Условия за ползване

1. Общи положения и страни

Настоящите Условия за ползване („Условията“) уреждат използването на услугата за управление на човешките ресурси PersoHR („Услугата“), предоставяна от Labb Holding Ltd, кипърско частно дружество с ограничена отговорност с акции, със седалище и адрес на управление Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Пафос, Кипър, регистрирано под номер HE 424230 („PersoHR“, „ние“, „нас“). Услугата се предлага само на бизнес и професионални клиенти. С регистрирането на фирмено работно пространство или с друго изрично приемане на настоящите Условия от името на Клиента клиентът („вие“, „Клиентът“) потвърждава, че действа в рамките на своята търговска, стопанска, занаятчийска или професионална дейност, а не като потребител, че лицето, което приема настоящите Условия, е оправомощено да обвързва Клиента, и че Клиентът сключва с PersoHR обвързващ договор, който се състои от настоящите Условия, Споразумението за обработване на данни на адрес /legal/dpa и всяка поръчка или оферта, която препраща към настоящите Условия. Ако оферта или поръчка противоречи на настоящите Условия, съответната оферта или поръчка има предимство по отношение на въпросите, които изрично урежда. Политиката за поверителност на адрес /legal/privacy разяснява обработването на лични данни; запознаването с нея не представлява съгласие за всяка дейност по обработване. Отклоняващи се условия на Клиента не се прилагат, освен ако не сме се съгласили с тях писмено.

2. Акаунт, пробен период и сключване на договор

Клиентът осъществява достъп до Услугата чрез фирмено работно пространство и личните акаунти на оправомощените потребители. С регистрирането на фирмено работно пространство Клиентът отправя обвързващо предложение за сключване на договор; ние приемаме това предложение, като активираме работното пространство. Новите клиенти получават безплатен 30-дневен пробен период, през който Услугата се предоставя безплатно за целите на оценка. Всеки клиент има право на един пробен период. Ако пробният период изтече без платен абонамент, работното пространство продължава да работи по Безплатния план, ако броят на активните му служители е в рамките на ограничението на този план. В противен случай обичайният достъп до работното пространство става само за четене. Функциите през пробния период зависят от пробния план, предоставен на Клиента. Платен договор се сключва чрез избор на план и въвеждане на данни за плащане в акаунта или чрез приемане на оферта, която изпращаме по имейл. Клиентът отговаря за точността на информацията, предоставена при регистрацията.

3. Обхват на Услугата

Функционалностите на Услугата зависят от избрания план и от допълнителните модули, активирани от Клиента. Актуално функционално описание е достъпно на persohr.eu и в приложението. Можем да предлагаме интеграции със системи на трети страни чрез API („Интеграциите“); интеграциите, обозначени като интеграции на трети страни, се предоставят от съответния оператор, който е трета страна, и са изцяло на негова отговорност. Можем да променяме, добавяме или премахваме функции, по-специално когато това се изисква от закона, от зависимост от трета страна или за отстраняване на уязвимости в сигурността, при условие че такава промяна не намалява съществено договорената функционалност. Клиентът може по всяко време да премине към по-висок план или да промени плана си; преминаването към по-нисък план влиза в сила от следващата дата на подновяване.

4. Достъпност

Предоставяме Услугата с целева месечна достъпност от 99,5%, измервана във външната входна точка на Услугата, като от нея се изключват (а) планираните периоди за поддръжка, (б) обстоятелства извън нашия разумен контрол (непреодолима сила, прекъсвания на мрежи на трети страни, атаки за отказ на услуга и др.), (в) проблеми, причинени от Клиента, и (г) проблеми, произтичащи от Интеграции на трети страни, експлоатирани от други доставчици. Планираната поддръжка се насрочва извън интервала 09:00–18:00 CET от понеделник до петък. Ще уведомяваме разумно предварително за значима поддръжка чрез известие в приложението или по имейл.

