Términos de Servicio

1. Antecedentes y partes

Los presentes Términos de Servicio («Términos») regulan el uso del servicio de gestión de RRHH PersoHR (el «Servicio») prestado por Labb Holding Ltd, sociedad privada de responsabilidad limitada por acciones constituida en Chipre, con domicilio social en Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Chipre, inscrita con el número HE 424230 («PersoHR», «nosotros», «nos»). El Servicio se ofrece únicamente a clientes empresariales y profesionales. Al registrar un espacio de trabajo de empresa o aceptar expresamente de otro modo los presentes Términos en nombre del Cliente, el cliente («usted», «Cliente») confirma que actúa en el ejercicio de su actividad comercial, empresarial, de oficio o profesional y no como consumidor, que la persona que acepta los presentes Términos está facultada para obligar al Cliente y que el Cliente celebra con PersoHR un acuerdo vinculante integrado por los presentes Términos, el Acuerdo de Procesamiento de Datos disponible en /legal/dpa y cualquier formulario de pedido u oferta que haga referencia a los presentes Términos. En caso de conflicto entre una oferta o un formulario de pedido y los presentes Términos, prevalecerá dicha oferta o formulario de pedido respecto de los aspectos que regule expresamente. La Política de Privacidad disponible en /legal/privacy explica el tratamiento de datos personales; darse por enterado de ella no constituye consentimiento a cada actividad de tratamiento. Las condiciones divergentes del Cliente no serán de aplicación salvo que las aceptemos por escrito.

2. Cuenta, período de prueba y celebración del contrato

El Cliente accede al Servicio a través de un espacio de trabajo de empresa y de las cuentas personales de los usuarios autorizados. Al registrar un espacio de trabajo de empresa, el Cliente presenta una oferta vinculante para celebrar un acuerdo; nosotros aceptamos dicha oferta activando el espacio de trabajo. Los nuevos clientes reciben un período de prueba gratuito de 30 días durante el cual el Servicio se pone a disposición sin coste para su evaluación. Cada cliente tiene derecho a un único período de prueba. Si el período de prueba vence sin una suscripción de pago, el espacio de trabajo continúa en el Plan gratuito si su número de empleados activos se encuentra dentro del límite de dicho plan. En caso contrario, el acceso ordinario al espacio de trabajo pasa a ser de solo lectura. Las funciones disponibles durante el período de prueba dependen del plan de prueba puesto a disposición del Cliente. Un acuerdo con suscripción de pago se celebra bien seleccionando un plan e introduciendo los datos de pago en la cuenta, bien aceptando una oferta que enviemos por correo electrónico. El Cliente es responsable de la exactitud de la información facilitada en el momento del registro.

3. Alcance del Servicio

Las funcionalidades del Servicio dependen del plan seleccionado y de los módulos adicionales habilitados por el Cliente. Hay una descripción funcional actualizada disponible en persohr.eu y dentro de la aplicación. Podemos ofrecer integraciones con sistemas de terceros a través de API (las «Integraciones»); las integraciones identificadas como de terceros son proporcionadas por el operador tercero y bajo su exclusiva responsabilidad. Podemos modificar, añadir o eliminar funcionalidades, en particular cuando lo exija la ley o una dependencia de terceros, o para subsanar vulnerabilidades de seguridad, siempre que dicho cambio no reduzca sustancialmente la funcionalidad acordada. El Cliente puede pasar a un plan superior o cambiar de plan en cualquier momento; los cambios a un plan inferior surtirán efecto en la siguiente fecha de renovación.

4. Disponibilidad

Prestamos el Servicio con un objetivo de disponibilidad mensual del 99,5 %, medido en el punto de entrada externo del Servicio y excluyendo (a) las ventanas de mantenimiento planificado, (b) las circunstancias fuera de nuestro control razonable (fuerza mayor, interrupciones de redes de terceros, ataques de denegación de servicio, etc.), (c) los problemas causados por el Cliente y (d) los problemas derivados de Integraciones de terceros operadas por otros proveedores. El mantenimiento planificado se programa fuera del horario de 09:00–18:00 CET de lunes a viernes. Avisaremos con una antelación razonable de los mantenimientos significativos mediante notificación en la aplicación o por correo electrónico.

