ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
Zásady ochrany osobných údajov
Ako spracúvame osobné údaje, vaše práva podľa GDPR a ako ich uplatniť.
Ak vás váš zamestnávateľ zaregistroval v PersoHR
Váš zamestnávateľ je prevádzkovateľom vašich HR údajov v PersoHR. Na uplatnenie vašich práv podľa článkov 15 až 22 GDPR — prístup, oprava, vymazanie, obmedzenie, prenosnosť, námietka — kontaktujte svojho zamestnávateľa alebo správcu HR. PersoHR spracúva tieto údaje v mene vášho zamestnávateľa na základe Zmluvy o spracovaní údajov. PersoHR je prevádzkovateľom iba vo vzťahu k vašim priamym interakciám s nami — fakturácia, ak ste vlastníkom účtu, korešpondencia so zákazníckou podporou a verejná webová stránka.
1. Úvod
Spoločnosť Labb Holding Ltd ("my", "nás", "náš") prevádzkuje službu na správu ľudských zdrojov PersoHR. Tieto zásady ochrany osobných údajov vysvetľujú, ako zhromažďujeme, používame, zdieľame a chránime osobné údaje v súvislosti s PersoHR a našou verejnou webovou stránkou, v súlade s nariadením (EÚ) 2016/679 ("GDPR") a cyperským zákonom č. 125(I)/2018, ktorý ho implementuje.
2. Kto je prevádzkovateľom vašich údajov
Keď používate PersoHR prostredníctvom svojho zamestnávateľa, váš zamestnávateľ je prevádzkovateľom vašich osobných údajov a my konáme ako spracovateľ v jeho mene na základe Zmluvy o spracúvaní údajov (pozri /legal/dpa). Keď sa zaregistrujete do PersoHR priamo (napríklad ako vlastník účtu počas registrácie spoločnosti), keď nás kontaktujete alebo keď používate našu verejnú webovú stránku, prevádzkovateľom je spoločnosť Labb Holding Ltd, cyperská súkromná spoločnosť s ručením obmedzeným so sídlom na adrese Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Pafos, Cyprus, registrovaná pod číslom HE 424230, DIČ CY 10424230D, zastúpená jediným konateľom Michaelom Delamere. Môžete nás kontaktovať na privacy@persohr.eu.
3. Zodpovedná osoba za ochranu údajov
Nejmenovali sme určenú zodpovednú osobu za ochranu údajov. Článok 37 ods. 1 GDPR ukladá povinnosť menovať zodpovednú osobu len v prípadoch, keď spracúvanie vykonáva orgán verejnej moci, keď hlavné činnosti pozostávajú z pravidelného a systematického monitorovania dotknutých osôb vo veľkom rozsahu alebo keď hlavné činnosti pozostávajú z rozsiahleho spracúvania osobitných kategórií údajov podľa článku 9 alebo údajov o trestných odsudzeniach podľa článku 10. Žiadna z týchto podmienok sa na nás nevzťahuje a Cyprus nezaviedol prísnejší vnútroštátny prah. Otázky týkajúce sa ochrany súkromia adresujte na privacy@persohr.eu a vybavuje ich vedenie v lehotách požadovaných článkom 12 GDPR.
4. Kategórie osobných údajov, ktoré spracúvame
Identifikačné a kontaktné údaje: meno, e-mail, telefón, poštová adresa, profilová fotografia. Pracovné údaje: pracovná pozícia, oddelenie, typ pracovného pomeru, dátumy nástupu a skončenia, pracovná doba, nadriadený. Údaje o dovolenkách a absenciách: žiadosti o dovolenku, zostatky, štátne sviatky. Údaje o mzdách a príprave mzdovej agendy: mzdové záznamy, IBAN tam, kde bol poskytnutý, daňové a identifikačné čísla sociálneho zabezpečenia tam, kde boli poskytnuté. Údaje o výkonnosti a rozvoji: ciele, hodnotenia, spätná väzba, záznamy o školeniach. Údaje o nábore: prihlášky, životopisy, poznámky z pohovorov, referencie. Obsah dokumentov: súbory nahrané vami alebo vaším zamestnávateľom. Komunikačné a chatové údaje v rámci platformy. Autentifikačné a bezpečnostné údaje: časové pečiatky prihlásení, IP adresy, odtlačky zariadení, stav dvojfaktorovej autentifikácie. Korešpondencia so zákazníckou podporou. Fakturačné údaje, ak ste vlastníkom účtu: meno, fakturačná adresa, IČ DPH, tokeny platobných metód (surové údaje o karte uchováva Stripe, nie my). Nespracúvame osobitné kategórie osobných údajov v zmysle článku 9, pokiaľ sa váš zamestnávateľ nerozhodne ich nahrať a nezodpovedá za ne na základe vlastného právneho základu.
