Servicevoorwaarden

1. Achtergrond en partijen

Deze Servicevoorwaarden ("Voorwaarden") regelen het gebruik van de PersoHR HR-managementdienst (de "Dienst") aangeboden door Labb Holding Ltd, een Cypriotische besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op aandelen, met statutaire zetel te Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus, ingeschreven onder HE 424230 ("PersoHR", "wij", "ons"). De Dienst wordt uitsluitend aangeboden aan zakelijke en professionele klanten. Door een bedrijfswerkruimte te registreren of deze Voorwaarden anderszins uitdrukkelijk namens de Klant te aanvaarden, bevestigt de klant ("u", "Klant") dat hij handelt in de uitoefening van zijn handel, bedrijf, ambacht of beroep en niet als consument, dat de persoon die deze Voorwaarden aanvaardt bevoegd is de Klant te binden, en dat de Klant met PersoHR een bindende overeenkomst aangaat die bestaat uit deze Voorwaarden, de Gegevensverwerkingsovereenkomst op /legal/dpa en elk bestelformulier of elke offerte die naar deze Voorwaarden verwijst. Indien een offerte of bestelformulier strijdig is met deze Voorwaarden, prevaleert die offerte of dat bestelformulier voor de onderwerpen die daarin uitdrukkelijk worden geregeld. Het Privacybeleid op /legal/privacy licht de verwerking van persoonsgegevens toe; de kennisneming daarvan houdt geen toestemming in voor elke verwerkingsactiviteit. Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij wij daarmee schriftelijk instemmen.

2. Account, proefperiode en totstandkoming van de overeenkomst

De Klant krijgt toegang tot de Dienst via een bedrijfswerkruimte en de persoonlijke accounts van geautoriseerde gebruikers. Door een bedrijfswerkruimte te registreren, doet de Klant een bindend aanbod tot het sluiten van een overeenkomst; wij aanvaarden dat aanbod door de werkruimte te activeren. Nieuwe klanten ontvangen een gratis proefperiode van 30 dagen, gedurende welke de Dienst kosteloos ter evaluatie beschikbaar wordt gesteld. Elke klant heeft recht op één proefperiode. Indien de proefperiode afloopt zonder betaald abonnement, wordt de werkruimte voortgezet op het gratis plan, mits het aantal actieve werknemers binnen de limiet van dat plan valt. Anders wordt de gewone toegang tot de werkruimte alleen-lezen. De functies tijdens de proefperiode zijn afhankelijk van het proefplan dat aan de Klant beschikbaar wordt gesteld. Een betaalde overeenkomst komt tot stand door een plan te selecteren en betalingsgegevens in het account in te voeren, of door een offerte te aanvaarden die wij per e-mail toezenden. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de bij aanmelding verstrekte informatie.

3. Omvang van de Dienst

De functionaliteiten van de Dienst zijn afhankelijk van het geselecteerde plan en van eventuele door de Klant ingeschakelde aanvullende modules. Een actuele functionele beschrijving is beschikbaar op persohr.eu en binnen de applicatie. Wij kunnen integraties met systemen van derden via API's aanbieden (de "Integraties"); integraties die als integraties van derden zijn aangemerkt, worden aangeboden door en onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de externe aanbieder. Wij kunnen functies wijzigen, toevoegen of verwijderen, met name wanneer dit wettelijk verplicht is, door een afhankelijkheid van een derde partij vereist is, of om beveiligingskwetsbaarheden aan te pakken, mits een dergelijke wijziging de overeengekomen functionaliteit niet wezenlijk vermindert. De Klant kan op elk moment upgraden of van plan wisselen; downgrades worden van kracht op de volgende verlengingsdatum.

