SERVICEVOORWAARDEN
Servicevoorwaarden
Hoofdabonnementsovereenkomst tussen Labb Holding Ltd en de klant voor het PersoHR-platform.
1. Achtergrond en partijen
Deze Servicevoorwaarden ("Voorwaarden") regelen het gebruik van de PersoHR HR-managementdienst (de "Dienst") aangeboden door Labb Holding Ltd, een Cypriotische besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met haar statutaire zetel op Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus, geregistreerd onder HE 424230 ("PersoHR", "wij", "ons"). Door een account aan te maken of door deze Voorwaarden te accepteren tijdens het afrekenen, sluit de klant ("u", "Klant") een bindende overeenkomst met PersoHR die bestaat uit deze Voorwaarden, de Gegevensverwerkingsovereenkomst op /legal/dpa, het Privacybeleid op /legal/privacy, en elk orderformulier of offerte dat naar deze Voorwaarden verwijst. Als een offerte of orderformulier strijdig is met deze Voorwaarden, prevaleert het orderformulier voor de zaken die het uitdrukkelijk regelt. Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij wij daarmee schriftelijk instemmen.
2. Account, proefperiode en totstandkoming van de overeenkomst
Voor gebruik van de Dienst is het aanmaken van een account vereist. Door een account aan te maken doet u een bindend aanbod om een overeenkomst te sluiten; wij accepteren dat aanbod door het account te activeren. Nieuwe klanten ontvangen een gratis proefperiode van 30 dagen, gedurende welke de Dienst kosteloos beschikbaar wordt gesteld voor evaluatie. Elke klant heeft recht op één proefperiode. Na de proefperiode wordt het account opgeschort, tenzij de Klant zich abonneert op een betaald abonnement. Een betaalde overeenkomst wordt gesloten door een abonnement te selecteren en betalingsgegevens in het account in te voeren, of door een door ons per e-mail verzonden offerte te accepteren. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de bij de registratie verstrekte informatie.
3. Omvang van de Dienst
De functionaliteiten van de Dienst zijn afhankelijk van het geselecteerde abonnement en van eventuele door de Klant geactiveerde add-on modules. Een actuele functionele beschrijving is beschikbaar op persohr.eu en binnen de applicatie. Wij kunnen integraties met systemen van derden aanbieden via API's (de "Integraties"); integraties die als "van derden" zijn gemarkeerd, worden aangeboden door en vallen onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de betreffende externe exploitant. Wij kunnen functies wijzigen, toevoegen of verwijderen, met name wanneer dit wettelijk vereist is, door een afhankelijkheid van een derde partij, of om beveiligingskwetsbaarheden te verhelpen, mits een dergelijke wijziging de overeengekomen functionaliteit niet wezenlijk vermindert. De Klant kan op elk moment upgraden of van abonnement wisselen; downgrades worden van kracht op de volgende verlengingsdatum.
4. Beschikbaarheid
Wij leveren de Dienst met een beoogde maandelijkse beschikbaarheid van 99,5%, gemeten op het externe toegangspunt van de Dienst en met uitzondering van (a) geplande onderhoudsvensters, (b) omstandigheden buiten onze redelijke controle (overmacht, netwerkstoringen van derden, denial-of-service-aanvallen, enz.), (c) door de Klant veroorzaakte problemen en (d) problemen die voortvloeien uit Integraties van derden die worden beheerd door andere aanbieders. Gepland onderhoud wordt buiten 09:00–18:00 uur CET op maandag tot en met vrijdag ingepland. Wij zullen via een in-app- of e-mailmelding redelijke vooraankondiging geven van significant onderhoud.
5. Verantwoordelijkheden van de Klant
De Klant is verantwoordelijk voor: (a) de juistheid en rechtmatigheid van de gegevens die naar de Dienst zijn geüpload of daarbinnen zijn gegenereerd; (b) het waarborgen van een passende rechtsgrondslag onder de GDPR voor de verwerking van persoonsgegevens van zijn medewerkers en andere betrokkenen via de Dienst; (c) het veilig beheren van gebruikersaccounts en inloggegevens die aan zijn personeel zijn verstrekt, inclusief het niet delen van accounts en het gebruik van sterke authenticatie; (d) het onderhouden van een werkende internetverbinding en een ondersteunde, up-to-date browser; (e) het configureren van zijn account, inclusief rollen en rechten, in overeenstemming met zijn interne beveiligingsbeleid; (f) ons zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van elk daadwerkelijk of vermoed misbruik, beveiligingsincident of gegevensbeschermingsprobleem dat zijn account betreft. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de inhoud die is opgeslagen binnen zijn tenant en voor alle nalevingsverplichtingen van de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.
