Termos de Serviço

1. Contexto e partes

Estes Termos de Serviço ("Termos") regem a utilização do serviço de gestão de RH PersoHR (o "Serviço") fornecido pela Labb Holding Ltd, uma sociedade privada de responsabilidade limitada por ações de Chipre, com sede social em Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Chipre, registada sob o número HE 424230 ("PersoHR", "nós", "nos"). O Serviço é oferecido apenas a clientes empresariais e profissionais. Ao registar um espaço de trabalho da empresa ou ao aceitar de outro modo expressamente estes Termos em nome do Cliente, o cliente ("você", "Cliente") confirma que atua no exercício da sua atividade comercial, empresarial, artesanal ou profissional e não como consumidor, que a pessoa que aceita estes Termos está autorizada a vincular o Cliente, e que o Cliente celebra com a PersoHR um acordo vinculativo composto por estes Termos, pelo Acordo de Processamento de Dados disponível em /legal/dpa e por qualquer formulário de encomenda ou orçamento que remeta para estes Termos. Se um orçamento ou formulário de encomenda estiver em conflito com estes Termos, esse orçamento ou formulário de encomenda prevalece quanto às matérias que regule expressamente. A Política de Privacidade disponível em /legal/privacy explica o tratamento de dados pessoais; a tomada de conhecimento da mesma não constitui consentimento para todas as atividades de tratamento. Quaisquer condições divergentes do Cliente não se aplicam, salvo se as aceitarmos por escrito.

2. Conta, período de avaliação e celebração do contrato

O Cliente acede ao Serviço através de um espaço de trabalho da empresa e das contas pessoais dos utilizadores autorizados. Ao registar um espaço de trabalho da empresa, o Cliente apresenta uma proposta vinculativa de celebração de um acordo; aceitamos essa proposta ao ativar o espaço de trabalho. Os novos clientes beneficiam de um período de avaliação gratuito de 30 dias, durante o qual o Serviço é disponibilizado sem encargos para efeitos de avaliação. Cada cliente tem direito a um único período de avaliação. Se o período de avaliação expirar sem uma subscrição paga, o espaço de trabalho continua no plano gratuito, desde que o número de trabalhadores ativos se encontre dentro do limite desse plano. Caso contrário, o acesso normal ao espaço de trabalho passa a ser apenas de leitura. As funcionalidades do período de avaliação dependem do plano de avaliação disponibilizado ao Cliente. Um acordo pago é celebrado através da seleção de um plano e da introdução dos dados de pagamento na conta, ou através da aceitação de um orçamento que enviemos por e-mail. O Cliente é responsável pela exatidão das informações fornecidas no momento do registo.

3. Âmbito do Serviço

As funcionalidades do Serviço dependem do plano selecionado e de quaisquer módulos adicionais ativados pelo Cliente. Uma descrição funcional atualizada está disponível em persohr.eu e na aplicação. Podemos oferecer integrações com sistemas de terceiros através de APIs (as "Integrações"); as integrações identificadas como de terceiros são fornecidas pelo operador terceiro e são da exclusiva responsabilidade deste. Podemos modificar, adicionar ou remover funcionalidades, em particular quando exigido por lei, por uma dependência de terceiros, ou para resolver vulnerabilidades de segurança, desde que tal alteração não diminua materialmente a funcionalidade acordada. O Cliente pode fazer upgrade ou alterar de plano a qualquer momento; os downgrades produzem efeitos na data de renovação seguinte.

4. Disponibilidade

Fornecemos o Serviço com uma disponibilidade mensal alvo de 99,5%, medida no ponto de entrada externo do Serviço e excluindo (a) janelas de manutenção planeadas, (b) circunstâncias fora do nosso controlo razoável (força maior, interrupções de redes de terceiros, ataques de negação de serviço, etc.), (c) problemas causados pelo Cliente, e (d) problemas decorrentes de Integrações de terceiros operadas por outros fornecedores. A manutenção planeada é agendada fora do horário das 09:00–18:00 CET, de segunda a sexta-feira. Daremos aviso prévio razoável de manutenção significativa através de notificação na aplicação ou por e-mail.

