Termini di servizio

1. Premessa e parti

I presenti Termini di servizio («Termini») disciplinano l'utilizzo del servizio di gestione HR PersoHR (il «Servizio») fornito da Labb Holding Ltd, società privata cipriota a responsabilità limitata per azioni con sede legale in Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cipro, iscritta con il numero HE 424230 («PersoHR», «noi», «ci»). Il Servizio è offerto esclusivamente a clienti commerciali e professionali. Registrando uno spazio di lavoro aziendale o accettando altrimenti in modo espresso i presenti Termini per conto del Cliente, il cliente («voi», «Cliente») conferma di agire nell'ambito della propria attività commerciale, imprenditoriale, artigianale o professionale e non in qualità di consumatore, che la persona che accetta i presenti Termini è autorizzata a vincolare il Cliente e che il Cliente conclude con PersoHR un contratto vincolante costituito dai presenti Termini, dal Contratto per il trattamento dei dati disponibile su /legal/dpa e da qualsiasi modulo d'ordine o preventivo che faccia riferimento ai presenti Termini. In caso di conflitto tra un preventivo o un modulo d'ordine e i presenti Termini, tale preventivo o modulo d'ordine prevale per gli aspetti che disciplina espressamente. L'Informativa sulla Privacy disponibile su /legal/privacy illustra il trattamento dei dati personali; prenderne atto non costituisce consenso a ogni attività di trattamento. Eventuali condizioni difformi del Cliente non si applicano salvo nostro consenso scritto.

2. Account, periodo di prova e conclusione del contratto

Il Cliente accede al Servizio tramite uno spazio di lavoro aziendale e gli account personali degli utenti autorizzati. Registrando uno spazio di lavoro aziendale, il Cliente presenta un'offerta vincolante per la conclusione di un contratto; accettiamo tale offerta attivando lo spazio di lavoro. I nuovi clienti ricevono un periodo di prova gratuito di 30 giorni durante il quale il Servizio è reso disponibile senza costi a scopo di valutazione. Ogni cliente ha diritto a un solo periodo di prova. Se il periodo di prova scade senza un abbonamento a pagamento, lo spazio di lavoro prosegue con il Piano gratuito qualora il numero di dipendenti attivi rientri nel limite di tale piano. In caso contrario, l'accesso ordinario allo spazio di lavoro diventa di sola lettura. Le funzionalità disponibili durante la prova dipendono dal piano di prova messo a disposizione del Cliente. Un contratto a pagamento si conclude scegliendo un piano e inserendo i dati di pagamento nell'account, oppure accettando un preventivo da noi inviato via e-mail. Il Cliente è responsabile dell'accuratezza delle informazioni fornite al momento della registrazione.

3. Ambito del Servizio

Le funzionalità del Servizio dipendono dal piano selezionato e dagli eventuali moduli aggiuntivi abilitati dal Cliente. Una descrizione funzionale aggiornata è disponibile su persohr.eu e all'interno dell'applicazione. Possiamo offrire integrazioni con sistemi di terze parti tramite API (le «Integrazioni»); le integrazioni contrassegnate come di terze parti sono fornite dall'operatore terzo e sotto la sua esclusiva responsabilità. Possiamo modificare, aggiungere o rimuovere funzionalità, in particolare ove richiesto dalla legge o da una dipendenza di terze parti, o per risolvere vulnerabilità di sicurezza, a condizione che tale modifica non riduca sostanzialmente le funzionalità concordate. Il Cliente può passare a un piano superiore o cambiare piano in qualsiasi momento; i passaggi a un piano inferiore hanno effetto dalla successiva data di rinnovo.

4. Disponibilità

Forniamo il Servizio con un obiettivo di disponibilità mensile del 99,5%, misurata al punto di accesso esterno del Servizio ed escludendo (a) le finestre di manutenzione programmata, (b) le circostanze al di fuori del nostro ragionevole controllo (forza maggiore, interruzioni di rete di terze parti, attacchi denial-of-service, ecc.), (c) i problemi causati dal Cliente e (d) i problemi derivanti da Integrazioni di terze parti gestite da altri fornitori. La manutenzione programmata è pianificata al di fuori della fascia oraria 09:00–18:00 CET dal lunedì al venerdì. Daremo un ragionevole preavviso degli interventi di manutenzione significativi tramite notifica in-app o via e-mail.

