Oznaki, że arkusze kalkulacyjne przestały już wystarczać, funkcje, które naprawdę mają znaczenie, sygnały ostrzegawcze, na które należy zwrócić uwagę, oraz pytania, które warto zadać przed podjęciem decyzji o wyborze dostawcy.
Zacznij od zadań kadrowych, którymi Państwa zespół zajmuje się co tydzień: wnioski urlopowe, dokumentacja pracownicza, wdrażanie nowych pracowników oraz dokumenty. Niniejszy przewodnik pomoże Państwu ocenić narzędzia, koszty oraz sposób przetwarzania danych związane z każdą z opcji.
Informacje zweryfikowano 21 września 2026 r. Poniższe porady dotyczące zakupu stanowią praktyczne wytyczne, a nie obiektywne porównanie wymienionych dostawców.
Śledzenie urlopów jest źródłem niejasności. Gdy pracownik pyta, ile dni urlopu mu pozostało, a Państwo muszą otworzyć trzy pliki i wykonać obliczenia w pamięci, oznacza to problem.
Proces wdrażania nowych pracowników jest niejednolity. Nowi pracownicy mają różne doświadczenia w zależności od tego, kto zajmuje się ich wdrożeniem. Niektórzy otrzymują wyczerpujące wprowadzenie; innym brakuje narzędzi, uprawnień dostępu lub sprzętu.
Nie ma Pan/Pani pewności, czy spełniają Państwo obowiązki wynikające z RODO. Dane pracowników są rozproszone w wiadomościach e-mail, na dyskach współdzielonych i w plikach lokalnych. Nie byłby Pan/Pani w stanie udzielić odpowiedzi na wniosek o dostęp do danych bez znacznego wysiłku.
Nie dotrzymał Pan/Pani terminu związanego z przestrzeganiem przepisów. Przedłużenie umowy, ocena okresu próbnego, rejestracja w systemie ubezpieczeń społecznych. Takie sytuacje się zdarzają, ale gdy wynikają one z braku systemu, który by je wychwycił, nadszedł czas na wdrożenie takiego rozwiązania.
Czynności administracyjne pochłaniają więcej czasu, niż Państwa zespół może poświęcić. Proszę porównać czas poświęcony na prowadzenie dokumentacji z kosztami i nakładem pracy związanym z wdrożeniem systemu; sama liczba pracowników nie wskaże, kiedy należy dokonać zmiany.
Kiedy dostawcy prezentują oprogramowanie kadrowe, często na początku pokazują imponujące pulpity nawigacyjne i funkcje oparte na sztucznej inteligencji, które dobrze prezentują się podczas prezentacji. Funkcje, które mają znaczenie w codziennej pracy, są mniej efektowne.
Praktyczny proces obsługi wniosków urlopowych powinien uwzględniać rutynowe wnioski oraz zasady obowiązujące w Państwa zespole. Należy zwrócić uwagę na:
Jeśli zatrudniają Państwo pracowników w wielu krajach UE, system musi obsługiwać różne uprawnienia obowiązujące w poszczególnych krajach. Pracownik z Francji podlega innym zasadom dotyczącym urlopów niż pracownik z Holandii.
Jedno, uporządkowane miejsce na umowy o pracę, dane osobowe, kontakty alarmowe, dokumenty i notatki. Proszę zwrócić uwagę na funkcje wyszukiwania, kontroli dostępu oraz historii audytowej. Proszę sprawdzić, czy można znaleźć i wyeksportować dane niezbędne do realizacji wniosku o dostęp do informacji.
Szablony zawierające zadania przypisane różnym osobom (dział IT, kierownik, dział kadr), terminy realizacji oraz monitorowanie postępów. Proszę skorzystać ze wspólnej listy kontrolnej obejmującej najważniejsze elementy, a następnie dostosować ją do poszczególnych ról. Jasno określone osoby odpowiedzialne oraz monitorowanie postępów pomagają pracownikom w realizacji zadań.
