POLÍTICA DE PRIVACIDADE
Política de Privacidade
Como tratamos dados pessoais, os seus direitos ao abrigo do RGPD e como exercê-los.
Se o seu empregador o registou no PersoHR
O seu empregador é o responsável pelo tratamento dos registos de RH que gere no PersoHR, e o PersoHR trata esses registos por conta dele. Contacte o seu empregador ou o administrador de RH sobre esse tratamento. O PersoHR gere também a sua conta pessoal de início de sessão, que pode estar ligada a mais do que um espaço de trabalho, e trata dados para as suas próprias finalidades de segurança da conta, relação com clientes, faturação, suporte e website. Contacte privacy@persohr.eu sobre essas atividades. Se encerrar a sua conta pessoal, os registos que cada empregador detém sobre si permanecem com esse empregador, que decide se os apaga ou conserva (secções 10 e 11). As secções abaixo distinguem estas finalidades; a utilização de uma ferramenta de self-service não dispensa o responsável pelo tratamento da obrigação de avaliar um pedido.
1. Introdução
A Labb Holding Ltd ("nós", "nos", "nosso") opera o serviço de gestão de RH PersoHR. A presente política de privacidade explica como recolhemos, utilizamos, partilhamos e protegemos dados pessoais no âmbito do PersoHR e do nosso website público, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 (o "RGPD") e com a Lei cipriota 125(I)/2018, que lhe dá execução.
2. Quem é o responsável pelo tratamento dos seus dados
O seu empregador determina as finalidades do seu tratamento de RH, relativamente ao qual atuamos como subcontratante nos termos do Acordo de Tratamento de Dados em /legal/dpa. Determinamos as finalidades da operação da conta de início de sessão partilhada do PersoHR, da segurança do nosso serviço, da gestão das nossas relações comerciais e do funcionamento do nosso website, e atuamos como responsável pelo tratamento relativamente a essas atividades. A sua conta pessoal e as suas associações a espaços de trabalho são distintas: uma conta pode pertencer a vários espaços de trabalho. O seu nome, endereço de email, data de nascimento e número de telefone servem tanto a sua conta como os registos de RH de cada espaço de trabalho a que pertence. Depois de encerrar a sua conta, conservamos os dados da sua conta por conta desses empregadores, na qualidade de seu subcontratante, e só os utilizamos nós próprios para confirmar o seu pedido. Quando se regista diretamente no PersoHR (por exemplo, como proprietário da conta durante o registo da empresa), quando nos contacta ou quando utiliza o nosso website público, o responsável pelo tratamento é a Labb Holding Ltd, uma sociedade privada cipriota de responsabilidade limitada por ações, com sede social em Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus, registada sob o n.º HE 424230, IVA CY 10424230D, representada pelo seu administrador único Michael Delamere. Pode contactar-nos através de privacy@persohr.eu.
3. Contacto de privacidade
As questões de privacidade devem ser dirigidas a privacy@persohr.eu. Avaliamos se é necessário um Encarregado da Proteção de Dados nos termos do artigo 37.º do RGPD e da legislação nacional aplicável, tendo em conta a natureza, a escala e as finalidades do nosso tratamento. Os contactos de qualquer EPD designado serão publicados aqui. Esta forma de contacto não limita os seus direitos nem as nossas obrigações legais de resposta.
