Σημάδια που δείχνουν ότι τα υπολογιστικά φύλλα δεν σας επαρκούν πλέον, τα χαρακτηριστικά που έχουν πραγματικά σημασία, τα προειδοποιητικά σημάδια που πρέπει να προσέξετε και οι ερωτήσεις που αξίζει να θέσετε πριν δεσμευτείτε με έναν προμηθευτή.
Ξεκινήστε από τις εργασίες ανθρώπινου δυναμικού που διεκπεραιώνει η ομάδα σας κάθε εβδομάδα: αιτήσεις άδειας, αρχεία εργαζομένων, ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων και έγγραφα. Αυτός ο οδηγός σας βοηθά να αξιολογήσετε τα εργαλεία, το κόστος και τη διαχείριση δεδομένων που κρύβεται πίσω από κάθε επιλογή.
Οι πληροφορίες επαληθεύτηκαν στις 21 Σεπτεμβρίου 2026. Οι παρακάτω συμβουλές αγοράς αποτελούν ένα πρακτικό πλαίσιο αξιολόγησης και όχι μια μετρημένη σύγκριση συγκεκριμένων προμηθευτών.
Η παρακολούθηση των αδειών αποτελεί πηγή σύγχυσης. Όταν ένας υπάλληλος ρωτάει πόσες ημέρες άδειας του απομένουν και εσείς πρέπει να ανοίξετε τρία αρχεία και να κάνετε υπολογισμούς στο μυαλό σας, αυτό είναι πρόβλημα.
Η διαδικασία ένταξης των νέων υπαλλήλων δεν είναι ομοιόμορφη. Οι νέοι υπάλληλοι βιώνουν διαφορετικές εμπειρίες ανάλογα με το ποιος διαχειρίζεται την έναρξη της εργασίας τους. Σε ορισμένους παρέχεται διεξοδική ενημέρωση, ενώ σε άλλους λείπουν εργαλεία, πρόσβαση ή εξοπλισμός.
Δεν είστε σίγουροι ότι πληροίτε τις υποχρεώσεις σας βάσει του GDPR. Τα δεδομένα των εργαζομένων είναι διάσπαρτα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινόχρηστους δίσκους και τοπικά αρχεία. Δεν θα μπορούσατε να απαντήσετε σε ένα αίτημα πρόσβασης δεδομένων χωρίς σημαντική προσπάθεια.
Έχετε παραλείψει μια προθεσμία συμμόρφωσης. Μια ανανέωση σύμβασης, μια αξιολόγηση δοκιμαστικής περιόδου, μια εγγραφή στην κοινωνική ασφάλιση. Αυτά τα πράγματα συμβαίνουν, αλλά όταν συμβαίνουν επειδή δεν υπήρχε σύστημα για να τα εντοπίσει, είναι καιρός να αποκτήσετε ένα σύστημα.
Η διοικητική εργασία απαιτεί περισσότερο χρόνο από ό,τι μπορεί να διαθέσει η ομάδα σας. Συγκρίνετε τον χρόνο που αφιερώνεται στη διατήρηση αρχείων με το κόστος και την προσπάθεια που απαιτεί η εισαγωγή ενός συστήματος· ο αριθμός των εργαζομένων από μόνος του δεν θα σας δείξει πότε πρέπει να κάνετε την αλλαγή.
Όταν οι προμηθευτές παρουσιάζουν λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, συχνά ξεκινούν με εντυπωσιακά ταμπλό και λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης που φαίνονται ωραία σε μια παρουσίαση. Οι λειτουργίες που έχουν σημασία στην καθημερινή χρήση είναι λιγότερο εντυπωσιακές.
Μια χρήσιμη ροή εργασιών για τις άδειες θα πρέπει να καλύπτει τις συνήθεις αιτήσεις και τους κανόνες που ισχύουν για την ομάδα σας. Αναζητήστε:
Εάν έχετε υπαλλήλους σε πολλές χώρες της ΕΕ, το σύστημα πρέπει να διαχειρίζεται διαφορετικά δικαιώματα ανά χώρα. Ένας Γάλλος υπάλληλος έχει διαφορετικούς κανόνες άδειας από έναν Ολλανδό.
Ένα ενιαίο, δομημένο περιβάλλον για συμβάσεις εργασίας, προσωπικά στοιχεία, επαφές έκτακτης ανάγκης, έγγραφα και σημειώσεις. Αναζητήστε λειτουργίες αναζήτησης, ελέγχου πρόσβασης και ιστορικού ελέγχων. Ελέγξτε αν μπορείτε να βρείτε και να εξαγάγετε τα αρχεία που απαιτούνται για ένα αίτημα πρόσβασης.