4. Beschikbaarheid

Wij bieden de Dienst aan met een beoogde maandelijkse beschikbaarheid van 99,5%, gemeten op het externe toegangspunt van de Dienst, met uitzondering van (a) geplande onderhoudsvensters, (b) omstandigheden buiten onze redelijke controle (overmacht, netwerkstoringen van derden, denial-of-service-aanvallen, enz.), (c) problemen veroorzaakt door de Klant, en (d) problemen die voortvloeien uit Integraties van derden die door andere aanbieders worden beheerd. Gepland onderhoud wordt buiten 09:00–18:00 CET op maandag tot en met vrijdag ingepland. Wij geven redelijke voorafgaande kennisgeving van significant onderhoud via een melding in de app of per e-mail.

5. Verantwoordelijkheden van de Klant

De Klant is verantwoordelijk voor: (a) de juistheid en rechtmatigheid van de gegevens die naar de Dienst worden geüpload of daarbinnen worden gegenereerd; (b) het waarborgen van een passende rechtsgrondslag op grond van de AVG voor de verwerking van de persoonsgegevens van zijn werknemers en andere betrokkenen via de Dienst; (c) het veilige beheer van gebruikersaccounts en inloggegevens die aan zijn personeel zijn verstrekt, waaronder het niet delen van accounts en het gebruik van sterke authenticatie; (d) het onderhouden van een werkende internetverbinding en een ondersteunde, up-to-date browser; (e) het configureren van zijn account, inclusief rollen en rechten, in overeenstemming met zijn interne beveiligingsbeleid; (f) het ons zonder onnodige vertraging in kennis stellen van elk werkelijk of vermoed misbruik, beveiligingsincident of gegevensbeschermingsprobleem dat zijn account betreft. De Klant is verantwoordelijk voor de inhoud die hij aanlevert en voor zijn verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke, waaronder de informatieverstrekking aan werknemers, rechtmatige bewaarinstructies en elke vereiste raadpleging van de werknemersvertegenwoordiging. Dit laat de eigen contractuele en wettelijke verplichtingen van PersoHR onverlet. De Dienst en de bijbehorende sjablonen ondersteunen de HR-administratie; zij vervangen geen advies over de arbeidsrechtelijke, salaris-, fiscale of andere wettelijke verplichtingen van de Klant in elk toepasselijk rechtsgebied.

6. Verlening van rechten

Onder voorbehoud van betaling van de toepasselijke vergoedingen en naleving van deze Voorwaarden verlenen wij de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn interne HR-activiteiten gedurende de looptijd van de overeenkomst. De Klant mag toegang verlenen aan zijn werknemers, opdrachtnemers en gemachtigde consultants (mits zij gebonden zijn door gelijkwaardige vertrouwelijkheidsverplichtingen), maar mag de Dienst niet doorverkopen, in sublicentie geven, in timesharing aanbieden of commercieel exploiteren. Wij behouden alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst. Wij mogen geanonimiseerde en geaggregeerde gebruiksgegevens, die de Klant of een individu niet identificeren, gebruiken om de Dienst te monitoren, te beveiligen en te verbeteren.

7. Looptijd en beëindiging

Abonnementen lopen voor de bij het afrekenen geselecteerde termijn, maandelijks of jaarlijks. Maandabonnementen worden aan het einde van elke factureringsmaand automatisch verlengd en kunnen op elk moment worden opgezegd, waarbij de opzegging van kracht wordt aan het einde van de lopende factureringsperiode. Jaarabonnementen worden automatisch verlengd voor telkens een volgende jaartermijn, tenzij de verlenging vóór de verlengingsdatum wordt opgezegd. De opzegging wordt van kracht aan het einde van de lopende betaalde factureringsperiode. Opzegging geschiedt in de app via Instellingen → Facturering of door een e-mail te sturen naar support@persohr.eu. Elke partij kan de overeenkomst om gegronde redenen met onmiddellijke ingang bij schriftelijke kennisgeving beëindigen indien de andere partij een wezenlijke tekortkoming begaat die niet binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving wordt hersteld, of in geval van een insolventieprocedure tegen de andere partij. Wanneer een betaald abonnement eindigt, wordt de werkruimte voortgezet op het gratis plan, mits het aantal actieve werknemers binnen de limiet van dat plan valt; anders wordt de gewone toegang tot de werkruimte geblokkeerd (zie artikel 8). De Klant behoort de benodigde gegevens vóór die datum te exporteren en contact op te nemen met support voor eventuele verdere afspraken over de teruggave of verwijdering van gegevens op grond van artikel 13 van de Gegevensverwerkingsovereenkomst. Het stopzetten van de verlenging houdt op zichzelf geen verzoek tot verwijdering van het account in. Reeds betaalde vergoedingen worden niet terugbetaald louter omdat de Klant het gebruik van de Dienst staakt vóór het einde van de betaalde periode, onverminderd dwingendrechtelijke rechten of een uitdrukkelijk recht op terugbetaling in de overeenkomst.

