Praktyczne zadania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji dla małych zespołów HR, wraz z przykładami, wytycznymi dotyczącymi przetwarzania danych oraz listą kontrolną do przeprowadzenia pierwszego projektu pilotażowego.
W poniedziałek dołącza do Państwa nowy pracownik, należy wyjaśnić aktualizację zasad oraz sporządzić ogłoszenie o pracę. Sztuczna inteligencja może pomóc w przygotowaniu pierwszego szkicu każdego z tych dokumentów. Warto zadać sobie pytanie, czy sprawdzenie uzyskanego wyniku wymaga mniejszego nakładu pracy niż samodzielne sporządzenie tekstu.
W przypadku małego zespołu należy zacząć od jednego powtarzającego się zadania, którego wynik można zweryfikować. Należy uzgodnić, z jakich narzędzi i informacji mogą korzystać pracownicy, kto sprawdza wynik oraz kiedy można go udostępnić. Poniższe pięć przykładów stanowi punkt wyjścia.
Proszę podać narzędziu zakres obowiązków na danym stanowisku, niezbędne umiejętności, warunki pracy oraz zatwierdzone informacje dotyczące wynagrodzenia. Proszę poprosić narzędzie o uporządkowanie tych danych w przejrzystą ofertę pracy oraz o wskazanie wszelkich brakujących informacji.
Proszę porównać projekt ogłoszenia z faktycznym stanowiskiem. Należy usunąć fikcyjne świadczenia, zbędne wymagania kwalifikacyjne oraz sformułowania, które mogłyby wykluczyć odpowiednich kandydatów. Osoba odpowiedzialna za rekrutację powinna potwierdzić wszystkie zobowiązania przed opublikowaniem ogłoszenia. Proszę nie uwzględniać CV kandydatów podczas opracowywania projektu ogłoszenia.
Proszę skorzystać z ogólnego opisu stanowiska oraz zatwierdzonych etapów wdrażania nowego pracownika, aby sporządzić plan na pierwszy tydzień. Proszę poprosić o propozycję osoby odpowiedzialnej oraz harmonogram realizacji każdego zadania, a następnie poprosić zaangażowane osoby o ich potwierdzenie.
Należy sprawdzić dostęp, wyposażenie, szkolenia i procedury wprowadzające pod kątem sposobu funkcjonowania Państwa firmy. Oddzielnej weryfikacji wymagają lokalne terminy rejestracji oraz wymogi dotyczące zatrudnienia. Nawet wiarygodna lista kontrolna może pominąć coś istotnego. Nasza europejska lista kontrolna dotycząca wdrażania nowych pracowników stanowi przydatny punkt wyjścia.
Po zatwierdzeniu narzędzia pod kątem poziomu poufności dokumentu należy przekazać mu aktualną politykę i poprosić o krótkie wyjaśnienie wraz z odniesieniami do odpowiednich sekcji. Należy polecić mu zidentyfikowanie pytań, na które polityka nie udziela odpowiedzi.
Proszę porównać wyjaśnienie z tekstem źródłowym, zwracając szczególną uwagę na wyjątki, warunki kwalifikowalności oraz terminy. Proszę zamieścić link do zatwierdzonej polityki, aby pracownicy mogli zapoznać się z pełnym brzmieniem dokumentu. Proszę poprosić osobę odpowiedzialną za tę politykę o udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące indywidualnych uprawnień danego pracownika.
Przypomnienie o szkoleniu lub zmianie godzin otwarcia biura może stanowić łatwe do zrealizowania pierwsze zadanie. Proszę podać potwierdzone daty, grupę docelową oraz wymagane działania. Proszę poprosić o krótką, bezpośrednią wiadomość.
Należy sprawdzić, czy przygotowany projekt nie zawiera niezamierzonych obietnic i czy dociera do właściwych osób. W ramach wstępnego programu pilotażowego należy wyłączyć z zatwierdzonego zakresu kwestie dyscyplinarne, skargi, informacje dotyczące zdrowia oraz indywidualne rozmowy na temat wynagrodzeń.
Sztuczna inteligencja może stworzyć poprawnie działające tłumaczenie wiadomości powitalnej lub ogólnego ogłoszenia. Należy podać jej grupę docelową, preferowany poziom formalności oraz terminy, które powinny pozostać niezmienione.
Proszę poprosić osobę biegłą w obu językach o porównanie znaczenia tekstu, w tym dat, instrukcji i tonu wypowiedzi. Umowy, oświadczenia o ochronie danych osobowych oraz informacje dotyczące praw należy przed użyciem poddać odpowiedniej weryfikacji językowej i merytorycznej. Płynne tłumaczenie może zmienić treść zobowiązania, nie ujawniając przy tym oczywistego błędu.
Proszę zacząć od tekstów ogólnodostępnych, fikcyjnych przykładów lub materiałów wewnętrznych, do przetwarzania których narzędzie zostało zatwierdzone. Wewnętrzne regulaminy mogą zawierać informacje poufne, nawet jeśli nie zawierają danych osobowych pracowników, dlatego przed ich przesłaniem proszę zapoznać się z warunkami korzystania z narzędzia oraz regulaminem Państwa organizacji.
