Praktické úkoly s využitím umělé inteligence pro malé personální týmy, včetně příkladů, kontrol zpracování dat a kontrolního seznamu pro realizaci vašeho prvního pilotního projektu.
V pondělí nastupuje nový zaměstnanec, je třeba vysvětlit aktualizaci firemních zásad a ještě napsat inzerát na volné místo. Umělá inteligence vám může pomoci vytvořit první návrh pro každou z těchto úloh. Důležité je zvážit, zda kontrola výsledku vyžaduje méně práce, než kolik by zabralo napsat text vlastními silami.
V případě malého týmu začněte s jedním opakujícím se úkolem, jehož výsledek můžete ověřit. Dohodněte se, jaký nástroj a jaké informace mohou zaměstnanci používat, kdo výsledek zkontroluje a kdy je připraven k sdílení. Těchto pět příkladů nabízí výchozí bod.
Zadejte do nástroje náplň práce dané pozice, nezbytné dovednosti, pracovní podmínky a schválené mzdové údaje. Požádejte jej, aby tyto informace uspořádal do přehledného inzerátu a upozornil na případné nedostatky.
Porovnejte návrh s aktuální pracovní nabídkou. Odstraňte smyšlené benefity, zbytečné kvalifikační požadavky a formulace, které by mohly vyloučit vhodné uchazeče. Personalista by měl před zveřejněním potvrdit každý závazek. Životopisy uchazečů do tohoto procesu přípravy nezahrnujte.
K vypracování plánu pro první týden použijte obecný popis pracovní pozice a schválené kroky pro zapracování nových zaměstnanců. Požádejte o návrh odpovědné osoby a časového harmonogramu pro každý úkol a poté je nechte potvrdit zúčastněnými osobami.
Porovnejte přístup, vybavení, školení a úvodní školení s tím, jak funguje vaše společnost. Místní lhůty pro registraci a požadavky na zaměstnávání je třeba zkontrolovat samostatně. I v důvěryhodném kontrolním seznamu může něco podstatného chybět. Náš evropský kontrolní seznam pro zapracování nových zaměstnanců je užitečným výchozím bodem.
Jakmile bude nástroj schválen pro danou úroveň důvěrnosti dokumentu, poskytněte mu aktuální směrnici a požádejte o stručné vysvětlení s odkazy na příslušné části. Požádejte ho, aby identifikoval otázky, na které směrnice neodpovídá.
Porovnejte vysvětlení se zdrojovým textem, zejména pokud jde o výjimky, podmínky nároku a lhůty. Uveďte odkaz na schválenou směrnici, aby si zaměstnanci mohli ověřit její úplné znění. Požádejte osobu odpovědnou za tuto směrnici, aby zodpověděla dotazy týkající se konkrétního nároku daného zaměstnance.
Připomenutí školení nebo změny otevírací doby kanceláře může být vhodným prvním pokusem. Uveďte potvrzené termíny, cílovou skupinu a požadovanou akci. Požádejte o krátkou a přímou zprávu.
Zkontrolujte, zda návrh neobsahuje žádné nechtěné sliby a zda oslovuje správné osoby. V rámci počátečního pilotního projektu vynechte z schváleného rozsahu disciplinární záležitosti, stížnosti, informace o zdravotním stavu a individuální jednání o mzdách.
Umělá inteligence dokáže vytvořit funkční překlad uvítacího vzkazu nebo obecného oznámení. Zadejte jí cílovou skupinu, preferovanou úroveň formálnosti a termíny, které by měly zůstat beze změny.
Nechte někoho, kdo ovládá oba jazyky, porovnat význam textu, včetně dat, pokynů a tónu. Smlouvy, prohlášení o ochraně osobních údajů a právní práva vyžadují před použitím odpovídající jazykovou a odbornou revizi. Plynulý překlad může změnit závazek, aniž by byla chyba zřejmá.
Začněte s veřejně dostupným textem, smyšlenými příklady nebo interními materiály, pro jejichž zpracování je nástroj schválen. Interní směrnice mohou obsahovat důvěrné informace, i když neobsahují žádné záznamy o zaměstnancích, proto před jejich nahráním zkontrolujte podmínky nástroje a pravidla vaší organizace.
