ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ
Πολιτική Απορρήτου
Πώς επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, ποια είναι τα δικαιώματά σας βάσει του ΓΚΠΔ και πώς να τα ασκήσετε.
Εάν ο εργοδότης σας σάς δημιούργησε λογαριασμό στο PersoHR
Ο εργοδότης σας είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των αρχείων HR που διαχειρίζεται στο PersoHR και το PersoHR επεξεργάζεται τα αρχεία αυτά για λογαριασμό του. Για την επεξεργασία αυτή, επικοινωνήστε με τον εργοδότη σας ή τον διαχειριστή HR. Το PersoHR λειτουργεί επίσης τον προσωπικό σας λογαριασμό σύνδεσης, ο οποίος μπορεί να συνδέεται με περισσότερους από έναν χώρους εργασίας, και επεξεργάζεται δεδομένα για τους δικούς του σκοπούς ασφάλειας λογαριασμών, σχέσεων με πελάτες, χρέωσης, υποστήριξης και ιστότοπου. Για τις δραστηριότητες αυτές, επικοινωνήστε στο privacy@persohr.eu. Αν κλείσετε τον προσωπικό σας λογαριασμό, τα αρχεία που τηρεί κάθε εργοδότης για εσάς παραμένουν σε αυτόν τον εργοδότη, ο οποίος αποφασίζει αν θα τα διαγράψει ή θα τα διατηρήσει (ενότητες 10 και 11). Οι παρακάτω ενότητες διακρίνουν αυτούς τους σκοπούς· η χρήση ενός εργαλείου αυτοεξυπηρέτησης δεν απαλλάσσει τον υπεύθυνο επεξεργασίας από την υποχρέωση να αξιολογήσει ένα αίτημα.
1. Εισαγωγή
Η Labb Holding Ltd («εμείς», «εμάς», «μας») λειτουργεί την υπηρεσία διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού PersoHR. Η παρούσα πολιτική απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, κοινοποιούμε και προστατεύουμε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με το PersoHR και τον δημόσιο ιστότοπό μας, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (ο «ΓΚΠΔ») και τον κυπριακό Νόμο 125(Ι)/2018 που τον εφαρμόζει.
2. Ποιος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων σας
Ο εργοδότης σας καθορίζει τους σκοπούς της επεξεργασίας HR που διενεργεί, για την οποία ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία βάσει της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων στη διεύθυνση /legal/dpa. Εμείς καθορίζουμε τους σκοπούς της λειτουργίας του κοινού λογαριασμού σύνδεσης PersoHR, της ασφάλειας της υπηρεσίας μας, της διαχείρισης των επιχειρηματικών μας σχέσεων και της λειτουργίας του ιστότοπού μας, και ενεργούμε ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τις δραστηριότητες αυτές. Ο προσωπικός σας λογαριασμός και οι συμμετοχές σας σε χώρους εργασίας είναι διακριτά: ένας λογαριασμός μπορεί να ανήκει σε περισσότερους χώρους εργασίας. Το όνομα, η διεύθυνση email, η ημερομηνία γέννησης και ο αριθμός τηλεφώνου σας εξυπηρετούν τόσο τον λογαριασμό σας όσο και τα αρχεία HR κάθε χώρου εργασίας στον οποίο ανήκετε. Μόλις κλείσετε τον λογαριασμό σας, τηρούμε τα στοιχεία του λογαριασμού σας για λογαριασμό των εργοδοτών αυτών, ως εκτελών την επεξεργασία για αυτούς, και τα χρησιμοποιούμε εμείς οι ίδιοι μόνο για να επιβεβαιώσουμε το αίτημά σας. Όταν εγγράφεστε στο PersoHR απευθείας (για παράδειγμα, ως κάτοχος λογαριασμού κατά την εγγραφή εταιρείας), όταν επικοινωνείτε μαζί μας ή όταν χρησιμοποιείτε τον δημόσιο ιστότοπό μας, υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η Labb Holding Ltd, κυπριακή ιδιωτική εταιρεία περιορισμένης ευθύνης με μετοχές, με εγγεγραμμένο γραφείο στην οδό Ανθυπολοχαγού Γεωργίου Μ. Σάββα 26, Κατάστημα 1-2, 8201 Πάφος, Κύπρος, εγγεγραμμένη με αριθμό HE 424230, αριθμό ΦΠΑ CY 10424230D, που εκπροσωπείται από τον μοναδικό διευθυντή της Michael Delamere. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο privacy@persohr.eu.
3. Επικοινωνία για θέματα απορρήτου
Τα ερωτήματα σχετικά με το απόρρητο πρέπει να απευθύνονται στο privacy@persohr.eu. Αξιολογούμε αν απαιτείται Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων δυνάμει του άρθρου 37 ΓΚΠΔ και του εφαρμοστέου εθνικού δικαίου, με βάση τη φύση, την κλίμακα και τους σκοπούς της επεξεργασίας μας. Τα στοιχεία επικοινωνίας τυχόν ορισθέντος ΥΠΔ θα δημοσιεύονται εδώ. Η ρύθμιση αυτή για την επικοινωνία δεν περιορίζει τα δικαιώματά σας ούτε τις εκ του νόμου υποχρεώσεις μας για απάντηση.
4. Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε
Δεδομένα ταυτοποίησης και επικοινωνίας: ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, ταχυδρομική διεύθυνση, φωτογραφία προφίλ, ημερομηνία και τόπος γέννησης, καθώς και στοιχεία επαφής έκτακτης ανάγκης. Δεδομένα απασχόλησης: θέση εργασίας, τμήμα, είδος απασχόλησης, ημερομηνίες έναρξης και λήξης, ωράριο εργασίας, προϊστάμενος. Δεδομένα αδειών και απουσιών: αιτήματα άδειας, υπόλοιπα, επίσημες αργίες. Δεδομένα καταγραφής χρόνου: συμβάντα εισόδου και εξόδου, φύλλα χρόνου εργασίας και υπερωρίες. Δεδομένα μισθών και προετοιμασίας μισθοδοσίας: αρχεία μισθών, IBAN όπου παρέχεται, φορολογικά αναγνωριστικά και αναγνωριστικά κοινωνικής ασφάλισης όπου παρέχονται, ιθαγένεια, φύλο, οικογενειακή κατάσταση, αριθμός τέκνων, φορέας και είδος ασφάλισης υγείας, καθώς και θρήσκευμα για τον εκκλησιαστικό φόρο. Δεδομένα απόδοσης και ανάπτυξης: στόχοι, αξιολογήσεις, ανατροφοδότηση, αρχεία εκπαίδευσης. Δεδομένα προσλήψεων: αιτήσεις, βιογραφικά, σημειώσεις συνεντεύξεων, συστάσεις. Περιεχόμενο εγγράφων: αρχεία που μεταφορτώνετε εσείς ή ο εργοδότης σας. Δεδομένα επικοινωνίας και συνομιλιών εντός της πλατφόρμας. Δεδομένα αυθεντικοποίησης και ασφάλειας: χρονοσημάνσεις σύνδεσης, διευθύνσεις IP, πληροφορίες user-agent προγράμματος περιήγησης/συσκευής και αρχεία συνεδριών συσκευών, κατάσταση ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων. Αλληλογραφία υποστήριξης. Δεδομένα χρέωσης όταν είστε ο κάτοχος του λογαριασμού: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση χρέωσης, αριθμός ΦΠΑ, διακριτικά μεθόδου πληρωμής (τα ακατέργαστα δεδομένα καρτών τα διατηρεί η Stripe, όχι εμείς). Το θρήσκευμα για τον εκκλησιαστικό φόρο μπορεί να αποκαλύπτει θρησκευτικές πεποιθήσεις. Η κατάσταση αναπηρίας, οι απουσίες λόγω ασθένειας, οι πληροφορίες ιατρικών βεβαιώσεων και ορισμένα άλλα αρχεία HR μπορούν να αποκαλύπτουν δεδομένα υγείας ή άλλες ειδικές κατηγορίες δεδομένων, ακόμη και χωρίς μεταφόρτωση ιατρικού εγγράφου. Ο εργοδότης σας πρέπει να διασφαλίζει νομική βάση κατά το άρθρο 6 και τυχόν πρόσθετη προϋπόθεση κατά το άρθρο 9 για την επεξεργασία αυτή. Οι ροές εργασίας υπογραφής μπορούν να επεξεργάζονται στοιχεία των υπογραφόντων, υπογραφές και αποδεικτικά στοιχεία της υπογραφής. Νομικά στοιχεία εταιρείας: η επωνυμία, η νομική μορφή, ο αριθμός μητρώου και η καταστατική έδρα ενός πελάτη, καθώς και το όνομα, η θέση και η διεύθυνση email του υπεύθυνου επικοινωνίας για την προστασία δεδομένων που ορίζει, τα οποία καταχωρίζονται κατά την εγγραφή ή στις ρυθμίσεις και καταγράφονται μαζί με την αποδοχή της ΣΕΔ μας. Λαμβάνουμε δεδομένα από εσάς, από εργοδότες ή εξουσιοδοτημένους χρήστες χώρων εργασίας που σας προσκαλούν ή καταγράφουν πληροφορίες για εσάς, από συνδεδεμένες υπηρεσίες και από τη χρήση της υπηρεσίας από εσάς. Τα απαιτούμενα στοιχεία λογαριασμού και ασφάλειας επιτρέπουν τη σύνδεση και την προστασία του λογαριασμού· χωρίς αυτά ενδέχεται να μην μπορούμε να παρέχουμε τις λειτουργίες αυτές. Τα προαιρετικά στοιχεία προφίλ και οι ρυθμίσεις κοινοποίησής τους προσδιορίζονται στην εφαρμογή. Ο εργοδότης σας εξηγεί ποιες πληροφορίες HR απαιτεί και τις συνέπειες της μη παροχής τους.