5. Отговорности на Клиента

Клиентът отговаря за: (а) точността и законосъобразността на данните, качени в Услугата или генерирани в нея; (б) наличието на подходящо правно основание съгласно GDPR за обработването на личните данни на своите служители и други субекти на данни чрез Услугата; (в) сигурното управление на потребителските акаунти и идентификационните данни, издадени на неговия персонал, включително несподелянето на акаунти и използването на силно удостоверяване; (г) поддържането на работеща интернет връзка и поддържан, актуален браузър; (д) конфигурирането на своя акаунт, включително ролите и разрешенията, в съответствие с вътрешната си политика за сигурност; (е) уведомяването ни без неоправдано забавяне за всяка действителна или предполагаема злоупотреба, инцидент със сигурността или проблем със защитата на данните, засягащи неговия акаунт. Клиентът отговаря за съдържанието, което предоставя, и за задълженията си като администратор, включително уведомленията до служителите, законосъобразните указания за съхранение и всяка задължителна консултация с представителите на служителите. Това не освобождава PersoHR от собствените му договорни или законови задължения. Услугата и нейните шаблони подпомагат администрирането на човешките ресурси; те не заместват консултациите относно задълженията на Клиента в областта на трудовото право, възнагражденията, данъците или други правни задължения във всяка приложима юрисдикция.

6. Предоставяне на права

При условие че приложимите такси са платени и настоящите Условия се спазват, ние предоставяме на Клиента неизключително, непрехвърлимо право, без право на сублицензиране, да използва Услугата за вътрешните си дейности по управление на човешките ресурси през срока на договора. Клиентът може да предоставя достъп на своите служители, изпълнители и оправомощени консултанти (при условие че те са обвързани с равностойни задължения за поверителност), но няма право да препродава, сублицензира, предоставя за споделено във времето ползване или да използва Услугата за търговски цели. Ние запазваме всички права на интелектуална собственост върху Услугата. Можем да използваме анонимизирани и обобщени данни за използването, които не идентифицират Клиента или което и да е физическо лице, за наблюдение, защита и подобряване на Услугата.

7. Срок и прекратяване

Абонаментите са за срока, избран при плащането, месечен или годишен. Месечните абонаменти се подновяват автоматично в края на всеки отчетен месец и могат да бъдат анулирани по всяко време, като анулирането влиза в сила в края на текущия отчетен период. Годишните абонаменти се подновяват автоматично за последващи годишни срокове, освен ако подновяването не бъде анулирано преди датата на подновяване. Анулирането влиза в сила в края на текущия платен отчетен период. Анулирането се извършва в приложението чрез Настройки → Фактуриране или чрез имейл до support@persohr.eu. Всяка от страните може да прекрати договора по основателна причина с незабавно действие чрез писмено уведомление, ако другата страна извърши съществено нарушение, което не е отстранено в срок от 30 дни от писменото уведомление, или в случай на производство по несъстоятелност срещу другата страна. При прекратяване на платен абонамент работното пространство продължава да работи по Безплатния план, ако броят на активните му служители е в рамките на ограничението на този план; в противен случай обичайният достъп до работното пространство се блокира (вж. раздел 8). Клиентът следва да експортира необходимите записи преди тази дата и да се свърже с поддръжката за всякакви допълнителни договорености за връщане или изтриване на данни съгласно раздел 13 от Споразумението за обработване на данни. Спирането на подновяването само по себе си не представлява искане за изтриване на акаунта. Вече платените такси не се възстановяват единствено поради това, че Клиентът престане да използва Услугата преди края на платения период, без да се засягат императивно установени права или изрично предвидено в договора право на възстановяване.

