Příznaky toho, že vám tabulkové procesory již nestačí, funkce, na které skutečně záleží, varovné signály, na které si dát pozor, a otázky, které stojí za to si položit, než se zavážete k spolupráci s dodavatelem.
Začněte s úkoly v oblasti lidských zdrojů, které váš tým řeší každý týden: žádosti o dovolenou, osobní spisy zaměstnanců, zapracování nových zaměstnanců a dokumentace. Tento průvodce vám pomůže posoudit nástroje, náklady a způsob nakládání s daty u jednotlivých možností.
Informace ověřeny dne 21. září 2026. Níže uvedené rady pro nákup představují praktický rámec pro posouzení, nikoli objektivní srovnání konkrétních dodavatelů.
Sledování dovolených je zdrojem zmatků. Když se zaměstnanec zeptá, kolik dní dovolené mu ještě zbývá, a vy musíte otevřít tři soubory a počítat z hlavy, je to problém.
Zapracování nových zaměstnanců není jednotné. Noví zaměstnanci mají různé zkušenosti v závislosti na tom, kdo jejich zapracování řídí. Někteří dostanou důkladné zaškolení, jiným chybí nástroje, přístup nebo vybavení.
Nejste si jisti, zda splňujete povinnosti vyplývající z nařízení GDPR. Údaje o zaměstnancích jsou roztříštěné v e-mailech, na sdílených discích a v lokálních souborech. Bez značného úsilí byste nedokázali vyhotovit odpověď na žádost o přístup k osobním údajům.
Zmeškali jste termín pro splnění zákonných povinností. Obnovení smlouvy, hodnocení zkušební doby, registrace u sociálního pojištění. Takové věci se stávají, ale pokud k nim dojde kvůli tomu, že neexistoval systém, který by na ně upozornil, je na čase takový systém zavést.
Administrativa zabírá více času, než si váš tým může dovolit. Porovnejte čas strávený vedením záznamů s náklady a úsilím spojeným se zavedením systému; samotný počet zaměstnanců vám neřekne, kdy je čas na změnu.
Když dodavatelé předvádějí personální software, často začínají působivými přehledovými panely a funkcemi umělé inteligence, které v prezentaci vypadají dobře. Funkce, na kterých záleží v každodenní praxi, jsou však méně atraktivní.
Užitečný pracovní postup pro schvalování dovolených by měl pokrývat běžné žádosti i pravidla platná pro váš tým. Zaměřte se na:
Pokud máte zaměstnance ve více zemích EU, systém musí zvládat různé nároky v jednotlivých zemích. Pro francouzského zaměstnance platí jiná pravidla pro dovolenou než pro zaměstnance z Nizozemska.
Jednotné a přehledné místo pro pracovní smlouvy, osobní údaje, kontakty pro případ nouze, dokumenty a poznámky. Zaměřte se na funkce vyhledávání, řízení přístupu a historii auditů. Otestujte, zda dokážete najít a exportovat záznamy potřebné pro žádost o přístup.
Šablony s úkoly přidělenými různým osobám (IT, manažer, personální oddělení), termíny splnění a sledováním dokončení. Pro základní body použijte sdílený kontrolní seznam a poté jej přizpůsobte jednotlivým rolím. Jasně stanovené odpovědné osoby a sledování pokroku pomáhají zaměstnancům úkoly dotáhnout do konce.
Ukládejte pracovní smlouvy, výplatní pásky a firemní směrnice na jednom místě. Zaměstnanci by měli mít přístup ke svým vlastním dokumentům, aniž by o to museli někoho žádat. Manažeři by neměli mít přístup k dokumentům, které nepotřebují vidět.
Automatická upozornění na datum ukončení smlouvy, termíny hodnocení zkušební doby, datum vypršení platnosti pracovního povolení a obnovení dokumentů. To jsou věci, které v tabulkách často uniknou pozornosti.
Integrovaná mzdová agenda. Zjistěte, které země, výpočty a zákonem předepsaná hlášení služba pokrývá a kdo zajišťuje aktualizaci pravidel v případě jejich změn. Ať už je mzdová agenda integrovaná nebo propojená prostřednictvím jiného poskytovatele, otestujte předávání dat a dohodněte se, kdo je zodpovědný za případné opravy.
