BEZPEČNOSŤ
Technické a organizačné opatrenia
Príloha k Zmluve o spracúvaní údajov. Bezpečnostné opatrenia podľa článku 32 GDPR uplatňované v PersoHR.
Táto stránka je prílohou o technických a organizačných opatreniach („TOMs“), na ktorú odkazuje oddiel 7 Zmluvy o spracúvaní údajov na /legal/dpa. Nižšie uvedené opatrenia sú tie, ktoré sú v súčasnosti v platnosti; môžu sa z času na čas aktualizovať za predpokladu, že žiadna aktualizácia podstatne nezníži celkovú úroveň bezpečnosti.
1. Hosting a uchovávanie údajov v EÚ
Základná HR aplikácia používa infraštruktúru Hetzner na databázu a ukladanie súborov. Poskytovatelia služieb podporujú aj funkcie AI, e-mail, bezpečnostné SMS, fakturáciu a analytiku verejných stránok. Zoznam na /legal/sub-processors opisuje úlohu každého poskytovateľa a podmienky spracúvania. Integrácie zapnuté zákazníkom môžu posielať informácie poskytovateľovi, ktorého si zákazník vybral. Hosting základných záznamov v EÚ by sa nemal vykladať ako vyhlásenie, že každá súvisiaca služba alebo príjemca spracúva údaje výlučne v rámci EÚ.
2. Riadenie prístupu a overovanie
Overovanie zákazníkov používa e-mailové odkazy bez hesla. Tokeny magických odkazov a obnovovacie tokeny sa uchovávajú ako hash; magické odkazy sú jednorazové a majú obmedzenú platnosť. Pre roly Vlastník a HR administrátor sa vyžaduje dvojfaktorové overenie TOTP. Mechanizmy obnovy podliehajú samostatným bezpečnostným kontrolám. Prístupové tokeny sú časovo obmedzené a obnovovacie tokeny sa doručujú pomocou súborov cookie s príznakom HttpOnly a produkčnými bezpečnostnými atribútmi. Roly v aplikácii sú Vlastník, HR administrátor, Manažér a Zamestnanec; kontroly na úrovni služby ďalej obmedzujú prístup k príslušným záznamom. Tieto kontrolné mechanizmy nepredstavujú tvrdenie o hardvérových kľúčoch ani o prevádzkových kontrolách prístupu v produkčnej infraštruktúre.
3. Oddelenie nájomcov
Firemné HR záznamy sú obmedzené na nájomcu, pričom kontroly prístupu na úrovni repozitárov a služieb používajú overený pracovný priestor. Globálne identity používateľov môžu patriť do viac ako jedného pracovného priestoru a spracúvajú sa oddelene od HR členstiev v nájomcoch. Samotné identifikátory záznamov neposkytujú prístup; oprávnenie závisí od overeného používateľa, pracovného priestoru, roly a príslušných kontrol vzťahov. Filtre nájomcov sú jednou časťou týchto kontrol, nie náhradou za kontrolu každej prístupovej cesty.
4. Šifrovanie
Aplikácia používa AES-256-GCM pre vybrané citlivé hodnoty vrátane tajomstiev TOTP a podporovaných bankových, daňových identifikátorov a identifikátorov sociálneho poistenia na účely miezd. Ide o ochranu na úrovni polí a neznamená to, že každé pole s platom, dokumentom alebo údajmi o zdraví má samostatnú vrstvu šifrovania na úrovni aplikácie. Prevádzka medzi aplikáciou a databázou zostáva v rámci toho istého servera a každé verejné pripojenie používa TLS. Zálohy sa ukladajú šifrovane, zatiaľ čo databázový zväzok a úložisko dokumentov nemajú šifrovanie na úrovni úložiska. Táto príloha netvrdí, že sa pre každý nasadený koncový bod používa konkrétna šifra úložiska alebo verzia TLS, bez zodpovedajúceho prevádzkového záznamu.
5. Logovanie, monitorovanie a audit
Auditné záznamy zachytávajú podporované úkony, ako sú zmeny, exporty a žiadosti o vymazanie, s informáciami o vykonávateľovi, úkone, odkaze na záznam a čase. Podliehajú riadeniu prístupu, plánovanému uchovávaniu a osobitným pravidlám zákonnej blokácie (legal hold). Nejde o prísľub zaznamenávať každé čítanie ani uchovávať nemennú, neobmedzenú históriu. Prevádzkové a bezpečnostné logy podporujú vyšetrovanie a prevádzku služby; ich obsah, prístup k nim a ich uchovávanie musia byť obmedzené na daný účel. Identifikátory používateľov a záznamov môžu byť samy osebe osobnými údajmi.
