Podmienky poskytovania služieb

1. Úvodné ustanovenia a zmluvné strany

Tieto Podmienky poskytovania služieb ("Podmienky") upravujú používanie služby na riadenie ľudských zdrojov PersoHR ("Služba") poskytovanej spoločnosťou Labb Holding Ltd, cyperskou súkromnou spoločnosťou s ručením obmedzeným so sídlom na adrese Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus, zapísanou pod číslom HE 424230 ("PersoHR", "my", "nás"). Služba sa ponúka iba podnikateľským a profesionálnym zákazníkom. Registráciou firemného pracovného priestoru alebo iným výslovným prijatím týchto Podmienok v mene Zákazníka zákazník ("vy", "Zákazník") potvrdzuje, že koná v rámci svojej obchodnej, podnikateľskej, remeselnej alebo profesijnej činnosti, a nie ako spotrebiteľ, že osoba prijímajúca tieto Podmienky je oprávnená Zákazníka zaväzovať a že Zákazník uzatvára so spoločnosťou PersoHR záväznú zmluvu, ktorú tvoria tieto Podmienky, Zmluva o spracovaní údajov na /legal/dpa a akýkoľvek objednávkový formulár alebo cenová ponuka, ktoré na tieto Podmienky odkazujú. Ak je cenová ponuka alebo objednávkový formulár v rozpore s týmito Podmienkami, táto cenová ponuka alebo tento objednávkový formulár má prednosť pri položkách, ktoré výslovne upravuje. Zásady ochrany osobných údajov na /legal/privacy vysvetľujú spracúvanie osobných údajov; ich vzatie na vedomie nie je súhlasom s každou spracovateľskou činnosťou. Akékoľvek odchylné podmienky Zákazníka sa neuplatňujú, ibaže by sme s nimi písomne súhlasili.

2. Účet, skúšobné obdobie a uzatvorenie zmluvy

Zákazník pristupuje k Službe prostredníctvom firemného pracovného priestoru a osobných účtov oprávnených používateľov. Registráciou firemného pracovného priestoru predkladá Zákazník záväzný návrh na uzatvorenie zmluvy; tento návrh prijímame aktiváciou pracovného priestoru. Noví zákazníci dostanú bezplatné 30-dňové skúšobné obdobie, počas ktorého je Služba sprístupnená bez poplatku na účely vyskúšania. Každý zákazník má nárok na jedno skúšobné obdobie. Ak skúšobné obdobie uplynie bez plateného predplatného, pracovný priestor pokračuje v Bezplatnom pláne, ak počet jeho aktívnych zamestnancov neprekračuje limit tohto plánu. V opačnom prípade prejde bežný prístup k pracovnému priestoru do režimu iba na čítanie. Funkcie počas skúšobného obdobia závisia od skúšobného plánu sprístupneného Zákazníkovi. Platená zmluva sa uzatvára buď výberom plánu a zadaním platobných údajov v účte, alebo prijatím cenovej ponuky, ktorú zašleme e-mailom. Zákazník zodpovedá za správnosť informácií poskytnutých pri registrácii.

3. Rozsah Služby

Funkcie Služby závisia od zvoleného plánu a od doplnkových modulov aktivovaných Zákazníkom. Aktuálny opis funkcií je k dispozícii na persohr.eu a v aplikácii. Môžeme ponúkať integrácie so systémami tretích strán prostredníctvom API ("Integrácie"); integrácie označené ako integrácie tretích strán poskytuje prevádzkovateľ danej tretej strany, a to na svoju výhradnú zodpovednosť. Funkcie môžeme meniť, pridávať alebo odstraňovať, najmä ak to vyžaduje právny predpis, závislosť od tretej strany alebo odstránenie bezpečnostných zraniteľností, za predpokladu, že takáto zmena podstatne nezníži dohodnutú funkcionalitu. Zákazník môže kedykoľvek prejsť na vyšší plán alebo plán zmeniť; prechod na nižší plán nadobúda účinnosť k nasledujúcemu dátumu obnovenia.