5. Responsabilità del Cliente

Il Cliente è responsabile: (a) dell'accuratezza e della liceità dei dati caricati nel Servizio o generati al suo interno; (b) di garantire un'adeguata base giuridica ai sensi del GDPR per il trattamento, tramite il Servizio, dei dati personali dei propri dipendenti e degli altri interessati; (c) della gestione sicura degli account utente e delle credenziali rilasciate al proprio personale, incluso il divieto di condividere gli account e l'utilizzo di un'autenticazione forte; (d) del mantenimento di una connessione Internet funzionante e di un browser supportato e aggiornato; (e) della configurazione del proprio account, inclusi ruoli e autorizzazioni, in linea con la propria politica di sicurezza interna; (f) di notificarci senza ingiustificato ritardo qualsiasi abuso effettivo o sospetto, incidente di sicurezza o problema di protezione dei dati che riguardi il proprio account. Il Cliente è responsabile dei contenuti che fornisce e dei propri obblighi in qualità di titolare del trattamento, comprese le informative ai dipendenti, istruzioni di conservazione lecite e qualsiasi consultazione obbligatoria delle rappresentanze dei lavoratori. Ciò non esonera PersoHR dai propri obblighi contrattuali o di legge. Il Servizio e i suoi modelli supportano l'amministrazione HR; non sostituiscono la consulenza sugli obblighi del Cliente in materia di lavoro, buste paga, fisco o di altra natura giuridica in ciascuna giurisdizione applicabile.

6. Concessione dei diritti

Subordinatamente al pagamento delle tariffe applicabili e al rispetto dei presenti Termini, concediamo al Cliente un diritto non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile di utilizzare il Servizio per le proprie operazioni HR interne per la durata del contratto. Il Cliente può concedere l'accesso ai propri dipendenti, collaboratori e consulenti autorizzati (a condizione che siano vincolati da obblighi di riservatezza equivalenti), ma non può rivendere, sublicenziare, concedere in time-sharing o sfruttare commercialmente il Servizio. Conserviamo tutti i diritti di proprietà intellettuale sul Servizio. Possiamo utilizzare dati di utilizzo anonimizzati e aggregati, che non identificano il Cliente né alcuna persona fisica, per monitorare, proteggere e migliorare il Servizio.

7. Durata e cessazione

Gli abbonamenti hanno la durata selezionata al momento dell'acquisto, mensile o annuale. Gli abbonamenti mensili si rinnovano automaticamente alla fine di ogni mese di fatturazione e possono essere disdetti in qualsiasi momento, con effetto dalla fine del periodo di fatturazione in corso. Gli abbonamenti annuali si rinnovano automaticamente per ulteriori periodi annuali, salvo disdetta del rinnovo prima della data di rinnovo. La disdetta ha effetto alla fine del periodo di fatturazione pagato in corso. La disdetta si effettua nell'app tramite Impostazioni → Fatturazione o inviando un'e-mail a support@persohr.eu. Ciascuna parte può risolvere il contratto per giusta causa con effetto immediato mediante comunicazione scritta qualora l'altra parte commetta un inadempimento sostanziale cui non sia posto rimedio entro 30 giorni dalla comunicazione scritta, o in caso di procedure di insolvenza a carico dell'altra parte. Quando un abbonamento a pagamento termina, lo spazio di lavoro prosegue con il Piano gratuito qualora il numero di dipendenti attivi rientri nel limite di tale piano; in caso contrario, l'accesso ordinario allo spazio di lavoro viene bloccato (si veda la sezione 8). Il Cliente dovrebbe esportare i dati necessari prima di tale data e contattare l'assistenza per qualsiasi ulteriore accordo di restituzione o cancellazione dei dati ai sensi della sezione 13 del Contratto per il trattamento dei dati. L'interruzione del rinnovo non costituisce di per sé una richiesta di cancellazione dell'account. Le tariffe già pagate non sono rimborsate per il solo fatto che il Cliente cessi di utilizzare il Servizio prima della fine del periodo pagato, fatti salvi i diritti inderogabili o un diritto espresso al rimborso previsto dal contratto.