5. Νομική βάση της επεξεργασίας
Για την επεξεργασία της οποίας είμαστε υπεύθυνοι, εφαρμόζεται το άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο β) όταν το πρόσωπο είναι συμβαλλόμενο μέρος στη σύμβαση ή μας ζητά να λάβουμε μέτρα πριν από τη σύναψή της. Για πρόσωπα που εκπροσωπούν επιχειρηματικό πελάτη, βασιζόμαστε στο άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο στ) για τη διαχείριση της σχέσης αυτής και την αλληλογραφία μαζί τους, με την επιφύλαξη της στάθμισης των δικαιωμάτων τους έναντι των συμφερόντων μας. Βασιζόμαστε επίσης στα έννομα συμφέροντα για τη λειτουργία και την προστασία των κοινών λογαριασμών χρηστών, την ασφάλεια της υπηρεσίας, την πρόληψη κατάχρησης, την απάντηση σε ερωτήματα και τη μέτρηση της χρήσης των δημόσιων σελίδων και της συνδρομητικής υπηρεσίας μας, με την επιφύλαξη της εφαρμοστέας αξιολόγησης στάθμισης και τυχόν χωριστής απαίτησης συγκατάθεσης για πρόσβαση στον τερματικό εξοπλισμό, καθώς και στο άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο γ) για τις εφαρμοστέες φορολογικές, λογιστικές και λοιπές νομικές υποχρεώσεις. Όταν η βάση είναι η συγκατάθεση, αυτή μπορεί να ανακληθεί. Ο εργοδότης σας καθορίζει και εξηγεί τις βάσεις της επεξεργασίας HR που διενεργεί. Η σχέση εργασίας δεν παρέχει γενική βάση για κάθε χρήση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· οι ειδικές κατηγορίες δεδομένων και τα δεδομένα ποινικών καταδικών απαιτούν τις πρόσθετες προϋποθέσεις των άρθρων 9 και 10 αντίστοιχα.
6. Πώς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας
Επεξεργαζόμαστε αρχεία HR κατ' εντολή του πελάτη για τη διαχείριση HR, καθώς και δεδομένα λογαριασμού, επικοινωνίας και τεχνικά δεδομένα για τους σκοπούς της πλατφόρμας και τους επιχειρηματικούς σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα πολιτική: τήρηση αρχείων εργαζομένων, διαχείριση αδειών και απουσιών, οργάνωση της εταιρικής δομής, υποστήριξη της απόδοσης και της ανάπτυξης, διεξαγωγή προσλήψεων, προετοιμασία εξαγωγών μισθοδοσίας, αποθήκευση εγγράφων, δυνατότητα εσωτερικής επικοινωνίας, κοινοί λογαριασμοί χρηστών, χρέωση, υποστήριξη, πρόληψη κατάχρησης, ασφάλεια, καθώς και μέτρηση των δημόσιων σελίδων και των συμβάντων συνδρομής. Δεν πωλούμε τα δεδομένα σας, δεν τα κοινοποιούμε σε διαφημιστικά δίκτυα και δεν τα χρησιμοποιούμε για μάρκετινγκ χωρίς τη χωριστή συγκατάθεσή σας (opt-in).
7. Λειτουργίες με υποστήριξη AI
Οι λειτουργίες AI περιλαμβάνουν τον βοηθό HR, τις προτάσεις ένταξης νέων εργαζομένων, τη δημιουργία περιεχομένου στον οδηγό ρύθμισης, την ανάλυση εγγράφων, τη σύνταξη αξιολογήσεων, τη σύνταξη συστατικών επιστολών εργασίας και τις ζητούμενες μεταφράσεις κειμένου. Το PersoHR χρησιμοποιεί τη Mistral AI για τις λειτουργίες αυτές. Η AI είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή στις ρυθμίσεις του χώρου εργασίας. Η ατομική εξαίρεση από την AI δεν εφαρμόζεται στη δημιουργία περιεχομένου του οδηγού ρύθμισης ούτε στη ζητούμενη μετάφραση ελεύθερου κειμένου. Η ένδειξη περιορισμού της επεξεργασίας του εργαζομένου δεν ελέγχεται από την ανάλυση εγγράφων ούτε από τη σύνταξη αξιολογήσεων. Η δημιουργία περιεχομένου του οδηγού ρύθμισης μπορεί να αποστέλλει το όνομα του ιδιοκτήτη και την περιγραφή της εταιρείας. Τα δεδομένα εισόδου μπορεί να περιλαμβάνουν το αίτημά σας (prompt), σχετικό πλαίσιο για εργαζόμενους ή αξιολογήσεις που συγκεντρώνει η λειτουργία, καθώς και το περιεχόμενο εγγράφων που υποβάλλονται για ανάλυση. Οι απαντήσεις μπορεί να περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και μπορεί να αποθηκεύονται ως μέρος της σχετικής ροής εργασίας. Συμπεριλάβετε μόνο πληροφορίες κατάλληλες για την εργασία και καλυπτόμενες από τη νόμιμη βάση του εργοδότη σας. Οι ρυθμίσεις AI δεν αφαιρούν αυτόματα αναφορές σε ένα πρόσωπο από έγγραφα ή κείμενα που παρέχουν άλλοι χρήστες. Οι λεπτομέρειες επεξεργασίας και διαβίβασης από τον πάροχο περιγράφονται στη λίστα υπεκτελούντων την επεξεργασία. Μην υποθέτετε ότι η σύσταση στην ΕΕ από μόνη της καθορίζει κάθε τοποθεσία επεξεργασίας ή ρύθμιση διατήρησης.