Πρότυπα με εργασίες που έχουν ανατεθεί σε διαφορετικά άτομα (IT, διευθυντής, HR), προθεσμίες και παρακολούθηση ολοκλήρωσης. Χρησιμοποιήστε μια κοινή λίστα ελέγχου για τα βασικά στοιχεία και, στη συνέχεια, προσαρμόστε την σε κάθε ρόλο. Ο σαφής καθορισμός των υπευθύνων και η παρακολούθηση της προόδου βοηθούν τα άτομα να ολοκληρώνουν τις εργασίες τους.
Αποθηκεύστε τις συμβάσεις εργασίας, τις αποδείξεις μισθοδοσίας και τις πολιτικές της εταιρείας σε ένα μόνο μέρος. Οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να έχουν πρόσβαση στα δικά τους έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να ζητήσουν βοήθεια από κάποιον. Οι διευθυντές δεν πρέπει να έχουν πρόσβαση σε έγγραφα που δεν χρειάζεται να δουν.
Αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για ημερομηνίες λήξης συμβάσεων, προθεσμίες αξιολόγησης δοκιμαστικής περιόδου, ημερομηνίες λήξης αδειών εργασίας και ανανεώσεις εγγράφων. Αυτά είναι τα στοιχεία που παραβλέπονται στα υπολογιστικά φύλλα.
Ενσωματωμένη διαχείριση μισθοδοσίας. Ελέγξτε ποιες χώρες, ποιους υπολογισμούς και ποιες υποχρεωτικές υποβολές καλύπτει η υπηρεσία, καθώς και ποιος αναλαμβάνει την ενημέρωση των κανόνων όταν αλλάζουν. Είτε η διαχείριση μισθοδοσίας είναι ενσωματωμένη είτε συνδέεται μέσω άλλου παρόχου, δοκιμάστε τη διαδικασία παράδοσης και συμφωνήστε ποιος είναι υπεύθυνος για τις διορθώσεις.
Αξιολογήσεις απόδοσης με AI. Ελέγξτε τι κάνει πραγματικά το σύστημα: η σύνταξη κειμένου, η αξιολόγηση της απόδοσης και η υποβολή προτάσεων για αποφάσεις σχετικά με την απασχόληση εγείρουν διαφορετικά ζητήματα. Το άρθρο 22 του ΓΚΠΔ αφορά αποκλειστικά τις αυτοματοποιημένες αποφάσεις με νομικές ή παρόμοια σημαντικές συνέπειες. Η ανθρώπινη συμμετοχή δεν εξαιρεί αυτόματα ένα σύστημα τεχνητής νοημοσύνης στον τομέα της απασχόλησης από τις κατηγορίες υψηλού κινδύνου του νόμου για την τεχνητή νοημοσύνη. Οι τρέχουσες οδηγίες εφαρμογής της Επιτροπής ορίζουν την εφαρμογή των κανόνων υψηλού κινδύνου του Παραρτήματος III, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών χρήσεων στον τομέα της απασχόλησης, στις 2 Δεκεμβρίου 2027· άλλες υποχρεώσεις του νόμου για την τεχνητή νοημοσύνη ισχύουν ήδη. Ευρωπαϊκή Επιτροπή: Νόμος για την τεχνητή νοημοσύνη
Εκτενείς αναλύσεις. Ξεκινήστε με αναφορές που υποστηρίζουν τις αποφάσεις που πραγματικά λαμβάνετε, όπως τα υπόλοιπα αδειών και οι εκκρεμείς εργασίες ένταξης νέων υπαλλήλων. Ρωτήστε τι θα μπορούσαν να βοηθήσουν την ομάδα σας πιο προηγμένες αναφορές πριν πληρώσετε για αυτές.
Ορισμένοι προμηθευτές χρεώνουν ανά υπάλληλο ανά μήνα χωρίς έκπτωση όγκου. Για 5 υπαλλήλους αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα. Για 50, όμως, το κόστος μπορεί να γίνει σημαντικό. Κατανοήστε την εξέλιξη των τιμών πριν δεσμευτείτε.
Ρωτήστε πού αποθηκεύονται τα αρχεία, τα έγγραφα και τα αντίγραφα ασφαλείας, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά και ποιοι πάροχοι εμπλέκονται. Η φιλοξενία εντός της ΕΕ μπορεί να αποτελεί απαίτηση για τον οργανισμό σας, αλλά ο ΓΚΠΔ επιτρέπει επίσης τις διεθνείς διαβιβάσεις υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Αξιολογήστε την πραγματική ρύθμιση αντί να αντιμετωπίζετε την εθνικότητα ως πιστοποιητικό συμμόρφωσης. EDPB: διεθνείς διαβιβάσεις
Για τους παρόχους που υπόκεινται στη νομική διαδικασία των ΗΠΑ, ο νόμος CLOUD Act μπορεί να έχει πρόσβαση σε δεδομένα που βρίσκονται στην κατοχή, φύλαξη ή υπό τον έλεγχό τους στο εξωτερικό. Ρωτήστε σχετικά με την πρόσβαση, τη διαχείριση νομικών αιτημάτων και τα μέτρα προστασίας. Υπουργείο Δικαιοσύνης των ΗΠΑ: CLOUD Act
Όταν μια πλατφόρμα ανθρώπινου δυναμικού επεξεργάζεται δεδομένα εργαζομένων για λογαριασμό σας, η σχέση αυτή απαιτεί σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το Άρθρο 28. GDPR, Άρθρο 28 Εάν ένας προμηθευτής δεν μπορεί να συντάξει μια σαφή συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων (DPA) ή χρειάζεται εβδομάδες για να την παρέχει, αυτό σας δίνει μια ένδειξη για το πόσο σοβαρά αντιμετωπίζει την προστασία των δεδομένων.
