Praktische AI-taken voor kleine HR-teams, met voorbeelden, controles op gegevensverwerking en een checklist voor het uitvoeren van uw eerste proefproject.
Maandag komt er een nieuwe medewerker in dienst, u moet een beleidswijziging toelichten en er moet nog een vacaturetekst worden opgesteld. AI kan helpen bij het opstellen van een eerste concept voor elk van deze zaken. De relevante vraag is of het controleren van het resultaat minder werk kost dan het zelf schrijven ervan.
Begin voor een klein team met één terugkerende taak waarvan u het resultaat kunt controleren. Spreek af welke tool en welke informatie de medewerkers mogen gebruiken, wie het resultaat controleert en wanneer het klaar is om te worden gedeeld. Deze vijf voorbeelden bieden een startpunt.
Geef de tool de verantwoordelijkheden van de functie, de essentiële vaardigheden, de arbeidsvoorwaarden en de goedgekeurde salarisgegevens. Vraag de tool om deze gegevens te ordenen tot een duidelijke vacaturetekst en om eventuele ontbrekende informatie aan te geven.
Vergelijk het concept met de daadwerkelijke functieomschrijving. Verwijder verzonnen secundaire arbeidsvoorwaarden, overbodige kwalificaties en formuleringen die geschikte sollicitanten zouden kunnen uitsluiten. De wervingsmanager dient elke toezegging vóór publicatie te bevestigen. Houd cv’s van kandidaten buiten deze conceptfase.
Gebruik een algemene functieomschrijving en goedgekeurde stappen voor de inwerkperiode om een plan voor de eerste week op te stellen. Vraag om een voorstel voor de verantwoordelijke en de timing voor elke taak, en laat de betrokkenen deze vervolgens bevestigen.
Toets de toegang, apparatuur, opleiding en introducties af aan de werkwijze van uw bedrijf. Lokale registratietermijnen en arbeidsvoorwaarden moeten apart worden gecontroleerd. Zelfs een degelijke checklist kan nog steeds iets essentieels over het hoofd zien. Onze Europese onboarding-checklist is een nuttig uitgangspunt.
Zodra de tool is goedgekeurd voor het vertrouwelijkheidsniveau van het document, verstrekt u het huidige beleid en vraagt u om een korte toelichting met verwijzingen naar de relevante paragrafen. Geef de tool de opdracht om vragen te identificeren waarop het beleid geen antwoord geeft.
Vergelijk de uitleg met de bron, met name wat betreft uitzonderingen, voorwaarden en termijnen. Vermeld een link naar het goedgekeurde beleid, zodat medewerkers de volledige tekst kunnen raadplegen. Vraag de persoon die verantwoordelijk is voor het beleid om vragen te beantwoorden over de individuele rechten van een medewerker.
Een herinnering aan een trainingssessie of een wijziging in de openingstijden van het kantoor kan een haalbare eerste proef zijn. Geef de bevestigde data, de doelgroep en de vereiste actie door. Vraag om een kort, duidelijk bericht.
Controleer of het concept geen onbedoelde toezeggingen bevat en de juiste personen bereikt. Laat voor de eerste proeffase disciplinaire zaken, klachten, gezondheidsinformatie en individuele salarisbesprekingen buiten het goedgekeurde toepassingsgebied.
AI kan een bruikbare vertaling produceren van een welkomstbericht of een algemene mededeling. Geef aan voor welke doelgroep de tekst bedoeld is, welk formaliteitsniveau de voorkeur heeft en welke termen ongewijzigd moeten blijven.
Laat iemand die beide talen beheerst de betekenis vergelijken, met inbegrip van datums, instructies en toon. Contracten, privacyverklaringen en wettelijke rechten moeten vóór gebruik worden gecontroleerd op zowel taalkundige als inhoudelijke juistheid. Een vloeiende vertaling kan een verplichting wijzigen zonder dat de fout direct opvalt.
Begin met openbaar beschikbare tekst, verzonnen voorbeelden of intern materiaal waarvoor de tool is goedgekeurd. Interne beleidsdocumenten kunnen vertrouwelijke informatie bevatten, zelfs als ze geen personeelsgegevens bevatten. Controleer daarom de gebruiksvoorwaarden van de tool en de regels van uw organisatie voordat u deze uploadt.