8. Условия за плащане

Таксите са посочени на страницата с цените или в приложимата поръчка, в EUR, и не включват ДДС и други приложими данъци, които се начисляват по действащата ставка. Клиентът отговаря за предоставянето на точни данни за фактуриране, включително официалното си наименование, адреса на регистрация и, когато е приложимо, валиден идентификационен номер по ДДС в ЕС. Третирането по ДДС зависи от статуса на клиента, мястото на доставка и приложимите данъчни правила. Обратно начисляване се прилага, когато са изпълнени законовите условия за това. При плащането приложимото третиране се определя въз основа на предоставените данни за фактуриране и данъчни данни; при неправилна фактура Клиентът следва да се свърже с нас. Месечните абонаменти се фактурират авансово в началото на всеки отчетен месец; годишните абонаменти се фактурират авансово за целия годишен срок. Плащането се обработва от Stripe; с въвеждането на данни за плащане Клиентът ни упълномощава да таксуваме избрания метод на плащане при всяко подновяване. Плановете имат ограничения за броя на служителите. Преминаването към по-висок план може да влезе в сила незабавно и да изисква допълнително плащане; преминаването към по-нисък план се насрочва за датата на подновяване. Преди да потвърди промяна на плана, Клиентът трябва да провери показаните сума и момент на плащане. Можем да преразглеждаме цените по ценоразпис веднъж в календарна година с писмено предизвестие от най-малко четири седмици; ако увеличението на цената надвишава 5% от предишната цена, Клиентът може да възрази в срок от четири седмици от уведомлението, като в този случай договорът продължава при предишната цена до следващото подновяване, когато страните могат или да договорят новата цена, или да прекратят договора. Докато плащането по абонамента е просрочено, обичайният достъп до работното пространство е само за четене, а докато абонаментът е неплатен, достъпът е блокиран. Когато платен абонамент приключи поради анулиране или продължаващо неплащане, работното пространство продължава да работи по Безплатния план, ако броят на активните му служители е в рамките на ограничението на този план. В противен случай обичайният достъп се блокира. Фактурирането и опциите за възстановяване на достъпа и за извличане на данни остават предмет на отделните разрешения за тях. Свържете се с поддръжката, ако имате нужда от помощ за уреждане на плащане или за извличане на данни.

9. Гаранция и дефекти

Гарантираме, че по време на абонаментния срок Услугата по същество съответства на публикуваното функционално описание и няма съществени дефекти, които препятстват използването ѝ по предназначение. Клиентът трябва да съобщава за дефекти без неоправдано забавяне и да предоставя разумно подробна информация, позволяваща диагностицирането им. Ще положим разумни усилия да отстраним съобщените дефекти в разумен срок, като целевото време за реакция е четири часа при пълни прекъсвания, съобщени в работното време на поддръжката, и един работен ден при други дефекти. Докато се разработва трайно решение, могат да се използват временни заобиколни решения. Когато Услугата се предоставя безплатно (например по време на пробния период или по Безплатния план), отговорността ни за дефекти е ограничена до случаите на измамен умисъл; случаите на неограничена отговорност по раздел 10 остават незасегнати.

10. Ограничаване на отговорността

Носим неограничена отговорност за вреди, причинени умишлено или при груба небрежност, за вреди, причинени на живота, тялото или здравето, за нарушения на изрични писмени гаранции, за претенции за отговорност за продукти съгласно приложимото право и за всяка отговорност, която не може да бъде изключена или ограничена съгласно императивни правни норми. За вреди, причинени при лека небрежност, отговорността ни е ограничена до нарушаване на съществени договорни задължения (т.е. задължения, чието изпълнение изобщо прави възможно надлежното изпълнение на договора и на чието изпълнение Клиентът обичайно разчита); в тези случаи отговорността ни е допълнително ограничена до предвидимите вреди, типични за този вид договор, които страните договарят да бъдат при всички случаи ограничени до общия размер на таксите, платени от Клиента през дванадесетте месеца, предхождащи събитието, породило претенцията. Отговорността за лека небрежност по отношение на несъществени задължения е изключена. Същите ограничения се прилагат и за претенции срещу нашите служители, представители и подизпълнители.

11. Защита на данните и поверителност

По отношение на личните данни, качени в Услугата от Клиента, ние действаме като обработващ лични данни. Споразумението за обработване на данни на адрес /legal/dpa е включено в настоящите Условия чрез препратка и представлява неразделна част от договора. Всяка страна ще пази поверителна информацията на другата страна, ще я използва само за целите на договора и ще я защитава с най-малко същата грижа, с която защитава собствената си поверителна информация със сходна чувствителност. Задължението за поверителност остава в сила за срок от пет години след прекратяването на договора. Задълженията за защита на съхраняваните лични данни продължават да действат, докато тези данни се съхраняват, включително когато се прилага по-продължително законово задължение.

