WARUNKI ŚWIADCZENIA USŁUG
Warunki korzystania z usługi
Główna umowa subskrypcyjna między Labb Holding Ltd a klientem dotycząca platformy PersoHR.
1. Podstawa i strony umowy
Niniejsze Warunki korzystania z usługi ("Warunki") regulują korzystanie z usługi zarządzania zasobami ludzkimi PersoHR ("Usługa") świadczonej przez Labb Holding Ltd, cypryjską spółkę prywatną z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą pod adresem Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cypr, zarejestrowaną pod numerem HE 424230 ("PersoHR", "my", "nas"). Tworząc konto lub akceptując niniejsze Warunki podczas realizacji zamówienia, klient ("Ty", "Klient") zawiera wiążącą umowę z PersoHR obejmującą niniejsze Warunki, Umowę o przetwarzaniu danych dostępną pod adresem /legal/dpa, Politykę prywatności dostępną pod adresem /legal/privacy oraz wszelkie formularze zamówień lub oferty odnoszące się do niniejszych Warunków. W przypadku konfliktu między formularzem zamówienia lub ofertą a niniejszymi Warunkami, formularz zamówienia ma pierwszeństwo w zakresie kwestii, które wyraźnie reguluje. Wszelkie odmienne warunki Klienta nie mają zastosowania, chyba że wyrazimy na nie zgodę na piśmie.
2. Konto, okres próbny i zawarcie umowy
Korzystanie z Usługi wymaga założenia konta. Zakładając konto, składasz wiążącą ofertę zawarcia umowy; przyjmujemy tę ofertę poprzez aktywację konta. Nowi klienci otrzymują bezpłatny 30-dniowy okres próbny, w trakcie którego Usługa jest udostępniana bezpłatnie w celach ewaluacyjnych. Każdemu klientowi przysługuje jeden okres próbny. Po jego upływie konto zostaje zawieszone, chyba że Klient wykupi płatny plan. Płatna umowa jest zawierana poprzez wybranie planu i wprowadzenie danych płatności w koncie albo poprzez akceptację oferty przesłanej przez nas e-mailem. Klient ponosi odpowiedzialność za dokładność informacji podanych podczas rejestracji.
3. Zakres Usługi
Funkcjonalności Usługi zależą od wybranego planu oraz od modułów dodatkowych włączonych przez Klienta. Aktualny opis funkcjonalności jest dostępny na stronie persohr.eu oraz w aplikacji. Możemy oferować integracje z systemami zewnętrznymi za pośrednictwem API ("Integracje"); integracje oznaczone jako zewnętrzne są zapewniane przez operatora zewnętrznego i na jego wyłączną odpowiedzialność. Możemy modyfikować, dodawać lub usuwać funkcje, w szczególności gdy jest to wymagane przez prawo, przez zewnętrzne zależności techniczne lub w celu usunięcia luk w zabezpieczeniach, pod warunkiem że taka zmiana nie powoduje istotnego uszczuplenia uzgodnionych funkcjonalności. Klient może w każdej chwili uaktualnić lub zmienić plan; obniżenie planu wchodzi w życie z dniem kolejnego odnowienia.
4. Dostępność
Świadczymy Usługę z docelową miesięczną dostępnością na poziomie 99,5%, mierzoną w zewnętrznym punkcie wejściowym Usługi i z wyłączeniem: (a) planowanych okien serwisowych, (b) okoliczności pozostających poza naszą uzasadnioną kontrolą (siła wyższa, awarie sieci zewnętrznych, ataki typu denial-of-service itp.), (c) problemów spowodowanych przez Klienta oraz (d) problemów wynikających z Integracji zewnętrznych obsługiwanych przez innych dostawców. Planowane prace serwisowe są przeprowadzane poza godzinami 09:00–18:00 CET od poniedziałku do piątku. O istotnych pracach serwisowych będziemy informować z odpowiednim wyprzedzeniem za pośrednictwem powiadomień w aplikacji lub e-mailem.