4. Dostupnosť

Službu poskytujeme s cieľovou mesačnou dostupnosťou 99,5 %, meranou na externom vstupnom bode Služby, s vylúčením (a) plánovaných okien údržby, (b) okolností mimo našej primeranej kontroly (vyššia moc, výpadky sietí tretích strán, útoky typu odmietnutia služby a pod.), (c) problémov spôsobených Zákazníkom a (d) problémov vyplývajúcich z Integrácií tretích strán prevádzkovaných inými poskytovateľmi. Plánovaná údržba sa plánuje mimo času 09:00–18:00 CET od pondelka do piatku. Na významnú údržbu upozorníme s primeraným predstihom oznámením v aplikácii alebo e-mailom.

5. Povinnosti Zákazníka

Zákazník zodpovedá za: (a) správnosť a zákonnosť údajov nahraných do Služby alebo v nej vytvorených; (b) zabezpečenie primeraného právneho základu podľa GDPR na spracúvanie osobných údajov svojich zamestnancov a iných dotknutých osôb prostredníctvom Služby; (c) bezpečnú správu používateľských účtov a prihlasovacích údajov vydaných jeho personálu vrátane nezdieľania účtov a používania silnej autentifikácie; (d) udržiavanie funkčného internetového pripojenia a podporovaného, aktuálneho prehliadača; (e) nastavenie svojho účtu vrátane rolí a oprávnení v súlade so svojou internou bezpečnostnou politikou; (f) oznámenie nám, a to bez zbytočného odkladu, akéhokoľvek skutočného alebo predpokladaného zneužitia, bezpečnostného incidentu alebo problému v oblasti ochrany osobných údajov týkajúceho sa jeho účtu. Zákazník zodpovedá za obsah, ktorý poskytuje, a za svoje povinnosti prevádzkovateľa vrátane informovania zamestnancov, zákonných pokynov na uchovávanie a akéhokoľvek požadovaného prerokovania so zástupcami zamestnancov. Tým nie sú dotknuté vlastné zmluvné ani zákonné povinnosti spoločnosti PersoHR. Služba a jej šablóny slúžia ako podpora personálnej administratívy; nenahrádzajú poradenstvo týkajúce sa pracovnoprávnych, mzdových, daňových ani iných právnych povinností Zákazníka v každej príslušnej jurisdikcii.

6. Udelenie práv

Pod podmienkou úhrady príslušných poplatkov a dodržiavania týchto Podmienok udeľujeme Zákazníkovi nevýhradné a neprevoditeľné právo používať Službu, bez práva udeliť sublicenciu, na jeho interné personálne činnosti počas trvania zmluvy. Zákazník môže sprístupniť Službu svojim zamestnancom, zmluvným spolupracovníkom a oprávneným konzultantom (za predpokladu, že sú viazaní rovnocennými povinnosťami mlčanlivosti), nesmie však Službu ďalej predávať, sublicencovať, zdieľať v režime time-sharingu ani ju komerčne využívať. Všetky práva duševného vlastníctva k Službe si ponechávame. Anonymizované a agregované údaje o používaní, ktoré neidentifikujú Zákazníka ani žiadnu fyzickú osobu, môžeme používať na monitorovanie, zabezpečenie a zlepšovanie Služby.

7. Trvanie a ukončenie

Predplatné trvá počas obdobia zvoleného pri objednávke, mesačne alebo ročne. Mesačné predplatné sa automaticky obnovuje na konci každého fakturačného mesiaca a možno ho kedykoľvek zrušiť, pričom zrušenie nadobúda účinnosť na konci aktuálneho fakturačného obdobia. Ročné predplatné sa automaticky obnovuje na ďalšie ročné obdobia, pokiaľ obnovenie nie je zrušené pred dátumom obnovenia. Zrušenie nadobúda účinnosť na konci aktuálneho zaplateného fakturačného obdobia. Zrušenie sa vykonáva v aplikácii prostredníctvom Nastavenia → Fakturácia alebo e-mailom na support@persohr.eu. Každá zmluvná strana môže zmluvu ukončiť z dôležitého dôvodu s okamžitou účinnosťou písomným oznámením, ak sa druhá zmluvná strana dopustí podstatného porušenia, ktoré nenapraví do 30 dní od písomného upozornenia, alebo v prípade insolvenčného konania voči druhej zmluvnej strane. Ak sa platené predplatné skončí, pracovný priestor pokračuje v Bezplatnom pláne, ak počet jeho aktívnych zamestnancov neprekračuje limit tohto plánu; v opačnom prípade sa bežný prístup k pracovnému priestoru zablokuje (pozri oddiel 8). Zákazník by mal potrebné záznamy exportovať pred týmto dátumom a v súvislosti s akýmkoľvek ďalším vrátením alebo vymazaním údajov podľa oddielu 13 Zmluvy o spracovaní údajov kontaktovať podporu. Samotné zastavenie obnovovania nie je žiadosťou o vymazanie účtu. Už zaplatené poplatky sa nevracajú len preto, že Zákazník prestane Službu používať pred koncom zaplateného obdobia; tým nie sú dotknuté kogentné práva ani výslovný nárok na vrátenie platby dohodnutý v zmluve.

