ΑΣΦΑΛΕΙΑ
Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα
Παράρτημα της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων. Μέτρα ασφάλειας του άρθρου 32 ΓΚΠΔ που εφαρμόζονται στο PersoHR.
Η παρούσα σελίδα αποτελεί το παράρτημα Τεχνικών και Οργανωτικών Μέτρων («TOMs») στο οποίο παραπέμπει η ενότητα 7 της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων στη διεύθυνση /legal/dpa. Τα παρακάτω μέτρα είναι αυτά που ισχύουν επί του παρόντος· μπορούν να ενημερώνονται κατά καιρούς, υπό την προϋπόθεση ότι καμία ενημέρωση δεν μειώνει ουσιωδώς το συνολικό επίπεδο ασφάλειας.
1. Φιλοξενία και τοποθεσία δεδομένων στην ΕΕ
Η βασική εφαρμογή HR χρησιμοποιεί υποδομή της Hetzner για τη βάση δεδομένων και την αποθήκευση αρχείων. Πάροχοι υπηρεσιών υποστηρίζουν επίσης τις λειτουργίες AI, το email, τα SMS ασφαλείας, τη χρέωση και τα στατιστικά των δημόσιων σελίδων. Η λίστα στη διεύθυνση /legal/sub-processors περιγράφει τον ρόλο και τις ρυθμίσεις επεξεργασίας κάθε παρόχου. Οι ενσωματώσεις που ενεργοποιεί ο πελάτης μπορεί να αποστέλλουν πληροφορίες στον πάροχο που έχει επιλέξει ο πελάτης. Η φιλοξενία των βασικών αρχείων στην ΕΕ δεν πρέπει να ερμηνεύεται ως δήλωση ότι κάθε σχετική υπηρεσία ή αποδέκτης επεξεργάζεται δεδομένα αποκλειστικά εντός της ΕΕ.
2. Έλεγχος πρόσβασης και αυθεντικοποίηση
Η αυθεντικοποίηση των πελατών χρησιμοποιεί συνδέσμους email χωρίς κωδικό πρόσβασης. Τα διακριτικά magic link και τα διακριτικά ανανέωσης αποθηκεύονται ως κατακερματισμένες τιμές (hashes)· οι σύνδεσμοι magic link είναι μίας χρήσης και λήγουν. Ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων TOTP είναι υποχρεωτικός για τους ρόλους Ιδιοκτήτη και Διαχειριστή HR. Οι μηχανισμοί ανάκτησης υπόκεινται σε χωριστούς ελέγχους ασφάλειας. Τα διακριτικά πρόσβασης έχουν περιορισμένη χρονική ισχύ και τα διακριτικά ανανέωσης παραδίδονται μέσω cookies HttpOnly με χαρακτηριστικά ασφάλειας παραγωγής. Οι ρόλοι της εφαρμογής είναι Ιδιοκτήτης, Διαχειριστής HR, Διευθυντής και Εργαζόμενος· έλεγχοι σε επίπεδο υπηρεσίας περιορίζουν περαιτέρω την πρόσβαση στα σχετικά αρχεία. Οι έλεγχοι αυτοί δεν συνιστούν ισχυρισμό σχετικά με κλειδιά υλικού ή επιχειρησιακές επανεξετάσεις πρόσβασης στην υποδομή παραγωγής.
3. Απομόνωση μισθωτών
Τα εταιρικά αρχεία HR οριοθετούνται ανά μισθωτή, με τον αυθεντικοποιημένο χώρο εργασίας να χρησιμοποιείται από τους ελέγχους πρόσβασης σε επίπεδο αποθετηρίου και υπηρεσίας. Οι καθολικές ταυτότητες χρηστών μπορούν να ανήκουν σε περισσότερους από έναν χώρους εργασίας και αντιμετωπίζονται χωριστά από τις συμμετοχές HR των μισθωτών. Τα αναγνωριστικά αρχείων από μόνα τους δεν παρέχουν πρόσβαση· η εξουσιοδότηση εξαρτάται από τον αυθεντικοποιημένο χρήστη, τον χώρο εργασίας, τον ρόλο και τους εφαρμοστέους ελέγχους σχέσεων. Τα φίλτρα μισθωτή αποτελούν ένα μέρος αυτών των ελέγχων και δεν υποκαθιστούν τον έλεγχο κάθε διαδρομής πρόσβασης.
