Attività pratiche basate sull’intelligenza artificiale per piccoli team delle risorse umane, con esempi, controlli sulla gestione dei dati e una checklist per avviare il vostro primo progetto pilota.
Lunedì arriverà un nuovo dipendente, dovrete illustrare un aggiornamento delle politiche aziendali e redigere un annuncio di lavoro. L’IA può aiutarvi a produrre una prima bozza per ciascuno di questi aspetti. La domanda da porsi è se la verifica del risultato richieda meno tempo rispetto a quanto ne occorrerebbe per redigerlo autonomamente.
Per un piccolo team, iniziate con un’attività ricorrente di cui sia possibile verificare l’esito. Concordate quali strumenti e informazioni i collaboratori possano utilizzare, chi verifichi il risultato e quando questo sia pronto per essere condiviso. Questi cinque esempi offrono un punto di partenza.
Fornite allo strumento le responsabilità del ruolo, le competenze essenziali, le modalità di lavoro e le informazioni relative alla retribuzione approvata. Chiedetegli di organizzare tali dati in un annuncio chiaro e di segnalare eventuali omissioni.
Confrontare la bozza con l’annuncio effettivo. Eliminare i benefici inventati, i requisiti superflui e le formulazioni che potrebbero escludere candidati idonei. Il responsabile delle assunzioni deve confermare ogni impegno prima della pubblicazione. Non includere i CV dei candidati in questa fase di stesura.
Utilizzi una descrizione generica del ruolo e le fasi di inserimento approvate per redigere un piano per la prima settimana. Chieda un suggerimento sul responsabile e sui tempi per ciascuna attività, quindi faccia in modo che le persone coinvolte li confermino.
Verifichi l’accesso, le attrezzature, la formazione e le procedure di presentazione in base alle modalità operative della Sua azienda. Le scadenze locali per la registrazione e i requisiti di assunzione richiedono una verifica a parte. Anche una checklist plausibile può comunque tralasciare qualcosa di essenziale. La nostra checklist europea per l’inserimento dei nuovi assunti costituisce un utile punto di riferimento iniziale.
Una volta che lo strumento è stato approvato in base al livello di riservatezza del documento, fornite la politica vigente e richiedete una breve spiegazione con riferimenti alle sezioni pertinenti. Chiedete allo strumento di individuare le domande a cui la politica non risponde.
Confronti la spiegazione con il testo originale, prestando particolare attenzione alle eccezioni, ai requisiti di ammissibilità e alle scadenze. Inserisca un link alla politica approvata in modo che i dipendenti possano consultare il testo completo. Chieda al responsabile della politica di rispondere alle domande relative ai diritti specifici di ciascun dipendente.
Un promemoria relativo a una sessione di formazione o a una modifica degli orari di apertura degli uffici può rappresentare un primo esperimento facilmente gestibile. Fornite le date confermate, il pubblico di destinazione e l’azione richiesta. Richiedete un messaggio breve e diretto.
Verifichi che la bozza non contenga promesse non intenzionali e raggiunga le persone giuste. Per la fase pilota iniziale, escluda dall’ambito approvato le questioni disciplinari, i reclami, le informazioni sanitarie e le discussioni individuali relative alla retribuzione.
L’IA è in grado di produrre una traduzione funzionante di un messaggio di benvenuto o di un annuncio generale. Indichi il pubblico di destinazione, il livello di formalità preferito e i termini che devono rimanere invariati.
Si raccomanda di far confrontare il significato del testo da una persona competente in entrambe le lingue, prestando attenzione a date, istruzioni e tono. I contratti, le informative sulla privacy e i diritti legali necessitano di un’adeguata revisione linguistica e di contenuto prima dell’utilizzo. Una traduzione fluente può alterare un obbligo senza che l’errore risulti evidente.
Inizi con testi di dominio pubblico, esempi di fantasia o materiale interno che lo strumento è autorizzato a gestire. Le politiche interne possono contenere informazioni riservate anche se non includono dati relativi ai dipendenti; pertanto, verifichi i termini di utilizzo dello strumento e le norme della propria organizzazione prima di caricarle.
