Tareas prácticas de IA para pequeños equipos de RR. HH., con ejemplos, comprobaciones sobre el tratamiento de datos y una lista de verificación para poner en marcha su primer proyecto piloto.
El lunes se incorpora un nuevo empleado, debe explicar una actualización de la política de la empresa y aún tiene que redactar una oferta de empleo. La IA puede ayudarle a elaborar un primer borrador para cada uno de estos casos. La pregunta clave es si revisar el resultado le supondrá menos trabajo que redactarlo usted mismo.
En el caso de un equipo pequeño, comience por una tarea recurrente cuyo resultado pueda verificar. Acuerde qué herramienta e información pueden utilizar los miembros del equipo, quién comprueba el resultado y cuándo está listo para compartirse. Estos cinco ejemplos ofrecen un punto de partida.
Proporcione a la herramienta las responsabilidades del puesto, las competencias esenciales, las condiciones de trabajo y la información salarial aprobada. Pídale que organice esos datos en un anuncio claro y que señale cualquier información que falte.
Compare el borrador con la oferta de empleo real. Elimine las prestaciones inventadas, los requisitos innecesarios y las expresiones que puedan excluir a candidatos adecuados. El responsable de contratación debe confirmar todos los compromisos antes de la publicación. No tenga en cuenta los currículos de los candidatos a la hora de redactar el borrador.
Utilice una descripción genérica del puesto y unos pasos de incorporación aprobados para elaborar un plan para la primera semana. Solicite una propuesta de responsable y un calendario para cada tarea, y a continuación pida a las personas implicadas que los confirmen.
Compruebe el acceso, el equipamiento, la formación y las presentaciones en función de cómo funciona su empresa. Los plazos de inscripción locales y los requisitos laborales deben revisarse por separado. Una lista de comprobación plausible puede, aun así, omitir algún aspecto esencial. Nuestra lista de comprobación para la incorporación de personal en la UE constituye una referencia inicial útil.
Una vez que la herramienta haya sido aprobada para el nivel de confidencialidad del documento, facilítele la política vigente y solicítele una breve explicación con referencias a las secciones pertinentes. Indíquele que identifique las preguntas que la política no responde.
Compare la explicación con el texto original, prestando especial atención a las excepciones, los requisitos de acceso y los plazos. Incluya un enlace a la política aprobada para que los empleados puedan consultar el texto completo. Pida a la persona responsable de la política que responda a las preguntas sobre los derechos específicos de cada empleado.
Un recordatorio sobre una sesión de formación o un cambio en el horario de apertura de la oficina puede ser un primer experimento factible. Indique las fechas confirmadas, el público destinatario y la acción que se debe realizar. Solicite un mensaje breve y directo.
Compruebe que el borrador no genere promesas no deseadas y que llegue a las personas adecuadas. Para la prueba piloto inicial, excluya del ámbito de aplicación aprobado las cuestiones disciplinarias, las reclamaciones, la información sanitaria y las conversaciones sobre la remuneración individual.
La IA puede generar una traducción válida de un mensaje de bienvenida o un anuncio general. Indíquele el público destinatario, el nivel de formalidad deseado y los términos que deben mantenerse sin cambios.
Pida a una persona competente en ambos idiomas que compare el significado, incluyendo fechas, instrucciones y tono. Los contratos, los avisos de privacidad y los derechos legales deben someterse a una revisión lingüística y temática adecuada antes de su uso. Una traducción fluida puede alterar una obligación sin que el error resulte evidente.
Comience con textos públicos, ejemplos ficticios o material interno que la herramienta esté autorizada a procesar. Las políticas internas pueden contener información confidencial incluso cuando no incluyan datos de los empleados, por lo que debe consultar las condiciones de uso de la herramienta y las normas de su organización antes de subirlas.