8. Υπεκτελούντες την επεξεργασία και αποδέκτες
Χρησιμοποιούμε παρόχους υπηρεσιών για την επεξεργασία δεδομένων HR των πελατών και για τις δικές μας δραστηριότητες ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Ένας πάροχος είναι υπεκτελών την επεξεργασία βάσει της ΣΕΔ μόνο στον βαθμό που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πελατών για λογαριασμό μας. Η Stripe ενεργεί επίσης ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας για συγκεκριμένους σκοπούς πληρωμών, πρόληψης απάτης και νομικής συμμόρφωσης, σύμφωνα με τις δικές της πληροφορίες απορρήτου. Οι υπηρεσίες συνομιλίας και υπογραφής που ενεργοποιεί ο πελάτης μπορεί να λαμβάνουν το περιεχόμενο και τα στοιχεία παραληπτών που απαιτούνται για τη ζητούμενη λειτουργία· ο ρόλος τους εξαρτάται από το ποιος επιλέγει τον πάροχο και συμβάλλεται μαζί του. Ο τρέχων κατάλογος, που περιλαμβάνει τον ρόλο, την τοποθεσία και τον μηχανισμό προστασίας δεδομένων κάθε υπεκτελούντος την επεξεργασία, δημοσιεύεται στη διεύθυνση /legal/sub-processors. Ενημερώνουμε τον κάτοχο του λογαριασμού τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την προσθήκη ή αντικατάσταση υπεκτελούντος την επεξεργασία και παρέχουμε δικαίωμα αντίρρησης για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων.
9. Διεθνείς διαβιβάσεις
Η φιλοξενία των βασικών δεδομένων HR παρέχεται μέσω της Hetzner στη Γερμανία. Η AI, το email, τα SMS ασφαλείας, τα στατιστικά και η χρέωση περιλαμβάνουν τους παρόχους που αναφέρονται στη διεύθυνση /legal/sub-processors. Η έδρα ενός παρόχου, οι τοποθεσίες αποθήκευσης και η περαιτέρω επεξεργασία αποτελούν διαφορετικά μέρη της ροής δεδομένων. Η χρέωση μέσω Stripe μπορεί να περιλαμβάνει επεξεργασία εκτός ΕΟΧ· οι ενσωματώσεις που ενεργοποιεί ο πελάτης μπορεί επίσης να κοινολογούν δεδομένα σε παρόχους που επιλέγει ο πελάτης. Όταν οργανώνουμε διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ, αυτές πρέπει να καλύπτονται από εφαρμοστέα απόφαση επάρκειας ή κατάλληλες εγγυήσεις δυνάμει του κεφαλαίου V ΓΚΠΔ, με συμπληρωματικά μέτρα όπου απαιτείται. Επικοινωνήστε στο privacy@persohr.eu για πληροφορίες σχετικά με τις εγγυήσεις που ισχύουν για τα δεδομένα σας και για τον τρόπο απόκτησης αντιγράφου.
10. Περίοδοι διατήρησης
Ο εργοδότης σας είναι υπεύθυνος για τον καθορισμό του χρονικού διαστήματος για το οποίο μπορούν να διατηρούνται νόμιμα τα αρχεία HR του, λαμβάνοντας υπόψη τον σκοπό τους, το εφαρμοστέο εργατικό και φορολογικό δίκαιο και δικαιολογημένες νομικές δεσμεύσεις διατήρησης. Τα τρέχοντα εργαλεία διαγραφής και τα χρονοδιαγράμματα αυτόματης διαγραφής δεν παρέχουν στον εργοδότη πλήρη έλεγχο επί των αποφάσεων αυτών. Η λήξη της απασχόλησης ή η ακύρωση μιας συνδρομής δεν διαγράφει από μόνη της κάθε αρχείο. Η επιστροφή και η διαγραφή δεδομένων κατά τη λήξη της επεξεργασίας διέπονται από την ενότητα 13 της ΣΕΔ. Ένα αίτημα διαγραφής εταιρικού χώρου εργασίας εντός της εφαρμογής έχει περίοδο ακύρωσης 30 ημερών. Το κλείσιμο του προσωπικού σας λογαριασμού είναι μια διαφορετική διαδικασία, η οποία τίθεται σε ισχύ αμέσως και δεν μπορεί να αναιρεθεί. Διαγράφουμε αμέσως τα στοιχεία σύνδεσης και ασφάλειάς σας, τις συνεδρίες, τις προτιμήσεις του λογαριασμού, τα αιτήματα υποστήριξης που είναι αποθηκευμένα στην εφαρμογή μαζί με τα στιγμιότυπα οθόνης τους και τις συνομιλίες σας με τον βοηθό AI. Το αντίγραφο κάθε αιτήματος υποστήριξης εντός της εφαρμογής που έφτασε στο γραμματοκιβώτιο υποστήριξής μας διατηρείται όπως η λοιπή αλληλογραφία υποστήριξης, όπως περιγράφεται παρακάτω. Τα αρχεία HR που τηρούν οι εργοδότες σας για εσάς παραμένουν