6. Verlening van rechten
Onder voorbehoud van betaling van de toepasselijke vergoedingen en naleving van deze Voorwaarden, verlenen wij de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn interne HR-activiteiten gedurende de looptijd van de overeenkomst. De Klant mag toegang verlenen aan zijn medewerkers, aannemers en bevoegde consultants (mits zij zijn gebonden aan gelijkwaardige geheimhoudingsverplichtingen), maar mag de Dienst niet doorverkopen, in sublicentie geven, in tijdsharing gebruiken of commercieel exploiteren. Wij behouden alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst. Wij mogen geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens die de Klant of een individu niet identificeren, gebruiken om de Dienst te monitoren, te beveiligen en te verbeteren.
7. Looptijd en beëindiging
Abonnementen lopen voor de bij het afrekenen geselecteerde termijn, maandelijks of jaarlijks. Maandabonnementen worden aan het einde van elke factureringsmaand automatisch verlengd en kunnen op elk moment worden opgezegd, waarbij de opzegging van kracht wordt aan het einde van de lopende factureringsperiode. Jaarabonnementen worden automatisch verlengd voor verdere jaarlijkse termijnen, tenzij ze worden opgezegd met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen vóór de verlengingsdatum. Opzegging wordt uitgevoerd in de app via Instellingen → Facturering of door een e-mail te sturen naar support@persohr.eu. Elke partij kan de overeenkomst om gegronde redenen met onmiddellijke ingang schriftelijk opzeggen als de andere partij een wezenlijke tekortkoming begaat die niet binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving is hersteld, of in geval van insolventieprocedures tegen de andere partij. Bij beëindiging vervallen alle toegangsrechten onmiddellijk; tenantgegevens worden gedurende 30 dagen bewaard voor export onder de DPA, waarna ze definitief worden verwijderd (behoudens wettelijke bewaarverplichtingen).
8. Betalingsvoorwaarden
Vergoedingen zijn vermeld op de prijspagina of in het toepasselijke orderformulier, in EUR, en zijn exclusief btw en eventuele andere toepasselijke belastingen, die worden toegevoegd tegen het geldende tarief. Maandabonnementen worden vooraf gefactureerd aan het begin van elke factureringsmaand; jaarabonnementen worden vooraf gefactureerd voor de volledige jaarlijkse termijn. Betaling wordt verwerkt door Stripe; door betalingsgegevens in te voeren machtigt de Klant ons om de gekozen betaalmethode bij elke verlenging te belasten. Wanneer een Klant gebruikers toevoegt tussen factureringsperiodes in, kunnen wij de aanvullende vergoeding naar rato factureren of opnemen in de volgende verlenging. Wij mogen de lijstprijzen eenmaal per kalenderjaar herzien met een schriftelijke opzegtermijn van ten minste vier weken; als de prijsverhoging meer dan 5% van de vorige prijs bedraagt, kan de Klant binnen vier weken na de kennisgeving bezwaar maken, in welk geval de overeenkomst tegen de vorige prijs wordt voortgezet tot de volgende verlenging, waarna de partijen de nieuwe prijs kunnen overeenkomen of de overeenkomst kunnen beëindigen. Als een betaling mislukt, stellen wij de Klant hiervan op de hoogte en verlenen wij een herstelperiode van vijf dagen voordat de Dienst wordt opgeschort; als het account meer dan 30 dagen achterstallig is, kunnen wij de toegang volledig opschorten totdat de betaling is ontvangen.
9. Garantie en gebreken
Wij garanderen dat de Dienst tijdens de abonnementsperiode in grote lijnen voldoet aan de gepubliceerde functionele beschrijving en vrij is van materiële gebreken die het gebruik ervan voor het beoogde doel verhinderen. De Klant dient gebreken zonder onnodige vertraging te melden en voldoende details te verstrekken om diagnose mogelijk te maken. Wij zullen redelijke inspanningen leveren om gemelde gebreken binnen een redelijke termijn te verhelpen, met reactietijden van vier uur voor totale storingen gemeld tijdens ondersteuningsuren en één werkdag voor andere gebreken. Tijdelijke oplossingen kunnen worden gebruikt terwijl een permanente oplossing wordt ontwikkeld. Wanneer de Dienst kosteloos wordt aangeboden (bijvoorbeeld tijdens de proefperiode), is onze aansprakelijkheid voor gebreken beperkt tot opzettelijk bedrog.
10. Beperking van aansprakelijkheid
Wij zijn onbeperkt aansprakelijk voor schade veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid, voor schade aan leven, lichaam of gezondheid, voor schending van uitdrukkelijke schriftelijke garanties, voor productaansprakelijkheidsclaims op grond van toepasselijk recht, en voor aansprakelijkheid die niet kan worden uitgesloten of beperkt op grond van dwingend recht. Voor schade veroorzaakt door gewone nalatigheid is onze aansprakelijkheid beperkt tot de schending van essentiële contractuele verplichtingen (d.w.z. verplichtingen waarvan de nakoming de behoorlijke uitvoering van de overeenkomst in de eerste plaats mogelijk maakt en waarop de Klant regelmatig vertrouwt); in die gevallen is onze aansprakelijkheid verder beperkt tot de voor dit type overeenkomst typisch voorzienbare schade, welke de partijen overeenkomen in ieder geval beperkt te zijn tot de totale vergoedingen betaald door de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering. Aansprakelijkheid voor gewone nalatigheid met betrekking tot niet-essentiële verplichtingen is uitgesloten. Dezelfde beperkingen zijn van toepassing op vorderingen tegen onze medewerkers, agenten en onderaannemers.
