Podmínky služby

1. Úvodní ustanovení a smluvní strany

Tyto Podmínky služby ("Podmínky") upravují používání služby pro řízení lidských zdrojů PersoHR ("Služba") poskytované společností Labb Holding Ltd, kyperskou soukromou společností s ručením omezeným se sídlem na adrese Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Kypr, zapsanou pod číslem HE 424230 ("PersoHR", "my", "nás"). Služba je nabízena pouze podnikatelským a profesním zákazníkům. Registrací firemního pracovního prostoru nebo jiným výslovným přijetím těchto Podmínek jménem Zákazníka zákazník ("vy", "Zákazník") potvrzuje, že jedná v rámci své obchodní, podnikatelské, řemeslné nebo profesní činnosti, a nikoli jako spotřebitel, že osoba přijímající tyto Podmínky je oprávněna Zákazníka zavazovat a že Zákazník uzavírá se společností PersoHR závaznou smlouvu, kterou tvoří tyto Podmínky, Smlouva o zpracování dat na /legal/dpa a jakýkoli objednávkový formulář nebo cenová nabídka, které na tyto Podmínky odkazují. Je-li cenová nabídka nebo objednávkový formulář v rozporu s těmito Podmínkami, má tato cenová nabídka nebo tento objednávkový formulář přednost u položek, které výslovně upravuje. Zásady ochrany osobních údajů na /legal/privacy vysvětlují zpracování osobních údajů; jejich vzetí na vědomí není souhlasem s každou činností zpracování. Jakékoli odchylné podmínky Zákazníka se neuplatní, ledaže s nimi písemně souhlasíme.

2. Účet, zkušební období a uzavření smlouvy

Zákazník přistupuje ke Službě prostřednictvím firemního pracovního prostoru a osobních účtů oprávněných uživatelů. Registrací firemního pracovního prostoru podává Zákazník závazný návrh na uzavření smlouvy; tento návrh přijímáme aktivací pracovního prostoru. Noví zákazníci obdrží bezplatné 30denní zkušební období, během něhož je Služba zpřístupněna bez poplatku za účelem vyzkoušení. Každý zákazník má nárok na jedno zkušební období. Uplyne-li zkušební období bez placeného předplatného, pracovní prostor pokračuje v Bezplatném plánu, pokud počet jeho aktivních zaměstnanců nepřesahuje limit tohoto plánu. V opačném případě přejde běžný přístup k pracovnímu prostoru do režimu pouze pro čtení. Funkce dostupné ve zkušebním období závisí na zkušebním plánu, který byl Zákazníkovi zpřístupněn. Placená smlouva se uzavírá buď výběrem plánu a zadáním platebních údajů v účtu, nebo přijetím cenové nabídky, kterou zašleme e-mailem. Zákazník odpovídá za správnost údajů poskytnutých při registraci.

3. Rozsah Služby

Funkce Služby závisí na zvoleném plánu a na doplňkových modulech aktivovaných Zákazníkem. Aktuální popis funkcí je k dispozici na persohr.eu a v aplikaci. Můžeme nabízet integrace se systémy třetích stran prostřednictvím API ("Integrace"); integrace označené jako integrace třetích stran poskytuje provozovatel dané třetí strany, a to na svou výhradní odpovědnost. Funkce můžeme měnit, přidávat nebo odebírat, zejména pokud to vyžaduje právní předpis, závislost na třetí straně nebo odstranění bezpečnostních zranitelností, za předpokladu, že taková změna podstatně nesníží sjednanou funkcionalitu. Zákazník může kdykoli přejít na vyšší plán nebo plán změnit; přechod na nižší plán nabývá účinnosti k nejbližšímu datu obnovení.

4. Dostupnost

Službu poskytujeme s cílovou měsíční dostupností 99,5 %, měřenou na externím vstupním bodě Služby, s vyloučením (a) plánovaných oken údržby, (b) okolností mimo naši přiměřenou kontrolu (vyšší moc, výpadky sítí třetích stran, útoky typu odepření služby atd.), (c) problémů způsobených Zákazníkem a (d) problémů vyplývajících z Integrací třetích stran provozovaných jinými poskytovateli. Plánovaná údržba se plánuje mimo dobu 09:00–18:00 CET od pondělí do pátku. Na významnou údržbu upozorníme s přiměřeným předstihem oznámením v aplikaci nebo e-mailem.