8. Condizioni di pagamento

Le tariffe sono indicate nella pagina dei prezzi o nel modulo d'ordine applicabile, in EUR, e si intendono al netto dell'IVA e di qualsiasi altra imposta applicabile, che vengono aggiunte all'aliquota in vigore. Il Cliente è responsabile di fornire dati di fatturazione corretti, inclusi la propria denominazione legale, l'indirizzo della sede legale e, ove applicabile, un numero di partita IVA UE valido. Il trattamento ai fini IVA dipende dallo status del cliente, dal luogo della prestazione e dalle norme fiscali applicabili. Il meccanismo dell'inversione contabile (reverse charge) si applica quando ne ricorrono i presupposti di legge. Il processo di acquisto utilizza le informazioni di fatturazione e fiscali fornite per calcolare il trattamento applicabile; in caso di fattura errata il Cliente dovrebbe contattarci. Gli abbonamenti mensili sono fatturati anticipatamente all'inizio di ogni mese di fatturazione; gli abbonamenti annuali sono fatturati anticipatamente per l'intero periodo annuale. Il pagamento è elaborato da Stripe; inserendo i dati di pagamento, il Cliente ci autorizza ad addebitare il metodo di pagamento scelto a ogni rinnovo. I piani prevedono limiti di dipendenti. Un passaggio a un piano superiore può avere effetto immediato e richiedere un pagamento aggiuntivo; i passaggi a un piano inferiore sono programmati per il rinnovo. Il Cliente deve verificare l'importo e la tempistica indicati prima di confermare un cambio di piano. Possiamo rivedere i prezzi di listino una volta per anno solare con un preavviso scritto di almeno quattro settimane; se l'aumento di prezzo supera il 5% del prezzo precedente, il Cliente può opporsi entro quattro settimane dalla comunicazione, nel qual caso il contratto prosegue al prezzo precedente fino al rinnovo successivo, quando le parti potranno concordare il nuovo prezzo oppure recedere dal contratto. L'accesso ordinario allo spazio di lavoro è di sola lettura finché un abbonamento è in ritardo di pagamento ed è bloccato finché risulta insoluto. Quando un abbonamento a pagamento termina per disdetta o per persistente mancato pagamento, lo spazio di lavoro prosegue con il Piano gratuito qualora il numero di dipendenti attivi rientri nel limite di tale piano. In caso contrario, l'accesso ordinario viene bloccato. La fatturazione e le opzioni di ripristino dell'accesso e di recupero dei dati restano soggette alle rispettive autorizzazioni. Contattate l'assistenza se avete bisogno di aiuto per risolvere un problema di pagamento o recuperare dati.

9. Garanzia e difetti

Garantiamo che il Servizio, per tutta la durata dell'abbonamento, è sostanzialmente conforme alla descrizione funzionale pubblicata ed è privo di difetti sostanziali che ne impediscano l'utilizzo per lo scopo previsto. Il Cliente deve segnalare i difetti senza ingiustificato ritardo e fornire dettagli ragionevoli per consentirne la diagnosi. Faremo ragionevoli sforzi per porre rimedio ai difetti segnalati entro un periodo di tempo ragionevole, con obiettivi di reazione di quattro ore per le interruzioni totali segnalate durante l'orario di assistenza e di un giorno lavorativo per gli altri difetti. Potranno essere utilizzate soluzioni temporanee mentre viene sviluppata una soluzione definitiva. Qualora il Servizio sia fornito gratuitamente (ad esempio durante il periodo di prova o con il Piano gratuito), la nostra responsabilità per i difetti è limitata ai casi di dolo; restano salvi i casi di responsabilità illimitata di cui alla sezione 10.

10. Limitazione di responsabilità

Rispondiamo senza limitazioni dei danni causati da dolo o colpa grave, dei danni alla vita, all'integrità fisica o alla salute, della violazione di garanzie scritte espresse, delle pretese per responsabilità da prodotto ai sensi della legge applicabile e di qualsiasi responsabilità che non possa essere esclusa o limitata da norme imperative. Per i danni causati da colpa lieve, la nostra responsabilità è limitata alla violazione di obbligazioni contrattuali essenziali (ossia obbligazioni il cui adempimento rende possibile in primo luogo la corretta esecuzione del contratto e sul cui adempimento il Cliente fa regolarmente affidamento); in tali casi, la nostra responsabilità è inoltre limitata al danno prevedibile tipico per questo tipo di contratto, che le parti convengono sia in ogni caso limitato all'importo totale delle tariffe pagate dal Cliente nei dodici mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla pretesa. La responsabilità per colpa lieve in relazione a obbligazioni non essenziali è esclusa. Le stesse limitazioni si applicano alle pretese nei confronti dei nostri dipendenti, agenti e subappaltatori.

11. Protezione dei dati e riservatezza

Agiamo in qualità di responsabile del trattamento per i dati personali caricati nel Servizio dal Cliente. Il Contratto per il trattamento dei dati disponibile su /legal/dpa è incorporato nei presenti Termini mediante rinvio e ne costituisce parte integrante. Ciascuna parte manterrà riservate le informazioni confidenziali dell'altra parte, le utilizzerà esclusivamente per le finalità del contratto e le proteggerà con almeno la stessa cura che riserva alle proprie informazioni confidenziali di analoga sensibilità. L'obbligo di riservatezza sopravvive alla cessazione del contratto per un periodo di cinque anni. Gli obblighi di tutela dei dati personali conservati permangono finché tali dati sono detenuti, anche quando si applica un obbligo di legge di durata superiore.