5. Právny základ spracúvania
Keď sme prevádzkovateľom, naše právne základy sú: (a) plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) pri poskytovaní predplatenej služby vlastníkovi účtu; (b) splnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c), najmä pravidiel uchovávania daňových a účtovných záznamov podľa cyperského práva; (c) oprávnené záujmy podľa článku 6 ods. 1 písm. f) na účely bezpečnosti služieb, prevencie zneužívania a zlepšovania produktov, vyvážené voči vašim právam a slobodám. Keď je vaším prevádzkovateľom váš zamestnávateľ, právny základ určuje váš zamestnávateľ a zvyčajne ide o článok 6 ods. 1 písm. b) (plnenie pracovnej zmluvy) alebo článok 6 ods. 1 písm. c) (plnenie povinností vyplývajúcich z pracovného práva).
6. Ako používame vaše údaje
Vaše údaje sa používajú výlučne na správu ľudských zdrojov a prevádzku platformy: vedenie evidencie zamestnancov, správu dovoleniek a absencií, organizáciu firemnej štruktúry, podporu výkonnosti a rozvoja, realizáciu náboru, prípravu mzdových exportov, ukladanie dokumentov, umožnenie internej komunikácie, fakturáciu, prevenciu zneužívania a bezpečnosť. Vaše údaje nepredávame, nezdieľame ich s reklamnými sieťami a nepoužívame ich na marketingové účely bez vášho samostatného súhlasu.
7. Funkcie s podporou umelej inteligencie
PersoHR ponúka voliteľné funkcie podporované AI, ako napríklad zabudovaný HR asistent, návrhy úloh onboardingu, analýza dokumentov a koncepty hodnotenia výkonu. Keď sú tieto funkcie povolené, výzvy odoslané poskytovateľovi AI môžu obsahovať osobné údaje potrebné na odpoveď na otázku. AI inferenciu poskytuje Mistral AI so sídlom v Paríži, Francúzsko, na infraštruktúre v rámci Európskej únie. Vstupy a výstupy sa nepoužívajú na trénovanie základných modelov Mistral. AI inferencia za behu používa výhradne Mistral; žiadny ne-EÚ AI poskytovateľ nedostáva zákaznícke výzvy ani výstupy.
8. Podspracovávatelia a príjemcovia
Na poskytovanie služby využívame malý počet podspracovávateľov. Aktuálny zoznam vrátane úlohy, sídla a mechanizmu ochrany údajov každého podspracovávateľa je zverejnený na /legal/sub-processors. Vlastníka účtu informujeme najmenej 30 dní pred pridaním alebo nahradením podspracovávateľa a ponúkame právo namietať z odôvodnených dôvodov ochrany údajov.
9. Medzinárodné prenosy
Celá primárna infraštruktúra (databáza, úložisko súborov, inferencia AI, transakčný e-mail) je hostovaná v rámci Európskej únie. Jediným bežným prenosom mimo EÚ je prenos do spoločnosti Stripe Payments Europe Limited (Írsko) s následným prenosom do spoločnosti Stripe Inc. v Spojených štátoch na účely fakturácie a správy predplatného. Tento prenos sa uskutočňuje na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie (rozhodnutie 2021/914/EÚ) doplnených o ďalšie záruky spoločnosti Stripe. Kópiu príslušných štandardných zmluvných doložiek si môžete vyžiadať e-mailom na adrese privacy@persohr.eu.