Hodnocení výkonu pomocí AI. Zkontrolujte, co systém skutečně dělá: vypracovávání textů, hodnocení výkonu a doporučování rozhodnutí v oblasti zaměstnanosti vyvolávají různé otázky. Článek 22 GDPR se zabývá výhradně automatizovanými rozhodnutími s právními nebo podobně významnými účinky. Lidský zásah automaticky nevylučuje systém umělé inteligence v oblasti zaměstnanosti z kategorií vysokého rizika podle zákona o umělé inteligenci. Aktuální prováděcí pokyny Komise stanovují termín pro pravidla týkající se vysokého rizika v příloze III, včetně příslušných použití v oblasti zaměstnanosti, na 2. prosince 2027; ostatní povinnosti vyplývající ze zákona o umělé inteligenci již platí. Evropská komise: Zákon o umělé inteligenci
Rozsáhlé analytické funkce. Začněte s přehledy, které podporují rozhodnutí, která skutečně činíte, jako jsou zůstatky dovolené a zpožděné úkoly při zapracování nových zaměstnanců. Než si zaplatíte za pokročilejší přehledy, zeptejte se, v čem by mohly vašemu týmu pomoci.
Někteří dodavatelé účtují poplatek za zaměstnance a měsíc bez množstevních slev. Při 5 zaměstnancích to nevadí. Při 50 zaměstnancích to však může být značná částka. Než se zavážete, seznamte se s vývojem cen.
Zjistěte, kde jsou uloženy záznamy, dokumenty a zálohy, kdo k nim má přístup a kteří poskytovatelé jsou do procesu zapojeni. Hosting v EU může být pro vaši organizaci požadavkem, ale GDPR také za stanovených podmínek povoluje mezinárodní předávání údajů. Posuďte konkrétní ujednání, místo abyste národnost považovali za certifikát o souladu s předpisy. EDPB: mezinárodní předávání údajů
U poskytovatelů, na které se vztahují právní postupy USA, může zákon CLOUD Act zasáhnout data, která mají v držení, správě nebo pod kontrolou v zahraničí. Zeptejte se na přístup k datům, vyřizování právních žádostí a bezpečnostní opatření. Ministerstvo spravedlnosti USA: CLOUD Act
Pokud platforma pro personální agendu zpracovává údaje o zaměstnancích vaším jménem, je pro tento vztah nutná smlouva o zpracování údajů podle článku 28. GDPR, článek 28 Pokud dodavatel nedokáže předložit jasnou smlouvu o zpracování údajů (DPA) nebo mu to trvá týdny, vypovídá to o tom, jak vážně bere ochranu údajů.
Co se stane, když budete chtít odejít? Můžete exportovat všechna data o svých zaměstnancích v použitelném formátu? Při exportu mohou chybět dokumenty, historie nebo vztahy mezi záznamy. Požádejte o ukázku a otestujte, zda obsahuje vše, co byste k migraci potřebovali.
Porovnejte požadované funkce s cenovými balíčky, včetně řízení přístupu, exportů, historie auditů a podpory. Porovnejte celkové náklady na balíček, který váš tým potřebuje, včetně nákladů na nastavení a migraci.
Než se rozhodnete pro jakoukoli platformu pro personální agendu, získejte jasné odpovědi na následující otázky:
Kde přesně jsou data uložena? Zeptejte se na umístění datových center, poskytovatele cloudových služeb a zapojené právní subjekty, včetně těch, které mají vzdálený přístup.
Máte sídlo v EU? Pokud ano, v které zemi? Zjistěte, které právnické osoby službu poskytují a mají přístup k vašim údajům.
Mohu vidět vaši smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA)? Požádejte o tento dokument ještě před ukončením obchodního hovoru. Seriozní dodavatel ji bude mít připravenou.
Které subdodavatele využíváte? Každá služba, na které je personální platforma závislá (doručování e-mailů, ukládání souborů, nástroje podpory), představuje potenciální přenos dat. Máte právo vědět, o koho se jedná a kde mají sídlo.
Jak mohu exportovat svá data, pokud odejdu? V jakém formátu, jak dlouho to trvá a jsou s tím spojeny nějaké náklady?
Co se stane s mými daty po zrušení služby? Budou smazána okamžitě? Až po 30 dnech? Je možné po zrušení služby provést finální export dat?
Jak vyřizujete žádosti o přístup k osobním údajům od mých zaměstnanců? Dobrý systém by to měl usnadnit. Zjistěte, co lze vyřídit samoobslužně, kde je potřeba podpora a zda proces dokáže dodržet vaše lhůty pro odpověď.
Vytvořte užší výběr nástrojů podle vašich běžných pracovních úkolů: správa dovolených, záznamy o zaměstnancích, zapracování nových zaměstnanců a dokumentace. Zkontrolujte podmínky zpracování a dohodu o zpracování osobních údajů (DPA) a poté pomocí demo účtu otestujte tyto pracovní postupy s lidmi, kteří je budou používat.
Do svého hodnocení zahrňte nastavení, školení a podporu. Užitečná zkušební verze by měla ukázat, zda zaměstnanci dokážou plnit své úkoly a zda manažeři dokážou najít informace, které potřebují.
Vyzkoušejte PersoHR zdarma po dobu 30 dnů. Není vyžadována žádná kreditní karta.
Zahájit 30denní bezplatnou zkušební verzi