Τι συμβαίνει αν θελήσετε να αποχωρήσετε; Μπορείτε να εξαγάγετε όλα τα δεδομένα των υπαλλήλων σας σε μια χρησιμοποιήσιμη μορφή; Μια εξαγωγή ενδέχεται να παραλείψει έγγραφα, ιστορικό ή σχέσεις μεταξύ εγγραφών. Ζητήστε ένα δείγμα και ελέγξτε αν περιλαμβάνει ό,τι χρειάζεστε για τη μετεγκατάσταση.
Αντιστοιχίστε τις απαιτούμενες λειτουργίες σας με τα επίπεδα τιμολόγησης, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων πρόσβασης, των εξαγωγών δεδομένων, του ιστορικού ελέγχων και της υποστήριξης. Συγκρίνετε το συνολικό κόστος του επιπέδου που χρειάζεται η ομάδα σας, μαζί με τα έξοδα εγκατάστασης και μετεγκατάστασης.
Πριν δεσμευτείτε σε οποιαδήποτε πλατφόρμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, βρείτε σαφείς απαντήσεις στα εξής:
Πού ακριβώς αποθηκεύονται τα δεδομένα; Ρωτήστε για τις τοποθεσίες των κέντρων δεδομένων, τους παρόχους υπηρεσιών cloud και τις εμπλεκόμενες νομικές οντότητες, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν απομακρυσμένη πρόσβαση.
Είναι η εταιρεία σας εγκατεστημένη στην ΕΕ; Εάν ναι, σε ποια χώρα; Ρωτήστε ποιες νομικές οντότητες παρέχουν την υπηρεσία και έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες σας.
Μπορώ να δω τη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) σας; Ζητήστε το έγγραφο πριν ολοκληρωθεί η τηλεφωνική συνομιλία με τον πωλητή. Ένας αξιόπιστος προμηθευτής θα έχει ήδη έτοιμο ένα τέτοιο έγγραφο.
Ποιοι υπο-επεξεργαστές χρησιμοποιείτε; Κάθε υπηρεσία από την οποία εξαρτάται η πλατφόρμα ανθρώπινου δυναμικού (αποστολή email, αποθήκευση αρχείων, εργαλεία υποστήριξης) αποτελεί πιθανή μεταφορά δεδομένων. Έχετε το δικαίωμα να γνωρίζετε ποιοι είναι και πού εδρεύουν.
Πώς μπορώ να εξάγω τα δεδομένα μου αν αποχωρήσω; Σε ποια μορφή, πόσο χρόνο χρειάζεται και υπάρχει κόστος;
Τι συμβαίνει με τα δεδομένα μου μετά την ακύρωση; Διαγράφονται αμέσως; Μετά από 30 ημέρες; Μπορείτε να κάνετε μια τελική εξαγωγή μετά την ακύρωση;
Πώς διαχειρίζεστε τα αιτήματα πρόσβασης σε δεδομένα από τους υπαλλήλους μου; Ένα καλό σύστημα θα πρέπει να καθιστά τη διαδικασία αυτή απλή. Ελέγξτε ποια στοιχεία μπορούν να αντιμετωπιστούν από τον ίδιο τον χρήστη, πού απαιτείται υποστήριξη και αν η διαδικασία μπορεί να τηρήσει τις προθεσμίες απάντησής σας.
Δημιουργήστε μια λίστα με τα εργαλεία που ανταποκρίνονται στις καθημερινές σας εργασίες: διαχείριση αδειών, αρχεία εργαζομένων, ενσωμάτωση νέων υπαλλήλων και έγγραφα. Ελέγξτε τους όρους επεξεργασίας δεδομένων και τη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε έναν δοκιμαστικό λογαριασμό για να δοκιμάσετε αυτές τις ροές εργασίας μαζί με τα άτομα που θα τις χρησιμοποιούν.
Συμπεριλάβετε την εγκατάσταση, την εκπαίδευση και την υποστήριξη στην αξιολόγησή σας. Μια χρήσιμη δοκιμαστική περίοδος θα πρέπει να δείξει αν οι εργαζόμενοι μπορούν να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους και αν οι διευθυντές μπορούν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται.
Δοκιμάστε το PersoHR δωρεάν για 30 ημέρες. Δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα.
Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή 30 ημερών