5. Obowiązki Klienta
Klient jest odpowiedzialny za: (a) dokładność i zgodność z prawem danych przesyłanych do Usługi lub generowanych w jej ramach; (b) zapewnienie odpowiedniej podstawy prawnej zgodnie z GDPR dla przetwarzania danych osobowych swoich pracowników i innych osób, których dane dotyczą, za pośrednictwem Usługi; (c) bezpieczne zarządzanie kontami użytkowników i poświadczeniami wydanymi swojemu personelowi, w tym nieudostępnianie kont i stosowanie silnego uwierzytelniania; (d) utrzymanie działającego połączenia internetowego i obsługiwanej, aktualnej przeglądarki; (e) konfigurację swojego konta, w tym ról i uprawnień, zgodnie ze swoją wewnętrzną polityką bezpieczeństwa; (f) powiadamianie nas bez zbędnej zwłoki o wszelkich rzeczywistych lub podejrzewanych przypadkach nadużycia, incydentach bezpieczeństwa lub problemach związanych z ochroną danych dotyczących jego konta. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści przechowywane w ramach swojego środowiska dzierżawcy oraz za wszelkie obowiązki w zakresie zgodności z przepisami ciążące na Kliencie jako administratorze danych.
6. Udzielenie praw
Pod warunkiem uiszczenia obowiązujących opłat i przestrzegania niniejszych Warunków, przyznajemy Klientowi niewyłączne, niezbywalne, niepodlegające podlicencjonowaniu prawo do korzystania z Usługi na potrzeby wewnętrznych operacji HR w okresie obowiązywania umowy. Klient może udzielić dostępu swoim pracownikom, wykonawcom i upoważnionym konsultantom (pod warunkiem, że są związani równoważnymi zobowiązaniami dotyczącymi poufności), jednak nie może odsprzedawać, podlicencjonować, udostępniać czasowo ani komercyjnie eksploatować Usługi. Zachowujemy wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi. Możemy wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane dotyczące użytkowania, które nie identyfikują Klienta ani żadnej osoby fizycznej, w celu monitorowania, zabezpieczania i ulepszania Usługi.
7. Okres obowiązywania i rozwiązanie umowy
Subskrypcje obowiązują przez okres wybrany podczas zakupu – miesięczny lub roczny. Subskrypcje miesięczne odnawiają się automatycznie na koniec każdego okresu rozliczeniowego i mogą zostać anulowane w dowolnym momencie, przy czym anulowanie wchodzi w życie z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego. Subskrypcje roczne odnawiają się automatycznie na kolejne okresy roczne, chyba że zostaną anulowane z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem przed datą odnowienia. Anulowania dokonuje się w aplikacji poprzez Ustawienia → Rozliczenia lub drogą mailową na adres support@persohr.eu. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w formie pisemnego wypowiedzenia, jeżeli druga strona dopuszcza się istotnego naruszenia, które nie zostało usunięte w ciągu 30 dni od pisemnego powiadomienia, lub w przypadku wszczęcia postępowania upadłościowego wobec drugiej strony. W przypadku rozwiązania umowy wszelkie prawa dostępu wygasają natychmiast; dane najemcy są przechowywane przez 30 dni w celu eksportu zgodnie z DPA, a następnie trwale usuwane (z zastrzeżeniem wszelkich prawnych obowiązków retencji).