Bepaal, voordat u persoonsgegevens gebruikt, het doel en de rechtsgrondslag, beperk de informatie tot wat noodzakelijk is en beoordeel eventuele aanvullende voorwaarden voor bijzondere categorieën gegevens, zoals gezondheidsinformatie. Toestemming is in arbeidsrelaties doorgaans ongeschikt, omdat werknemers zich mogelijk niet vrij voelen om hun werkgever te weigeren. EDPB: rechtmatige verwerking
Controleer of er een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vereist is voordat u begint. Artikel 35 van de AVG schrijft dit voor wanneer de voorgenomen verwerking waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van personen met zich meebrengt. AVG, artikel 35
Het verwijderen van een naam leidt niet noodzakelijkerwijs tot het anonimiseren van een record. Een functie, locatie en opvallende gebeurtenis kunnen iemand in een klein team nog steeds identificeren. Gepseudonimiseerde informatie blijft persoonsgegevens wanneer deze aan een individu kan worden gekoppeld. EDPB: anonimisering en pseudonimisering
Vraag de leverancier wie de invoer en uitvoer verwerkt, waar de verwerking en de toegang tot ondersteuning plaatsvinden, hoe lang informatie wordt bewaard, of deze wordt gebruikt voor opleidingsdoeleinden en wie er toegang toe heeft. Wanneer een leverancier als uw verwerker optreedt, is een overeenkomst op grond van artikel 28 vereist. Voor internationale doorgiften zijn de relevante waarborgen van de AVG nodig; een hostinglocatie binnen de EU alleen volstaat niet voor de beoordeling. AVG, artikelen 28 en 44–49
Indien een dienstverlener de ingevoerde gegevens voor eigen doeleinden gebruikt, dient u die verwerking afzonderlijk te beoordelen. Houd persoonsgegevens buiten de pilot totdat de regeling is beoordeeld en goedgekeurd. In onze vragen aan dienstverleners worden de controles nader toegelicht.
Gebruik een prompt die het concept koppelt aan bekende feiten. Bijvoorbeeld:
Stel een checklist voor de eerste werkdag op voor een fictieve administratief medewerker op kantoor. Gebruik uitsluitend de volgende bevestigde taken: apparatuur ophalen bij de IT-afdeling, kennismaken met de leidinggevende, de geplande veiligheidsintroductie bijwonen, het goedgekeurde handboek doornemen en de systeemtoegang testen. Stel een volgorde voor. Geef ontbrekende tijdstippen en verantwoordelijken aan als „te bevestigen“. Verzin geen bedrijfsbeleidsregels of wettelijke vereisten.
Controleer of elke bevestigde taak wordt weergegeven, of er geen onondersteunde vereisten zijn toegevoegd en of onopgeloste details zichtbaar blijven. De instructie helpt bij het definiëren van de taak; zij garandeert niet dat het model deze zal volgen.
Noteer bij de eerste paar pogingen de tijd die u besteedt aan het opstellen, controleren en corrigeren. Vermijd het vermelden van persoonsgegevens in dat proeflogboek. Indien het controleren herhaaldelijk meer tijd kost dan het zelf uitvoeren van de taak, pas de taak dan aan of beëindig het experiment.
Het rangschikken van sollicitanten, het beoordelen van prestaties of het aanbevelen van ontslagen vereist een andere beoordelingsaanpak dan het opstellen van een algemeen welkomstbericht. Artikel 22 van de AVG heeft uitsluitend betrekking op geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen, behoudens gespecificeerde uitzonderingen en waarborgen. AVG, artikel 22
Een menselijke goedkeuringsstap is op zichzelf niet voldoende om de juridische beoordeling af te ronden. De AI-wet behandelt bepaalde arbeidssystemen afzonderlijk als systemen met een hoog risico, en de vereisten daarvan hebben verschillende ingangsdata. Controleer het beoogde gebruik en de geldende regels voordat u een dergelijk systeem invoert. Europese Commissie: AI-wet
Leid medewerkers op met betrekking tot de goedgekeurde taken, toegestane informatie en veelvoorkomende fouten. Zorg voor oefeningen in het controleren van een onjuist antwoord en een duidelijk stappenplan voor het melden van problemen. Artikel 4 van de AI-wet verplicht aanbieders en organisaties die AI-systemen inzetten om maatregelen te nemen ter bevordering van de AI-geletterdheid van personen die deze systemen namens hen gebruiken. De Commissie stelt dat er geen specifiek certificaat vereist is. Houd een register bij van de genomen maatregelen. Europese Commissie: AI-geletterdheid
Gebruik dit als een praktisch hulpmiddel bij de planning, naast de juridische en organisatorische controles die relevant zijn voor uw specifieke situatie.
Een nuttig eerste resultaat is een taak die uw team gemakkelijker kan uitvoeren, terwijl de informatie accuraat blijft en de verantwoordelijkheid duidelijk is.
Probeer PersoHR 30 dagen gratis. Geen creditcard nodig.
Start uw gratis proefperiode van 30 dagen