4. Categorias de dados pessoais que tratamos
Dados de identificação e de contacto: nome, email, telefone, morada postal, fotografia de perfil, data e local de nascimento e contactos de emergência. Dados laborais: cargo, departamento, tipo de vínculo, datas de início e de fim, horário de trabalho, chefia. Dados de férias e ausências: pedidos de férias, saldos, feriados. Dados de registo de tempo: registos de entrada e de saída, folhas de horas e horas extraordinárias. Dados salariais e de preparação do processamento salarial: registos salariais, IBAN quando fornecido, identificadores fiscais e de segurança social quando fornecidos, nacionalidade, género, estado civil, número de filhos, entidade e tipo de seguro de saúde e confissão religiosa para efeitos de imposto eclesiástico. Dados de desempenho e desenvolvimento: objetivos, avaliações, feedback, registos de formação. Dados de recrutamento: candidaturas, CV, notas de entrevista, referências. Conteúdo de documentos: ficheiros carregados por si ou pelo seu empregador. Dados de comunicação e de chat na plataforma. Dados de autenticação e segurança: datas e horas de início de sessão, endereços IP, informações de user-agent do navegador/dispositivo e registos de sessões de dispositivos, estado da autenticação de dois fatores. Correspondência de suporte. Dados de faturação quando é o proprietário da conta: nome, morada de faturação, número de IVA, tokens de meios de pagamento (os dados de cartão em bruto são detidos pela Stripe e não por nós). A confissão religiosa para efeitos de imposto eclesiástico pode revelar a religião. A situação de deficiência, as ausências por doença, as informações de atestados médicos e alguns outros registos de RH podem revelar dados de saúde ou outras categorias especiais de dados, mesmo sem que seja carregado um documento médico. O seu empregador tem de estabelecer um fundamento do artigo 6.º e qualquer condição adicional do artigo 9.º para esse tratamento. Os fluxos de assinatura podem tratar dados dos signatários, assinaturas e provas do ato de assinatura. Dados legais da empresa: a denominação social, a forma jurídica, o número de registo e a sede social de um cliente, bem como o nome, o cargo e o endereço de e-mail do contacto para a proteção de dados que este indicar, introduzidos no registo ou nas definições e guardados com a sua aceitação do nosso Acordo de Tratamento de Dados. Recebemos dados de si, de empregadores ou de utilizadores autorizados do espaço de trabalho que o convidam ou registam informações sobre si, de serviços ligados e da sua utilização do serviço. Os dados de conta e de segurança obrigatórios permitem o início de sessão e a proteção da conta; sem eles, poderemos não conseguir disponibilizar essas funções. Os dados de perfil opcionais e os respetivos controlos de partilha são identificados na aplicação. O seu empregador explica quais as informações de RH que exige e as consequências de não as fornecer.
5. Fundamento jurídico do tratamento
Relativamente ao tratamento de que somos responsáveis, aplica-se o artigo 6.º, n.º 1, alínea b), quando a pessoa é parte no contrato ou nos pede que tomemos diligências antes da sua celebração. Para as pessoas que representam um cliente empresarial, baseamo-nos no artigo 6.º, n.º 1, alínea f), para a gestão dessa relação e a correspondência com elas, sujeito à ponderação dos seus direitos face aos nossos interesses. Baseamo-nos também em interesses legítimos para a operação e proteção de contas de utilizador partilhadas, a segurança do serviço, a prevenção de abusos, a resposta a pedidos de informação e a medição da utilização das nossas páginas públicas e do serviço de subscrição, sujeitos à avaliação de ponderação aplicável e a qualquer requisito de consentimento separado para o acesso ao equipamento terminal, e no artigo 6.º, n.º 1, alínea c), para as obrigações fiscais, contabilísticas e outras obrigações legais aplicáveis. Quando o fundamento é o consentimento, este pode ser retirado. O seu empregador determina e explica os fundamentos do seu tratamento de RH. A relação laboral não constitui um fundamento geral para todas as utilizações de dados pessoais; as categorias especiais de dados e os dados relativos a condenações penais exigem as condições adicionais dos artigos 9.º e 10.º, respetivamente.
6. Como utilizamos os seus dados
Tratamos registos de RH mediante instruções do cliente para efeitos de gestão de RH, e dados de conta, de contacto e técnicos para as finalidades da plataforma e comerciais descritas nesta política: manutenção dos registos dos colaboradores, gestão de férias e ausências, organização da estrutura da empresa, apoio ao desempenho e desenvolvimento, realização de processos de recrutamento, preparação de exportações para processamento salarial, armazenamento de documentos, viabilização da comunicação interna, contas de utilizador partilhadas, faturação, suporte, prevenção de abusos, segurança e medição das páginas públicas e de eventos de subscrição. Não vendemos os seus dados, não os partilhamos com redes de publicidade e não os utilizamos para marketing sem o seu consentimento expresso e separado.
