ZABEZPEČENÍ
Technická a organizační opatření
Příloha ke Smlouvě o zpracování osobních údajů. Bezpečnostní opatření podle článku 32 GDPR uplatňovaná v PersoHR.
Tato stránka je přílohou Technická a organizační opatření („TOMs“), na kterou odkazuje oddíl 7 Smlouvy o zpracování osobních údajů na /legal/dpa. Níže uvedená opatření jsou opatření aktuálně platná; mohou být čas od času aktualizována za předpokladu, že žádná aktualizace podstatně nesníží celkovou úroveň zabezpečení.
1. Hosting a umístění dat v EU
Základní HR aplikace využívá infrastrukturu Hetzner pro databázi a ukládání souborů. Poskytovatelé služeb dále podporují funkce AI, e-mail, bezpečnostní SMS, fakturaci a analytiku veřejných stránek. Seznam na /legal/sub-processors popisuje roli každého poskytovatele a podmínky zpracování. Integrace zapnuté zákazníkem mohou odesílat informace poskytovateli, kterého si zákazník zvolil. Hosting základních záznamů v EU by neměl být vykládán jako tvrzení, že každá související služba nebo příjemce zpracovává údaje výhradně v EU.
2. Řízení přístupu a ověřování
Ověřování zákazníků využívá e-mailové odkazy bez hesla. Tokeny magických odkazů a obnovovací tokeny jsou ukládány jako hashe; magické odkazy jsou jednorázové a mají omezenou platnost. Dvoufaktorové ověření TOTP je povinné pro role Vlastník a HR administrátor. Mechanismy obnovy přístupu podléhají samostatným bezpečnostním kontrolám. Přístupové tokeny jsou časově omezené a obnovovací tokeny jsou doručovány prostřednictvím souborů cookie HttpOnly s produkčními bezpečnostními atributy. Role v aplikaci jsou Vlastník, HR administrátor, Manažer a Zaměstnanec; kontroly na úrovni služeb dále omezují přístup k příslušným záznamům. Tato opatření nepředstavují tvrzení o hardwarových klíčích ani o provozních revizích přístupů k produkční infrastruktuře.
3. Oddělení tenantů
Firemní HR záznamy jsou vymezeny na tenanta, přičemž řízení přístupu na úrovni repozitářů a služeb využívá přihlášený pracovní prostor. Globální identity uživatelů mohou patřit do více pracovních prostorů a jsou spravovány odděleně od HR členství v tenantech. Samotné identifikátory záznamů přístup neudělují; oprávnění závisí na přihlášeném uživateli, pracovním prostoru, roli a příslušných kontrolách vztahů. Filtry tenantů jsou jednou součástí těchto opatření a nenahrazují kontrolu každé přístupové cesty.
4. Šifrování
Aplikace používá AES-256-GCM pro vybrané citlivé hodnoty, včetně tajných klíčů TOTP a podporovaných mzdových bankovních a daňových identifikátorů a identifikátorů sociálního zabezpečení. Jde o ochranu na úrovni polí, což neznamená, že každé pole s údaji o mzdě, dokumentu nebo zdravotním stavu má samostatnou vrstvu šifrování na úrovni aplikace. Provoz mezi aplikací a databází zůstává na stejném serveru a každé veřejné připojení používá TLS. Zálohy jsou ukládány šifrovaně, zatímco databázový svazek a úložiště dokumentů nemají šifrování na úrovni úložiště. Tato příloha bez odpovídajícího provozního záznamu netvrdí konkrétní šifru úložiště ani verzi TLS pro každý nasazený koncový bod.
