Una lista de comprobación práctica para la incorporación de nuevos empleados, dirigida a los empleadores de la UE, que abarca desde la fase previa a la incorporación hasta el primer mes, incluyendo las obligaciones del RGPD, los avisos de privacidad y los requisitos específicos de cada país.
Un plan de incorporación claro ayuda a un nuevo compañero a llegar preparado y a saber qué pasos debe seguir a continuación. Utilice esta lista de comprobación para organizar los aspectos esenciales antes del primer día, durante la primera semana y hasta el final del primer mes.
Información verificada el 21 de septiembre de 2026. Consulte la legislación nacional, el contrato y cualquier convenio colectivo correspondiente a cada contratación.
Aproveche el tiempo que transcurre entre la aceptación de la oferta y el inicio del trabajo para asignar tareas, preparar los accesos y explicar los preparativos para el primer día.
Facilite a los empleados la información sobre protección de datos prevista en el artículo 13 cuando recopile sus datos directamente. En el caso de la información obtenida de otra fuente, el artículo 14 establece normas de plazo y excepciones específicas. Incluya lo siguiente, junto con cualquier otra información necesaria para su tratamiento:
Explique el tratamiento de datos en un lenguaje claro. El acuse de recibo de una notificación no constituye una base legal para todas las actividades descritas en la misma. CEPD: tratamiento lícito
El primer día marca la pauta. El objetivo es sencillo: hacer que la persona sienta que ha tomado la decisión correcta.
Compruebe que su registro de actividades de tratamiento abarque la incorporación, la nómina y el resto de operaciones de recursos humanos implicadas. En él se describen las actividades de tratamiento, no los empleados a título individual. La exención para las organizaciones con menos de 250 empleados es limitada; el tratamiento habitual de datos de recursos humanos no es ocasional. CEPD: registros de tratamiento
La primera semana se centra en el contexto. La persona debe comprender en qué va a trabajar, quiénes son las personas clave y cómo se toman las decisiones.
Los países de la UE regulan el período de prueba de forma diferente. Asegúrese de que el nuevo empleado tenga claro cuál es su período de prueba y qué significa en su país.
No utilice una única tabla de período de prueba de la UE como norma para la rescisión del contrato. El tipo de contrato, el puesto, el convenio colectivo y la legislación nacional influyen tanto en la duración permitida como en los requisitos de preaviso. La normativa de la UE limita generalmente el período de prueba a seis meses, con excepciones definidas y un tratamiento proporcionado de los contratos de duración determinada. Su Europa: condiciones de empleo
Tres ejemplos ilustran por qué es importante realizar una comprobación a nivel local:
Anote la fecha de finalización comprobada y cualquier plazo de preaviso antes de programar una evaluación del período de prueba.
Evalúe los avances en relación con los objetivos acordados para el puesto. Tenga en cuenta el tiempo de aprendizaje que requiere el trabajo y pregunte qué tipo de formación, acceso o apoyo podría resultar de ayuda.
Aproveche las reuniones de seguimiento iniciales para identificar posibles obstáculos y ajustar la formación, la carga de trabajo o el acceso antes de la evaluación formal.
Falta información sobre protección de datos en el momento de la recogida. Ponga a disposición el aviso correspondiente cuando recoja información directamente, incluso a través de formularios de incorporación. RGPD, artículos 13 y 14
Dejar los controles de registro para el primer día. Asigne a cada declaración obligatoria un responsable y un plazo verificado durante la fase previa a la incorporación.
Presentaciones generales de los puestos. Explique cuáles son las responsabilidades de cada compañero, cuándo ponerse en contacto con ellos y cómo se relaciona su trabajo con el nuevo puesto.
Evaluaciones del periodo de prueba que se realizan en el último momento. Programe las sesiones de retroalimentación y la evaluación formal con la antelación suficiente para poder actuar dentro de los plazos contractuales y legales establecidos.
No se incluye ningún plan de salida en el proceso de incorporación. Asigne la responsabilidad del acceso desde el principio. Defina cómo se revocará dicho acceso, cómo se traspasará el trabajo y cómo se conservarán o eliminarán los registros cuando finalice la relación laboral.
Una lista de verificación reutilizable ofrece a cada nuevo empleado un punto de partida coherente. Adáptela al puesto y a la ubicación, y utilice los comentarios de los nuevos compañeros para mejorar la próxima incorporación.
La lista de verificación de los términos escritos se ajusta a las directrices de la UE sobre información laboral. La formación inicial en materia de salud y seguridad debe reflejar los riesgos del puesto de trabajo y del lugar de trabajo; la normativa de la UE exige una formación adecuada en materia de seguridad, incluso en el momento de la contratación. Directiva marco 89/391/CEE, artículo 12
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