8. Betalingsvoorwaarden

Vergoedingen worden vermeld op de prijspagina of in het toepasselijke bestelformulier, in EUR, en zijn exclusief btw en andere toepasselijke belastingen, die tegen het geldende tarief worden toegevoegd. De Klant is verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste factuurgegevens, waaronder zijn statutaire naam, zijn geregistreerde adres en, indien van toepassing, een geldig btw-identificatienummer in de EU. De btw-behandeling hangt af van de status van de klant, de plaats van dienst en de toepasselijke belastingregels. De verleggingsregeling is van toepassing wanneer aan de wettelijke voorwaarden daarvan is voldaan. Bij het afrekenen worden de verstrekte factuur- en belastinggegevens gebruikt om de toepasselijke behandeling te berekenen; de Klant behoort contact met ons op te nemen over een onjuiste factuur. Maandabonnementen worden vooraf gefactureerd aan het begin van elke factureringsmaand; jaarabonnementen worden vooraf gefactureerd voor de volledige jaartermijn. Betaling wordt verwerkt door Stripe; door betalingsgegevens in te voeren machtigt de Klant ons de gekozen betaalmethode bij elke verlenging te belasten. Plannen hebben limieten voor het aantal werknemers. Een upgrade kan onmiddellijk van kracht worden en een aanvullende betaling vereisen; downgrades worden ingepland voor de verlenging. De Klant moet het getoonde bedrag en tijdstip controleren voordat hij een planwijziging bevestigt. Wij mogen de lijstprijzen eenmaal per kalenderjaar herzien met ten minste vier weken schriftelijke kennisgeving; indien de prijsverhoging meer dan 5% van de vorige prijs bedraagt, kan de Klant binnen vier weken na de kennisgeving bezwaar maken, in welk geval de overeenkomst tegen de vorige prijs wordt voortgezet tot de volgende verlenging, op welk moment de partijen ofwel de nieuwe prijs kunnen overeenkomen ofwel de overeenkomst kunnen beëindigen. De gewone toegang tot de werkruimte is alleen-lezen zolang een abonnement achterstallig is en geblokkeerd zolang het onbetaald is. Wanneer een betaald abonnement eindigt door opzegging of aanhoudende niet-betaling, wordt de werkruimte voortgezet op het gratis plan, mits het aantal actieve werknemers binnen de limiet van dat plan valt. Anders wordt de gewone toegang geblokkeerd. Factureringsopties en opties om de toegang te herstellen en gegevens op te halen blijven onderworpen aan hun eigen afzonderlijke toegangsrechten. Neem contact op met support als u hulp nodig hebt bij het oplossen van een betalingsprobleem of het ophalen van gegevens.

9. Garantie en gebreken

Wij garanderen dat de Dienst gedurende de abonnementsperiode in wezen voldoet aan de gepubliceerde functionele beschrijving en vrij is van wezenlijke gebreken die het gebruik ervan voor het beoogde doel verhinderen. De Klant moet gebreken zonder onnodige vertraging melden en redelijke details verstrekken om diagnose mogelijk te maken. Wij zullen redelijke inspanningen leveren om gemelde gebreken binnen een redelijke termijn te verhelpen, met reactiedoelstellingen van vier uur voor totale uitval gemeld binnen de ondersteuningsuren en één werkdag voor andere gebreken. Tijdelijke oplossingen kunnen worden gebruikt terwijl een permanente oplossing wordt ontwikkeld. Waar de Dienst kosteloos wordt aangeboden (bijvoorbeeld tijdens de proefperiode of op het gratis plan), is onze aansprakelijkheid voor gebreken beperkt tot gevallen van bedrog; de gevallen van onbeperkte aansprakelijkheid in artikel 10 blijven onverlet.