5. Responsabilidades del Cliente

El Cliente es responsable de: (a) la exactitud y licitud de los datos cargados en el Servicio o generados dentro de él; (b) garantizar una base jurídica adecuada conforme al RGPD para el tratamiento, a través del Servicio, de los datos personales de sus empleados y otros interesados; (c) la gestión segura de las cuentas de usuario y las credenciales emitidas a su personal, lo que incluye no compartir cuentas y utilizar una autenticación robusta; (d) mantener una conexión a internet operativa y un navegador compatible y actualizado; (e) configurar su cuenta, incluidos los roles y permisos, de acuerdo con su política de seguridad interna; (f) notificarnos sin demora indebida cualquier uso indebido real o sospechado, incidente de seguridad o problema de protección de datos que afecte a su cuenta. El Cliente es responsable del contenido que facilita y de sus obligaciones como responsable del tratamiento, incluidas la información a los empleados, las instrucciones de conservación lícitas y cualquier consulta preceptiva a los representantes de los trabajadores. Ello no exime a PersoHR de sus propias obligaciones contractuales o legales. El Servicio y sus plantillas asisten en la administración de RRHH; no sustituyen el asesoramiento sobre las obligaciones laborales, de nóminas, fiscales u otras obligaciones legales del Cliente en cada jurisdicción aplicable.

6. Concesión de derechos

Sujeto al pago de las tarifas aplicables y al cumplimiento de los presentes Términos, concedemos al Cliente un derecho no exclusivo, intransferible y no sublicenciable de uso del Servicio para sus operaciones internas de RRHH durante la vigencia del acuerdo. El Cliente podrá conceder acceso a sus empleados, contratistas y consultores autorizados (siempre que estén sujetos a obligaciones de confidencialidad equivalentes), pero no podrá revender, sublicenciar, ceder en régimen de tiempo compartido ni explotar comercialmente el Servicio. Conservamos todos los derechos de propiedad intelectual sobre el Servicio. Podemos utilizar datos de uso anonimizados y agregados, que no identifiquen al Cliente ni a ninguna persona, para supervisar, proteger y mejorar el Servicio.

7. Vigencia y terminación

Las suscripciones tienen la duración seleccionada en el proceso de compra, mensual o anual. Las suscripciones mensuales se renuevan automáticamente al final de cada mes de facturación y pueden cancelarse en cualquier momento, con efecto al final del período de facturación en curso. Las suscripciones anuales se renuevan automáticamente por períodos anuales adicionales, salvo que la renovación se cancele antes de la fecha de renovación. La cancelación surte efecto al final del período de facturación pagado en curso. La cancelación se realiza en la aplicación a través de Configuración → Facturación o enviando un correo electrónico a support@persohr.eu. Cualquiera de las partes podrá resolver el acuerdo por causa justificada con efecto inmediato mediante notificación escrita si la otra parte incurre en un incumplimiento sustancial que no sea subsanado en el plazo de 30 días desde la notificación escrita, o en caso de procedimientos de insolvencia contra la otra parte. Cuando finaliza una suscripción de pago, el espacio de trabajo continúa en el Plan gratuito si su número de empleados activos se encuentra dentro del límite de dicho plan; en caso contrario, se bloquea el acceso ordinario al espacio de trabajo (véase la sección 8). El Cliente debería exportar los registros que necesite antes de esa fecha y ponerse en contacto con el soporte para cualquier otra disposición sobre devolución o supresión de datos conforme a la sección 13 del Acuerdo de Procesamiento de Datos. Dejar de renovar no constituye por sí solo una solicitud de eliminación de la cuenta. Las tarifas ya abonadas no se reembolsan por el mero hecho de que el Cliente deje de utilizar el Servicio antes de que finalice el período pagado, sin perjuicio de los derechos imperativos o de un derecho expreso de reembolso previsto en el acuerdo.