Proszę przechowywać umowy o pracę, rozliczenia płacowe oraz regulaminy firmowe w jednym miejscu. Pracownicy powinni mieć możliwość dostępu do swoich dokumentów bez konieczności zwracania się do kogoś o pomoc. Kierownictwo nie powinno mieć dostępu do dokumentów, których nie musi przeglądać.
Zautomatyzowane powiadomienia o terminach wygaśnięcia umów, terminach oceny okresu próbnego, datach wygaśnięcia zezwoleń na pracę oraz terminach odnowienia dokumentów. Są to kwestie, które często umykają uwadze w arkuszach kalkulacyjnych.
Wbudowana funkcja rozliczania wynagrodzeń. Należy sprawdzić, jakie kraje, obliczenia i ustawowe zgłoszenia obejmuje dana usługa oraz kto jest odpowiedzialny za aktualizację zasad w przypadku ich zmian. Niezależnie od tego, czy funkcja rozliczania wynagrodzeń jest wbudowana, czy też połączona z usługą innego dostawcy, należy przetestować proces przekazywania danych i uzgodnić, kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie poprawek.
Oceny wyników pracy oparte na sztucznej inteligencji. Należy sprawdzić, czym faktycznie zajmuje się system: tworzenie tekstów, ocena wyników pracy oraz rekomendowanie decyzji dotyczących zatrudnienia wiążą się z różnymi kwestiami. Artykuł 22 RODO dotyczy wyłącznie zautomatyzowanych decyzji mających skutki prawne lub o podobnym znaczeniu. Udział człowieka nie powoduje automatycznego wyłączenia systemu sztucznej inteligencji stosowanego w obszarze zatrudnienia z kategorii wysokiego ryzyka określonych w ustawie o sztucznej inteligencji. Zgodnie z aktualnymi wytycznymi Komisji dotyczącymi wdrażania przepisy załącznika III dotyczące wysokiego ryzyka, w tym odpowiednie zastosowania w obszarze zatrudnienia, wejdą w życie 2 grudnia 2027 r.; pozostałe obowiązki wynikające z ustawy o sztucznej inteligencji mają już zastosowanie. Komisja Europejska: Ustawa o sztucznej inteligencji
Rozbudowane funkcje analityczne. Zacznij od raportów, które wspierają decyzje, które faktycznie podejmują Państwo, takich jak stan urlopów i zaległe zadania związane z wdrażaniem nowych pracowników. Zanim zdecydują się Państwo na zakup bardziej zaawansowanych raportów, proszę zapytać, w jaki sposób pomogłyby one Państwa zespołowi.
Niektórzy dostawcy pobierają opłatę miesięczną od każdego pracownika, nie oferując zniżek przy większej liczbie użytkowników. Przy 5 pracownikach nie stanowi to problemu. Przy 50 może to jednak stać się znaczącym obciążeniem. Przed podjęciem decyzji należy zapoznać się z strukturą cenową.
Należy zapytać, gdzie przechowywane są rejestry, dokumenty i kopie zapasowe, kto ma do nich dostęp oraz którzy dostawcy są zaangażowani w ten proces. Hosting na terenie UE może stanowić wymóg dla Państwa organizacji, jednak RODO zezwala również na transfery międzynarodowe pod określonymi warunkami. Należy ocenić rzeczywiste ustalenia, zamiast traktować kraj pochodzenia dostawcy jako gwarancję zgodności z przepisami. EDPB: transfery międzynarodowe
W przypadku dostawców podlegających procedurom prawnym w Stanach Zjednoczonych ustawa CLOUD Act może obejmować dane znajdujące się w ich posiadaniu, pod ich nadzorem lub kontrolą za granicą. Proszę zapytać o dostęp do danych, sposób rozpatrywania wniosków prawnych oraz środki zabezpieczające. Departament Sprawiedliwości Stanów Zjednoczonych: CLOUD Act
Gdy platforma kadrowa przetwarza dane pracowników w Państwa imieniu, relacja ta wymaga zawarcia umowy o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 28. RODO, art. 28 Jeśli dostawca nie jest w stanie przedstawić jasnej umowy o przetwarzaniu danych (DPA) lub dostarczenie jej zajmuje mu kilka tygodni, świadczy to o tym, jak poważnie traktuje on kwestię ochrony danych.