10. Beperking van aansprakelijkheid

Wij zijn onbeperkt aansprakelijk voor schade veroorzaakt door opzet of grove nalatigheid, voor schade aan leven, lichaam of gezondheid, voor schending van uitdrukkelijke schriftelijke garanties, voor productaansprakelijkheidsvorderingen op grond van het toepasselijke recht, en voor aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt. Voor schade veroorzaakt door gewone nalatigheid is onze aansprakelijkheid beperkt tot de schending van wezenlijke contractuele verplichtingen (d.w.z. verplichtingen waarvan de nakoming de behoorlijke uitvoering van de overeenkomst überhaupt mogelijk maakt en op de nakoming waarvan de Klant regelmatig vertrouwt); in die gevallen is onze aansprakelijkheid voorts beperkt tot de voorzienbare schade die typisch is voor dit type overeenkomst, welke de partijen overeenkomen in elk geval beperkt te zijn tot de totale vergoedingen die de Klant heeft betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering. Aansprakelijkheid voor gewone nalatigheid met betrekking tot niet-wezenlijke verplichtingen is uitgesloten. Dezelfde beperkingen gelden voor vorderingen tegen onze werknemers, vertegenwoordigers en onderaannemers.

11. Gegevensbescherming en vertrouwelijkheid

Wij treden op als verwerker van persoonsgegevens die door de Klant naar de Dienst worden geüpload. De Gegevensverwerkingsovereenkomst op /legal/dpa is door verwijzing opgenomen in deze Voorwaarden en maakt een integraal onderdeel uit van de overeenkomst. Elke partij zal de vertrouwelijke informatie van de andere partij vertrouwelijk houden, deze uitsluitend gebruiken voor de doeleinden van de overeenkomst en beschermen met ten minste dezelfde zorgvuldigheid als zij aanwendt voor haar eigen vertrouwelijke informatie van vergelijkbare gevoeligheid. De vertrouwelijkheidsverplichting blijft na beëindiging van de overeenkomst gedurende een periode van vijf jaar van kracht. Verplichtingen ter bescherming van bewaarde persoonsgegevens blijven van kracht zolang die gegevens worden bewaard, ook wanneer een langere wettelijke verplichting van toepassing is.

12. AI-functies en aanvaardbaar gebruik

Delen van de Dienst gebruiken generatieve AI ter ondersteuning van HR-workflows (bijvoorbeeld het genereren van inhoud in de installatiewizard, het genereren van onboardingplannen, documentanalyse, het opstellen van prestatiebeoordelingen, het opstellen van referentiebrieven, gevraagde vertalingen van teksten en de chatassistent in het product). Outputs worden geproduceerd door een taalmodel en zijn uitsluitend ondersteunend. De Klant moet elke output beoordelen, aanvaarden, bewerken of verwerpen voordat hij erop vertrouwt. De Klant mag geen AI-ondersteunde output gebruiken als enige of doorslaggevende grondslag voor beslissingen over aanwerving, ontslag, promotie, beloning, disciplinaire maatregelen of soortgelijke ingrijpende arbeidsbeslissingen, noch voor enige beslissing die voor een werknemer rechtsgevolgen of soortgelijke aanzienlijke gevolgen heeft in de zin van artikel 22 AVG. De Klant blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij aan AI-functies verstrekt en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van zijn prompts en invoer. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (waaronder gezondheid, religie, etnische afkomst, lidmaatschap van een vakbond, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid) en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard in de zin van artikel 10 AVG mogen niet in AI-functies worden ingevoerd, tenzij de Klant over een uitdrukkelijke rechtsgrondslag beschikt en de betreffende module is gedocumenteerd als geschikt voor die categorie. Runtime-AI-functies maken gebruik van Mistral AI. De lijst van subverwerkers beschrijft de aanbieder en de relevante categorieën gegevens, waaronder door de functie samengestelde context en ingediende documentinhoud. Verwerkingslocaties, verdere aanbieders en bewaring zijn afhankelijk van de toepasselijke dienstverleningsregeling; de Klant kan de relevante informatie opvragen voordat hij AI inschakelt voor persoonsgegevens. AI-outputs kunnen onjuist, onvolledig of bevooroordeeld zijn, waaronder verzonnen beoordelingen in een conceptreferentiebrief. De Klant is verantwoordelijk voor de controle van de feitelijke grondslag en de rechtmatigheid van zijn beslissingen. PersoHR blijft verantwoordelijk voor haar eigen toepasselijke contractuele en wettelijke verplichtingen. Menselijke controle bepaalt op zichzelf niet of een functie onder de bepalingen inzake hoog risico van toepasselijke AI-wetgeving valt.