8. Condiciones de pago

Las tarifas se indican en la página de precios o en el formulario de pedido aplicable, en EUR, y no incluyen el IVA ni ningún otro impuesto aplicable, que se añadirán al tipo vigente. El Cliente es responsable de facilitar datos de facturación exactos, incluidos su denominación legal, su domicilio social y, en su caso, un número de identificación a efectos del IVA de la UE válido. El tratamiento del IVA depende de la condición del cliente, del lugar de prestación y de las normas fiscales aplicables. La inversión del sujeto pasivo se aplica cuando se cumplen sus requisitos legales. El proceso de compra utiliza la información de facturación y fiscal facilitada para calcular el tratamiento aplicable; el Cliente debería ponerse en contacto con nosotros en caso de una factura incorrecta. Las suscripciones mensuales se facturan por adelantado al inicio de cada mes de facturación; las suscripciones anuales se facturan por adelantado por el período anual completo. El pago es procesado por Stripe; al introducir los datos de pago, el Cliente nos autoriza a efectuar el cargo en el método de pago elegido en cada renovación. Los planes tienen límites de empleados. El paso a un plan superior puede surtir efecto de inmediato y requerir un pago adicional; los cambios a un plan inferior se programan para la renovación. El Cliente debe revisar el importe y el momento del cobro mostrados antes de confirmar un cambio de plan. Podemos revisar los precios de lista una vez por año natural con un aviso por escrito de al menos cuatro semanas; si el incremento de precio supera el 5 % del precio anterior, el Cliente podrá oponerse en el plazo de cuatro semanas desde el aviso, en cuyo caso el acuerdo continuará al precio anterior hasta la siguiente renovación, momento en el que las partes podrán acordar el nuevo precio o resolver el acuerdo. El acceso ordinario al espacio de trabajo es de solo lectura mientras una suscripción tenga el pago vencido y queda bloqueado mientras esté impagada. Cuando una suscripción de pago finaliza por cancelación o por impago continuado, el espacio de trabajo continúa en el Plan gratuito si su número de empleados activos se encuentra dentro del límite de dicho plan. En caso contrario, se bloquea el acceso ordinario. La facturación y las opciones de restablecimiento del acceso y de recuperación de datos siguen sujetas a sus propios permisos. Póngase en contacto con el soporte si necesita ayuda para resolver un pago o recuperar datos.

9. Garantía y defectos

Garantizamos que, durante el período de suscripción, el Servicio se ajusta sustancialmente a la descripción funcional publicada y está libre de defectos sustanciales que impidan su uso para el fin previsto. El Cliente debe notificar los defectos sin demora indebida y proporcionar detalles razonables que permitan su diagnóstico. Realizaremos esfuerzos razonables para subsanar los defectos notificados en un plazo razonable, con objetivos de respuesta de cuatro horas para las interrupciones totales notificadas dentro del horario de soporte y de un día hábil para otros defectos. Podrán aplicarse soluciones provisionales mientras se desarrolla una corrección definitiva. Cuando el Servicio se preste de forma gratuita (por ejemplo, durante el período de prueba o en el Plan gratuito), nuestra responsabilidad por defectos se limita a los supuestos de dolo; los supuestos de responsabilidad ilimitada de la sección 10 no se ven afectados.

10. Limitación de responsabilidad

Respondemos sin limitación de los daños causados por dolo o negligencia grave, de los daños a la vida, la integridad física o la salud, del incumplimiento de garantías expresas por escrito, de las reclamaciones por responsabilidad por productos conforme a la ley aplicable y de cualquier responsabilidad que no pueda excluirse o limitarse en virtud de normas imperativas. Por los daños causados por negligencia leve, nuestra responsabilidad se limita al incumplimiento de obligaciones contractuales esenciales (es decir, aquellas cuyo cumplimiento hace posible en primer lugar la correcta ejecución del acuerdo y en cuyo cumplimiento el Cliente confía habitualmente); en tales casos, nuestra responsabilidad queda además limitada al daño previsible típico de este tipo de contrato, que las partes acuerdan que estará en todo caso limitado al importe total de las tarifas abonadas por el Cliente en los doce meses anteriores al hecho que dio lugar a la reclamación. Queda excluida la responsabilidad por negligencia leve respecto de obligaciones no esenciales. Las mismas limitaciones se aplican a las reclamaciones contra nuestros empleados, agentes y subcontratistas.

11. Protección de datos y confidencialidad

Actuamos como encargado del tratamiento de los datos personales cargados en el Servicio por el Cliente. El Acuerdo de Procesamiento de Datos disponible en /legal/dpa se incorpora a los presentes Términos por referencia y forma parte integrante del acuerdo. Cada parte mantendrá la confidencialidad de la información confidencial de la otra parte, la utilizará únicamente para los fines del acuerdo y la protegerá con al menos el mismo cuidado que emplea para su propia información confidencial de sensibilidad similar. La obligación de confidencialidad subsistirá durante un período de cinco años tras la terminación del acuerdo. Las obligaciones de protección de los datos personales conservados se mantienen mientras dichos datos se conserven, incluso cuando se aplique una obligación legal de mayor duración.