5. Povinnosti Zákazníka

Zákazník odpovídá za: (a) správnost a zákonnost údajů nahraných do Služby nebo v ní vytvořených; (b) zajištění vhodného právního základu podle GDPR pro zpracování osobních údajů svých zaměstnanců a dalších subjektů údajů prostřednictvím Služby; (c) bezpečnou správu uživatelských účtů a přístupových údajů vydaných jeho personálu, včetně nesdílení účtů a používání silného ověřování; (d) udržování funkčního připojení k internetu a podporovaného, aktuálního prohlížeče; (e) nastavení svého účtu, včetně rolí a oprávnění, v souladu se svou interní bezpečnostní politikou; (f) oznámení nám, a to bez zbytečného odkladu, jakéhokoli skutečného nebo podezřelého zneužití, bezpečnostního incidentu nebo problému v oblasti ochrany osobních údajů týkajícího se jeho účtu. Zákazník odpovídá za obsah, který poskytuje, a za své povinnosti správce, včetně informování zaměstnanců, zákonných pokynů k uchovávání a jakékoli vyžadované konzultace se zástupci zaměstnanců. Tím nejsou dotčeny vlastní smluvní ani zákonné povinnosti společnosti PersoHR. Služba a její šablony slouží jako podpora personální administrativy; nenahrazují poradenství ohledně pracovněprávních, mzdových, daňových ani jiných právních povinností Zákazníka v každé příslušné jurisdikci.

6. Udělení práv

Za podmínky úhrady příslušných poplatků a dodržování těchto Podmínek udělujeme Zákazníkovi nevýhradní a nepřevoditelné právo užívat Službu, bez práva udělit podlicenci, pro jeho interní personální činnosti po dobu trvání smlouvy. Zákazník může zpřístupnit Službu svým zaměstnancům, smluvním spolupracovníkům a oprávněným konzultantům (za předpokladu, že jsou vázáni rovnocennými povinnostmi mlčenlivosti), nesmí však Službu dále prodávat, poskytovat k ní podlicence, sdílet ji v režimu time-sharingu ani ji komerčně využívat. Veškerá práva duševního vlastnictví ke Službě si ponecháváme. Anonymizované a agregované údaje o používání, které neidentifikují Zákazníka ani žádnou fyzickou osobu, můžeme používat ke sledování, zabezpečení a zlepšování Služby.

7. Doba trvání a ukončení

Předplatné běží po dobu zvolenou při objednávce, měsíčně nebo ročně. Měsíční předplatné se automaticky obnovuje na konci každého fakturačního měsíce a lze je kdykoli zrušit, přičemž zrušení nabývá účinnosti koncem aktuálního fakturačního období. Roční předplatné se automaticky obnovuje na další roční období, není-li obnovení zrušeno před datem obnovení. Zrušení nabývá účinnosti koncem aktuálního zaplaceného fakturačního období. Zrušení se provádí v aplikaci přes Nastavení → Fakturace nebo e-mailem na support@persohr.eu. Každá ze stran může smlouvu ukončit z vážného důvodu s okamžitou účinností písemným oznámením, pokud se druhá strana dopustí podstatného porušení, které nenapraví do 30 dnů od písemného upozornění, nebo v případě insolvenčního řízení vedeného proti druhé straně. Skončí-li placené předplatné, pracovní prostor pokračuje v Bezplatném plánu, pokud počet jeho aktivních zaměstnanců nepřesahuje limit tohoto plánu; v opačném případě se běžný přístup k pracovnímu prostoru zablokuje (viz oddíl 8). Zákazník by měl potřebné záznamy exportovat před tímto datem a ohledně jakéhokoli dalšího vrácení nebo výmazu dat podle oddílu 13 Smlouvy o zpracování dat kontaktovat podporu. Samotné zastavení obnovování není žádostí o výmaz účtu. Již zaplacené poplatky se nevracejí pouze proto, že Zákazník přestane Službu používat před koncem zaplaceného období; tím nejsou dotčena kogentní práva ani výslovný nárok na vrácení plateb sjednaný ve smlouvě.