11. Gegevensbescherming en vertrouwelijkheid
Wij treden op als verwerker voor persoonsgegevens die door de Klant naar de Dienst worden geüpload. De Gegevensverwerkingsovereenkomst op /legal/dpa is door verwijzing opgenomen in deze Voorwaarden en maakt een integraal onderdeel uit van de overeenkomst. Elke partij houdt de vertrouwelijke informatie van de andere partij vertrouwelijk, gebruikt deze uitsluitend voor de doeleinden van de overeenkomst en beschermt deze met ten minste dezelfde zorg als zij voor haar eigen vertrouwelijke informatie van vergelijkbare gevoeligheid hanteert. De geheimhoudingsverplichting blijft gedurende een periode van vijf jaar na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
12. AI-functies en aanvaardbaar gebruik
Onderdelen van de Dienst maken gebruik van generatieve AI om HR-workflows te ondersteunen (bijvoorbeeld het opstellen van onboardingplannen, documentanalyse, het opstellen van beoordelingen en de in-product chatassistent). Uitvoer wordt gegenereerd door een taalmodel en is uitsluitend ondersteunend van aard. De Klant dient elke uitvoer te beoordelen, te accepteren, te bewerken of te verwerpen voordat hij daarop vertrouwt. De Klant mag door AI gegenereerde uitvoer niet gebruiken als enige of doorslaggevende basis voor beslissingen over aanwerving, ontslag, promotie, beloning, disciplinaire maatregelen of vergelijkbaar ingrijpende arbeidsrechtelijke beslissingen, of voor enige beslissing met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor een werknemer in de zin van artikel 22 AVG. De Klant blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij aan AI-functies verstrekt en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van zijn prompts en invoer. Bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (waaronder gezondheid, religie, etniciteit, vakbondslidmaatschap, seksleven of seksuele geaardheid) en gegevens over strafrechtelijke veroordelingen in de zin van artikel 10 AVG mogen niet worden ingevoerd in AI-functies, tenzij de Klant beschikt over een uitdrukkelijke rechtsgrondslag en de betreffende module is gedocumenteerd als ondersteuning biedend voor die categorie. Wij maken uitsluitend gebruik van in de EU gevestigde AI-aanbieders (momenteel Mistral AI in Parijs) voor runtime-klantfuncties; prompts en uitvoer afkomstig van klantinteracties worden niet door ons of de AI-aanbieder gebruikt om gedeelde basismodellen te trainen. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de gevolgen van enige beslissing die is genomen op basis van door AI gegenereerde uitvoer.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze Voorwaarden wijzigen met een schriftelijke kennisgeving (in-app of per e-mail) van ten minste vier weken vóór het van kracht worden van de wijziging. De kennisgeving vermeldt de wijziging, de uiterste datum voor bezwaar en de gevolgen van bezwaar. Als de Klant niet binnen twee weken na de kennisgeving schriftelijk bezwaar maakt, wordt de wijziging geacht te zijn aanvaard. Als de Klant bezwaar maakt, wordt de overeenkomst voortgezet onder de vorige Voorwaarden; wij kunnen de overeenkomst dan opzeggen met een schriftelijke opzegtermijn van één maand. Wij kunnen de Dienst ook aanpassen om te voldoen aan wetgeving, beveiligingsproblemen aan te pakken, wijzigingen in afhankelijkheden van derden te weerspiegelen, of wanneer de wijziging wezenlijk voordelig is voor de Klant. Prijswijzigingen worden uitsluitend geregeld door artikel 8.
13. Slotbepalingen
Deze Voorwaarden worden beheerst door het recht van de Republiek Cyprus, met uitsluiting van de conflictenrechtelijke regels en het Verdrag van de Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken. De rechtbanken van Paphos, Cyprus hebben exclusieve bevoegdheid over elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden, onverminderd elk dwingend consumentenbeschermend bevoegdheidsregel onder EU-recht. Kennisgevingen op grond van deze Voorwaarden worden schriftelijk of per e-mail gedaan. Als een bepaling van deze Voorwaarden ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar is of wordt, laten de overige bepalingen dit onverlet en zullen de partijen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling waarvan het economische effect zo dicht mogelijk bij het oorspronkelijke ligt. De Engelse versie van deze Voorwaarden prevaleert boven elke vertaling in geval van discrepantie.