Przed wykorzystaniem danych osobowych należy określić cel i podstawę prawną przetwarzania, ograniczyć zakres informacji do niezbędnego minimum oraz ocenić wszelkie dodatkowe warunki dotyczące danych szczególnej kategorii, takich jak informacje dotyczące zdrowia. Zgoda zazwyczaj nie jest odpowiednią podstawą w stosunkach pracy, ponieważ pracownicy mogą nie czuć się swobodnie, odmawiając pracodawcy. EDPB: zgodne z prawem przetwarzanie
Przed rozpoczęciem należy sprawdzić, czy wymagana jest ocena skutków dla ochrony danych. Artykuł 35 RODO nakłada taki obowiązek w przypadku, gdy planowane przetwarzanie danych może stwarzać wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych. RODO, art. 35
Usunięcie nazwiska niekoniecznie powoduje anonimizację rekordu. Stanowisko, lokalizacja oraz charakterystyczne wydarzenie mogą nadal umożliwiać identyfikację danej osoby w małym zespole. Informacje pseudonimizowane nadal stanowią dane osobowe, o ile można je powiązać z konkretną osobą. EDPB: anonimizacja i pseudonimizacja
Należy zapytać dostawcę, kto przetwarza polecenia i wyniki, gdzie odbywa się przetwarzanie i gdzie zapewniony jest dostęp do wsparcia, jak długo przechowywane są informacje, czy są one wykorzystywane do celów szkoleniowych oraz kto ma do nich dostęp. W przypadku gdy dostawca pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane, wymagane jest zawarcie porozumienia zgodnie z art. 28. Przekazywanie danych za granicę wymaga zastosowania odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO; sama lokalizacja serwerów w UE nie rozstrzyga kwestii oceny zgodności. RODO, art. 28 oraz art. 44–49
Jeśli dostawca wykorzystuje przekazane dane do własnych celów, proszę ocenić to przetwarzanie oddzielnie. Proszę nie uwzględniać danych osobowych w projekcie pilotażowym do czasu oceny i zatwierdzenia umowy. Nasze pytania dotyczące dostawców zawierają bardziej szczegółowe informacje na temat tych kontroli.
Proszę użyć polecenia, które powiąże szkic z znanymi faktami. Na przykład:
Proszę sporządzić listę kontrolną na pierwszy dzień pracy dla fikcyjnego pracownika administracyjnego zatrudnionego w biurze. Proszę wykorzystać wyłącznie następujące potwierdzone zadania: odebranie sprzętu z działu IT, spotkanie z przełożonym, udział w zaplanowanym szkoleniu wprowadzającym w zakresie bezpieczeństwa, zapoznanie się z zatwierdzonym podręcznikiem oraz sprawdzenie dostępu do systemów. Proszę zaproponować kolejność zadań. Brakujące terminy i osoby odpowiedzialne proszę oznaczyć jako „do potwierdzenia”. Proszę nie wymyślać żadnych zasad firmowych ani wymogów prawnych.
Należy sprawdzić, czy uwzględniono wszystkie potwierdzone zadania, czy nie dodano żadnych nieobsługiwanych wymagań oraz czy nierozstrzygnięte szczegóły pozostają widoczne. Instrukcja pomaga zdefiniować zadanie; nie gwarantuje jednak, że model będzie się do niej stosował.
Podczas pierwszych kilku prób należy rejestrować czas poświęcony na sporządzenie dokumentu, czas sprawdzania oraz wprowadzanie poprawek. Należy unikać umieszczania danych osobowych w tym dzienniku pilotażowym. Jeśli wielokrotne sprawdzanie zajmuje więcej czasu niż samodzielne wykonanie zadania, należy zmienić zadanie lub przerwać eksperyment.
Ocena kandydatów, przyznawanie punktów za wyniki lub rekomendowanie zwolnień wymaga innego podejścia niż sporządzenie ogólnej wiadomości powitalnej. Artykuł 22 RODO dotyczy wyłącznie zautomatyzowanych decyzji mających skutki prawne lub o podobnym znaczeniu, z zastrzeżeniem określonych wyjątków i zabezpieczeń. RODO, art. 22
Sam etap zatwierdzania przez człowieka nie rozstrzyga kwestii oceny prawnej. Ustawa o sztucznej inteligencji (AI Act) osobno traktuje niektóre systemy zatrudnienia jako obarczone wysokim ryzykiem, a terminy wejścia w życie jej wymogów są zróżnicowane. Przed wdrożeniem takiego systemu należy sprawdzić jego przeznaczenie oraz obowiązujące przepisy. Komisja Europejska: Ustawa o sztucznej inteligencji
Należy przeszkolić pracowników w zakresie zatwierdzonych zadań, dozwolonych informacji oraz typowych błędów. Należy uwzględnić ćwiczenia polegające na sprawdzaniu błędnych odpowiedzi oraz jasną procedurę zgłaszania problemów. Artykuł 4 ustawy o sztucznej inteligencji nakłada na dostawców i organizacje wdrażające systemy oparte na sztucznej inteligencji obowiązek podjęcia działań wspierających kompetencje w zakresie sztucznej inteligencji osób korzystających z tych systemów w ich imieniu. Komisja stwierdza, że nie jest wymagany żaden konkretny certyfikat. Należy prowadzić rejestr podjętych działań. Komisja Europejska: Wiedza na temat sztucznej inteligencji
Proszę wykorzystać ten artykuł jako praktyczną pomoc w planowaniu, uzupełniającą weryfikację aspektów prawnych i organizacyjnych istotnych dla Państwa konkretnego przypadku.
Przydatnym pierwszym rezultatem jest zadanie, które Państwa zespół może zrealizować w łatwiejszy sposób, zachowując jednocześnie dokładność informacji i jasny podział obowiązków.
Wypróbuj PersoHR bezpłatnie przez 30 dni. Karta kredytowa nie jest wymagana.
Rozpocznij 30-dniowy bezpłatny okres próbny