στους χώρους εργασίας τους μέχρι ο εργοδότης να τα διαγράψει ή ο χώρος εργασίας να διαγραφεί. Η διαγραφή από εργοδότη μπορεί να αφήσει αρχεία που ο νόμος τον υποχρεώνει να τηρεί, όπως ένα μητρώο χρόνου εργασίας που τηρείται στο όνομά σας, μέχρι να λήξει η περίοδος διατήρησής τους ή να διαγραφεί ο χώρος εργασίας. Ένας χώρος εργασίας που βρίσκεται ήδη υπό διαγραφή διαγράφει τα αρχεία σας στη νυχτερινή εκτέλεση μετά την ολοκλήρωση του τελικού αντιγράφου των δεδομένων του για τον εργοδότη σας, ή κατά τη διαγραφή αν αυτή προηγηθεί, ώστε να αποτελούν μέρος κάθε τελικού αντιγράφου που λαμβάνει ο εργοδότης σας. Το αντίγραφο που τηρούμε εμείς διαγράφεται μαζί με τον χώρο εργασίας. Το όνομα, η διεύθυνση email, η ημερομηνία γέννησης και ο αριθμός τηλεφώνου στον λογαριασμό σας παραμένουν αρχειοθετημένα για λογαριασμό των εργοδοτών σας, επειδή τα αρχεία τους τα χρησιμοποιούν, και ανωνυμοποιούνται μόλις κάθε χώρος εργασίας στον οποίο ανήκατε έχει διαγράψει τη συμμετοχή σας ή έχει διαγραφεί. Μέχρι τότε η διεύθυνση email παραμένει στον κλειστό λογαριασμό, οπότε η εκ νέου εγγραφή της ή η πρόσκλησή της σε οποιονδήποτε χώρο εργασίας απορρίπτεται. Σας γράφουμε στη διεύθυνση αυτή μόνο για να επιβεβαιώσουμε το αίτημά σας, για να σας ενημερώσουμε για την απόφαση ενός εργοδότη, για να σας παραδώσουμε ειδοποιήσεις που ο εργοδότης σας υποχρεούται από τον νόμο να σας δώσει και για να αποστείλουμε το τελικό αντίγραφο των δεδομένων ενός χώρου εργασίας όταν κανένας άλλος κάτοχος αυτού του χώρου εργασίας δεν μπορεί να το λάβει. Αν αποδεχτήκατε τους νομικούς μας όρους ή μια αποποίηση ευθύνης προτύπου για λογαριασμό ενός χώρου εργασίας, κατά την εγγραφή του ή κατά τη λήψη ενός προτύπου πολιτικής, το αρχείο αυτής της αποδοχής διατηρείται για όλη τη διάρκεια ύπαρξης του χώρου εργασίας ως συμβατικό αποδεικτικό στοιχείο, και η διεύθυνση IP και τα στοιχεία του προγράμματος περιήγησης που αποθηκεύονται μαζί του αφαιρούνται μετά από δύο χρόνια ή όταν ανωνυμοποιηθούν τα στοιχεία ταυτότητάς σας, όποιο από τα δύο συμβεί πρώτο. Τα νομικά στοιχεία εταιρείας που καταχωρίζει ένας χώρος εργασίας διατηρούνται όσο υπάρχει ο χώρος εργασίας και διαγράφονται μαζί του. Το αντίγραφο που καταγράφεται με την αποδοχή της ΣΕΔ μας διατηρείται για όλη τη διάρκεια ύπαρξης του χώρου εργασίας ως συμβατικό αποδεικτικό στοιχείο, και μια διεύθυνση email επικοινωνίας σε αυτό αφαιρείται όταν ανωνυμοποιηθούν τα στοιχεία ταυτότητας PersoHR του συγκεκριμένου προσώπου. Όταν διαγραφεί ο χώρος εργασίας, διατηρούμε την επωνυμία, τη νομική μορφή, τον αριθμό μητρώου και την καταστατική έδρα του μαζί με το αρχείο αυτής της αποδοχής για έως επτά χρόνια, ως αποδεικτικό στοιχείο του με ποιον συνάφθηκε η σύμβαση. Τα αρχεία ελέγχου υπόκεινται σε προγραμματισμένη διατήρηση και σε χωριστή διατήρηση για συγκεκριμένα αρχεία νομικής δέσμευσης διατήρησης· δεν παρέχεται υπόσχεση ότι θα διατηρούνται επ' αόριστον. Τα αρχεία αυθεντικοποίησης διατηρούνται σύμφωνα με τον σκοπό ασφάλειάς τους και τους κανόνες λήξης. Διατηρούμε τα αρχεία χρέωσης για τις εφαρμοστέες φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις και την αλληλογραφία υποστήριξης για τον χειρισμό του αιτήματος και την αναγκαία συνέχεια ή νομικές αξιώσεις. Τα διαστήματα αυτά εξαρτώνται από το αρχείο και την εφαρμοστέα υποχρέωση και όχι από έναν ενιαίο αριθμό ημερών ή ετών που επιβάλλει ο ΓΚΠΔ. Επικοινωνήστε μαζί μας για τα κριτήρια διατήρησης που ισχύουν για ένα συγκεκριμένο αρχείο. Τα δεδομένα που δεν χρειάζονται πλέον για νόμιμο σκοπό διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται.