10. Doby uchovávania
Osobné údaje uchovávame len po dobu potrebnú na účely uvedené v týchto zásadách. Záznamy aktívnych zamestnancov: po dobu trvania pracovného pomeru v rozsahu nakonfigurovanom vaším zamestnávateľom. Záznamy ukončených zamestnancov: uchovávané vaším zamestnávateľom po dobu požadovanú miestnym pracovným, daňovým a právom sociálneho zabezpečenia, zvyčajne 6 až 10 rokov; údaje vymažeme alebo anonymizujeme do 30 dní od obdržania pokynu od vášho zamestnávateľa. Záznamy o dovolenkách a sledovaní pracovného času: uchovávané spolu so záznamom zamestnanca. Záznamy o príprave miezd: uchovávané spolu so záznamom zamestnanca a podliehajú zákonnej dobe uchovávania účtovných záznamov vašej krajiny. Autentifikačné protokoly a protokoly auditu: uchovávané po dobu 24 mesiacov na bezpečnostné a kontrolné účely, alebo dlhšie, ak podliehajú právnemu zabezpečeniu. Korešpondencia so zákazníckou podporou: 12 mesiacov po uzavretí žiadosti. Fakturačné záznamy (faktúry, metadáta platieb): 7 rokov od konca príslušného daňového roka v súlade s cyperským účtovným právom. Údaje nájomcu po zrušení predplatného: 30 dní na export podľa článku 20, potom vymazanie. Po uplynutí príslušnej doby sú údaje vymazané alebo neodvolateľne anonymizované v súlade s článkom 17.
11. Vaše práva
Podľa článkov 15–22 GDPR máte právo: (a) na prístup k svojim osobným údajom; (b) na opravu nepresných údajov; (c) požadovať vymazanie ("právo na zabudnutie"); (d) na obmedzenie spracúvania; (e) na prenosnosť údajov — získať svoje údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte; (f) namietať voči spracúvaniu na základe oprávnených záujmov; (g) kedykoľvek odvolať súhlas, keď je spracúvanie založené na súhlase; (h) nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré má právne alebo podobne závažné účinky (pozri časť 12). Práva (a), (b), (c) a (e) môžete uplatniť samoobslužne prostredníctvom nástrojov GDPR v aplikácii (Profil → Stiahnuť moje údaje; Nastavenia → Vymazať údaje). Pre všetky ostatné práva nás kontaktujte e-mailom na privacy@persohr.eu alebo sa obráťte na správcu svojho účtu. Odpovieme do jedného mesiaca, s možnosťou predĺženia o ďalšie dva mesiace pri zložitých žiadostiach, v súlade s článkom 12 ods. 3.
12. Automatizované rozhodovanie
Neprijímame rozhodnutia s právnymi alebo podobne závažnými účinkami na vás, ktoré by boli založené výlučne na automatizovanom spracúvaní. Funkcie s podporou umelej inteligencie generujú návrhy, ktoré sú vždy preskúmané a prijaté, upravené alebo odmietnuté ľudským používateľom pred prijatím akéhokoľvek opatrenia.
13. Bezpečnosť spracúvania
Implementujeme technické a organizačné opatrenia primerané riziku: TLS 1.2 alebo vyšší pri prenose, šifrovanie v pokoji, riadenie prístupu na základe rolí s princípom najmenších privilégií, komplexné protokolovanie auditu, pravidelné skenovanie zraniteľností, umiestnenie primárnych dát výlučne v EÚ, časovo obmedzené prístupové tokeny, povinná dvojfaktorová autentifikácia pre privilegované roly a overené postupy zálohovania a obnovy.
14. Oznámenie o porušení ochrany osobných údajov
V prípade porušenia ochrany osobných údajov, ktoré sa týka vašich údajov, informujeme príslušný dozorný orgán bez zbytočného odkladu a, pokiaľ je to možné, do 72 hodín od okamihu, keď sme sa o porušení dozvedeli (článok 33 GDPR). Ak je pravdepodobné, že porušenie bude mať za následok vysoké riziko pre vaše práva a slobody, informujeme vás aj priamo bez zbytočného odkladu (článok 34 GDPR).