8. Platobné podmienky

Poplatky sú uvedené na stránke s cenníkom alebo v príslušnom objednávkovom formulári, v EUR, a nezahŕňajú DPH ani iné príslušné dane, ktoré sa pripočítavajú v platnej sadzbe. Zákazník zodpovedá za poskytnutie správnych fakturačných údajov vrátane svojho úradného názvu, adresy sídla a v príslušných prípadoch platného identifikačného čísla pre DPH v EÚ. Režim DPH závisí od postavenia zákazníka, miesta dodania a príslušných daňových predpisov. Prenesenie daňovej povinnosti sa uplatní, ak sú splnené jeho zákonné podmienky. Pri objednávke sa na určenie príslušného režimu použijú poskytnuté fakturačné a daňové údaje; v prípade nesprávnej faktúry by nás mal Zákazník kontaktovať. Mesačné predplatné sa fakturuje vopred na začiatku každého fakturačného mesiaca; ročné predplatné sa fakturuje vopred za celé ročné obdobie. Platbu spracúva Stripe; zadaním platobných údajov Zákazník oprávňuje nás zaťažiť zvolený platobný prostriedok pri každom obnovení. Plány majú limity počtu zamestnancov. Prechod na vyšší plán môže nadobudnúť účinnosť okamžite a vyžadovať doplatok; prechody na nižší plán sa naplánujú k dátumu obnovenia. Zákazník je povinný pred potvrdením zmeny plánu skontrolovať zobrazenú sumu a načasovanie. Cenníkové ceny môžeme upraviť raz za kalendárny rok s písomným oznámením aspoň štyri týždne vopred; ak zvýšenie ceny presahuje 5 % predchádzajúcej ceny, Zákazník môže vzniesť námietku do štyroch týždňov od oznámenia, pričom v takom prípade zmluva pokračuje za predchádzajúcu cenu až do nasledujúceho obnovenia, keď sa strany môžu buď dohodnúť na novej cene, alebo zmluvu ukončiť. Bežný prístup k pracovnému priestoru je iba na čítanie, kým je predplatné po splatnosti, a zablokovaný, kým je predplatné neuhradené. Ak sa platené predplatné skončí zrušením alebo pretrvávajúcim neplatením, pracovný priestor pokračuje v Bezplatnom pláne, ak počet jeho aktívnych zamestnancov neprekračuje limit tohto plánu. V opačnom prípade sa bežný prístup zablokuje. Fakturácia a možnosti obnovenia prístupu a získania údajov naďalej podliehajú svojim samostatným oprávneniam. Ak potrebujete pomoc s vyriešením platby alebo získaním údajov, kontaktujte podporu.

9. Záruka a vady

Zaručujeme, že Služba počas trvania predplatného v podstatných ohľadoch zodpovedá zverejnenému opisu funkcií a nemá podstatné vady, ktoré bránia jej použitiu na zamýšľaný účel. Zákazník je povinný vady oznámiť bez zbytočného odkladu a poskytnúť primerané podrobnosti umožňujúce diagnostiku. Vynaložíme primerané úsilie na odstránenie oznámených vád v primeranej lehote, pričom cieľová doba reakcie je štyri hodiny pri úplných výpadkoch nahlásených počas hodín podpory a jeden pracovný deň pri ostatných vadách. Kým sa vyvíja trvalá oprava, môžu sa použiť dočasné náhradné riešenia. Ak sa Služba poskytuje bezplatne (napríklad počas skúšobného obdobia alebo v Bezplatnom pláne), naša zodpovednosť za vady je obmedzená na prípady podvodného úmyslu; tým nie sú dotknuté prípady neobmedzenej zodpovednosti podľa oddielu 10.