4. Κρυπτογράφηση
Η εφαρμογή χρησιμοποιεί AES-256-GCM για επιλεγμένες ευαίσθητες τιμές, συμπεριλαμβανομένων των μυστικών TOTP και των υποστηριζόμενων τραπεζικών, φορολογικών αναγνωριστικών και αναγνωριστικών κοινωνικής ασφάλισης της μισθοδοσίας. Πρόκειται για προστασία σε επίπεδο πεδίου και δεν σημαίνει ότι κάθε πεδίο μισθού, εγγράφου ή υγείας διαθέτει ξεχωριστό επίπεδο κρυπτογράφησης σε επίπεδο εφαρμογής. Η κίνηση μεταξύ της εφαρμογής και της βάσης δεδομένων παραμένει εντός του ίδιου διακομιστή και κάθε δημόσια σύνδεση χρησιμοποιεί TLS. Τα αντίγραφα ασφαλείας αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα, ενώ ο τόμος της βάσης δεδομένων και η αποθήκευση εγγράφων δεν διαθέτουν κρυπτογράφηση σε επίπεδο αποθήκευσης. Το παρόν παράρτημα δεν βεβαιώνει συγκεκριμένο αλγόριθμο κρυπτογράφησης αποθήκευσης ή έκδοση TLS για κάθε τελικό σημείο σε λειτουργία χωρίς το αντίστοιχο επιχειρησιακό αρχείο.
5. Καταγραφή, παρακολούθηση και έλεγχος
Τα αρχεία ελέγχου καταγράφουν υποστηριζόμενες ενέργειες, όπως αλλαγές, εξαγωγές και αιτήματα διαγραφής, με πληροφορίες για το πρόσωπο που ενήργησε, την ενέργεια, την αναφορά στο αρχείο και τον χρόνο. Υπόκεινται σε ελέγχους πρόσβασης, προγραμματισμένη διατήρηση και ειδικούς κανόνες νομικής δέσμευσης διατήρησης. Αυτό δεν αποτελεί υπόσχεση καταγραφής κάθε ανάγνωσης ή διατήρησης αμετάβλητου, απεριόριστου ιστορικού. Τα επιχειρησιακά αρχεία καταγραφής και τα αρχεία καταγραφής ασφάλειας υποστηρίζουν τη διερεύνηση και τη λειτουργία της υπηρεσίας· το περιεχόμενο, η πρόσβαση και η διατήρησή τους πρέπει να περιορίζονται στον σκοπό. Τα αναγνωριστικά χρηστών και αρχείων μπορεί να αποτελούν από μόνα τους δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
6. Αντίγραφα ασφαλείας και αποκατάσταση από καταστροφές
Τα κατάλληλα μέτρα διαθεσιμότητας και αποκατάστασης αποτελούν μέρος των υποχρεώσεων του Εκτελούντος την Επεξεργασία δυνάμει του άρθρου 32 ΓΚΠΔ. Τα χρονοδιαγράμματα αντιγράφων ασφαλείας της υποδομής, η διατήρηση, η κρυπτογράφηση και οι δοκιμές επαναφοράς πρέπει να τεκμηριώνονται και να διατηρούνται για την υπηρεσία σε λειτουργία. Επικοινωνήστε μαζί μας για τα τρέχοντα επιχειρησιακά τεκμήρια και τυχόν συμφωνημένους στόχους αποκατάστασης. Οι εξαγωγές δεδομένων της εφαρμογής δεν υποκαθιστούν τα αντίγραφα ασφαλείας της υποδομής και το παρόν παράρτημα δεν αποτελεί ανεξάρτητα επαληθευμένη εγγύηση χρόνου αποκατάστασης.
7. Αντιμετώπιση περιστατικών
Οι παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν δεδομένα του υπευθύνου επεξεργασίας αναφέρονται στον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφότου ληφθεί γνώση, όπως περιγράφεται στη ΣΕΔ. Τα διαθέσιμα στοιχεία, οι πιθανές συνέπειες και τα μέτρα αντιμετώπισης παρέχονται και συμπληρώνονται καθώς προχωρά η διερεύνηση. Η προθεσμία του υπευθύνου επεξεργασίας για γνωστοποίηση στην εποπτική αρχή είναι ξεχωριστή από την υποχρέωση του Εκτελούντος την Επεξεργασία να τον ενημερώσει. Η διερεύνηση περιστατικών και οι διορθωτικές ενέργειες πρέπει να προστατεύουν τα θιγόμενα δεδομένα και να διαφυλάσσουν τα αναγκαία αποδεικτικά στοιχεία.