8. Platební podmínky

Poplatky jsou uvedeny na stránce s ceníkem nebo v příslušném objednávkovém formuláři, v EUR, a nezahrnují DPH ani jiné příslušné daně, které se připočítávají v platné sazbě. Zákazník odpovídá za poskytnutí správných fakturačních údajů, včetně svého oficiálního názvu, adresy sídla a případně platného identifikačního čísla pro DPH v EU. Režim DPH závisí na postavení zákazníka, místě plnění a příslušných daňových předpisech. Přenesení daňové povinnosti se uplatní, jsou-li splněny jeho zákonné podmínky. Při objednávce se k určení příslušného režimu použijí poskytnuté fakturační a daňové údaje; v případě nesprávné faktury by nás měl Zákazník kontaktovat. Měsíční předplatné se fakturuje předem na začátku každého fakturačního měsíce; roční předplatné se fakturuje předem za celé roční období. Platby zpracovává Stripe; zadáním platebních údajů nás Zákazník opravňuje účtovat platby na vrub zvoleného platebního prostředku při každém obnovení. Plány mají limity počtu zaměstnanců. Přechod na vyšší plán může nabýt účinnosti okamžitě a vyžadovat doplatek; přechody na nižší plán se naplánují k datu obnovení. Zákazník je povinen před potvrzením změny plánu zkontrolovat zobrazenou částku a načasování. Ceníkové ceny můžeme upravit jednou za kalendářní rok s nejméně čtyřtýdenním písemným oznámením; pokud zvýšení ceny přesáhne 5 % předchozí ceny, může Zákazník do čtyř týdnů od oznámení vznést námitku, v kterémžto případě smlouva pokračuje za předchozí cenu až do dalšího obnovení, kdy se strany mohou buď dohodnout na nové ceně, nebo smlouvu ukončit. Běžný přístup k pracovnímu prostoru je pouze pro čtení, dokud je předplatné po splatnosti, a zablokován, dokud je předplatné neuhrazené. Skončí-li placené předplatné zrušením nebo trvajícím neplacením, pracovní prostor pokračuje v Bezplatném plánu, pokud počet jeho aktivních zaměstnanců nepřesahuje limit tohoto plánu. V opačném případě se běžný přístup zablokuje. Fakturace a možnosti obnovení přístupu a získání dat nadále podléhají svým samostatným oprávněním. Potřebujete-li pomoc s vyřešením platby nebo získáním dat, kontaktujte podporu.

9. Záruka a vady

Zaručujeme, že Služba po dobu trvání předplatného v podstatných ohledech odpovídá zveřejněnému popisu funkcí a je prostá podstatných vad, které brání jejímu použití k zamýšlenému účelu. Zákazník je povinen vady oznámit bez zbytečného odkladu a poskytnout přiměřené podrobnosti umožňující diagnostiku. Vynaložíme přiměřené úsilí k odstranění oznámených vad v přiměřené lhůtě, přičemž cílová doba reakce činí čtyři hodiny u úplných výpadků nahlášených v době podpory a jeden pracovní den u ostatních vad. Do doby vývoje trvalé opravy mohou být použita dočasná náhradní řešení. Je-li Služba poskytována bezplatně (například během zkušebního období nebo v Bezplatném plánu), je naše odpovědnost za vady omezena na případy podvodného úmyslu; tím nejsou dotčeny případy neomezené odpovědnosti podle oddílu 10.

10. Omezení odpovědnosti

Bez omezení odpovídáme za škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, za újmu na životě, těle nebo zdraví, za porušení výslovných písemných záruk, za nároky z odpovědnosti za vadné výrobky podle příslušných právních předpisů a za jakoukoli odpovědnost, kterou nelze vyloučit ani omezit kogentními právními předpisy. Za škodu způsobenou prostou nedbalostí odpovídáme pouze při porušení podstatných smluvních povinností (tj. povinností, jejichž splnění vůbec umožňuje řádné plnění smlouvy a na jejichž splnění Zákazník pravidelně spoléhá); v těchto případech je naše odpovědnost dále omezena na předvídatelnou škodu typickou pro tento typ smlouvy, která je podle dohody stran v každém případě omezena celkovou výší poplatků zaplacených Zákazníkem během dvanácti měsíců předcházejících události, jež zakládá nárok. Odpovědnost za prostou nedbalost ve vztahu k nepodstatným povinnostem je vyloučena. Stejná omezení platí pro nároky vůči našim zaměstnancům, zástupcům a subdodavatelům.

11. Ochrana osobních údajů a mlčenlivost

Ve vztahu k osobním údajům, které Zákazník nahraje do Služby, vystupujeme jako zpracovatel. Smlouva o zpracování dat na /legal/dpa je do těchto Podmínek začleněna odkazem a tvoří nedílnou součást smlouvy. Každá strana zachová důvěrné informace druhé strany v tajnosti, použije je pouze pro účely smlouvy a bude je chránit alespoň se stejnou péčí, jakou věnuje svým vlastním důvěrným informacím obdobné citlivosti. Povinnost mlčenlivosti trvá ještě po dobu pěti let po skončení smlouvy. Povinnosti chránící uchovávané osobní údaje trvají po celou dobu, po kterou jsou tyto údaje uchovávány, a to i v případě, že se uplatní delší zákonná povinnost.

