ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ
Политика за поверителност
Как обработваме лични данни, вашите права съгласно GDPR и как да ги упражните.
Ако вашият работодател ви е регистрирал в PersoHR
Вашият работодател е администратор на HR записите, които управлява в PersoHR, а PersoHR обработва тези записи от негово име. Свържете се с работодателя си или с HR администратора относно това обработване. PersoHR поддържа и личния ви акаунт за вход, който може да бъде свързан с повече от едно работно пространство, и обработва данни за собствените си цели, свързани със сигурността на акаунтите, отношенията с клиенти, фактурирането, поддръжката и уебсайта. Свържете се с privacy@persohr.eu относно тези дейности. Ако закриете личния си акаунт, записите, които всеки работодател съхранява за вас, остават при този работодател, който решава дали да ги изтрие или да ги запази (раздели 10 и 11). Разделите по-долу разграничават тези цели; използването на инструмент за самообслужване не отменя задължението на администратора да прецени дадено искане.
1. Въведение
Labb Holding Ltd („ние“, „нас“, „наш“) управлява услугата за управление на човешките ресурси PersoHR. Настоящата политика за поверителност обяснява как събираме, използваме, споделяме и защитаваме лични данни във връзка с PersoHR и нашия публичен уебсайт в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 („GDPR“) и кипърския Закон 125(I)/2018, с който той се прилага.
2. Кой е администратор на вашите данни
Вашият работодател определя целите на своето HR обработване, за което действаме като обработващ съгласно Споразумението за обработване на данни на адрес /legal/dpa. Ние определяме целите на поддържането на споделения акаунт за вход в PersoHR, защитата на нашата услуга, управлението на бизнес отношенията ни и поддържането на нашия уебсайт и действаме като администратор за тези дейности. Вашият личен акаунт и членствата ви в работни пространства са отделни: един акаунт може да принадлежи към няколко работни пространства. Вашето име, имейл адрес, дата на раждане и телефонен номер служат както за акаунта ви, така и за HR записите на всяко работно пространство, към което принадлежите. След като закриете акаунта си, съхраняваме данните в акаунта ви от името на тези работодатели, като техен обработващ, и сами ги използваме единствено за да потвърдим искането ви. Когато се регистрирате директно в PersoHR (например като собственик на акаунта при регистрацията на компания), когато се свържете с нас или когато използвате нашия публичен уебсайт, администратор е Labb Holding Ltd, кипърско частно дружество, ограничено с акции, със седалище и адрес на управление Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus, регистрирано под номер HE 424230, ДДС номер CY 10424230D, представлявано от единствения си директор Michael Delamere. Можете да се свържете с нас на privacy@persohr.eu.
3. Контакт по въпроси на поверителността
Запитванията, свързани с поверителността, следва да се изпращат на privacy@persohr.eu. Преценяваме дали е необходимо длъжностно лице по защита на данните съгласно член 37 от GDPR и приложимото национално право с оглед на естеството, мащаба и целите на нашето обработване. Данните за контакт на евентуално определено длъжностно лице по защита на данните ще бъдат публикувани тук. Тази уредба за контакт не ограничава вашите права или законовите ни задължения за отговор.