5. Responsabilidades do Cliente

O Cliente é responsável por: (a) a exatidão e licitude dos dados carregados no Serviço ou nele gerados; (b) garantir um fundamento jurídico adequado nos termos do RGPD para o tratamento dos dados pessoais dos seus trabalhadores e de outros titulares de dados através do Serviço; (c) a gestão segura das contas de utilizador e credenciais atribuídas ao seu pessoal, incluindo a não partilha de contas e a utilização de autenticação forte; (d) a manutenção de uma ligação à internet funcional e de um navegador suportado e atualizado; (e) a configuração da sua conta, incluindo funções e permissões, em conformidade com a sua política de segurança interna; (f) notificar-nos sem demora injustificada de qualquer utilização indevida real ou suspeita, incidente de segurança ou problema de proteção de dados que afete a sua conta. O Cliente é responsável pelo conteúdo que fornece e pelos seus deveres enquanto responsável pelo tratamento, incluindo as informações a prestar aos trabalhadores, as instruções de conservação lícitas e qualquer consulta obrigatória dos representantes dos trabalhadores. Tal não afasta os deveres contratuais ou legais próprios da PersoHR. O Serviço e os respetivos modelos apoiam a administração de RH; não substituem o aconselhamento sobre as obrigações laborais, salariais, fiscais ou outras obrigações legais do Cliente em cada jurisdição aplicável.

6. Concessão de direitos

Sujeito ao pagamento das tarifas aplicáveis e ao cumprimento destes Termos, concedemos ao Cliente um direito não exclusivo, intransmissível e não sublicenciável de utilizar o Serviço para as suas operações internas de RH durante a vigência do acordo. O Cliente pode conceder acesso aos seus trabalhadores, prestadores de serviços e consultores autorizados (desde que estejam vinculados por obrigações de confidencialidade equivalentes), mas não pode revender, sublicenciar, partilhar em regime de tempo partilhado ou explorar comercialmente o Serviço. Reservamo-nos todos os direitos de propriedade intelectual sobre o Serviço. Podemos utilizar dados de utilização anonimizados e agregados, que não identifiquem o Cliente nem qualquer pessoa singular, para monitorizar, proteger e melhorar o Serviço.

7. Vigência e cessação

As subscrições têm a duração selecionada no checkout, mensal ou anual. As subscrições mensais renovam-se automaticamente no final de cada mês de faturação e podem ser canceladas a qualquer momento, produzindo o cancelamento efeitos no final do período de faturação em curso. As subscrições anuais renovam-se automaticamente por novos períodos anuais, salvo se a renovação for cancelada antes da data de renovação. O cancelamento produz efeitos no final do período de faturação pago em curso. O cancelamento é efetuado na aplicação através de Definições → Faturação ou por e-mail para support@persohr.eu. Qualquer das partes pode resolver o acordo por justa causa, com efeito imediato, mediante notificação escrita, se a outra parte cometer um incumprimento grave que não seja sanado no prazo de 30 dias após notificação escrita, ou em caso de processo de insolvência contra a outra parte. Quando uma subscrição paga termina, o espaço de trabalho continua no plano gratuito, desde que o número de trabalhadores ativos se encontre dentro do limite desse plano; caso contrário, o acesso normal ao espaço de trabalho é bloqueado (ver secção 8). O Cliente deverá exportar os registos de que necessite antes dessa data e contactar o suporte para qualquer outra disposição relativa à devolução ou eliminação de dados nos termos da secção 13 do Acordo de Processamento de Dados. A interrupção da renovação não constitui, por si só, um pedido de eliminação da conta. As tarifas já pagas não são reembolsadas pelo simples facto de o Cliente deixar de utilizar o Serviço antes do fim do período pago, sem prejuízo de direitos imperativos ou de um direito expresso a reembolso previsto no acordo.