5. Protokolování, monitorování a audit
Auditní záznamy zachycují podporované akce, jako jsou změny, exporty a žádosti o výmaz, s informacemi o aktérovi, akci, odkazu na záznam a čase. Podléhají řízení přístupu, plánovanému uchovávání a zvláštním pravidlům pro uchování z právních důvodů (legal hold). Nejde o příslib zaznamenávat každé čtení nebo uchovávat neměnnou, neomezenou historii. Provozní a bezpečnostní protokoly slouží k šetření a provozu služby; jejich obsah, přístup k nim a doba uchovávání musí být omezeny na daný účel. Identifikátory uživatelů a záznamů mohou samy o sobě být osobními údaji.
6. Zálohování a obnova po havárii
Přiměřená opatření pro dostupnost a obnovu jsou součástí povinností Zpracovatele podle článku 32 GDPR. Harmonogramy záloh infrastruktury, jejich uchovávání, šifrování a testování obnovy musí být pro provozovanou službu zdokumentovány a udržovány. Pro aktuální provozní doklady a případné dohodnuté cíle obnovy nás kontaktujte. Exporty dat z aplikace nenahrazují zálohy infrastruktury a tato příloha nepředstavuje nezávisle ověřenou záruku doby obnovy.
7. Reakce na incidenty
Porušení zabezpečení osobních údajů týkající se údajů správce jsou správci ohlášena bez zbytečného odkladu poté, co se o nich zjistí, jak popisuje DPA. Dostupná fakta, pravděpodobné důsledky a opatření v reakci na porušení jsou poskytována a doplňována v průběhu šetření. Lhůta správce pro ohlášení dozorovému úřadu je oddělena od povinnosti Zpracovatele správce informovat. Šetření incidentů a nápravná opatření musí chránit dotčené údaje a zachovat nezbytné důkazy.
8. Správa zranitelností a bezpečný vývoj
Repozitáře obsahují automatizované testy a statické kontroly kvality, které pomáhají odhalovat vady. Zjištěné bezpečnostní problémy musí být posouzeny a řešeny podle jejich rizika. Tyto vývojové kontroly neprokazují, že je při každém sestavení skenována každá závislost, že proběhly externí penetrační testy nebo že každá funkce má dokončený model hrozeb. Aktuální doklady o posouzení si od nás můžete vyžádat.
9. Výmaz, uchovávání a přenositelnost
Služba poskytuje postupy pro export a výmaz údajů uživatelů a zaměstnanců a navíc administrativní export tenanta. Jejich rozsah a oprávnění se liší. Rutiny výmazu mažou nebo anonymizují podporované záznamy. Neposkytují obecný postup pro uchování z právních důvodů (legal hold) řízený zaměstnavatelem. Zákazník musí posoudit zákonnou reakci na individuální žádost. Smazání firemního pracovního prostoru je odděleno od ukončení obnovování předplatného a po podání žádosti v aplikaci má 30denní lhůtu pro zrušení. Výmaz osobního účtu je okamžitý a spouští také výmaz souvisejících členství v pracovních prostorech bez samostatného kroku schválení zaměstnavatelem. Pro uchovávané blokované záznamy pracovní doby v současnosti neexistuje vyhrazený postup pro jejich vyhledání. Vrácení nebo výmaz po ukončení zpracování, včetně chráněných záložních kopií a požadovaných uchovávaných záznamů, upravuje DPA.
10. Prověřování dílčích zpracovatelů
Seznam poskytovatelů na /legal/sub-processors popisuje role, umístění, kategorie údajů a smlouvy s dodavateli. Zpracovatel musí dílčí zpracovatele zapojovat na základě písemných podmínek splňujících požadavky článku 28 GDPR, nadále odpovídá za požadovanou ochranu a musí dodržovat postup DPA pro udělení oprávnění, předchozí oznámení a námitky.
11. Personál
Personál oprávněný zpracovávat osobní údaje zákazníků musí být vázán povinností mlčenlivosti a mít přístup odpovídající svým povinnostem. Správa přístupů, bezpečnostní povědomí a postupy pro nakládání s údaji jsou součástí organizačních záruk Zpracovatele. Povinnost chránit uchovávané osobní údaje trvá i po skončení spolupráce nebo předplatného.