12. AI функции и приемлива употреба

Части от Услугата използват генеративен AI за подпомагане на работните процеси в областта на човешките ресурси (например генериране на съдържание в съветника за настройка, генериране на планове за въвеждане на нови служители, анализ на документи, изготвяне на проекти на оценки на представянето, изготвяне на проекти на препоръчителни писма, заявени преводи на текст и вградения в продукта чат асистент). Резултатите се генерират от езиков модел и имат само помощен характер. Клиентът трябва да прегледа, приеме, редактира или отхвърли всеки резултат, преди да разчита на него. Клиентът няма право да използва какъвто и да е резултат, генериран с помощта на AI, като единствено или решаващо основание за решения относно наемане, уволнение, повишение, възнаграждение, дисциплинарни или други подобно значими решения, свързани със заетостта, или за каквото и да е решение, което поражда правни последици за служител или по подобен начин го засяга в значителна степен по смисъла на член 22 от GDPR. Клиентът остава администратор на личните данни, които подава към AI функциите, и отговаря за законосъобразността на своите подкани и входни данни. Специални категории данни по смисъла на член 9 от GDPR (включително данни за здравето, религията, етническия произход, членството в синдикални организации, сексуалния живот или сексуалната ориентация) и данни за присъди и нарушения по смисъла на член 10 от GDPR не трябва да се въвеждат в AI функции, освен ако Клиентът има изрично правно основание и съответният модул е документиран като поддържащ тази категория. AI функциите по време на изпълнение използват Mistral AI. Списъкът на подобработващите описва доставчика и съответните категории данни, включително контекста, събран от функцията, и съдържанието на подадените документи. Местата на обработване, последващите доставчици и съхранението зависят от приложимата договореност за услугата; Клиентът може да поиска съответната информация, преди да активира AI за лични данни. Резултатите от AI могат да бъдат неточни, непълни или предубедени, включително измислени оценки в проект на препоръчително писмо. Клиентът отговаря за проверката на фактическата основа и законосъобразността на своите решения. PersoHR остава отговорно за собствените си приложими договорни и законови задължения. Човешкият преглед сам по себе си не определя дали дадена функция попада в обхвата на разпоредбите за висок риск на приложимото законодателство в областта на AI.

Клиентът няма право да използва Услугата за съхраняване или споделяне на съдържание, което е незаконно или нарушава правата на други лица. Не наблюдаваме съдържанието, което Клиентите съхраняват, и не използваме автоматизирани инструменти за модерирането му. Всеки може да ни уведоми за съдържание в Услугата, което смята за незаконно, като пише на support@persohr.eu и посочи точното местоположение на съдържанието, причините и декларация, че уведомлението е точно и пълно, доколкото му е известно, заедно със своето име и имейл адрес, освен ако уведомлението не се отнася до сексуално насилие или сексуална експлоатация на деца, например материали, показващи такова насилие, или установяване на контакт с дете за сексуални цели (престъпленията, посочени в членове 3—7 от Директива 2011/93/ЕС). Имейл адресът ни е необходим, за да потвърдим получаването и да съобщим на лицето нашето решение. Потвърждаваме получаването, разглеждаме всяко уведомление поотделно и съобщаваме на лицето, което ни е уведомило, какво сме решили, включително когато не предприемаме действия, и как решението може да бъде оспорено. Когато ограничим достъпа до съдържание, защото е незаконно или нарушава настоящите Условия, съобщаваме на засегнатите лица какво сме решили, защо и как могат да го оспорят, освен ако законът не го забранява. Решение може да бъде оспорено чрез отговор на него. support@persohr.eu е също нашето звено за контакт за органите и потребителите съгласно Акта за цифровите услуги. Органите могат да ни пишат на гръцки, английски или немски език.

13. Шаблони

Услугата може да предоставя шаблони на документи, като например шаблони на политики на работното място, изготвени за определена държава, и друго предварително изготвено съдържание (заедно „Шаблоните“). Шаблоните са общи отправни точки, изготвени за обичайни обстоятелства. Те не представляват правна консултация и не отчитат конкретното положение на Клиента.