4. Категории лични данни, които обработваме
Данни за идентификация и контакт: име, имейл, телефон, пощенски адрес, профилна снимка, дата и място на раждане и данни за лице за спешен контакт. Данни за заетостта: длъжност, отдел, вид заетост, начална и крайна дата, работно време, ръководител. Данни за отпуски и отсъствия: заявки за отпуск, баланси, официални празници. Данни за отчитане на работното време: събития за начало и край на работа, отчети за работното време и извънреден труд. Данни за заплати и подготовка на заплатите: записи за заплати, IBAN, когато е предоставен, данъчни и осигурителни идентификатори, когато са предоставени, гражданство, пол, семейно положение, брой деца, здравноосигурител и вид здравно осигуряване и вероизповедание за целите на църковния данък. Данни за изпълнението и развитието: цели, оценки, обратна връзка, записи за обучения. Данни за подбор на персонал: кандидатури, автобиографии, бележки от интервюта, препоръки. Съдържание на документи: файлове, качени от вас или от вашия работодател. Данни от комуникации и чат в платформата. Данни за удостоверяване и сигурност: времеви отпечатъци на влизанията, IP адреси, информация за user-agent на браузъра/устройството и записи за сесии на устройства, състояние на двуфакторното удостоверяване. Кореспонденция с поддръжката. Данни за фактуриране, когато сте собственик на акаунта: име, адрес за фактуриране, ДДС идентификатор, токени на методи за плащане (необработените данни на картите се съхраняват от Stripe, а не от нас). Вероизповеданието за целите на църковния данък може да разкрие религиозни убеждения. Статусът на увреждане, отсъствията поради болест, информацията от медицински удостоверения и някои други HR записи могат да разкрият данни за здравословното състояние или други специални категории данни, дори без да е качен медицински документ. Вашият работодател трябва да установи основание по член 6 и всяко допълнително условие по член 9 за това обработване. Процесите по подписване могат да обработват данни за подписващите, подписи и доказателства за подписването. Правни данни за компанията: наименованието, правната форма, регистрационният номер и регистрираният адрес на клиента, както и името, длъжността и имейл адресът на посоченото от него лице за контакт по защита на данните, въведени при регистрацията или в настройките и записани заедно с приемането от негова страна на нашето DPA. Получаваме данни от вас, от работодатели или оправомощени потребители на работното пространство, които ви канят или записват информация за вас, от свързани услуги и от използването на услугата от вас. Задължителните данни за акаунта и сигурността позволяват вход и защита на акаунта; без тях може да не сме в състояние да предоставим тези функции. Незадължителните данни в профила и контролите за споделянето им са обозначени в приложението. Вашият работодател обяснява каква HR информация изисква и какви са последиците от непредоставянето ѝ.
5. Правно основание за обработването
За обработването, при което сме администратор, член 6, параграф 1, буква б) се прилага, когато физическото лице е страна по договора или поиска от нас да предприемем стъпки преди сключването му. За лицата, представляващи бизнес клиент, разчитаме на член 6, параграф 1, буква е) за администрирането на това взаимоотношение и кореспонденцията с тях, при условие на балансиране на техните права спрямо нашите интереси. Разчитаме и на легитимни интереси за поддържането и защитата на споделените потребителски акаунти, сигурността на услугата, предотвратяването на злоупотреби, отговарянето на запитвания и измерването на използването на нашите публични страници и абонаментната услуга, при условие на приложимата оценка за балансиране и на всяко отделно изискване за съгласие за достъп до крайното устройство, както и на член 6, параграф 1, буква в) за приложимите данъчни, счетоводни и други законови задължения. Когато основанието е съгласие, то може да бъде оттеглено. Вашият работодател определя и обяснява основанията за своето HR обработване. Трудовото правоотношение не осигурява общо основание за всяко използване на лични данни; специалните категории данни и данните за присъди и нарушения изискват допълнителните условия съответно по членове 9 и 10.
6. Как използваме вашите данни
Обработваме HR записи по указания на клиента за целите на управлението на човешките ресурси, а данни за акаунта, данни за контакт и технически данни за целите на платформата и бизнеса, описани в настоящата политика: поддържане на досиета на служители, управление на отпуски и отсъствия, организиране на структурата на компанията, подпомагане на изпълнението и развитието, провеждане на подбор на персонал, подготовка на експорти за заплати, съхранение на документи, осигуряване на вътрешна комуникация, споделени потребителски акаунти, фактуриране, поддръжка, предотвратяване на злоупотреби, сигурност и измерване на публичните страници и на събитията, свързани с абонаментите. Не продаваме вашите данни, не ги споделяме с рекламни мрежи и не ги използваме за маркетинг без отделното ви съгласие, дадено чрез изрично включване.