7. Funcionalidades assistidas por IA
As funcionalidades de IA incluem o assistente de RH, sugestões de onboarding, geração de conteúdos no assistente de configuração, análise de documentos, redação de avaliações, redação de referências profissionais e traduções de texto solicitadas. O PersoHR utiliza o Mistral AI para estas funcionalidades. A IA está ativada por predefinição nas definições do espaço de trabalho. A recusa individual da IA não se aplica à geração no assistente de configuração nem à tradução de texto livre solicitada. O indicador de limitação do tratamento do colaborador não é verificado pela análise de documentos nem pela redação de avaliações. A geração no assistente de configuração pode enviar o nome do proprietário e a descrição da empresa. Os dados de entrada podem incluir o seu pedido (prompt), o contexto relevante do colaborador ou da avaliação reunido pela funcionalidade e o conteúdo dos documentos submetidos para análise. As respostas podem conter dados pessoais e podem ser guardadas como parte do fluxo de trabalho em causa. Inclua apenas informações adequadas à tarefa e abrangidas pelo fundamento jurídico do seu empregador. Os controlos de IA não removem automaticamente as referências a uma pessoa de documentos ou textos fornecidos por outros utilizadores. Os detalhes sobre o tratamento e as transferências do fornecedor são descritos na lista de subcontratantes ulteriores. Não presuma que a constituição de uma empresa na UE, por si só, determina todos os locais de tratamento ou definições de conservação.
8. Subcontratantes ulteriores e destinatários
Recorremos a prestadores de serviços para o tratamento de dados de RH dos clientes e para as nossas próprias atividades enquanto responsável pelo tratamento. Um fornecedor só é subcontratante ulterior nos termos do DPA na medida em que trate dados pessoais dos clientes em nosso nome. A Stripe atua também como responsável pelo tratamento independente para determinadas finalidades de pagamento, prevenção de fraude e cumprimento de obrigações legais, nos termos das suas próprias informações de privacidade. Os serviços de chat e de assinatura ativados pelo cliente podem receber o conteúdo e os dados dos destinatários necessários para a operação solicitada; o seu papel depende de quem seleciona e contrata o fornecedor. A lista atual, incluindo o papel, a localização e o mecanismo de proteção de dados de cada subcontratante ulterior, é publicada em /legal/sub-processors. Informamos o proprietário da conta com, pelo menos, 30 dias de antecedência antes de adicionar ou substituir um subcontratante ulterior e oferecemos o direito de oposição por motivos razoáveis de proteção de dados.
9. Transferências internacionais
O alojamento principal de RH é assegurado através da Hetzner na Alemanha. A IA, o email, os SMS de segurança, a análise estatística e a faturação envolvem os fornecedores enumerados em /legal/sub-processors. A sede dos fornecedores, os locais de armazenamento e o tratamento subsequente são partes diferentes do fluxo de dados. A faturação da Stripe pode envolver tratamento fora do EEE; as integrações ativadas pelo cliente podem também divulgar dados a fornecedores escolhidos pelo cliente. Quando organizamos transferências para fora do EEE, estas têm de estar abrangidas por uma decisão de adequação aplicável ou por garantias adequadas nos termos do capítulo V do RGPD, com medidas complementares quando necessário. Contacte privacy@persohr.eu para obter informações sobre as garantias aplicáveis aos seus dados e sobre a forma de obter uma cópia.