10. Obmedzenie zodpovednosti

Bez obmedzenia zodpovedáme za škodu spôsobenú úmyselne alebo hrubou nedbanlivosťou, za ujmu na živote, tele alebo zdraví, za porušenie výslovných písomných záruk, za nároky zo zodpovednosti za výrobky podľa príslušných právnych predpisov a za akúkoľvek zodpovednosť, ktorú nemožno vylúčiť ani obmedziť kogentnými právnymi predpismi. Za škodu spôsobenú obyčajnou nedbanlivosťou zodpovedáme len pri porušení podstatných zmluvných povinností (t. j. povinností, ktorých splnenie vôbec umožňuje riadne plnenie zmluvy a na ktorých splnenie sa Zákazník pravidelne spolieha); v týchto prípadoch je naša zodpovednosť ďalej obmedzená na predvídateľnú škodu typickú pre tento typ zmluvy, ktorá je podľa dohody strán v každom prípade obmedzená celkovou výškou poplatkov zaplatených Zákazníkom počas dvanástich mesiacov predchádzajúcich udalosti, ktorá zakladá nárok. Zodpovednosť za obyčajnú nedbanlivosť vo vzťahu k nepodstatným povinnostiam je vylúčená. Rovnaké obmedzenia sa vzťahujú na nároky voči našim zamestnancom, zástupcom a subdodávateľom.

11. Ochrana osobných údajov a dôvernosť

Vo vzťahu k osobným údajom, ktoré Zákazník nahrá do Služby, vystupujeme ako sprostredkovateľ. Zmluva o spracovaní údajov na /legal/dpa je do týchto Podmienok začlenená odkazom a tvorí neoddeliteľnú súčasť zmluvy. Každá zmluvná strana bude zachovávať dôvernosť dôverných informácií druhej zmluvnej strany, použije ich iba na účely zmluvy a bude ich chrániť aspoň s rovnakou starostlivosťou, akú venuje vlastným dôverným informáciám podobnej citlivosti. Povinnosť mlčanlivosti trvá ešte päť rokov po skončení zmluvy. Povinnosti chrániace uchovávané osobné údaje trvajú počas celej doby, počas ktorej sa tieto údaje uchovávajú, a to aj v prípade, že sa uplatní dlhšia zákonná povinnosť.

12. AI funkcie a prijateľné použitie

Časti Služby využívajú generatívnu AI na podporu personálnych pracovných postupov (napríklad generovanie obsahu v sprievodcovi nastavením, generovanie plánov onboardingu, analýza dokumentov, príprava návrhov hodnotenia výkonu, príprava návrhov odporúčacích listov, vyžiadané preklady textov a chatovací asistent v produkte). Výstupy vytvára jazykový model a majú iba pomocnú povahu. Zákazník musí každý výstup skontrolovať, prijať, upraviť alebo odmietnuť skôr, ako sa naň spoľahne. Zákazník nesmie použiť žiadny výstup vytvorený s pomocou AI ako jediný alebo rozhodujúci základ pre rozhodnutia o prijatí, prepustení, povýšení, odmeňovaní, pre disciplinárne alebo podobne významné pracovnoprávne rozhodnutia ani pre akékoľvek rozhodnutie, ktoré má voči zamestnancovi právne účinky alebo ho podobne významne ovplyvňuje v zmysle článku 22 GDPR. Zákazník zostáva prevádzkovateľom osobných údajov, ktoré poskytuje AI funkciám, a zodpovedá za zákonnosť svojich zadaní a vstupov. Osobitné kategórie osobných údajov v zmysle článku 9 GDPR (vrátane údajov o zdraví, náboženstve, etnickom pôvode, členstve v odboroch, sexuálnom živote alebo sexuálnej orientácii) a osobné údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy v zmysle článku 10 GDPR sa nesmú zadávať do AI funkcií okrem prípadu, keď má Zákazník výslovný právny základ a príslušný modul je zdokumentovaný ako podporujúci túto kategóriu. AI funkcie počas prevádzky aplikácie využívajú Mistral AI. Zoznam ďalších sprostredkovateľov opisuje poskytovateľa a príslušné kategórie údajov vrátane kontextu zostaveného danou funkciou a obsahu predložených dokumentov. Miesta spracúvania, ďalší nadväzujúci poskytovatelia a doba uchovávania závisia od príslušného dojednania o službe; Zákazník si môže pred zapnutím AI pre osobné údaje vyžiadať príslušné informácie. Výstupy AI môžu byť nepresné, neúplné alebo skreslené, vrátane vymyslených hodnotení v návrhu odporúčacieho listu. Zákazník zodpovedá za overenie skutkového základu a zákonnosti svojich rozhodnutí. Spoločnosť PersoHR naďalej zodpovedá za svoje vlastné príslušné zmluvné a zákonné povinnosti. Ľudská kontrola sama osebe neurčuje, či funkcia spadá pod ustanovenia o vysokorizikových systémoch podľa príslušných právnych predpisov o AI.