8. Warunki płatności
Opłaty są podane na stronie z cennikiem lub w odpowiednim formularzu zamówienia, wyrażone w EUR i nie obejmują podatku VAT ani innych obowiązujących podatków, które są doliczane według obowiązującej stawki. Subskrypcje miesięczne są rozliczane z góry na początku każdego okresu rozliczeniowego; subskrypcje roczne są rozliczane z góry za pełny okres roczny. Płatność jest przetwarzana przez Stripe; wprowadzając dane płatnicze, Klient upoważnia nas do obciążenia wybranej metody płatności przy każdym odnowieniu. W przypadku gdy Klient dodaje użytkowników między okresami rozliczeniowymi, możemy wystawić fakturę za dodatkową opłatę proporcjonalnie do okresu lub uwzględnić ją w następnym odnowieniu. Możemy raz w roku kalendarzowym zrewidować ceny katalogowe z co najmniej czterotygodniowym pisemnym wyprzedzeniem; jeśli podwyżka ceny przekracza 5% poprzedniej ceny, Klient może wnieść sprzeciw w ciągu czterech tygodni od powiadomienia – w takim przypadku umowa jest kontynuowana po poprzedniej cenie do następnego odnowienia, kiedy strony mogą albo uzgodnić nową cenę, albo rozwiązać umowę. W przypadku nieudanej płatności powiadomimy Klienta i przyznamy pięciodniowy okres naprawczy przed zawieszeniem Usługi; jeśli konto zalega z płatnością o ponad 30 dni, możemy całkowicie zawiesić dostęp do momentu otrzymania płatności.
9. Gwarancja i wady
Gwarantujemy, że Usługa jest zasadniczo zgodna z opublikowanym opisem funkcjonalnym przez okres subskrypcji i jest wolna od istotnych wad uniemożliwiających jej użytkowanie zgodnie z zamierzonym celem. Klient jest zobowiązany do zgłaszania wad bez zbędnej zwłoki i podawania niezbędnych szczegółów umożliwiających diagnozę. Dołożymy uzasadnionych starań, aby usunąć zgłoszone wady w rozsądnym terminie, z docelowym czasem reakcji wynoszącym cztery godziny w przypadku całkowitych przerw w działaniu zgłoszonych w godzinach wsparcia oraz jeden dzień roboczy w przypadku innych wad. Tymczasowe rozwiązania zastępcze mogą być stosowane w trakcie opracowywania trwałej poprawki. W przypadku świadczenia Usługi bezpłatnie (na przykład w okresie próbnym) nasza odpowiedzialność za wady ogranicza się do przypadków umyślnego działania.
10. Ograniczenie odpowiedzialności
Ponosimy nieograniczoną odpowiedzialność za szkody wyrządzone umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, za szkody na życiu, ciele lub zdrowiu, za naruszenie wyraźnych pisemnych gwarancji, za roszczenia z tytułu odpowiedzialności za produkt na mocy obowiązującego prawa oraz za wszelką odpowiedzialność, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku szkód wyrządzonych zwykłym niedbalstwem nasza odpowiedzialność ogranicza się do naruszenia istotnych zobowiązań umownych (tj. zobowiązań, których wykonanie umożliwia właściwe wykonanie umowy i na których wykonaniu Klient zazwyczaj polega); w takich przypadkach nasza odpowiedzialność jest dodatkowo ograniczona do przewidywalnej szkody typowej dla tego rodzaju umowy, co strony ustalają jako ograniczoną w każdym przypadku do łącznych opłat uiszczonych przez Klienta w ciągu dwunastu miesięcy poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia. Odpowiedzialność za zwykłe niedbalstwo w odniesieniu do zobowiązań nieistotnych jest wyłączona. Te same ograniczenia mają zastosowanie do roszczeń wobec naszych pracowników, agentów i podwykonawców.
11. Ochrona danych i poufność
Działamy jako podmiot przetwarzający w odniesieniu do danych osobowych przesyłanych do Usługi przez Klienta. Umowa o przetwarzaniu danych dostępna pod adresem /legal/dpa jest włączona do niniejszych Warunków przez odniesienie i stanowi integralną część umowy. Każda ze stron zobowiązuje się zachować poufność informacji poufnych drugiej strony, wykorzystywać je wyłącznie do celów umowy oraz chronić je z co najmniej taką samą starannością, jaką stosuje do własnych informacji poufnych o podobnej wrażliwości. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje przez pięć lat po rozwiązaniu umowy.