Před použitím osobních údajů stanovte účel a právní základ, omezte informace na to, co je nezbytné, a posuďte případné dodatečné podmínky pro údaje zvláštní kategorie, jako jsou například informace o zdravotním stavu. Souhlas je v pracovněprávních vztazích obvykle nevhodný, protože zaměstnanci se nemusí cítit svobodně, aby mohli zaměstnavateli odmítnout. EDPB: zákonné zpracování
Před zahájením ověřte, zda je nutné provést posouzení dopadu na ochranu osobních údajů. Článek 35 GDPR jej vyžaduje v případě, že navrhované zpracování může představovat vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob. GDPR, článek 35
Odstranění jména nemusí nutně znamenat anonymizaci záznamu. Na základě funkce, místa působení a charakteristické události lze i v malém týmu stále identifikovat konkrétní osobu. Pseudonymizované informace zůstávají osobními údaji, pokud je lze přiřadit ke konkrétní osobě. EDPB: anonymizace a pseudonymizace
Zeptejte se poskytovatele, kdo zpracovává zadání a výstupy, kde dochází ke zpracování a přístupu k podpoře, jak dlouho jsou informace uchovávány, zda jsou používány pro školení a kdo k nim má přístup. Pokud dodavatel působí jako váš zpracovatel, je nutná dohoda podle článku 28. Mezinárodní předávání údajů vyžaduje příslušná ochranná opatření podle GDPR; samotné umístění hostingu v EU nestačí k posouzení. GDPR, články 28 a 44–49
Pokud poskytovatel využívá vstupní údaje pro své vlastní účely, posuďte toto zpracování samostatně. Do pilotního projektu nezahrnujte osobní údaje, dokud nebude ujednání posouzeno a schváleno. Naše otázky pro poskytovatele se těmito kontrolami zabývají podrobněji.
Použijte zadání, které navazuje na známé skutečnosti. Například:
Vypracujte kontrolní seznam pro první pracovní den fiktivního administrativního pracovníka v kanceláři. Použijte pouze tyto potvrzené úkoly: vyzvednout vybavení z IT oddělení, setkat se s vedoucím, zúčastnit se naplánovaného bezpečnostního školení, prostudovat schválenou příručku a otestovat přístup do systému. Navrhněte pořadí úkolů. Chybějící časy a odpovědné osoby označte jako „k potvrzení“. Nevymýšlejte firemní zásady ani zákonné požadavky.
Zkontrolujte, zda se zobrazují všechny potvrzené úkoly, zda nebyly přidány žádné nepodporované požadavky a zda zůstávají viditelné nevyřešené detaily. Pokyn pomáhá definovat úkol; nezaručuje však, že se jím model bude řídit.
Při prvních několika pokusech zaznamenávejte dobu strávenou přípravou návrhu, kontrolou a opravami. Do tohoto pilotního záznamu neuvádějte osobní údaje. Pokud kontrola opakovaně trvá déle než provedení úkolu vlastními silami, změňte úkol nebo experiment ukončete.
Hodnocení uchazečů, bodové hodnocení výkonu nebo doporučování propuštění vyžaduje odlišný přístup než sepsání obecného uvítacího vzkazu. Článek 22 GDPR se týká výhradně automatizovaných rozhodnutí s právními nebo podobně významnými důsledky, s výhradou stanovených výjimek a záruk. GDPR, článek 22
Samotný krok lidského schválení ještě neznamená, že je právní posouzení vyřešeno. Zákon o umělé inteligenci (AI Act) samostatně označuje určité systémy v oblasti zaměstnanosti za vysoce rizikové a jeho požadavky mají odlišná data účinnosti. Před zavedením takového systému si ověřte jeho zamýšlené použití a aktuální pravidla. Evropská komise: Zákon o umělé inteligenci
Proškolte zaměstnance ohledně schválených úkolů, povolených informací a pravděpodobných chyb. Zahrňte do školení nácvik kontroly nesprávných odpovědí a jasný postup pro hlášení problémů. Článek 4 zákona o umělé inteligenci ukládá poskytovatelům a organizacím, které nasazují systémy umělé inteligence, povinnost přijmout opatření na podporu gramotnosti v oblasti umělé inteligence u osob, které tyto systémy používají jejich jménem. Komise uvádí, že není vyžadován žádný konkrétní certifikát. Vedejte záznamy o přijatých opatřeních. Evropská komise: Znalosti o AI
Využijte tento článek jako praktickou pomůcku při plánování spolu s právními a organizačními kontrolami relevantními pro váš konkrétní případ.
Užitečným prvním výsledkem je úkol, který váš tým dokáže snadněji splnit, přičemž informace zůstanou přesné a odpovědnost jasně vymezená.
Vyzkoušejte PersoHR zdarma po dobu 30 dnů. Není vyžadována žádná kreditní karta.
Zahájit 30denní bezplatnou zkušební verzi