Co się stanie, jeśli zechcą Państwo zrezygnować z usług? Czy mogą Państwo wyeksportować wszystkie dane pracowników w formacie umożliwiającym ich wykorzystanie? Podczas eksportu mogą zostać pominięte dokumenty, historia lub powiązania między rekordami. Proszę poprosić o próbkę i sprawdzić, czy zawiera ona wszystko, co jest Państwu potrzebne do migracji.
Proszę dopasować wymagane funkcje do poszczególnych poziomów cenowych, uwzględniając kontrolę dostępu, eksport danych, historię audytów oraz wsparcie techniczne. Proszę porównać całkowity koszt pakietu odpowiadającego potrzebom Państwa zespołu wraz z kosztami wdrożenia i migracji.
Zanim zdecydują się Państwo na jakąkolwiek platformę kadrową, proszę uzyskać jasne odpowiedzi na następujące pytania:
Gdzie dokładnie przechowywane są dane? Proszę zapytać o lokalizacje centrów danych, dostawców usług w chmurze oraz zaangażowane podmioty prawne, w tym te posiadające zdalny dostęp.
Czy Państwa firma jest zarejestrowana w UE? Jeśli tak, to w jakim kraju? Proszę zapytać, które podmioty prawne świadczą usługę i mają dostęp do Państwa danych.
Czy mogę zapoznać się z Państwa umową o przetwarzaniu danych (DPA)? Proszę poprosić o ten dokument przed zakończeniem rozmowy handlowej. Renomowany dostawca będzie miał go przygotowanego.
Z jakich podwykonawców korzystają Państwo w zakresie przetwarzania danych? Każda usługa, z której korzysta platforma kadrowa (wysyłka wiadomości e-mail, przechowywanie plików, narzędzia wsparcia), wiąże się z potencjalnym przekazaniem danych. Mają Państwo prawo wiedzieć, kim są ci podwykonawcy i gdzie mają siedzibę.
W jaki sposób mogę wyeksportować swoje dane w przypadku odejścia z firmy? W jakim formacie, ile to trwa i czy wiąże się to z kosztami?
Co dzieje się z moimi danymi po anulowaniu subskrypcji? Czy są one natychmiast usuwane? A może po 30 dniach? Czy po anulowaniu subskrypcji można uzyskać ostateczny eksport danych?
W jaki sposób obsługują Państwo wnioski o dostęp do danych osobowych składane przez moich pracowników? Dobry system powinien ułatwić tę procedurę. Należy sprawdzić, które elementy są dostępne w trybie samoobsługowym, w jakich przypadkach konieczne jest wsparcie oraz czy proces ten pozwala dotrzymać wyznaczonych terminów udzielenia odpowiedzi.
Proszę sporządzić listę narzędzi pod kątem rutynowych zadań: zarządzania urlopami, dokumentacji pracowniczej, wdrażania nowych pracowników oraz dokumentacji. Proszę sprawdzić zasady przetwarzania danych oraz umowę o przetwarzaniu danych (DPA), a następnie skorzystać z konta demonstracyjnego, aby przetestować te procesy wraz z osobami, które będą z nich korzystać.
W swojej ocenie należy uwzględnić proces wdrażania, szkolenia oraz wsparcie techniczne. Przydatna wersja próbna powinna pozwolić sprawdzić, czy pracownicy są w stanie wykonywać swoje zadania, a kierownicy – znaleźć potrzebne informacje.
Wypróbuj PersoHR bezpłatnie przez 30 dni. Karta kredytowa nie jest wymagana.
Rozpocznij 30-dniowy bezpłatny okres próbny