10. Prazos de conservação
O seu empregador é responsável por determinar durante quanto tempo os seus registos de RH podem ser licitamente conservados, tendo em conta a sua finalidade, a legislação laboral e fiscal aplicável e as retenções legais justificadas. As ferramentas de apagamento atuais e os calendários de eliminação automática não dão ao empregador controlo total sobre essas decisões. A cessação da relação laboral ou o cancelamento de uma subscrição não elimina, por si só, todos os registos. A devolução e o apagamento dos dados no fim do tratamento regem-se pela secção 13 do DPA. Um pedido de eliminação do espaço de trabalho da empresa feito na aplicação tem um período de cancelamento de 30 dias. O encerramento da sua conta pessoal é um procedimento diferente, que produz efeitos de imediato e não pode ser revertido. Eliminamos imediatamente os seus dados de início de sessão e de segurança, as sessões, as preferências da conta, os pedidos de suporte guardados na aplicação com as respetivas capturas de ecrã e as suas conversas com o assistente de IA. A cópia de cada pedido de suporte feito na aplicação que chegou à nossa caixa de correio de suporte é conservada como a restante correspondência de suporte, conforme descrito abaixo. Os registos de RH que os seus empregadores detêm sobre si permanecem nos respetivos espaços de trabalho até que o empregador os apague ou o espaço de trabalho seja eliminado. O apagamento feito por um empregador pode ainda deixar registos que a lei o obriga a conservar, como um registo de tempo de trabalho mantido em seu nome, até ao fim do respetivo prazo de conservação ou até à eliminação do espaço de trabalho. Num espaço de trabalho que já esteja a ser eliminado, os seus registos são apagados na execução noturna que se segue à conclusão da cópia final dos dados do seu empregador, ou no momento da eliminação, se esta ocorrer primeiro, para que façam parte de qualquer cópia final que o seu empregador receba. A cópia que detemos é eliminada com o espaço de trabalho. O nome, o endereço de email, a data de nascimento e o número de telefone da sua conta continuam guardados por conta dos seus empregadores, porque os registos destes os utilizam, e são anonimizados quando todos os espaços de trabalho a que pertenceu tiverem apagado a sua associação ou tiverem sido eliminados. Até lá, o endereço de email permanece associado à conta encerrada, pelo que é recusado um novo registo com esse endereço ou um convite desse endereço para qualquer espaço de trabalho. Só escrevemos para esse endereço para confirmar o seu pedido, para lhe comunicar a decisão de um empregador, para entregar avisos que o seu empregador é legalmente obrigado a dar-lhe e para enviar a cópia final dos dados de um espaço de trabalho quando nenhum outro proprietário desse espaço de trabalho a puder receber. Se aceitou os nossos termos legais ou uma exoneração de responsabilidade de um modelo em nome de um espaço de trabalho, ao registá-lo ou ao descarregar um modelo de política, o registo dessa aceitação é conservado durante toda a existência do espaço de trabalho como prova contratual, e o endereço IP e os dados do navegador guardados com ele são removidos ao fim de dois anos ou quando os seus dados de identidade forem anonimizados, consoante o que ocorrer primeiro. Os dados legais da empresa introduzidos por um espaço de trabalho são conservados enquanto o espaço de trabalho existir e eliminados com ele. A cópia guardada com a sua aceitação do nosso Acordo de Tratamento de Dados é conservada durante toda a existência do espaço de trabalho como prova contratual, e um endereço de e-mail de contacto nela contido é removido quando os dados de identidade PersoHR dessa pessoa forem anonimizados. Quando o espaço de trabalho é eliminado, conservamos a sua denominação social, forma jurídica, número de registo e sede social com o registo dessa aceitação durante um máximo de sete anos, como prova de com quem o contrato foi celebrado. Os registos de auditoria estão sujeitos a conservação programada e a conservação separada para registos especificados sujeitos a retenção legal; a sua conservação por tempo indeterminado não é prometida. Os registos de autenticação são conservados de acordo com a sua finalidade de segurança e as regras de expiração. Conservamos os registos de faturação para as obrigações fiscais e contabilísticas aplicáveis e a correspondência de suporte para tratar o pedido e dar o seguimento necessário ou para eventuais pretensões jurídicas. Estes prazos dependem do registo e da obrigação aplicável, e não de um número único de dias ou anos imposto pelo RGPD. Contacte-nos para conhecer os critérios de conservação aplicáveis a um registo concreto. Os dados que deixem de ser necessários para uma finalidade lícita são eliminados ou anonimizados.