Antes de utilizar datos personales, establezca la finalidad y la base jurídica, limite la información a lo estrictamente necesario y evalúe cualquier condición adicional para los datos de categorías especiales, como la información sobre la salud. El consentimiento suele ser inadecuado en el ámbito laboral, ya que es posible que los empleados no se sientan libres de negarse ante su empleador. EDPB: tratamiento lícito
Compruebe si es necesaria una evaluación de impacto relativa a la protección de datos antes de comenzar. El artículo 35 del RGPD exige dicha evaluación cuando el tratamiento propuesto pueda suponer un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. RGPD, artículo 35
La eliminación de un nombre no implica necesariamente que un registro quede anonimizado. Un puesto, una ubicación o un acontecimiento característico pueden seguir identificando a una persona en un equipo pequeño. La información seudonimizada sigue siendo datos personales cuando puede vincularse a una persona concreta. EDPB: anonimización y seudonimización
Pregunte al proveedor quién procesa las solicitudes y los resultados, dónde se lleva a cabo el procesamiento y el acceso de soporte, durante cuánto tiempo se conserva la información, si se utiliza con fines de formación y quién puede recuperarla. Cuando un proveedor actúe como su encargado del tratamiento, se requiere un acuerdo conforme al artículo 28. Las transferencias internacionales requieren las garantías pertinentes del RGPD; el mero hecho de que el alojamiento se encuentre en la UE no basta para zanjar la evaluación. RGPD, artículos 28 y 44-49
Si un proveedor utiliza los datos introducidos para sus propios fines, evalúe dicho tratamiento por separado. Mantenga los datos personales fuera de la fase piloto hasta que se haya evaluado y aprobado el acuerdo. Nuestras preguntas para proveedores abordan estas comprobaciones con mayor detalle.
Utilice una indicación que vincule el borrador a hechos conocidos. Por ejemplo:
Elabore una lista de comprobación para el primer día de trabajo de un administrativo ficticio que trabaje en una oficina. Utilice únicamente estas tareas confirmadas: recoger el equipo informático, reunirse con el responsable, asistir a la sesión de formación sobre seguridad programada, revisar el manual aprobado y comprobar el acceso al sistema. Sugiera un orden. Indique como «por confirmar» los tiempos que falten y los responsables correspondientes. No invente políticas de la empresa ni requisitos legales.
Compruebe que aparezcan todas las tareas confirmadas, que no se haya añadido ningún requisito sin fundamento y que los detalles pendientes sigan siendo visibles. La instrucción ayuda a definir la tarea; no garantiza que el modelo la siga.
En los primeros intentos, registre el tiempo dedicado a la redacción, a la revisión y a las correcciones. Evite incluir datos personales en ese registro piloto. Si la revisión repetida lleva más tiempo que realizar la tarea usted mismo, modifique la tarea o ponga fin al experimento.
Clasificar a los candidatos, puntuar el rendimiento o recomendar despidos requiere una evaluación diferente a la de redactar un mensaje de bienvenida genérico. El artículo 22 del RGPD se refiere exclusivamente a las decisiones automatizadas con efectos jurídicos o de importancia similar, con sujeción a excepciones y garantías específicas. RGPD, artículo 22
Un paso de aprobación humana no zanja por sí solo la valoración jurídica. La Ley de IA considera por separado determinados sistemas de empleo como de alto riesgo, y sus requisitos tienen diferentes fechas de entrada en vigor. Compruebe el uso previsto y la normativa vigente antes de implantar un sistema de este tipo. Comisión Europea: Ley de IA
Forme al personal sobre las tareas autorizadas, la información permitida y los posibles errores. Incluya ejercicios prácticos para detectar respuestas incorrectas y un procedimiento claro para notificar problemas. El artículo 4 de la Ley de IA exige a los proveedores y a las organizaciones que implementen sistemas de IA que adopten medidas para fomentar la alfabetización en IA de las personas que utilicen dichos sistemas en su nombre. La Comisión señala que no se requiere ningún certificado específico. Mantenga un registro de las medidas adoptadas. Comisión Europea: Conocimientos básicos sobre IA
Utilice este documento como una ayuda práctica para la planificación, junto con las comprobaciones legales y organizativas pertinentes para su caso concreto.
Un primer resultado útil es una tarea que su equipo pueda llevar a cabo con mayor facilidad, al tiempo que se garantiza la exactitud de la información y se define claramente la responsabilidad.
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