12. Funkce AI a přijatelné použití

Části Služby využívají generativní AI k podpoře personálních pracovních postupů (například generování obsahu v průvodci nastavením, generování plánů onboardingu, analýza dokumentů, příprava návrhů hodnocení výkonu, příprava návrhů pracovních posudků, vyžádané překlady textů a chatovací asistent v produktu). Výstupy vytváří jazykový model a mají pouze pomocnou povahu. Zákazník musí každý výstup zkontrolovat, přijmout, upravit nebo odmítnout dříve, než se na něj spolehne. Zákazník nesmí použít žádný výstup vytvořený s pomocí AI jako jediný nebo rozhodující podklad pro rozhodnutí o přijetí, propuštění, povýšení, odměňování, pro kárná nebo obdobně významná rozhodnutí v pracovněprávních vztazích ani pro jakékoli rozhodnutí, které má pro zaměstnance právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýká ve smyslu článku 22 GDPR. Zákazník zůstává správcem osobních údajů, které funkcím AI předává, a odpovídá za zákonnost svých zadání a vstupů. Zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu článku 9 GDPR (včetně údajů o zdraví, náboženském vyznání, etnickém původu, členství v odborech, sexuálním životě nebo sexuální orientaci) a osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech ve smyslu článku 10 GDPR nesmí být do funkcí AI zadávány, ledaže má Zákazník výslovný právní základ a příslušný modul je zdokumentován jako podporující tuto kategorii. Funkce AI za běhu aplikace využívají Mistral AI. Seznam dalších zpracovatelů popisuje poskytovatele a příslušné kategorie údajů, včetně kontextu sestaveného danou funkcí a obsahu předložených dokumentů. Místa zpracování, další navazující poskytovatelé a doba uchovávání závisí na příslušném ujednání o službě; Zákazník si může před zapnutím AI pro osobní údaje vyžádat příslušné informace. Výstupy AI mohou být nepřesné, neúplné nebo zkreslené, včetně smyšlených hodnocení v návrhu pracovního posudku. Zákazník odpovídá za ověření skutkového základu a zákonnosti svých rozhodnutí. Společnost PersoHR nadále odpovídá za své vlastní příslušné smluvní a zákonné povinnosti. Lidská kontrola sama o sobě neurčuje, zda funkce spadá pod ustanovení o vysoce rizikových systémech v příslušných právních předpisech o AI.

Zákazník nesmí Službu používat k ukládání nebo sdílení obsahu, který je protiprávní nebo porušuje práva jiných osob. Obsah, který Zákazníci ukládají, nemonitorujeme a k jeho moderování nepoužíváme žádné automatizované nástroje. Kdokoli nás může na obsah ve Službě, který považuje za protiprávní, upozornit tak, že napíše na support@persohr.eu a uvede přesné umístění obsahu, důvody a prohlášení, že oznámení je podle jeho nejlepšího vědomí přesné a úplné, spolu se svým jménem a e-mailovou adresou, pokud se oznámení netýká pohlavního zneužívání nebo pohlavního vykořisťování dětí, například materiálu zachycujícího zneužívání nebo navazování kontaktu s dítětem k sexuálním účelům (trestné činy uvedené v článcích 3 až 7 směrnice 2011/93/EU). E-mailovou adresu potřebujeme, abychom mohli potvrdit přijetí a sdělit oznamovateli naše rozhodnutí. Potvrzujeme přijetí, každé oznámení posuzujeme jednotlivě a osobě, která nám jej oznámila, sdělujeme, jak jsme rozhodli, a to i tehdy, když nepřijmeme žádné opatření, a jak lze rozhodnutí napadnout. Omezíme-li přístup k obsahu, protože je protiprávní nebo porušuje tyto Podmínky, sdělíme dotčeným osobám, jak jsme rozhodli, proč a jak lze rozhodnutí napadnout, ledaže tomu brání právní předpisy. Rozhodnutí lze napadnout odpovědí na ně. support@persohr.eu je rovněž naším kontaktním místem pro orgány a uživatele podle aktu o digitálních službách. Orgány nám mohou psát řecky, anglicky nebo německy.

13. Šablony

Služba může poskytovat šablony dokumentů, například šablony interních předpisů na pracovišti vypracované pro konkrétní zemi, a další předem připravený obsah (společně "Šablony"). Šablony jsou obecným výchozím bodem vypracovaným pro běžné situace. Nepředstavují právní poradenství a nezohledňují konkrétní situaci Zákazníka.