11. Τα δικαιώματά σας
Μπορείτε να ζητήσετε πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό και, όπου ισχύει, φορητότητα, ή να αντιταχθείτε στην επεξεργασία δυνάμει των άρθρων 15 έως 22 ΓΚΠΔ. Τα δικαιώματα αυτά υπόκεινται σε προϋποθέσεις και εξαιρέσεις: ενδέχεται να πρέπει να διατηρηθούν απαιτούμενα νομικά αρχεία, και η φορητότητα ισχύει για δεδομένα που παρείχατε και τα οποία υποβάλλονται σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία βάσει συγκατάθεσης ή σύμβασης. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας. Επικοινωνήστε με τον εργοδότη σας για αιτήματα σχετικά με δεδομένα HR και με το privacy@persohr.eu για επεξεργασία της οποίας είμαστε υπεύθυνοι. Τα διαθέσιμα εργαλεία λογαριασμού και HR μπορούν να βοηθήσουν, αλλά δεν καλύπτεται πλήρως κάθε δικαίωμα ή αρχείο μέσω αυτοεξυπηρέτησης. Μπορείτε να κλείσετε τον προσωπικό σας λογαριασμό στην εφαρμογή. Το κλείσιμό του διαγράφει τα στοιχεία σύνδεσής σας και τα λοιπά δεδομένα λογαριασμού που αναφέρονται στην ενότητα 10 και διαβιβάζει το αίτημα διαγραφής σας σε κάθε χώρο εργασίας στον οποίο ανήκετε, επειδή κάθε εργοδότης είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των αρχείων HR του και αποφασίζει αν θα τα διαγράψει ή θα τα διατηρήσει. Επιβεβαιώνουμε το αίτημά σας με email και σας γράφουμε ξανά όταν ένας εργοδότης καταχωρίσει την απόφασή του ή όταν τα αρχεία σας διαγραφούν επειδή ένας χώρος εργασίας βρίσκεται υπό διαγραφή. Αν ένας εργοδότης διατηρήσει τα αρχεία σας, ο λογαριασμός σας παραμένει κλειστός. Ένας εργοδότης μπορεί να σας προσκαλέσει εκ νέου μόνο αφού κάθε χώρος εργασίας στον οποίο ανήκατε έχει διαγράψει τη συμμετοχή σας ή έχει διαγραφεί. Εξαγάγετε τα δεδομένα του λογαριασμού σας πριν κλείσετε τον λογαριασμό, καθώς η εξαγωγή απαιτεί να είστε συνδεδεμένοι. Αν είστε ο μοναδικός κάτοχος ενός χώρου εργασίας που δεν βρίσκεται υπό διαγραφή, το κλείσιμο του λογαριασμού σας καθιστά κάτοχο τον ενεργό διαχειριστή HR του χώρου εργασίας με τη μεγαλύτερη προϋπηρεσία. Αν ο χώρος εργασίας δεν έχει ενεργό διαχειριστή HR, ο λογαριασμός σας δεν μπορεί να κλείσει μέχρι ο χώρος εργασίας να αποκτήσει άλλον ενεργό κάτοχο ή ενεργό διαχειριστή HR ή μέχρι ο χώρος εργασίας να τεθεί υπό διαγραφή. Μετά το κλείσιμο, στείλτε διορθώσεις του ονόματος, της διεύθυνσης email, της ημερομηνίας γέννησης ή του αριθμού τηλεφώνου σας στο privacy@persohr.eu. Διαβιβάζουμε το αίτημα σε κάθε εργοδότη που τηρεί αρχείο για εσάς και πραγματοποιούμε τη διόρθωση κατ' εντολή του. Ο αρμόδιος υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να απαντά χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και εντός ενός μηνός· τυχόν επιτρεπόμενη παράταση έως δύο επιπλέον μηνών πρέπει να αιτιολογείται εντός του πρώτου μηνός. Μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή ή να ασκήσετε δικαστική προσφυγή αν ένα αίτημα απορριφθεί.
12. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων
Οι λειτουργίες AI του PersoHR βοηθούν τους χρήστες σε εργασίες HR. Οι πελάτες πρέπει να ελέγχουν τα αποτελέσματα πριν βασιστούν σε αυτά και δεν πρέπει να τα χρησιμοποιούν ως αποκλειστική ή καθοριστική βάση για σημαντικές αποφάσεις απασχόλησης, όπως ορίζεται στους Όρους. Πρόκειται για απαίτηση ως προς τη χρήση και όχι για ισχυρισμό ότι κάθε ροή εργασίας επιβάλλει τεχνικά ανθρώπινη έγκριση. Η Υπηρεσία εκτελεί επίσης ροές εργασίας HR βάσει κανόνων, συμπεριλαμβανομένων υπολογισμών υπολοίπου αδειών, ειδοποιήσεων μεταφοράς αδειών και λήξης ή διατήρησης μεταφερόμενων αδειών. Οι λειτουργίες αυτές μπορούν να επηρεάσουν τα καταγεγραμμένα δικαιώματα. Ο εργοδότης σας είναι υπεύθυνος για την εξήγηση των εφαρμοστέων κανόνων και κάθε αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων ή κατάρτισης προφίλ που διενεργεί, για την αξιολόγηση του αν η χρήση του εμπίπτει στο άρθρο 22 ΓΚΠΔ και για την παροχή τυχόν απαιτούμενων εγγυήσεων και δυνατότητας αμφισβήτησης μιας απόφασης. Για τις λειτουργίες AI πρέπει επίσης να λαμβάνεται υπόψη η εφαρμοστέα νομοθεσία για την AI.
13. Ασφάλεια της επεξεργασίας
Οι εγγυήσεις της εφαρμογής περιλαμβάνουν πρόσβαση βάσει ρόλων, ελέγχους οριοθετημένους ανά μισθωτή, αυθεντικοποίηση χωρίς κωδικό πρόσβασης, διακριτικά περιορισμένης χρονικής ισχύος, απαιτήσεις ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων για ρόλους με αυξημένα δικαιώματα, κρυπτογράφηση επιλεγμένων ευαίσθητων πεδίων και αρχεία ελέγχου για υποστηριζόμενες ενέργειες. Το παράρτημα ασφάλειας στη διεύθυνση /legal/security εξηγεί το εύρος τους. Οι λειτουργίες αυτές υποστηρίζουν την υποχρέωσή μας να διατηρούμε επίπεδο ασφάλειας κατάλληλο για τον κίνδυνο της επεξεργασίας· δεν αποτελούν εγγύηση ότι δεν μπορούν να συμβούν περιστατικά.
14. Γνωστοποίηση παραβίασης δεδομένων
Όταν επεξεργαζόμαστε δεδομένα HR για λογαριασμό εργοδότη, ενημερώνουμε τον εν λόγω υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφότου λάβουμε γνώση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τον συνδράμουμε στην αντιμετώπισή της. Για την επεξεργασία της οποίας είμαστε υπεύθυνοι, γνωστοποιούμε την παραβίαση στην αρμόδια εποπτική αρχή χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, όπου είναι εφικτό, εντός 72 ωρών, εκτός αν η παραβίαση δεν ενδέχεται να προκαλέσει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων. Όταν απαιτείται από το άρθρο 34 ΓΚΠΔ, ανακοινώνουμε επίσης χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση στα θιγόμενα πρόσωπα παραβίαση που ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο.
15. Cookies και παρόμοιες τεχνολογίες
Το PersoHR χρησιμοποιεί αποθήκευση στο πρόγραμμα περιήγησης για τη σύνδεση, τις προτιμήσεις γλώσσας, τις ροές εργασίας σε εξέλιξη και τις ρυθμίσεις διεπαφής. Το cookie διακριτικού ανανέωσης είναι HttpOnly, ώστε η JavaScript της σελίδας να μην μπορεί να το διαβάσει· αυτό δεν αποτρέπει κάθε συνέπεια μιας επίθεσης εισαγωγής σεναρίων (script injection). Ο ιστότοπος προώθησης χρησιμοποιεί ένα cookie γλώσσας και στατιστικά Plausible χωρίς cookies. Τα στατιστικά του προγράμματος περιήγησης καλύπτουν τις σελίδες του δημόσιου ιστότοπου και τις δημόσιες σελίδες αυθεντικοποίησης και νομικών κειμένων της εφαρμογής. Δεν αποστέλλονται προβολές σελίδων από αυθεντικοποιημένους χώρους εργασίας. Όταν είναι ενεργοποιημένο, το backend αποστέλλει επίσης συμβάντα ολοκλήρωσης αγοράς και πληρωμής με το πλάνο, τον κύκλο χρέωσης, το ποσό και, για την ολοκλήρωση αγοράς, τη χώρα της εταιρείας· τα δεδομένα αυτών των συμβάντων δεν περιλαμβάνουν ονόματα, διευθύνσεις email ή αναγνωριστικά μισθωτών. Η Stripe μπορεί να χρησιμοποιεί δικά της cookies κατά την ολοκλήρωση αγοράς. Δείτε τη διεύθυνση /legal/cookies για τον κατάλογο και τους σκοπούς. Το αν μια λειτουργία αποθήκευσης απαιτεί συγκατάθεση εξαρτάται από τον σκοπό της και τους εφαρμοστέους κανόνες· η προέλευση από την πρώτη πλευρά ή η απουσία cookies δεν τεκμηριώνει από μόνη της νομική εξαίρεση.