12. Funciones de IA y uso aceptable

Partes del Servicio utilizan IA generativa para asistir en los flujos de trabajo de RRHH (por ejemplo, generación de contenido en el asistente de configuración, generación de planes de onboarding, análisis de documentos, redacción de evaluaciones de desempeño, redacción de cartas de recomendación, traducciones de textos solicitadas y el asistente de chat integrado en el producto). Los resultados son generados por un modelo de lenguaje y tienen carácter meramente asistencial. El Cliente debe revisar, aceptar, editar o rechazar cada resultado antes de basarse en él. El Cliente no debe utilizar ningún resultado asistido por IA como base única o determinante para decisiones de contratación, despido, promoción, retribución, disciplinarias u otras decisiones laborales de importancia similar, ni para ninguna decisión que produzca efectos jurídicos en un empleado o le afecte significativamente de modo similar en el sentido del artículo 22 del RGPD. El Cliente sigue siendo el responsable del tratamiento de los datos personales que envía a las funciones de IA y es responsable de la licitud de sus instrucciones (prompts) y entradas. Las categorías especiales de datos en el sentido del artículo 9 del RGPD (incluidos la salud, la religión, el origen étnico, la afiliación sindical, la vida sexual o la orientación sexual) y los datos relativos a condenas penales en el sentido del artículo 10 del RGPD no deben introducirse en las funciones de IA, salvo que el Cliente disponga de una base jurídica explícita y el módulo correspondiente esté documentado como compatible con esa categoría. Las funciones de IA en tiempo de ejecución utilizan Mistral AI. La lista de subencargados del tratamiento describe el proveedor y las categorías de datos pertinentes, incluido el contexto reunido por la función y el contenido de los documentos enviados. Las ubicaciones del tratamiento, los proveedores ulteriores y la conservación dependen del acuerdo de servicio aplicable; el Cliente puede solicitar la información pertinente antes de habilitar la IA para datos personales. Los resultados de la IA pueden ser inexactos, incompletos o sesgados, incluidas valoraciones inventadas en un borrador de carta de recomendación. El Cliente es responsable de revisar la base fáctica y la licitud de sus decisiones. PersoHR sigue siendo responsable de sus propias obligaciones contractuales y legales aplicables. La revisión humana no determina por sí sola si una función queda comprendida en las disposiciones sobre alto riesgo de la legislación aplicable en materia de IA.

El Cliente no debe utilizar el Servicio para almacenar o compartir contenido ilícito o que vulnere los derechos de terceros. No supervisamos el contenido que almacenan los Clientes ni utilizamos herramientas automatizadas para moderarlo. Cualquier persona puede informarnos de contenido del Servicio que considere ilícito escribiendo a support@persohr.eu e indicando la ubicación exacta del contenido, los motivos y una declaración de que la notificación es exacta y completa a su leal saber y entender, junto con su nombre y dirección de correo electrónico, salvo que la notificación se refiera a abusos sexuales o explotación sexual de menores, como materiales que muestren abusos o el embaucamiento de un menor con fines sexuales (los delitos a que se refieren los artículos 3 a 7 de la Directiva 2011/93/UE). Necesitamos una dirección de correo electrónico para acusar recibo y comunicar a la persona nuestra decisión. Acusamos recibo, revisamos cada notificación de forma individual y comunicamos a la persona que nos la notificó lo que hemos decidido, también cuando no adoptamos ninguna medida, y cómo puede impugnarse la decisión. Cuando restringimos el acceso a un contenido por ser ilícito o infringir los presentes Términos, comunicamos a los afectados lo que hemos decidido, por qué y cómo impugnarlo, salvo que la ley lo impida. Una decisión puede impugnarse respondiendo a ella. support@persohr.eu es también nuestro punto de contacto para autoridades y usuarios en virtud del Reglamento de Servicios Digitales. Las autoridades pueden escribirnos en griego, inglés o alemán.

13. Plantillas

El Servicio puede proporcionar plantillas de documentos, como plantillas de políticas internas redactadas para un país concreto, y otros contenidos prerredactados (conjuntamente, las «Plantillas»). Las Plantillas son puntos de partida generales redactados para circunstancias habituales. No constituyen asesoramiento jurídico ni tienen en cuenta la situación particular del Cliente.