8. Διαχείριση ευπαθειών και ασφαλής ανάπτυξη
Τα αποθετήρια περιλαμβάνουν αυτοματοποιημένες δοκιμές και στατικούς ελέγχους ποιότητας που βοηθούν στον εντοπισμό σφαλμάτων. Τα ζητήματα ασφάλειας που εντοπίζονται πρέπει να αξιολογούνται και να αντιμετωπίζονται ανάλογα με τον κίνδυνό τους. Οι έλεγχοι αυτοί κατά την ανάπτυξη δεν τεκμηριώνουν ότι κάθε εξάρτηση σαρώνεται σε κάθε build, ότι έχει διενεργηθεί εξωτερική δοκιμή διείσδυσης ή ότι κάθε λειτουργία διαθέτει ολοκληρωμένο μοντέλο απειλών. Μπορείτε να ζητήσετε από εμάς τα τρέχοντα τεκμήρια αξιολόγησης.
9. Διαγραφή, διατήρηση και φορητότητα
Η υπηρεσία παρέχει ροές εργασίας εξαγωγής και διαγραφής δεδομένων χρηστών και εργαζομένων, καθώς και διαχειριστική εξαγωγή μισθωτή. Το εύρος και τα δικαιώματά τους διαφέρουν. Οι διαδικασίες διαγραφής διαγράφουν ή ανωνυμοποιούν υποστηριζόμενα αρχεία. Δεν παρέχουν γενική ροή εργασίας νομικής δέσμευσης διατήρησης ελεγχόμενη από τον εργοδότη. Ο πελάτης πρέπει να αξιολογεί τη νόμιμη απάντηση σε κάθε μεμονωμένο αίτημα. Η διαγραφή του εταιρικού χώρου εργασίας είναι ξεχωριστή από τη διακοπή της ανανέωσης της συνδρομής και έχει περίοδο ακύρωσης 30 ημερών μετά το αίτημα εντός της εφαρμογής. Η διαγραφή προσωπικού λογαριασμού είναι άμεση και ενεργοποιεί επίσης τη διαγραφή των συνδεδεμένων συμμετοχών σε χώρους εργασίας χωρίς χωριστό βήμα έγκρισης από τον εργοδότη. Τα διατηρούμενα αποκλεισμένα αρχεία χρόνου εργασίας δεν διαθέτουν επί του παρόντος ειδική ροή εργασίας ανάκτησης. Η ΣΕΔ διέπει την επιστροφή ή τη διαγραφή κατά τη λήξη της επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένων των προστατευμένων αντιγράφων ασφαλείας και των αρχείων που πρέπει να διατηρούνται.
10. Δέουσα επιμέλεια για τους υπεκτελούντες την επεξεργασία
Η λίστα παρόχων στη διεύθυνση /legal/sub-processors περιγράφει ρόλους, τοποθεσίες, κατηγορίες δεδομένων και συμβάσεις με προμηθευτές. Ο Εκτελών την Επεξεργασία οφείλει να αναθέτει σε υπεκτελούντες την επεξεργασία βάσει γραπτών όρων που πληρούν τις απαιτήσεις του άρθρου 28 ΓΚΠΔ, παραμένει υπεύθυνος για τις απαιτούμενες προστασίες και οφείλει να τηρεί τη διαδικασία εξουσιοδότησης, προηγούμενης ειδοποίησης και αντίρρησης της ΣΕΔ.
11. Προσωπικό
Το προσωπικό που είναι εξουσιοδοτημένο να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πελατών πρέπει να δεσμεύεται από υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και να λαμβάνει πρόσβαση ανάλογη με τις αρμοδιότητές του. Η διαχείριση πρόσβασης, η ευαισθητοποίηση σε θέματα ασφάλειας και οι διαδικασίες χειρισμού δεδομένων αποτελούν μέρος των οργανωτικών εγγυήσεων του Εκτελούντος την Επεξεργασία. Η υποχρέωση προστασίας των διατηρούμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συνεχίζεται μετά τη λήξη μιας συνεργασίας ή συνδρομής.