8. Condições de pagamento

As tarifas constam da página de preços ou do formulário de encomenda aplicável, em EUR, e não incluem o IVA nem quaisquer outros impostos aplicáveis, que são acrescidos à taxa em vigor. O Cliente é responsável por fornecer dados de faturação exatos, incluindo a sua denominação legal, o endereço da sua sede registada e, quando aplicável, um número de identificação para efeitos de IVA da UE válido. O tratamento em sede de IVA depende do estatuto do cliente, do lugar da prestação e das regras fiscais aplicáveis. A autoliquidação aplica-se quando os respetivos requisitos legais estiverem preenchidos. O checkout utiliza as informações de faturação e fiscais fornecidas para calcular o tratamento aplicável; o Cliente deverá contactar-nos em caso de fatura incorreta. As subscrições mensais são faturadas antecipadamente no início de cada mês de faturação; as subscrições anuais são faturadas antecipadamente pela totalidade do período anual. O pagamento é processado pela Stripe; ao introduzir os dados de pagamento, o Cliente autoriza-nos a debitar o meio de pagamento escolhido em cada renovação. Os planos têm limites de trabalhadores. Um upgrade pode produzir efeitos imediatamente e exigir um pagamento adicional; os downgrades são agendados para a renovação. O Cliente deve verificar o montante e o momento apresentados antes de confirmar uma alteração de plano. Podemos rever os preços de tabela uma vez por ano civil, com pelo menos quatro semanas de aviso prévio escrito; se o aumento de preço exceder 5% do preço anterior, o Cliente pode opor-se no prazo de quatro semanas a contar da notificação, caso em que o acordo continua pelo preço anterior até à renovação seguinte, momento em que as partes podem acordar o novo preço ou fazer cessar o acordo. O acesso normal ao espaço de trabalho é apenas de leitura enquanto uma subscrição estiver em atraso e fica bloqueado enquanto estiver por pagar. Quando uma subscrição paga termina por cancelamento ou por falta de pagamento continuada, o espaço de trabalho continua no plano gratuito, desde que o número de trabalhadores ativos se encontre dentro do limite desse plano. Caso contrário, o acesso normal é bloqueado. As opções de faturação e as opções para restabelecer o acesso e recuperar os dados continuam sujeitas às respetivas permissões próprias. Contacte o suporte se precisar de ajuda para resolver uma questão de pagamento ou para recuperar dados.

9. Garantia e defeitos

Garantimos que o Serviço se conforma substancialmente com a descrição funcional publicada durante o período de subscrição e está isento de defeitos substanciais que impeçam a sua utilização para a finalidade prevista. O Cliente deve comunicar os defeitos sem demora injustificada e fornecer detalhes razoáveis que permitam o diagnóstico. Envidaremos esforços razoáveis para corrigir os defeitos comunicados num prazo razoável, com metas de resposta de quatro horas para interrupções totais comunicadas dentro do horário de suporte e de um dia útil para outros defeitos. Podem ser utilizadas soluções provisórias enquanto uma correção permanente está a ser desenvolvida. Quando o Serviço é prestado gratuitamente (por exemplo, durante o período de avaliação ou no plano gratuito), a nossa responsabilidade por defeitos limita-se aos casos de dolo; os casos de responsabilidade ilimitada previstos na secção 10 não são afetados.

10. Limitação de responsabilidade

Somos responsáveis sem limitação por danos causados com dolo ou negligência grave, por danos à vida, à integridade física ou à saúde, por violações de garantias escritas expressas, por pedidos de indemnização em matéria de responsabilidade do produtor nos termos da lei aplicável, e por qualquer responsabilidade que não possa ser excluída ou limitada por lei imperativa. Por danos causados por negligência simples, a nossa responsabilidade limita-se à violação de obrigações contratuais essenciais (isto é, obrigações cujo cumprimento torna possível, em primeiro lugar, a boa execução do acordo e em cujo cumprimento o Cliente confia regularmente); nesses casos, a nossa responsabilidade é ainda limitada ao dano previsível típico deste tipo de contrato, que as partes acordam ser, em qualquer caso, limitado ao total das tarifas pagas pelo Cliente nos doze meses anteriores ao evento que deu origem ao pedido. A responsabilidade por negligência simples relativamente a obrigações não essenciais é excluída. As mesmas limitações aplicam-se aos pedidos contra os nossos trabalhadores, agentes e subcontratados.

11. Proteção de dados e confidencialidade

Atuamos como subcontratante relativamente aos dados pessoais carregados no Serviço pelo Cliente. O Acordo de Processamento de Dados disponível em /legal/dpa é incorporado nestes Termos por remissão e constitui parte integrante do acordo. Cada parte manterá a confidencialidade das informações confidenciais da outra parte, utilizá-las-á apenas para os fins do acordo e protegê-las-á com, pelo menos, o mesmo cuidado que aplica às suas próprias informações confidenciais de sensibilidade semelhante. A obrigação de confidencialidade subsiste após a cessação do acordo por um período de cinco anos. As obrigações de proteção dos dados pessoais conservados mantêm-se enquanto esses dados forem conservados, incluindo quando se aplique um dever legal de maior duração.