Prima di utilizzare i dati personali, è necessario stabilire la finalità e la base giuridica, limitare le informazioni a quanto strettamente necessario e valutare eventuali condizioni aggiuntive relative ai dati di categorie particolari, quali le informazioni sanitarie. Il consenso è solitamente inadeguato in ambito lavorativo, poiché i dipendenti potrebbero non sentirsi liberi di opporsi al proprio datore di lavoro. EDPB: trattamento lecito
Verifichi se sia necessaria una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati prima di iniziare. L’articolo 35 del GDPR la richiede qualora il trattamento proposto possa comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone. GDPR, articolo 35
La rimozione di un nome non rende necessariamente anonimo un dato. Un ruolo, una sede e un evento caratteristico possono comunque consentire di identificare una persona all’interno di un piccolo team. Le informazioni pseudonimizzate rimangono dati personali quando possono essere ricondotte a un individuo. EDPB: anonimizzazione e pseudonimizzazione
Chieda al fornitore chi elabora i prompt e i risultati, dove avvengono il trattamento e l’accesso all’assistenza, per quanto tempo vengono conservate le informazioni, se queste vengono utilizzate a fini di formazione e chi può recuperarle. Qualora un fornitore agisca in qualità di Suo responsabile del trattamento, è necessario un accordo ai sensi dell’articolo 28. I trasferimenti internazionali richiedono le garanzie previste dal GDPR; la sola ubicazione dell’hosting nell’UE non è sufficiente a determinare la valutazione. GDPR, articoli 28 e 44–49
Se un fornitore utilizza i dati in ingresso per i propri scopi, valuti tale trattamento separatamente. Escluda i dati personali dalla fase pilota fino a quando l’accordo non sia stato valutato e approvato. Le nostre domande per i fornitori illustrano tali verifiche in modo più dettagliato.
Utilizzi un prompt che colleghi la bozza a fatti noti. Ad esempio:
Rediga una lista di controllo per il primo giorno di lavoro di un amministratore d’ufficio fittizio. Utilizzi esclusivamente le seguenti attività confermate: ritirare le attrezzature dal reparto IT, incontrare il responsabile, partecipare al corso di formazione sulla sicurezza in programma, esaminare il manuale approvato e verificare l’accesso al sistema. Suggerisca un ordine di esecuzione. Indichi gli orari mancanti e i responsabili come «da confermare». Non inventi politiche aziendali né requisiti legali.
Verifichi che ogni attività confermata sia presente, che non siano stati aggiunti requisiti non supportati e che i dettagli irrisolti rimangano visibili. L’istruzione aiuta a definire l’attività; non garantisce che il modello la segua.
Nei primi tentativi, registri il tempo impiegato per la stesura, per la revisione e per le correzioni. Eviti di inserire dati personali in tale registro pilota. Se la revisione richiede ripetutamente più tempo rispetto all’esecuzione dell’attività da parte Sua, modifichi l’attività o interrompa l’esperimento.
Classificare i candidati, valutare le prestazioni o raccomandare licenziamenti richiede una valutazione diversa rispetto alla stesura di un messaggio di benvenuto generico. L’articolo 22 del GDPR riguarda esclusivamente le decisioni automatizzate con effetti giuridici o di importanza analoga, fatte salve specifiche eccezioni e garanzie. GDPR, articolo 22
Una fase di approvazione da parte di un essere umano non è di per sé sufficiente a risolvere la questione giuridica. L’AI Act classifica separatamente alcuni sistemi di gestione del personale come ad alto rischio e i relativi requisiti hanno date di applicazione diverse. Verifichi l’uso previsto e le norme vigenti prima di introdurre un sistema di questo tipo. Commissione europea: AI Act
Formare il personale sulle attività approvate, sulle informazioni consentite e sugli errori più comuni. Prevedere esercitazioni sulla verifica di una risposta errata e un percorso chiaro per la segnalazione dei problemi. L’articolo 4 dell’AI Act impone ai fornitori e alle organizzazioni che implementano sistemi di IA di adottare misure volte a promuovere l’alfabetizzazione in materia di IA delle persone che utilizzano tali sistemi per loro conto. La Commissione precisa che non è richiesto alcun certificato specifico. Tenere un registro delle misure adottate. Commissione europea: Alfabetizzazione in materia di IA
Utilizzate questo documento come ausilio pratico alla pianificazione, insieme alle verifiche legali e organizzative pertinenti al vostro caso specifico.
Un primo risultato utile è un’attività che il Suo team possa portare a termine più facilmente, garantendo al contempo l’accuratezza delle informazioni e la chiarezza delle responsabilità.
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