12. Funzionalità IA e uso accettabile

Parti del Servizio utilizzano l'IA generativa per assistere i flussi di lavoro HR (ad esempio la generazione di contenuti nella configurazione guidata, la generazione di piani di onboarding, l'analisi di documenti, la redazione di valutazioni delle prestazioni, la redazione di lettere di referenze, le traduzioni di testi richieste e l'assistente chat integrato nel prodotto). Gli output sono prodotti da un modello linguistico e hanno esclusivamente funzione di assistenza. Il Cliente deve esaminare, accettare, modificare o rifiutare ciascun output prima di farvi affidamento. Il Cliente non deve utilizzare alcun output assistito dall'IA come base unica o determinante per decisioni di assunzione, licenziamento, promozione, retribuzione, disciplinari o altre decisioni in materia di lavoro di analoga rilevanza, né per qualsiasi decisione che produca effetti giuridici nei confronti di un dipendente o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona ai sensi dell'articolo 22 del GDPR. Il Cliente rimane titolare del trattamento per i dati personali che invia alle funzionalità IA ed è responsabile della liceità dei propri prompt e input. Le categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del GDPR (inclusi salute, religione, origine etnica, appartenenza sindacale, vita sessuale o orientamento sessuale) e i dati relativi a condanne penali ai sensi dell'articolo 10 del GDPR non devono essere inseriti nelle funzionalità IA, a meno che il Cliente disponga di una base giuridica esplicita e il modulo pertinente sia documentato come idoneo a supportare tale categoria. Le funzionalità IA in fase di esecuzione utilizzano Mistral AI. L'elenco dei sub-responsabili del trattamento descrive il fornitore e le relative categorie di dati, compresi il contesto assemblato dalla funzionalità e il contenuto dei documenti inviati. I luoghi di trattamento, i fornitori a valle e la conservazione dipendono dall'accordo di servizio applicabile; il Cliente può richiedere le relative informazioni prima di abilitare l'IA per i dati personali. Gli output dell'IA possono essere inesatti, incompleti o distorti, comprese valutazioni inventate in una bozza di lettera di referenze. Il Cliente è responsabile della verifica della base fattuale e della liceità delle proprie decisioni. PersoHR resta responsabile dei propri obblighi contrattuali e di legge applicabili. La revisione umana non determina di per sé se una funzionalità rientri nelle disposizioni sui sistemi ad alto rischio della normativa applicabile in materia di IA.

Il Cliente non deve utilizzare il Servizio per conservare o condividere contenuti illegali o che violano i diritti di terzi. Non monitoriamo i contenuti conservati dai Clienti e non utilizziamo strumenti automatizzati per moderarli. Chiunque può segnalarci contenuti presenti nel Servizio che ritiene illegali scrivendo a support@persohr.eu e indicando l'ubicazione esatta dei contenuti, i motivi e una dichiarazione attestante che la segnalazione è, per quanto di sua conoscenza, corretta e completa, insieme al proprio nome e indirizzo e-mail, salvo che la segnalazione riguardi l'abuso o lo sfruttamento sessuale di minori, come materiale che ritrae abusi o l'adescamento di un minore per scopi sessuali (i reati di cui agli articoli da 3 a 7 della direttiva 2011/93/UE). Abbiamo bisogno di un indirizzo e-mail per confermare il ricevimento e comunicare alla persona la nostra decisione. Confermiamo il ricevimento, esaminiamo ciascuna segnalazione singolarmente e comunichiamo alla persona che ha effettuato la segnalazione la decisione adottata, anche quando non intraprendiamo alcuna azione, e le modalità per contestarla. Qualora limitiamo l'accesso a contenuti perché illegali o in violazione dei presenti Termini, comunichiamo alle persone interessate la decisione adottata, le relative motivazioni e le modalità per contestarla, salvo che la legge lo impedisca. Una decisione può essere contestata rispondendo alla stessa. L'indirizzo support@persohr.eu è inoltre il nostro punto di contatto per le autorità e gli utenti ai sensi del regolamento sui servizi digitali. Le autorità possono scriverci in greco, inglese o tedesco.

13. Modelli

Il Servizio può mettere a disposizione modelli di documenti, come modelli di regolamenti aziendali redatti per un determinato paese, e altri contenuti predefiniti (congiuntamente, i «Modelli»). I Modelli sono punti di partenza generali redatti per circostanze comuni. Non costituiscono consulenza legale e non tengono conto della situazione specifica del Cliente.