12. Funcionalidades de IA e utilização aceitável

Partes do Serviço utilizam IA generativa para apoiar fluxos de trabalho de RH (por exemplo, geração de conteúdos no assistente de configuração, geração de planos de onboarding, análise de documentos, redação de avaliações de desempenho, redação de cartas de recomendação, traduções de texto solicitadas e o assistente de chat integrado no produto). Os resultados são produzidos por um modelo de linguagem e têm caráter meramente auxiliar. O Cliente deve rever, aceitar, editar ou rejeitar cada resultado antes de se basear nele. O Cliente não pode utilizar qualquer resultado assistido por IA como fundamento único ou decisivo para decisões de contratação, despedimento, promoção, remuneração, decisões disciplinares ou outras decisões laborais de importância semelhante, nem para qualquer decisão que produza efeitos jurídicos ou que afete significativamente de forma similar um trabalhador, na aceção do artigo 22.º do RGPD. O Cliente continua a ser o responsável pelo tratamento dos dados pessoais que submete às funcionalidades de IA e é responsável pela licitude dos seus prompts e dados introduzidos. As categorias especiais de dados na aceção do artigo 9.º do RGPD (incluindo saúde, religião, origem étnica, filiação sindical, vida sexual ou orientação sexual) e os dados relativos a condenações penais na aceção do artigo 10.º do RGPD não podem ser introduzidos nas funcionalidades de IA, salvo se o Cliente dispuser de um fundamento jurídico explícito e o módulo em causa estiver documentado como suportando essa categoria. As funcionalidades de IA em tempo de execução utilizam a Mistral AI. A lista de subcontratantes ulteriores descreve o fornecedor e as categorias de dados relevantes, incluindo o contexto compilado pela funcionalidade e o conteúdo dos documentos submetidos. Os locais de tratamento, os fornecedores subsequentes e a conservação dependem do regime de serviço aplicável; o Cliente pode solicitar as informações relevantes antes de ativar a IA para dados pessoais. Os resultados da IA podem ser inexatos, incompletos ou enviesados, incluindo avaliações inventadas num rascunho de carta de recomendação. O Cliente é responsável por verificar a base factual e a licitude das suas decisões. A PersoHR continua responsável pelas suas próprias obrigações contratuais e legais aplicáveis. A revisão humana não determina, por si só, se uma funcionalidade se enquadra nas disposições relativas a risco elevado da legislação aplicável em matéria de IA.

O Cliente não pode utilizar o Serviço para armazenar ou partilhar conteúdos ilícitos ou que violem os direitos de terceiros. Não monitorizamos os conteúdos que os Clientes armazenam e não utilizamos ferramentas automatizadas para os moderar. Qualquer pessoa pode comunicar-nos conteúdos no Serviço que considere ilícitos, escrevendo para support@persohr.eu e indicando a localização exata do conteúdo, os motivos e uma declaração de que a notificação é, tanto quanto é do seu conhecimento, correta e completa, juntamente com o seu nome e endereço de correio eletrónico, exceto se a notificação disser respeito ao abuso sexual ou à exploração sexual de crianças, como material que mostre abusos ou o aliciamento de uma criança para fins sexuais (os crimes referidos nos artigos 3.º a 7.º da Diretiva 2011/93/UE). Precisamos de um endereço de correio eletrónico para confirmar a receção e comunicar à pessoa a nossa decisão. Confirmamos a receção, analisamos cada notificação individualmente e informamos a pessoa que nos notificou da decisão tomada, incluindo quando não tomamos qualquer medida, e da forma como a decisão pode ser contestada. Quando restringimos o acesso a um conteúdo por ser ilícito ou violar estes Termos, informamos as pessoas afetadas da decisão tomada, dos respetivos motivos e da forma de a contestar, salvo se a lei o impedir. Uma decisão pode ser contestada respondendo à mesma. O endereço support@persohr.eu é também o nosso ponto de contacto para as autoridades e os utilizadores ao abrigo do Regulamento dos Serviços Digitais. As autoridades podem escrever-nos em grego, inglês ou alemão.

13. Modelos

O Serviço pode disponibilizar modelos de documentos, tais como modelos de políticas internas de trabalho redigidos para um determinado país, e outros conteúdos pré-redigidos (em conjunto, os "Modelos"). Os Modelos são pontos de partida gerais, redigidos para circunstâncias comuns. Não constituem aconselhamento jurídico e não têm em conta a situação particular do Cliente.