11. Os seus direitos
Pode solicitar o acesso, a retificação, o apagamento, a limitação e, quando aplicável, a portabilidade, ou opor-se ao tratamento, nos termos dos artigos 15.º a 22.º do RGPD. Estes direitos estão sujeitos a condições e exceções: os registos legalmente exigidos podem ter de ser conservados, e a portabilidade aplica-se aos dados que forneceu e que são tratados por meios automatizados com fundamento no consentimento ou num contrato. Pode retirar o consentimento sem afetar a licitude do tratamento anterior. Contacte o seu empregador para pedidos relativos a dados de RH e privacy@persohr.eu para o tratamento de que somos responsáveis. As ferramentas de conta e de RH disponíveis podem ajudar, mas nem todos os direitos ou registos estão totalmente abrangidos pelo self-service. Pode encerrar a sua conta pessoal na aplicação. O encerramento elimina os seus dados de início de sessão e os restantes dados da conta indicados na secção 10, e transmite o seu pedido de apagamento a cada espaço de trabalho a que pertence, porque cada empregador é o responsável pelo tratamento dos seus registos de RH e decide se os apaga ou conserva. Confirmamos o seu pedido por email e voltamos a escrever-lhe quando um empregador registar a sua decisão, ou quando os seus registos forem apagados porque um espaço de trabalho está a ser eliminado. Se um empregador conservar os seus registos, a sua conta continua encerrada. Um empregador só o pode voltar a convidar quando todos os espaços de trabalho a que pertenceu tiverem apagado a sua associação ou tiverem sido eliminados. Exporte os dados da sua conta antes de a encerrar, uma vez que a exportação exige que tenha sessão iniciada. Se for o único proprietário de um espaço de trabalho que não está a ser eliminado, o encerramento da sua conta torna proprietário o administrador de RH ativo com maior antiguidade. Se o espaço de trabalho não tiver nenhum administrador de RH ativo, a sua conta não pode ser encerrada até que o espaço de trabalho tenha outro proprietário ativo ou um administrador de RH ativo, ou até que o espaço de trabalho esteja a ser eliminado. Após o encerramento, envie as correções ao seu nome, endereço de email, data de nascimento ou número de telefone para privacy@persohr.eu. Transmitimos o pedido a cada empregador que detenha um registo sobre si e efetuamos a correção mediante instrução dele. O responsável pelo tratamento competente tem de responder sem demora injustificada e no prazo de um mês; uma prorrogação permitida de até mais dois meses tem de ser justificada no primeiro mês. Pode apresentar reclamação a uma autoridade de controlo ou intentar uma ação judicial se um pedido for recusado.
12. Decisões automatizadas
As funcionalidades de IA do PersoHR apoiam os utilizadores em tarefas de RH. Os clientes têm de rever os resultados antes de se basearem neles e não podem utilizá-los como fundamento único ou decisivo para decisões laborais significativas, conforme previsto nos Termos. Trata-se de um requisito de utilização e não de uma afirmação de que todos os fluxos de trabalho impõem tecnicamente a aprovação humana. O Serviço executa também fluxos de trabalho de RH baseados em regras, incluindo cálculos de saldos de férias, avisos de transição de férias e a caducidade ou preservação de férias transitadas. Estas funções podem afetar os direitos registados. O seu empregador é responsável por explicar as regras aplicáveis e quaisquer decisões automatizadas ou definição de perfis que realize, por avaliar se essa utilização está abrangida pelo artigo 22.º do RGPD e por assegurar quaisquer salvaguardas exigidas e a possibilidade de contestar uma decisão. A legislação aplicável em matéria de IA tem também de ser tida em conta para as funcionalidades de IA.
13. Segurança do tratamento
As salvaguardas da aplicação incluem acesso baseado em funções, controlos circunscritos ao tenant, autenticação sem palavra-passe, tokens com validade limitada, requisitos de dois fatores para funções privilegiadas, encriptação de determinados campos sensíveis e registos de auditoria para as ações suportadas. O anexo de segurança em /legal/security explica o seu âmbito. Estas funcionalidades apoiam a nossa obrigação de manter uma segurança adequada ao risco do tratamento; não constituem uma garantia de que não possam ocorrer incidentes.
14. Notificação de violações de dados
Quando tratamos dados de RH por conta de um empregador, notificamos esse responsável pelo tratamento sem demora injustificada após termos conhecimento de uma violação de dados pessoais e prestamos assistência na sua resposta. Relativamente ao tratamento de que somos responsáveis, notificamos a autoridade de controlo competente sem demora injustificada e, sempre que possível, no prazo de 72 horas, salvo se a violação não for suscetível de resultar num risco para os direitos e liberdades das pessoas. Quando exigido pelo artigo 34.º do RGPD, comunicamos também sem demora injustificada às pessoas afetadas uma violação suscetível de implicar um elevado risco.