De Klant mag de Dienst niet gebruiken om inhoud op te slaan of te delen die illegaal is of inbreuk maakt op de rechten van anderen. Wij monitoren de inhoud die Klanten opslaan niet en gebruiken geen geautomatiseerde hulpmiddelen om deze te modereren. Iedereen kan ons wijzen op inhoud in de Dienst die hij of zij illegaal acht door te schrijven naar support@persohr.eu, met vermelding van de exacte locatie van de inhoud, de redenen en een verklaring dat de melding naar beste weten juist en volledig is, samen met zijn of haar naam en e-mailadres, tenzij de melding betrekking heeft op seksueel misbruik of seksuele uitbuiting van kinderen, zoals materiaal waarop misbruik te zien is of het benaderen van een kind voor seksuele doeleinden (de in de artikelen 3 tot en met 7 van Richtlijn 2011/93/EU beschreven strafbare feiten). Wij hebben een e-mailadres nodig om de ontvangst te bevestigen en de persoon ons besluit mee te delen. Wij bevestigen de ontvangst, beoordelen elke melding afzonderlijk en delen de persoon die de melding heeft gedaan mee welk besluit wij hebben genomen, ook wanneer wij geen actie ondernemen, en hoe het besluit kan worden betwist. Wanneer wij de toegang tot inhoud beperken omdat deze illegaal is of in strijd is met deze Voorwaarden, delen wij de betrokkenen mee welk besluit wij hebben genomen, waarom, en hoe zij het kunnen betwisten, tenzij de wet dit verhindert. Een besluit kan worden betwist door erop te reageren. support@persohr.eu is tevens ons contactpunt voor autoriteiten en gebruikers op grond van de digitaledienstenverordening. Autoriteiten kunnen in het Grieks, het Engels of het Duits naar ons schrijven.

13. Sjablonen

De Dienst kan documentsjablonen ter beschikking stellen, zoals voor een bepaald land opgestelde sjablonen voor beleid op de werkplek, en andere vooraf opgestelde inhoud (samen "Sjablonen"). Sjablonen zijn algemene uitgangspunten die zijn opgesteld voor gangbare situaties. Zij vormen geen juridisch advies en houden geen rekening met de specifieke situatie van de Klant.

Wanneer wij vermelden dat een advocatenkantoor of een andere adviseur een Sjabloon heeft beoordeeld, beschrijft die vermelding de beoordeling die heeft plaatsgevonden. Zij heeft uitsluitend betrekking op de vermelde versie en datum, naar het op die datum geldende recht, en vormt geen garantie dat het Sjabloon, of een daarop gebaseerd document, geschikt is voor de Klant. De beoordeling is aan ons verstrekt. Zij strekt zich niet uit tot een door de Klant ingevulde of gewijzigde versie en maakt die adviseur niet tot adviseur van de Klant.