Когато посочваме, че адвокатско дружество или друг консултант е прегледал даден Шаблон, това посочване описва извършения преглед. То обхваща само посочената версия и дата съгласно правото, действащо към тази дата, и не представлява гаранция, че Шаблонът или документ, изготвен въз основа на него, е подходящ за Клиента. Прегледът е извършен за нас. Той не обхваща никоя версия, която Клиентът попълва или променя, и не прави този консултант консултант на Клиента.

Когато Клиентът попълва, адаптира или приема Шаблон, полученият документ е собствен документ на Клиента и Клиентът отговаря за съдържанието му и за начина, по който се използва. Клиентът решава дали даден Шаблон трябва да бъде адаптиран преди приемането му, по-специално когато приложим колективен трудов договор съдържа специални разпоредби по въпроса, който Шаблонът урежда, когато Клиентът прилага режими на работното време като сменна работа, нередовен работен график или дежурства, или когато вътрешните му процедури, инструменти или практики за комуникация се различават от описаните в Шаблона. Клиентът отговаря също за всяка консултация с представителите на служителите или участие на тези представители, която се изисква преди приемането.

При спазване на задълженията ни по раздели 3 и 9 можем да актуализираме, заменяме или оттегляме Шаблон, например след промяна в законодателството или в официалните указания. Това не променя документ, който Клиентът вече е приел. Запазваме всички права върху Шаблоните. През срока на договора Клиентът може да използва, копира и адаптира Шаблоните за собствените си вътрешни цели. Документ, който Клиентът е приел, е негов собствен документ и Клиентът може да го съхранява, използва и споделя както всеки свой документ, включително след прекратяването на договора.

Експортите, които Услугата създава за трета страна, като например доставчик на услуги по изчисляване на възнагражденията или публичен орган, отразяват данните, записани в Услугата. Преди да разчита на даден експорт, Клиентът проверява дали той отговаря на изискванията на получателя и на всички приложими към него правни изисквания.

Всяка програма, чрез която клиентите предоставят собствено съдържание на други клиенти или използват съдържание, предоставено от други клиенти, ще се урежда от отделни условия, които се прилагат, когато Клиентът участва в нея.

Раздел 10 се прилага за Шаблоните и за тяхното използване. Нито Шаблон, нито посочване, че консултант го е прегледал, представлява изрична писмена гаранция по смисъла на раздел 10.

14. Изменения

Можем да изменяме настоящите Условия с писмено предизвестие (в приложението или по имейл) от най-малко четири седмици преди влизането в сила на промяната. Уведомлението посочва промяната, крайния срок за възражение и последиците от възражението. Ако Клиентът не възрази писмено в срок от две седмици от уведомлението, промяната се счита за приета. Ако Клиентът възрази, договорът продължава при предишните Условия; в този случай можем да прекратим договора с едномесечно писмено предизвестие. Можем също да променяме Услугата, за да спазим законодателството, да отстраним проблеми със сигурността, да отразим промени в зависимостите от трети страни или когато промяната е съществено в полза на Клиента. Промените в цените се уреждат изключително от раздел 8.

15. Заключителни разпоредби

Настоящите Условия се уреждат от правото на Република Кипър, с изключение на неговите стълкновителни норми и Конвенцията на Организацията на обединените нации относно договорите за международна продажба на стоки. Съдилищата в Пафос, Кипър, имат изключителна компетентност по всеки спор, произтичащ от или във връзка с настоящите Условия, без да се засягат императивните правила за подсъдност в защита на потребителите съгласно правото на ЕС. Уведомленията по настоящите Условия се правят в писмена форма или по имейл. Ако някоя разпоредба на настоящите Условия е или стане недействителна, незаконосъобразна или неприложима, останалите разпоредби не се засягат и страните ще заменят недействителната разпоредба с действителна разпоредба, чийто икономически ефект е възможно най-близък до този на първоначалната. При несъответствие английската версия на настоящите Условия има предимство пред всеки превод.