16. Αιτήματα υποστήριξης
Όταν χρησιμοποιείτε τη φόρμα επικοινωνίας εντός της εφαρμογής ή γράφετε στο support@persohr.eu, το μήνυμά σας και τυχόν συνημμένο στιγμιότυπο οθόνης φτάνουν στην ομάδα υποστήριξής μας. Η φόρμα εντός της εφαρμογής περιλαμβάνει επίσης πλαίσιο, όπως την εταιρεία, το πλάνο, το όνομα, το email και την τρέχουσα σελίδα σας, για να βοηθήσει στη διερεύνηση του αιτήματος. Αποφύγετε να συμπεριλαμβάνετε άσχετα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε μηνύματα ή στιγμιότυπα οθόνης. Η φόρμα επικοινωνίας του ιστότοπου επεξεργάζεται το όνομά σας, το email σας, την προαιρετική εταιρεία και το μήνυμά σας και μας τα αποστέλλει με email. Χρησιμοποιεί περιορισμό συχνότητας αιτημάτων βάσει IP για την πρόληψη κατάχρησης. Η παράδοση και η αλληλογραφία που προκύπτει στο γραμματοκιβώτιο περιλαμβάνουν τις υπηρεσίες email που έχουμε διαμορφώσει. Διατηρούμε την αλληλογραφία για την επίλυση του αιτήματος και την αναγκαία συνέχεια, με την επιφύλαξη εφαρμοστέων νομικών υποχρεώσεων ή αξιώσεων. Όταν κλείνετε τον προσωπικό σας λογαριασμό, η εφαρμογή διαγράφει τα αιτήματα που στείλατε μέσω της φόρμας εντός της εφαρμογής και τα στιγμιότυπα οθόνης τους. Το αντίγραφο που έστειλε κάθε αίτημα στο γραμματοκιβώτιο υποστήριξής μας διατηρείται όπως η λοιπή αλληλογραφία.
17. Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας
Με την επιφύλαξη κάθε άλλου ένδικου μέσου, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία σε εποπτική αρχή, ιδίως στο κράτος μέλος της ΕΕ της συνήθους διαμονής σας, του τόπου εργασίας σας ή του τόπου της εικαζόμενης παράβασης, αν θεωρείτε ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σας από εμάς παραβιάζει τον ΓΚΠΔ. Η εποπτική αρχή στην Κύπρο, όπου είναι εγκατεστημένη η Labb Holding Ltd, είναι το Γραφείο του Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Κύπρου (www.dataprotection.gov.cy). Κατάλογο όλων των εθνικών εποπτικών αρχών δημοσιεύει το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων στο edpb.europa.eu.
18. Αλλαγές στην παρούσα πολιτική
Μπορούμε να ενημερώνουμε την παρούσα πολιτική ώστε να αντικατοπτρίζει αλλαγές στην υπηρεσία, στο εφαρμοστέο δίκαιο ή στις δραστηριότητες επεξεργασίας μας. Οι ουσιώδεις αλλαγές γνωστοποιούνται στον κάτοχο του λογαριασμού με email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν τεθούν σε ισχύ. Η έκδοση και η ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης εμφανίζονται στην αρχή του παρόντος εγγράφου· τυχόν χωριστή μελλοντική ημερομηνία έναρξης ισχύος προσδιορίζεται στην ειδοποίηση αλλαγής. Όταν ενεργούμε ως υπεύθυνος επεξεργασίας, ενημερώνουμε επίσης τα θιγόμενα πρόσωπα για ουσιώδεις αλλαγές, όπως απαιτεί το εφαρμοστέο δίκαιο. Μια ενημέρωση απορρήτου εξηγεί την επεξεργασία· η αναγνώρισή της δεν συνιστά από μόνη της συγκατάθεση ούτε παραίτηση από δικαιώματα προστασίας δεδομένων. Η προηγούμενη έκδοση παραμένει διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος στο privacy@persohr.eu.
19. Επικοινωνία
Για ερωτήματα σχετικά με το απόρρητο, στείλτε email στο privacy@persohr.eu ή γράψτε στη Labb Holding Ltd, Ανθυπολοχαγού Γεωργίου Μ. Σάββα 26, Κατάστημα 1-2, 8201 Πάφος, Κύπρος. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με τον διαχειριστή της εταιρείας σας για θέματα που αφορούν δεδομένα των οποίων υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο εργοδότης σας. Για αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων του ΓΚΠΔ σχετικά με επεξεργασία της οποίας είμαστε υπεύθυνοι, ισχύουν οι προθεσμίες απάντησης και οι επιτρεπόμενες παρατάσεις της ενότητας 11.