12. Funkcje AI i dopuszczalne sposoby użytkowania
Niektóre części Usługi wykorzystują generatywną sztuczną inteligencję wspomagającą procesy HR (na przykład generowanie planów wdrożenia, analizę dokumentów, tworzenie ocen pracowniczych oraz wbudowanego asystenta czatu). Wyniki są generowane przez model językowy i mają wyłącznie charakter pomocniczy. Klient musi przejrzeć, zaakceptować, edytować lub odrzucić każdy wynik przed jego zastosowaniem. Klient nie może wykorzystywać żadnych wyników wspomaganych przez sztuczną inteligencję jako jedynej lub decydującej podstawy do podejmowania decyzji o zatrudnieniu, zwolnieniu, awansie, wynagrodzeniu, postępowaniu dyscyplinarnym lub podobnie istotnych decyzji kadrowych, ani do podejmowania jakichkolwiek decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki wobec pracownika w rozumieniu art. 22 RODO. Klient pozostaje administratorem danych osobowych przekazywanych do funkcji AI i ponosi odpowiedzialność za zgodność z prawem swoich podpowiedzi i danych wejściowych. Dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (w tym dane dotyczące zdrowia, religii, pochodzenia etnicznego, przynależności do związków zawodowych, życia seksualnego lub orientacji seksualnej) oraz dane dotyczące wyroków skazujących w rozumieniu art. 10 RODO nie mogą być wprowadzane do funkcji AI, chyba że Klient dysponuje wyraźną podstawą prawną, a odpowiedni moduł jest udokumentowany jako obsługujący tę kategorię. Do obsługi funkcji klienta w czasie rzeczywistym korzystamy wyłącznie z dostawców AI z siedzibą w UE (obecnie Mistral AI w Paryżu); podpowiedzi i wyniki pochodzące z interakcji z klientami nie są wykorzystywane przez nas ani przez dostawcę AI do trenowania wspólnych modeli podstawowych. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za konsekwencje wszelkich decyzji podjętych z wykorzystaniem wyników wspomaganych przez sztuczną inteligencję.
12. Zmiany
Możemy zmieniać niniejsze Warunki z co najmniej czterotygodniowym pisemnym wyprzedzeniem (w aplikacji lub drogą mailową) przed wejściem zmiany w życie. Powiadomienie będzie zawierać opis zmiany, termin na zgłoszenie sprzeciwu oraz konsekwencje jego wniesienia. Jeśli Klient nie wniesie pisemnego sprzeciwu w ciągu dwóch tygodni od powiadomienia, zmiana zostaje uznana za zaakceptowaną. W przypadku wniesienia sprzeciwu przez Klienta umowa jest kontynuowana na podstawie poprzednich Warunków; możemy wówczas wypowiedzieć umowę z jednomiesięcznym pisemnym wypowiedzeniem. Możemy również modyfikować Usługę w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa, rozwiązania problemów bezpieczeństwa, uwzględnienia zmian w zależnościach od podmiotów trzecich lub gdy zmiana jest dla Klienta w istotny sposób korzystna. Zmiany cen są regulowane wyłącznie przez punkt 8.
13. Postanowienia końcowe
Niniejsze Warunki podlegają prawu Republiki Cypru, z wyłączeniem jego norm kolizyjnych oraz Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów. Sądy w Pafos na Cyprze mają wyłączną jurysdykcję w zakresie wszelkich sporów wynikających z niniejszych Warunków lub z nimi związanych, bez uszczerbku dla obowiązkowych przepisów ochrony konsumentów obowiązujących na mocy prawa UE. Powiadomienia w ramach niniejszych Warunków są składane na piśmie lub drogą mailową. Jeśli jakiekolwiek postanowienie niniejszych Warunków jest lub staje się nieważne, niezgodne z prawem lub niewykonalne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a strony zastąpią nieważne postanowienie ważnym postanowieniem, którego skutek gospodarczy będzie jak najbardziej zbliżony do pierwotnego. W przypadku rozbieżności wersja angielska niniejszych Warunków ma pierwszeństwo przed jakimkolwiek tłumaczeniem.