Uvádíme-li, že Šablonu přezkoumala advokátní kancelář nebo jiný poradce, popisuje toto prohlášení přezkum, který proběhl. Vztahuje se pouze na uvedenou verzi a uvedené datum, podle právních předpisů účinných k tomuto datu, a není zárukou, že Šablona nebo dokument na ní založený je pro Zákazníka vhodný. Přezkum byl poskytnut nám. Nevztahuje se na žádnou verzi, kterou Zákazník vyplní nebo změní, a nečiní z daného poradce poradce Zákazníka.

Když Zákazník Šablonu vyplní, upraví nebo přijme, je výsledný dokument vlastním dokumentem Zákazníka a Zákazník odpovídá za jeho obsah a za způsob jeho použití. Zákazník rozhoduje o tom, zda je třeba Šablonu před přijetím upravit, zejména pokud použitelná kolektivní smlouva obsahuje zvláštní ustanovení k předmětu, kterým se Šablona zabývá, pokud Zákazník používá režimy pracovní doby, jako je směnná práce, nepravidelné rozvržení pracovní doby nebo pracovní pohotovost, nebo pokud se jeho interní postupy, nástroje nebo komunikační zvyklosti liší od těch, které Šablona popisuje. Zákazník rovněž odpovídá za jakoukoli konzultaci se zástupci zaměstnanců nebo jejich účast, které jsou před přijetím vyžadovány.

S výhradou našich povinností podle oddílů 3 a 9 můžeme Šablonu aktualizovat, nahradit nebo stáhnout, například po změně právních předpisů nebo úředních pokynů. Dokument, který Zákazník již přijal, se tím nemění. Veškerá práva k Šablonám si ponecháváme. Po dobu trvání smlouvy může Zákazník Šablony používat, kopírovat a upravovat pro své vlastní interní účely. Dokument, který Zákazník přijal, je jeho vlastním dokumentem a Zákazník jej může uchovávat, používat a sdílet jako jakýkoli jiný vlastní dokument, a to i po skončení smlouvy.

Exporty, které Služba vytváří pro třetí stranu, například pro poskytovatele mzdových služeb nebo orgán veřejné moci, odrážejí údaje zaznamenané ve Službě. Než se Zákazník na export spolehne, ověří, že splňuje požadavky příjemce a veškeré právní požadavky, které se na něj vztahují.

Jakýkoli program, jehož prostřednictvím zákazníci zpřístupňují vlastní obsah jiným zákazníkům nebo používají obsah zpřístupněný jinými zákazníky, se bude řídit samostatnými podmínkami, které se uplatní, když se ho Zákazník účastní.

Na Šablony a jejich používání se vztahuje oddíl 10. Šablona ani prohlášení, že ji poradce přezkoumal, není výslovnou písemnou zárukou ve smyslu oddílu 10.

14. Změny

Tyto Podmínky můžeme změnit s nejméně čtyřtýdenním písemným oznámením (v aplikaci nebo e-mailem) před nabytím účinnosti změny. Oznámení uvede změnu, lhůtu pro podání námitky a důsledky námitky. Pokud Zákazník do dvou týdnů od oznámení písemně nevznese námitku, má se za to, že změnu přijal. Vznese-li Zákazník námitku, smlouva pokračuje podle dosavadních Podmínek; v takovém případě můžeme smlouvu vypovědět s jednoměsíční písemnou výpovědní lhůtou. Službu můžeme rovněž upravit za účelem souladu s právními předpisy, řešení bezpečnostních problémů, zohlednění změn v závislostech na třetích stranách nebo pokud je změna pro Zákazníka podstatně výhodná. Změny cen se řídí výhradně oddílem 8.

15. Závěrečná ustanovení

Tyto Podmínky se řídí právem Kyperské republiky s vyloučením jeho kolizních norem a Úmluvy Organizace spojených národů o smlouvách o mezinárodní koupi zboží. K rozhodování jakýchkoli sporů vzniklých z těchto Podmínek nebo v souvislosti s nimi jsou výlučně příslušné soudy v Pafosu na Kypru, aniž jsou dotčena kogentní pravidla příslušnosti na ochranu spotřebitele podle práva EU. Oznámení podle těchto Podmínek se činí písemně nebo e-mailem. Je-li nebo stane-li se kterékoli ustanovení těchto Podmínek neplatným, protiprávním nebo nevymahatelným, zbývající ustanovení tím nejsou dotčena a strany nahradí neplatné ustanovení platným ustanovením, jehož hospodářský účinek se co nejvíce blíží původnímu. V případě rozporu má anglická verze těchto Podmínek přednost před jakýmkoli překladem.