Zákazník nesmie Službu používať na ukladanie ani zdieľanie obsahu, ktorý je nezákonný alebo porušuje práva iných. Obsah, ktorý Zákazníci ukladajú, nemonitorujeme a na jeho moderovanie nepoužívame žiadne automatizované nástroje. Ktokoľvek nám môže nahlásiť obsah v Službe, ktorý považuje za nezákonný, a to napísaním na support@persohr.eu s uvedením presného umiestnenia obsahu, dôvodov a vyhlásenia, že nahlásenie je podľa jeho najlepšieho vedomia správne a úplné, spolu so svojím menom a e-mailovou adresou, pokiaľ sa nahlásenie netýka sexuálneho zneužívania alebo sexuálneho vykorisťovania detí, napríklad materiálu zachytávajúceho zneužívanie alebo kontaktovania dieťaťa na účely jeho sexuálneho zneužitia (trestné činy uvedené v článkoch 3 až 7 smernice 2011/93/EÚ). E-mailovú adresu potrebujeme na potvrdenie prijatia nahlásenia a na oznámenie nášho rozhodnutia danej osobe. Potvrdzujeme prijatie nahlásenia, každé nahlásenie posudzujeme individuálne a osobu, ktorá nám obsah nahlásila, informujeme o tom, aké rozhodnutie sme prijali, a to aj vtedy, keď nevykonáme žiadne opatrenie, a ako možno rozhodnutie napadnúť. Ak obmedzíme prístup k obsahu, pretože je nezákonný alebo porušuje tieto Podmienky, informujeme dotknuté osoby o tom, aké rozhodnutie sme prijali, prečo a ako ho môžu napadnúť, pokiaľ tomu nebráni právny predpis. Rozhodnutie možno napadnúť odpoveďou naň. Adresa support@persohr.eu je zároveň naším kontaktným miestom pre orgány a používateľov podľa aktu o digitálnych službách. Orgány nám môžu písať v gréčtine, angličtine alebo nemčine.

13. Šablóny

Služba môže poskytovať šablóny dokumentov, napríklad šablóny interných pracovných zásad vypracované pre konkrétnu krajinu, a iný vopred pripravený obsah (spolu "Šablóny"). Šablóny sú všeobecné východiskové podklady vypracované pre bežné situácie. Nie sú právnym poradenstvom a nezohľadňujú konkrétnu situáciu Zákazníka.

Ak uvádzame, že Šablónu posúdila advokátska kancelária alebo iný poradca, toto vyhlásenie opisuje posúdenie, ktoré sa uskutočnilo. Vzťahuje sa len na uvedenú verziu a dátum, podľa právnych predpisov platných k tomuto dátumu, a nie je zárukou, že Šablóna alebo dokument na nej založený je pre Zákazníka vhodný. Posúdenie bolo poskytnuté nám. Nevzťahuje sa na žiadnu verziu, ktorú Zákazník vyplní alebo zmení, a tento poradca sa ním nestáva poradcom Zákazníka.