Wanneer de Klant een Sjabloon invult, aanpast of vaststelt, is het resulterende document een eigen document van de Klant en is de Klant verantwoordelijk voor de inhoud ervan en voor het gebruik dat ervan wordt gemaakt. De Klant beslist of een Sjabloon vóór de vaststelling moet worden aangepast, met name wanneer een toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst specifieke bepalingen bevat over het onderwerp dat het Sjabloon behandelt, wanneer de Klant werktijdregelingen hanteert zoals ploegendienst, onregelmatige roosters of consignatiediensten, of wanneer zijn interne procedures, hulpmiddelen of communicatiepraktijken afwijken van die welke het Sjabloon beschrijft. De Klant is tevens verantwoordelijk voor elke raadpleging of medezeggenschap van de werknemersvertegenwoordiging die vóór de vaststelling van toepassing is.

Onverminderd onze verplichtingen op grond van de artikelen 3 en 9 kunnen wij een Sjabloon bijwerken, vervangen of intrekken, bijvoorbeeld na een wijziging van de wet of van officiële richtsnoeren. Een document dat de Klant al heeft vastgesteld, wordt hierdoor niet gewijzigd. Wij behouden alle rechten op de Sjablonen. Gedurende de looptijd van de overeenkomst mag de Klant Sjablonen gebruiken, kopiëren en aanpassen voor zijn eigen interne doeleinden. Een document dat de Klant heeft vastgesteld, is zijn eigen document, en de Klant mag het bewaren, gebruiken en delen zoals elk ander eigen document, ook na het einde van de overeenkomst.

Exports die de Dienst voor een derde aanmaakt, zoals een salarisverwerker of een overheidsinstantie, weerspiegelen de gegevens die in de Dienst zijn vastgelegd. De Klant controleert of een export voldoet aan de eisen van de ontvanger en aan de daarop toepasselijke wettelijke eisen voordat hij erop vertrouwt.

Elk programma waarmee klanten hun eigen inhoud beschikbaar stellen aan andere klanten, of inhoud gebruiken die door andere klanten beschikbaar is gesteld, wordt beheerst door afzonderlijke voorwaarden die van toepassing zijn wanneer de Klant daaraan deelneemt.

Artikel 10 is van toepassing op Sjablonen en op het gebruik ervan. Noch een Sjabloon, noch een vermelding dat een adviseur het heeft beoordeeld, vormt een uitdrukkelijke schriftelijke garantie in de zin van artikel 10.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze Voorwaarden wijzigen met ten minste vier weken schriftelijke kennisgeving (in de app of per e-mail) voordat de wijziging van kracht wordt. De kennisgeving vermeldt de wijziging, de termijn voor bezwaar en de gevolgen van bezwaar. Indien de Klant niet binnen twee weken na de kennisgeving schriftelijk bezwaar maakt, wordt de wijziging geacht te zijn aanvaard. Indien de Klant bezwaar maakt, wordt de overeenkomst voortgezet onder de vorige Voorwaarden; wij kunnen de overeenkomst dan beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van één maand. Wij kunnen de Dienst ook aanpassen om te voldoen aan de wet, beveiligingsproblemen aan te pakken, wijzigingen in afhankelijkheden van derden te weerspiegelen, of wanneer de wijziging wezenlijk voordelig is voor de Klant. Prijswijzigingen worden uitsluitend geregeld door artikel 8.

15. Slotbepalingen

Op deze Voorwaarden is het recht van de Republiek Cyprus van toepassing, met uitsluiting van de regels van internationaal privaatrecht en van het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken. De rechtbanken van Paphos, Cyprus, zijn exclusief bevoegd ten aanzien van elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden, onverminderd een dwingend voorgeschreven bevoegde rechter ter bescherming van consumenten op grond van het EU-recht. Kennisgevingen op grond van deze Voorwaarden worden schriftelijk of per e-mail gedaan. Indien een bepaling van deze Voorwaarden ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar is of wordt, laat dit de overige bepalingen onverlet en zullen de partijen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling waarvan het economische effect zo dicht mogelijk bij dat van de oorspronkelijke bepaling ligt. Bij tegenstrijdigheid prevaleert de Engelse versie van deze Voorwaarden boven elke vertaling.