6. Zálohovanie a obnova po havárii
Primerané opatrenia na zabezpečenie dostupnosti a obnovy sú súčasťou povinností Sprostredkovateľa podľa článku 32 GDPR. Plány zálohovania infraštruktúry, uchovávanie, šifrovanie a testovanie obnovy musia byť pre nasadenú službu zdokumentované a udržiavané. Ak chcete aktuálne prevádzkové dôkazy a prípadné dohodnuté ciele obnovy, kontaktujte nás. Exporty údajov z aplikácie nenahrádzajú zálohy infraštruktúry a táto príloha nepredstavuje nezávisle overenú záruku času obnovy.
7. Reakcia na incidenty
Porušenia ochrany osobných údajov týkajúce sa údajov prevádzkovateľa sa oznamujú prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu po tom, ako sa o nich Sprostredkovateľ dozvie, ako je opísané v DPA. Dostupné skutočnosti, pravdepodobné následky a opatrenia na reakciu sa poskytujú a dopĺňajú v priebehu vyšetrovania. Lehota prevádzkovateľa na oznámenie dozornému orgánu je oddelená od povinnosti Sprostredkovateľa oznámiť porušenie prevádzkovateľovi. Vyšetrovanie incidentu a nápravné opatrenia musia chrániť dotknuté údaje a zachovať potrebné dôkazy.
8. Správa zraniteľností a bezpečný vývoj
Repozitáre obsahujú automatizované testy a statické kontroly kvality, ktoré pomáhajú odhaľovať chyby. Zistené bezpečnostné problémy sa musia posúdiť a riešiť podľa ich rizika. Tieto vývojové kontroly nepreukazujú, že sa pri každom zostavení skenuje každá závislosť, že sa uskutočnil externý penetračný test ani že každá funkcia má dokončený model hrozieb. Aktuálne dôkazy o posúdení si od nás môžete vyžiadať.
9. Vymazanie, uchovávanie a prenosnosť
Služba poskytuje pracovné postupy na export a vymazanie údajov používateľov a zamestnancov a administratívny export údajov nájomcu. Ich rozsah a oprávnenia sa líšia. Postupy vymazania vymažú alebo anonymizujú podporované záznamy. Neposkytujú všeobecný pracovný postup zákonnej blokácie (legal hold) riadený zamestnávateľom. Zákazník musí posúdiť zákonnú reakciu na individuálnu žiadosť. Vymazanie firemného pracovného priestoru je oddelené od zastavenia obnovovania predplatného a po podaní žiadosti v aplikácii má 30-dňovú lehotu na zrušenie. Vymazanie osobného účtu je okamžité a zároveň spúšťa vymazanie súvisiacich členstiev v pracovných priestoroch bez samostatného kroku schválenia zamestnávateľom. Pre uchovávané blokované záznamy o pracovnom čase v súčasnosti neexistuje osobitný pracovný postup na ich vyhľadanie. Vrátenie alebo vymazanie po skončení spracúvania vrátane chránených záložných kópií a povinne uchovávaných záznamov upravuje DPA.
10. Náležitá starostlivosť pri subdodávateľoch spracúvania
Zoznam poskytovateľov na /legal/sub-processors opisuje úlohy, umiestnenia, kategórie údajov a zmluvy s dodávateľmi. Sprostredkovateľ musí zapájať subdodávateľov spracúvania na základe písomných podmienok, ktoré spĺňajú požiadavky článku 28 GDPR, zostáva zodpovedný za požadovanú ochranu a musí dodržiavať postup schvaľovania, vopred zasielaných oznámení a námietok podľa DPA.
11. Personál
Personál oprávnený spracúvať osobné údaje zákazníkov musí byť viazaný povinnosťou zachovávať dôvernosť a dostať prístup zodpovedajúci svojim úlohám. Správa prístupov, bezpečnostné povedomie a postupy zaobchádzania s údajmi sú súčasťou organizačných záruk Sprostredkovateľa. Povinnosť chrániť uchovávané osobné údaje trvá aj po skončení spolupráce alebo predplatného.