de IA tomem medidas que promovam a literacia em IA das pessoas que utilizam esses sistemas em seu nome. A Comissão afirma que não é necessário qualquer certificado específico. Mantenha um registo das medidas tomadas. Comissão Europeia: Literacia em IA
Utilize este artigo como um auxílio prático ao planeamento, a par das verificações legais e organizacionais relevantes para o seu caso específico.
Um primeiro resultado útil é uma tarefa que a sua equipa possa realizar mais facilmente, mantendo a exatidão da informação e a responsabilidade bem definida.
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