15. Súbory cookie a podobné technológie
Používame iba nevyhnutne potrebné cookies a ekvivalentné záznamy v lokálnom úložisku, všetky na same-site báze z domény persohr.eu. Konkrétne: cookie `persohr_rt` HttpOnly Secure SameSite=Strict refresh-token, ktorý vás udržiava prihlásených až 7 dní — váš prehliadač ho automaticky vráti, ale JavaScript na stránke ho nemôže prečítať, čo uzatvára XSS-refresh-token vektor; záznam `persohr-locale` v localStorage, ktorý si pamätá vaše jazykové preferencie; malý počet záznamov v localStorage pre stav UI (zbalený bočný panel, zatvorené bannery). Autentifikáciu spracúva in-process PersoHR backend (passwordless magic link plus voliteľný TOTP); žiadny externý poskytovateľ identity nenastavuje cookies na vašom zariadení. Stripe nastavuje vlastné nevyhnutne potrebné cookies počas platby, keď upgradnete predplatné. Používame Plausible Analytics (hostované v Estónsku, EÚ) na počítanie návštev a konverzných udalostí iba na marketingovom webe a vo verejnom registračnom toku. Plausible je bez cookies a neukladá IP adresy v surovej forme, takže na vašom zariadení nie sú nastavené žiadne reklamné, retargetingové ani sociálne sledovacie cookies. Stránky prihlásenej aplikácie nie sú sledované. Keďže nenastavujeme žiadne nepodstatné cookies, podľa smernice ePrivacy a cyperského zákona 112(I)/2004 nie je potrebný banner súhlasu. Ak by sme niekedy zaviedli voliteľné cookies, zverejníme banner opt-in súhlasu pred nastavením akéhokoľvek nepodstatného cookie.
16. Žiadosti o podporu
Keď nás kontaktujete prostredníctvom kontaktného formulára v aplikácii alebo napíšete na support@persohr.eu, vaša správa a akákoľvek priložená snímka obrazovky sa dostanú k nášmu tímu podpory, aby sme vám mohli odpovedať. Prikladáme kontext, ktorý nám pomáha odpovedať rýchlejšie: spoločnosť, v ktorej ste, váš plán, vaše meno a e-mail a stránku, na ktorej ste boli. Žiadosť uchovávame dostatočne dlho na vyriešenie problému plus krátke následné obdobie, potom ju vymažeme do 12 mesiacov.
17. Právo podať sťažnosť
Bez toho, aby boli dotknuté akékoľvek iné opravné prostriedky, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte EÚ vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo miesta údajného porušenia, ak sa domnievate, že naše spracúvanie vašich osobných údajov porušuje GDPR. Vedúcim dozorným orgánom pre Labb Holding Ltd je Úrad komisára pre ochranu osobných údajov na Cypre (www.dataprotection.gov.cy). Zoznam všetkých národných dozorných orgánov je zverejnený Európskym výborom pre ochranu údajov na edpb.europa.eu.
18. Zmeny tejto politiky
Túto politiku môžeme aktualizovať, aby odrážala zmeny v službách, platných právnych predpisoch alebo našich spracovateľských činnostiach. O podstatných zmenách je vlastník účtu informovaný e-mailom najmenej 30 dní pred ich nadobudnutím účinnosti. Aktuálna verzia a dátum účinnosti sú zobrazené v hornej časti tohto dokumentu. Predchádzajúca verzia zostáva dostupná na požiadanie na privacy@persohr.eu.
19. Kontakt
V prípade otázok týkajúcich sa ochrany súkromia nám pošlite e-mail na privacy@persohr.eu alebo napíšte na adresu Labb Holding Ltd, Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus. V záležitostiach týkajúcich sa údajov, ktoré kontroluje váš zamestnávateľ, môžete kontaktovať aj správcu vašej spoločnosti. Snažíme sa odpovedať do jedného mesiaca od prijatia žiadosti v súlade s článkom 12 ods. 3 GDPR.