Cuando indiquemos que un despacho de abogados u otro asesor ha revisado una Plantilla, dicha indicación describe la revisión que tuvo lugar. Abarca únicamente la versión y la fecha indicadas, conforme a la legislación vigente en esa fecha, y no constituye una garantía de que la Plantilla, o un documento basado en ella, sea adecuado para el Cliente. La revisión se nos prestó a nosotros. No se extiende a ninguna versión que el Cliente complete o modifique, ni convierte a dicho asesor en asesor del Cliente.

Cuando el Cliente completa, adapta o adopta una Plantilla, el documento resultante es un documento propio del Cliente, y el Cliente es responsable de su contenido y del uso que se haga de él. El Cliente decide si una Plantilla debe adaptarse antes de su adopción, en particular cuando un convenio colectivo aplicable contenga disposiciones específicas sobre la materia que trata la Plantilla, cuando el Cliente utilice modalidades de tiempo de trabajo como el trabajo a turnos, los horarios irregulares o las guardias, o cuando sus procedimientos internos, herramientas o prácticas de comunicación difieran de los que describe la Plantilla. El Cliente es asimismo responsable de cualquier consulta a los representantes de los trabajadores, o participación de estos, que proceda antes de la adopción.

Con sujeción a nuestras obligaciones conforme a las secciones 3 y 9, podemos actualizar, sustituir o retirar una Plantilla, por ejemplo tras un cambio en la legislación o en las directrices oficiales. Ello no modifica ningún documento que el Cliente ya haya adoptado. Conservamos todos los derechos sobre las Plantillas. Durante la vigencia del acuerdo, el Cliente puede utilizar, copiar y adaptar las Plantillas para sus propios fines internos. Un documento que el Cliente haya adoptado es un documento propio, y el Cliente puede conservarlo, utilizarlo y compartirlo como haría con cualquier documento propio, incluso después de la finalización del acuerdo.

Las exportaciones que el Servicio genera para un tercero, como un proveedor de nóminas o una autoridad pública, reflejan los datos registrados en el Servicio. Antes de basarse en una exportación, el Cliente comprueba que cumple los requisitos del destinatario y los requisitos legales que le sean aplicables.

Cualquier programa a través del cual los clientes pongan su propio contenido a disposición de otros clientes, o utilicen contenido puesto a disposición por otros clientes, se regirá por condiciones independientes que se aplicarán cuando el Cliente participe en él.

La sección 10 se aplica a las Plantillas y a su uso. Ni una Plantilla ni la indicación de que un asesor la ha revisado constituyen una garantía expresa por escrito en el sentido de la sección 10.

14. Modificaciones

Podemos modificar los presentes Términos con un aviso por escrito (en la aplicación o por correo electrónico) de al menos cuatro semanas antes de que el cambio entre en vigor. El aviso identificará el cambio, el plazo para oponerse y las consecuencias de la oposición. Si el Cliente no se opone por escrito en el plazo de dos semanas desde el aviso, el cambio se considerará aceptado. Si el Cliente se opone, el acuerdo continuará conforme a los Términos anteriores; en tal caso, podremos resolver el acuerdo con un aviso por escrito de un mes. También podemos modificar el Servicio para cumplir con la ley, subsanar problemas de seguridad, reflejar cambios en las dependencias de terceros o cuando el cambio resulte sustancialmente beneficioso para el Cliente. Los cambios de precios se rigen exclusivamente por la sección 8.

15. Disposiciones finales

Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República de Chipre, con exclusión de sus normas de conflicto de leyes y de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías. Los tribunales de Pafos (Chipre) tienen competencia exclusiva sobre cualquier litigio derivado de los presentes Términos o relacionado con ellos, sin perjuicio de cualquier fuero imperativo de protección del consumidor conforme al Derecho de la UE. Las notificaciones en virtud de los presentes Términos se realizarán por escrito o por correo electrónico. Si alguna disposición de los presentes Términos es o deviene inválida, ilegal o inaplicable, las disposiciones restantes no se verán afectadas y las partes sustituirán la disposición inválida por una disposición válida cuyo efecto económico se aproxime lo más posible al de la original. En caso de discrepancia, la versión en inglés de los presentes Términos prevalece sobre cualquier traducción.