Jaarlijks Verlof in de EU: Een Landenvergelijking

Als je medewerkers in meerdere EU-landen aanstuurt, is jaarlijks verlof een van de eerste onderwerpen waar het ingewikkeld wordt. De EU stelt een ondergrens, maar afzonderlijke lidstaten hebben daar hun eigen lagen bovenop gelegd. Wat in het ene land royaal is, is in het andere het wettelijk minimum.

Deze gids behandelt de EU-basisnorm en gaat vervolgens land voor land door de landen die het meest relevant zijn voor kleine bedrijven die in meerdere Europese landen actief zijn.

De EU-Basisnorm: Arbeidstijdenrichtlijn

De EU-arbeidstijdenrichtlijn (2003/88/EG) geeft iedere werknemer in de EU recht op minimaal vier weken betaald jaarlijks verlof. Dat zijn 20 dagen bij een standaard vijfdaagse werkweek.

Dit is een ondergrens, geen streefwaarde. Geen enkel EU-land mag wettelijk minder bieden. Veel landen bieden aanzienlijk meer.

Een paar andere zaken die de richtlijn regelt:

• Verlof kan niet worden afgekocht, behalve bij het einde van de arbeidsverhouding.
• Werknemers moeten in staat zijn verlof op te nemen in het jaar waarin het wordt opgebouwd. Je kunt niet zomaar alles voor onbepaalde tijd doorschuiven.
• Verlof moet "betaald" zijn, wat betekent dat werknemers hun normale loon ontvangen tijdens het verlof.

Het lastige punt is dat "normaal loon" aanleiding heeft gegeven tot omvangrijke rechtspraak. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft consequent geoordeeld dat provisie, bonussen gekoppeld aan aanwezigheid en bepaalde toeslagen moeten worden meegenomen in de berekening van het vakantieloon. Veel werkgevers gaan hier nog steeds de fout in.

Landenvergelijking

Duitsland

Wettelijk minimum: 24 werkdagen (maandag tot en met zaterdag)

Dit verraadt mensen regelmatig. Duitsland telt zaterdag als werkdag voor verlofdoeleinden, dus 24 dagen in een zesdaagse werkweek komt neer op 20 dagen in een vijfdaagse werkweek. Voor medewerkers met een standaard maandag-tot-vrijdagrooster is het effectieve minimum dan ook 20 dagen.

In de praktijk stellen collectieve arbeidsovereenkomsten (Tarifverträge) het recht doorgaans op 25 tot 30 dagen. Veel arbeidscontracten voor kantoorpersoneel bieden standaard 28 tot 30 dagen.

Overdracht: In principe moet verlof worden opgenomen in het kalenderjaar waarin het wordt opgebouwd. Maar het Hof van Justitie van de EU (zaak Kreuziger, 2018) heeft bepaald dat werkgevers verlof niet zomaar kunnen laten vervallen zonder werknemers een echte kans te geven het op te nemen. Je moet medewerkers actief herinneren en dit documenteren. Niet-opgenomen verlof kan worden overgedragen tot 31 maart van het volgende jaar, en sommige contracten staan langere overdrachtsperioden toe.

Verlof tijdens ziekte: Als een medewerker ziek wordt tijdens het jaarlijks verlof, worden die dagen omgezet in ziekteverlof. De medewerker verliest zijn vakantieaanspraken niet.

Frankrijk

Wettelijk minimum: 25 werkdagen (5 weken)

Frankrijk gebruikt "jours ouvrables" (werkdagen inclusief zaterdag) of "jours ouvrés" (maandag tot en met vrijdag) afhankelijk van het contract. De standaard is 2,5 dag per gewerkte maand, oplopend tot 30 jours ouvrables (of 25 jours ouvrés) per jaar.

RTT-dagen: Medewerkers die vallen onder een 35-urenovereenkomst maar meer uren werken, bouwen extra dagen op die RTT-dagen worden genoemd (Réduction du Temps de Travail). In veel kantooromgevingen levert dit tussen de 6 en 15 extra dagen per jaar op, bovenop de wettelijke 25. Het exacte aantal hangt af van de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst (convention collective).

Verlofperiode: In Frankrijk geldt een referentieperiode van 1 juni tot 31 mei, wat afwijkt van de meeste andere landen. Verlof dat in één referentieperiode wordt opgebouwd, dient vóór 31 mei van het volgende jaar te worden opgenomen.

Feestdagen: Frankrijk kent 11 nationale feestdagen. Of deze worden doorbetaald, hangt af van de cao en of ze op een werkdag vallen.

Nederland

Wettelijk minimum: 20 dagen (vier keer het aantal werkdagen per week)

De Nederlandse wet berekent verlof als vier keer het aantal werkdagen per week, dus een medewerker met een vijfdaagse werkweek krijgt 20 dagen. Collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's) verhogen dit doorgaans naar 24 tot 25 dagen.

Overdracht: Wettelijk minimumverlof (20 dagen) moet worden opgenomen binnen 6 maanden na het einde van het opbouwjaar. Bovenwettelijk verlof kan tot 5 jaar worden overgedragen.

Vakantiegeld: Nederland kent een afzonderlijke vakantiegeldverplichting. Werkgevers moeten een extra bedrag ter hoogte van 8% van het bruto jaarsalaris betalen als vakantiegeld, doorgaans uitgekeerd in mei. Dit staat los van het reguliere salaris tijdens het verlof en komt daar bovenop.