Quando indicamos que uma sociedade de advogados ou outro consultor reviu um Modelo, essa indicação descreve a revisão que foi efetuada. Abrange apenas a versão e a data indicadas, à luz da lei em vigor nessa data, e não constitui uma garantia de que o Modelo, ou um documento nele baseado, é adequado para o Cliente. A revisão foi-nos prestada. Não se estende a qualquer versão que o Cliente preencha ou altere, nem torna esse consultor consultor do Cliente.

Quando o Cliente preenche, adapta ou adota um Modelo, o documento resultante é um documento próprio do Cliente, e o Cliente é responsável pelo seu conteúdo e pela forma como é utilizado. O Cliente decide se um Modelo necessita de adaptação antes da adoção, em particular quando uma convenção coletiva aplicável contenha disposições específicas sobre a matéria abrangida pelo Modelo, quando o Cliente utilize regimes de tempo de trabalho como o trabalho por turnos, horários irregulares ou regimes de prevenção, ou quando os seus procedimentos internos, ferramentas ou práticas de comunicação difiram dos descritos no Modelo. O Cliente é igualmente responsável por qualquer consulta ou participação dos representantes dos trabalhadores que seja aplicável antes da adoção.

Sem prejuízo das nossas obrigações nos termos das secções 3 e 9, podemos atualizar, substituir ou retirar um Modelo, por exemplo na sequência de uma alteração da lei ou de orientações oficiais. Tal não altera um documento que o Cliente já tenha adotado. Reservamo-nos todos os direitos sobre os Modelos. Durante a vigência do acordo, o Cliente pode utilizar, copiar e adaptar os Modelos para os seus próprios fins internos. Um documento que o Cliente tenha adotado é um documento próprio do Cliente, e o Cliente pode conservá-lo, utilizá-lo e partilhá-lo como faria com qualquer documento seu, incluindo após a cessação do acordo.

As exportações que o Serviço produz para um terceiro, como um prestador de serviços de processamento salarial ou uma autoridade pública, refletem os dados registados no Serviço. Antes de se basear numa exportação, o Cliente verifica se esta cumpre os requisitos do destinatário e quaisquer requisitos legais que lhe sejam aplicáveis.

Qualquer programa através do qual os clientes disponibilizem os seus próprios conteúdos a outros clientes, ou utilizem conteúdos disponibilizados por outros clientes, será regido por condições separadas, aplicáveis quando o Cliente nele participar.

A secção 10 aplica-se aos Modelos e à sua utilização. Nem um Modelo nem uma indicação de que um consultor o reviu constituem uma garantia escrita expressa na aceção da secção 10.

14. Alterações

Podemos alterar estes Termos com pelo menos quatro semanas de aviso prévio escrito (na aplicação ou por e-mail) antes de a alteração produzir efeitos. A notificação identificará a alteração, o prazo para oposição e as consequências da oposição. Se o Cliente não se opuser por escrito no prazo de duas semanas a contar da notificação, a alteração considera-se aceite. Se o Cliente se opuser, o acordo continua ao abrigo dos Termos anteriores; podemos então fazer cessar o acordo com um mês de aviso prévio escrito. Podemos também modificar o Serviço para cumprir a lei, resolver problemas de segurança, refletir alterações em dependências de terceiros, ou quando a alteração seja materialmente benéfica para o Cliente. As alterações de preços regem-se exclusivamente pela secção 8.

15. Disposições finais

Estes Termos regem-se pela lei da República de Chipre, com exclusão das suas normas de conflitos de leis e da Convenção das Nações Unidas sobre os Contratos de Compra e Venda Internacional de Mercadorias. Os tribunais de Pafos, Chipre, têm competência exclusiva para dirimir qualquer litígio decorrente destes Termos ou com eles relacionado, sem prejuízo de qualquer foro imperativo de proteção do consumidor previsto no direito da UE. As notificações ao abrigo destes Termos são feitas por escrito ou por e-mail. Se alguma disposição destes Termos for ou se tornar inválida, ilegal ou inexequível, as restantes disposições não são afetadas e as partes substituirão a disposição inválida por uma disposição válida cujo efeito económico se aproxime tanto quanto possível do da disposição original. Em caso de discrepância, a versão em inglês destes Termos prevalece sobre qualquer tradução.