Qualora dichiariamo che uno studio legale o un altro consulente ha esaminato un Modello, tale dichiarazione descrive l'esame effettivamente svolto. Essa riguarda esclusivamente la versione e la data indicate, secondo la legge in vigore a tale data, e non costituisce una garanzia che il Modello, o un documento basato su di esso, sia idoneo per il Cliente. L'esame è stato fornito a noi. Esso non si estende ad alcuna versione completata o modificata dal Cliente e non rende tale consulente consulente del Cliente.

Quando il Cliente completa, adatta o adotta un Modello, il documento risultante è un documento proprio del Cliente, e il Cliente è responsabile del suo contenuto e dell'uso che ne viene fatto. Spetta al Cliente decidere se un Modello debba essere adattato prima dell'adozione, in particolare qualora un contratto collettivo applicabile contenga disposizioni specifiche sulla materia trattata dal Modello, qualora il Cliente applichi modalità di organizzazione dell'orario di lavoro quali il lavoro a turni, orari irregolari o servizi di reperibilità, o qualora le sue procedure interne, i suoi strumenti o le sue prassi di comunicazione differiscano da quelli descritti nel Modello. Il Cliente è inoltre responsabile di qualsiasi consultazione o partecipazione delle rappresentanze dei lavoratori prevista prima dell'adozione.

Fatti salvi i nostri obblighi di cui alle sezioni 3 e 9, possiamo aggiornare, sostituire o ritirare un Modello, ad esempio a seguito di una modifica della legge o degli orientamenti ufficiali. Ciò non modifica un documento già adottato dal Cliente. Conserviamo tutti i diritti sui Modelli. Per la durata del contratto, il Cliente può utilizzare, copiare e adattare i Modelli per i propri scopi interni. Un documento adottato dal Cliente è un documento proprio del Cliente, che quest'ultimo può conservare, utilizzare e condividere come qualsiasi altro proprio documento, anche dopo la cessazione del contratto.

Le esportazioni che il Servizio produce per un terzo, come un fornitore di servizi di elaborazione delle buste paga o un'autorità pubblica, riflettono i dati registrati nel Servizio. Prima di farvi affidamento, il Cliente verifica che un'esportazione soddisfi i requisiti del destinatario e gli eventuali requisiti di legge ad essa applicabili.

Qualsiasi programma attraverso il quale i clienti mettono i propri contenuti a disposizione di altri clienti, o utilizzano contenuti messi a disposizione da altri clienti, sarà disciplinato da condizioni separate che si applicano quando il Cliente vi partecipa.

La sezione 10 si applica ai Modelli e al loro utilizzo. Né un Modello né una dichiarazione secondo cui un consulente lo ha esaminato costituiscono una garanzia scritta espressa ai sensi della sezione 10.

14. Modifiche

Possiamo modificare i presenti Termini con un preavviso scritto di almeno quattro settimane (in-app o via e-mail) prima che la modifica entri in vigore. La comunicazione indicherà la modifica, il termine per l'opposizione e le conseguenze dell'opposizione. Qualora il Cliente non si opponga per iscritto entro due settimane dalla comunicazione, la modifica si intende accettata. In caso di opposizione da parte del Cliente, il contratto prosegue alle condizioni dei Termini precedenti; in tal caso possiamo recedere dal contratto con un preavviso scritto di un mese. Possiamo inoltre modificare il Servizio per conformarci alla legge, risolvere problemi di sicurezza, tenere conto di cambiamenti nelle dipendenze di terze parti, o qualora la modifica sia sostanzialmente vantaggiosa per il Cliente. Le modifiche ai prezzi sono disciplinate esclusivamente dalla sezione 8.

15. Disposizioni finali

I presenti Termini sono disciplinati dalla legge della Repubblica di Cipro, con esclusione delle sue norme di conflitto e della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di compravendita internazionale di merci. I tribunali di Paphos, Cipro, hanno giurisdizione esclusiva su qualsiasi controversia derivante dai presenti Termini o ad essi connessa, fatti salvi eventuali fori inderogabili a tutela dei consumatori previsti dal diritto dell'UE. Le comunicazioni ai sensi dei presenti Termini sono effettuate per iscritto o via e-mail. Qualora una disposizione dei presenti Termini sia o diventi invalida, illecita o inapplicabile, le restanti disposizioni non ne sono pregiudicate e le parti sostituiranno la disposizione invalida con una disposizione valida il cui effetto economico si avvicini il più possibile a quello della disposizione originaria. In caso di discrepanza, la versione inglese dei presenti Termini prevale su qualsiasi traduzione.