Langdurige ziekte: Medewerkers die langdurig ziek zijn, blijven vakantiedagen opbouwen, wat een aanzienlijke kostenpost kan zijn. Tijdens ziekte opgebouwd verlof moet worden uitbetaald als het dienstverband eindigt.

België

Wettelijk minimum: 20 dagen

Het Belgische verlofstelsel is complexer dan de meeste andere. Het recht is gebaseerd op het werk in het voorgaande jaar (het "vakantiedienstjaar"), waardoor een nieuwe medewerker in zijn eerste jaar verlof opbouwt dat hij het volgende jaar kan opnemen.

Voor arbeiders worden de berekening en uitbetaling van vakantiegeld centraal afgehandeld door een vakantiekas, en niet rechtstreeks door de werkgever. Dit overvalt veel buitenlandse werkgevers wanneer zij voor het eerst iemand in België in dienst nemen.

Jeugdvakantie: Medewerkers die het volledige vakantiedienstjaar niet hebben gewerkt — zoals pas afgestudeerden — kunnen "Europese jeugdvakantie" aanvragen om hun vakantiedagen in het eerste jaar aan te vullen.

Spanje

Wettelijk minimum: 30 kalenderdagen (22 werkdagen)

Spanje kent 30 kalenderdagen verlof toe, wat neerkomt op 22 werkdagen bij een standaardwerkweek. De meeste cao's handhaven dit op 22 werkdagen.

Verlof in Spanje wordt maandelijks opgebouwd en moet in principe worden opgenomen in het kalenderjaar. Werkgever en werknemer dienen de data in onderling overleg te bepalen; bij een geschil kan de rechter de data vaststellen.

Ziekte tijdens verlof: Net als in Duitsland kunnen Spaanse werknemers die tijdens hun jaarlijks verlof ziek worden, die dagen terugvorderen als ziekteverlof.

Italië

Wettelijk minimum: 4 weken

Italiaans recht schrijft 4 weken verlof voor, waarvan ten minste 2 weken aaneengesloten moeten worden opgenomen in het jaar van opbouw. De overige 2 weken kunnen worden gespreid over 18 maanden na afloop van het opbouwjaar.

Veel collectieve arbeidsovereenkomsten (CCNL) stellen het recht op 20 tot 26 werkdagen, afhankelijk van dienstjaren en sector.

Polen

Wettelijk minimum: 20 of 26 dagen

Polen hanteert een getrapt systeem. Medewerkers met minder dan 10 jaar totale arbeidservaring krijgen 20 dagen. Medewerkers met 10 jaar of meer (cumulatief bij alle werkgevers) krijgen 26 dagen. Bij de berekening wordt ook opleidingstijd meegerekend.

Portugal

Wettelijk minimum: 22 werkdagen

Nieuwe medewerkers bouwen in hun eerste jaar 2 dagen verlof per maand op. Daarna geldt de standaard van 22 werkdagen. Sommige contracten en cao's bieden meer.

Bij ontslag: Niet-opgenomen verlof moet bij het einde van het dienstverband worden uitbetaald, inclusief verlof dat is opgebouwd in het jaar van beëindiging.

Zweden

Wettelijk minimum: 25 dagen

Zweden kent 25 vakantiedagen toe op grond van de Semesterlagen (Vakantiewet). Ten minste 4 van die weken moeten aaneengesloten als zomervakantie worden opgenomen, als de werknemer daarom verzoekt.

Zweden kent ook een "spaarsysteem" waarbij medewerkers per jaar tot 5 dagen kunnen overdragen, gedurende maximaal 5 jaar, waardoor een reserve van maximaal 25 gespaarde dagen kan worden opgebouwd. Dit staat los van het verlof van het lopende jaar.

Oostenrijk

Wettelijk minimum: 25 werkdagen (30 na 25 jaar)

Oostenrijk kent bij aanvang 25 werkdagen toe, oplopend tot 30 werkdagen na 25 jaar bij dezelfde werkgever. Cao's voegen daar vaak nog extra aanspraken aan toe.

Vergelijkingstabel

Praktische Tips voor Werkgevers in Meerdere Landen

Ga er niet vanuit dat de regels van je eigen land elders gelden. Een recht van 20 dagen dat in Nederland royaal lijkt, is in Zweden het wettelijk minimum.

Controleer de cao. In veel EU-landen stellen sectorale of bedrijfsgebonden cao's de arbeidsvoorwaarden vast op een niveau boven het wettelijk minimum. Als je daaraan gebonden bent, is het wettelijk minimum niet meer relevant.

Administreer per land. Als je medewerkers in drie landen hebt, heb je drie sets verlofregels nodig. Dit bijhouden in één spreadsheet is te doen met twee of drie medewerkers. Naarmate je groeit, wordt het onwerkbaar.

Vraag landspecifiek advies bij complexe situaties. Ziekte tijdens verlof, verlofopbouw tijdens ouderschapsverlof en berekeningen bij ontslag kennen allemaal landspecifieke regels die je kunnen verrassen. Twijfel je, dan is een lokale arbeidsrechtadvocaat de investering waard.

Met tools als PersoHR kun je verlofregels per land instellen, zodat aanspraken, overdrachtslimieten en opbouwberekeningen correct worden afgehandeld, ongeacht waar iemand werkt. Het vervangt geen juridisch advies, maar vermindert de kans op administratieve fouten aanzienlijk.

Het EU-arbeidsrecht is voortdurend in beweging. De arbeidstijdenrichtlijn wordt herzien en rechtspraak van het Hof van Justitie van de EU leidt regelmatig tot nieuwe interpretaties. Hier bovenop blijven zitten is onderdeel van het runnen van een team in meerdere landen.