Keď Zákazník Šablónu vyplní, upraví alebo prijme, výsledný dokument je vlastným dokumentom Zákazníka a Zákazník zodpovedá za jeho obsah a za spôsob jeho používania. Zákazník rozhoduje, či je potrebné Šablónu pred prijatím upraviť, najmä ak uplatniteľná kolektívna zmluva obsahuje osobitné ustanovenia o oblasti, na ktorú sa Šablóna vzťahuje, ak Zákazník uplatňuje režimy pracovného času, ako je zmenová práca, nepravidelný pracovný čas alebo pracovná pohotovosť, alebo ak sa jeho interné postupy, nástroje alebo komunikačné zvyklosti líšia od tých, ktoré Šablóna opisuje. Zákazník zodpovedá aj za akékoľvek prerokovanie so zástupcami zamestnancov alebo ich účasť, ktoré sa uplatňujú pred prijatím.

S výhradou našich povinností podľa oddielov 3 a 9 môžeme Šablónu aktualizovať, nahradiť alebo stiahnuť, napríklad po zmene právnych predpisov alebo úradných usmernení. Dokument, ktorý Zákazník už prijal, sa tým nemení. Všetky práva k Šablónam si ponechávame. Počas trvania zmluvy môže Zákazník Šablóny používať, kopírovať a upravovať na svoje vlastné interné účely. Dokument, ktorý Zákazník prijal, je jeho vlastným dokumentom a Zákazník ho môže uchovávať, používať a zdieľať ako akýkoľvek iný vlastný dokument, a to aj po skončení zmluvy.

Exporty, ktoré Služba vytvára pre tretiu stranu, napríklad pre poskytovateľa mzdových služieb alebo orgán verejnej moci, odrážajú údaje zaznamenané v Službe. Zákazník pred tým, ako sa na export spoľahne, overí, či spĺňa požiadavky príjemcu a všetky právne požiadavky, ktoré sa naň vzťahujú.

Akýkoľvek program, prostredníctvom ktorého zákazníci sprístupňujú svoj vlastný obsah iným zákazníkom alebo používajú obsah sprístupnený inými zákazníkmi, sa bude riadiť samostatnými podmienkami, ktoré sa uplatnia, keď sa ho Zákazník zúčastní.

Oddiel 10 sa vzťahuje na Šablóny a na ich používanie. Šablóna ani vyhlásenie, že ju posúdil poradca, nie je výslovnou písomnou zárukou v zmysle oddielu 10.

14. Zmeny

Tieto Podmienky môžeme zmeniť s písomným oznámením (v aplikácii alebo e-mailom) aspoň štyri týždne pred nadobudnutím účinnosti zmeny. Oznámenie uvedie zmenu, lehotu na podanie námietky a dôsledky námietky. Ak Zákazník do dvoch týždňov od oznámenia písomne nevznesie námietku, zmena sa považuje za prijatú. Ak Zákazník vznesie námietku, zmluva pokračuje podľa doterajších Podmienok; v takom prípade môžeme zmluvu vypovedať s jednomesačnou písomnou výpovednou lehotou. Službu môžeme upraviť aj na účely súladu s právnymi predpismi, riešenia bezpečnostných problémov, zohľadnenia zmien v závislostiach od tretích strán alebo ak je zmena pre Zákazníka podstatne výhodná. Zmeny cien sa riadia výlučne oddielom 8.

15. Záverečné ustanovenia

Tieto Podmienky sa riadia právom Cyperskej republiky s vylúčením jej kolíznych noriem a Dohovoru Organizácie Spojených národov o zmluvách o medzinárodnej kúpe tovaru. Na rozhodovanie akýchkoľvek sporov vyplývajúcich z týchto Podmienok alebo súvisiacich s nimi majú výlučnú právomoc súdy v Pafose na Cypre, bez toho, aby bola dotknutá akákoľvek kogentná príslušnosť na ochranu spotrebiteľa podľa práva EÚ. Oznámenia podľa týchto Podmienok sa robia písomne alebo e-mailom. Ak je alebo sa stane niektoré ustanovenie týchto Podmienok neplatným, nezákonným alebo nevymáhateľným, ostatné ustanovenia tým nie sú dotknuté a strany nahradia neplatné ustanovenie platným ustanovením, ktorého hospodársky účinok sa čo najviac približuje pôvodnému. V prípade rozporu má anglická verzia týchto Podmienok prednosť pred akýmkoľvek prekladom.