15. Cookies e tecnologias semelhantes
O PersoHR utiliza armazenamento do navegador para o início de sessão, as preferências de língua, os fluxos de trabalho em curso e as definições da interface. O cookie de token de renovação é HttpOnly, pelo que o JavaScript da página não o consegue ler; isto não impede todas as consequências de um ataque de injeção de scripts. O site de marketing utiliza um cookie de língua e a análise estatística sem cookies do Plausible. A análise estatística no navegador abrange as páginas do website público e as páginas públicas de autenticação e legais da aplicação. As visualizações de páginas de espaços de trabalho autenticados não são enviadas. Quando ativado, o backend envia também eventos de checkout e de pagamento com o plano, o ciclo de faturação, o montante e, no caso do checkout, o país da empresa; esses conteúdos de eventos não incluem nomes, endereços de email nem identificadores de tenant. A Stripe pode utilizar os seus próprios cookies durante o checkout. Consulte /legal/cookies para conhecer o inventário e as finalidades. A necessidade de consentimento para uma operação de armazenamento depende da sua finalidade e das regras aplicáveis; o facto de ser própria (first-party) ou sem cookies não estabelece, por si só, uma isenção legal.
16. Pedidos de suporte
Quando utiliza o formulário de contacto na aplicação ou escreve para support@persohr.eu, a sua mensagem e qualquer captura de ecrã anexada chegam à nossa equipa de suporte. O formulário na aplicação inclui também contexto, como a sua empresa, o plano, o nome, o email e a página atual, para ajudar a investigar o pedido. Evite incluir dados pessoais não relacionados em mensagens ou capturas de ecrã. O formulário de contacto do website trata o seu nome, email, empresa (opcional) e mensagem e envia-nos esses dados por email. Utiliza limitação de pedidos baseada no endereço IP para prevenir abusos. A entrega e a correspondência resultante na caixa de correio envolvem os serviços de email que configurámos. Conservamos a correspondência para resolver o pedido e dar o seguimento necessário, sem prejuízo das obrigações legais ou pretensões jurídicas aplicáveis. Quando encerra a sua conta pessoal, a aplicação elimina os pedidos que enviou através do formulário na aplicação e as respetivas capturas de ecrã. A cópia que cada pedido enviou para a nossa caixa de correio de suporte é conservada como a restante correspondência.
17. Direito de apresentar reclamação
Sem prejuízo de qualquer outra via de recurso, tem o direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo, em especial no Estado-Membro da UE da sua residência habitual, do seu local de trabalho ou do local onde foi alegadamente praticada a infração, se considerar que o tratamento dos seus dados pessoais por nós viola o RGPD. A autoridade de controlo em Chipre, onde a Labb Holding Ltd está estabelecida, é o Gabinete do Comissário para a Proteção de Dados Pessoais de Chipre (www.dataprotection.gov.cy). Uma lista de todas as autoridades de controlo nacionais é publicada pelo Comité Europeu para a Proteção de Dados em edpb.europa.eu.
18. Alterações à presente política
Podemos atualizar esta política para refletir alterações no serviço, na legislação aplicável ou nas nossas atividades de tratamento. As alterações materiais são notificadas ao proprietário da conta por email com, pelo menos, 30 dias de antecedência relativamente à sua entrada em vigor. A versão e a data da última atualização são indicadas no topo deste documento; qualquer data de entrada em vigor futura distinta é identificada no aviso de alteração. Quando atuamos como responsável pelo tratamento, informamos também as pessoas afetadas das alterações materiais, conforme exigido pela legislação aplicável. Um aviso de privacidade explica o tratamento; a tomada de conhecimento do mesmo não constitui, por si só, consentimento nem renúncia a direitos de proteção de dados. A versão anterior continua acessível mediante pedido para privacy@persohr.eu.
19. Contacto
Para questões relacionadas com privacidade, envie um email para privacy@persohr.eu ou escreva para Labb Holding Ltd, Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus. Pode também contactar o administrador da sua empresa para questões relativas a dados controlados pelo seu empregador. Aos pedidos de exercício de direitos do RGPD relativos ao tratamento de que somos responsáveis aplicam-se os prazos de resposta e as prorrogações permitidas previstos na secção 11.