7. Функции с помощта на AI
AI функциите включват HR асистента, предложенията за въвеждане на нови служители, генерирането на съдържание в съветника за настройка, анализа на документи, изготвянето на чернови на оценки, изготвянето на чернови на служебни препоръки и заявените преводи на текст. PersoHR използва Mistral AI за тези функции. AI е активиран по подразбиране в настройките на работното пространство. Индивидуалният отказ от AI не се прилага за генерирането в съветника за настройка или за заявения превод на свободен текст. Флагът за ограничаване на обработването на служителя не се проверява при анализа на документи или при изготвянето на чернови на оценки. Генерирането в съветника за настройка може да изпраща името на собственика и описанието на компанията. Входните данни могат да включват вашата заявка, съответния контекст за служителя или оценката, събран от функцията, и съдържанието на документи, подадени за анализ. Отговорите могат да съдържат лични данни и могат да бъдат запазени като част от съответния работен процес. Включвайте само информация, която е подходяща за задачата и е подкрепена от законното основание на вашия работодател. Контролите за AI не премахват автоматично препратките към дадено лице от документи или текст, предоставени от други потребители. Подробностите за обработването и предаването от доставчика са описани в списъка с подизпълнители. Не приемайте, че регистрацията в ЕС сама по себе си определя всяко място на обработване или настройка за съхранение.
8. Подизпълнители и получатели
Използваме доставчици на услуги за HR обработването за клиенти и за собствените си дейности като администратор. Даден доставчик е подизпълнител по смисъла на DPA само доколкото обработва лични данни на клиенти от наше име. Stripe действа и като самостоятелен администратор за определени цели, свързани с плащания, предотвратяване на измами и спазване на законови изисквания, съгласно собствената си информация за поверителност. Услугите за чат и подписване, активирани от клиента, могат да получават съдържанието и данните за получателите, необходими за заявената операция; тяхната роля зависи от това кой избира доставчика и сключва договор с него. Актуалният списък, включително ролята, местоположението и механизма за защита на данните на всеки подизпълнител, е публикуван на /legal/sub-processors. Информираме собственика на акаунта най-малко 30 дни преди добавяне или замяна на подизпълнител и предоставяме право на възражение на основателни съображения, свързани със защитата на данните.
9. Международни предавания
Хостингът на основните HR данни се осигурява чрез Hetzner в Германия. AI, имейлът, SMS съобщенията за сигурност, анализите и фактурирането включват доставчиците, посочени на /legal/sub-processors. Централите на доставчиците, местата на съхранение и последващото обработване са различни части от потока на данните. Фактурирането чрез Stripe може да включва обработване извън ЕИП; интеграциите, активирани от клиента, също могат да разкриват данни на доставчици, избрани от клиента. Когато организираме предавания извън ЕИП, те трябва да бъдат обхванати от приложимо решение относно адекватното ниво на защита или от подходящи гаранции съгласно глава V от GDPR, с допълнителни мерки, когато е необходимо. Свържете се с privacy@persohr.eu за информация относно гаранциите, приложими за вашите данни, и как да получите копие от тях.
10. Срокове на съхранение
Вашият работодател отговаря за определянето на срока, за който неговите HR записи могат законосъобразно да се съхраняват, като отчита тяхната цел, приложимото трудово и данъчно законодателство и обосновани задържания по правни причини. Настоящите инструменти за изтриване и графици за автоматично изтриване не дават на работодателя пълен контрол над тези решения. Прекратяването на трудовото правоотношение или прекратяването на абонамент само по себе си не изтрива всички записи. Връщането и изтриването на данни при приключване на обработването се уреждат от раздел 13 от DPA. Искането за изтриване на работното пространство на компанията в приложението има 30-дневен срок за отмяна. Закриването на личния акаунт е различна процедура, която действа незабавно и не може да бъде отменена. Незабавно изтриваме данните ви за вход и за сигурност, сесиите, настройките на акаунта, съхранените в приложението искания за поддръжка заедно с техните екранни снимки и разговорите ви с AI асистента. Копието на всяко искане за поддръжка от приложението, достигнало до пощенската ни кутия за поддръжка, се съхранява както останалата кореспонденция с поддръжката, както е описано по-долу. HR записите, които работодателите ви съхраняват за вас, остават в техните работни пространства, докато работодателят не ги изтрие или работното пространство не бъде изтрито. Изтриването от работодател може все пак да остави записи, които законът го задължава да пази, като например регистър на работното време, воден на ваше име, до изтичането на срока им на съхранение или до изтриването на работното пространство. Работно пространство, което вече се изтрива, изтрива записите ви при нощното изпълнение след завършването на окончателното копие на данните му за вашия работодател или при изтриването, ако то настъпи по-рано, така че те са част от всяко окончателно копие, което работодателят ви получава. Копието, което ние съхраняваме, се изтрива заедно с работното пространство. Името, имейл адресът, датата на раждане и телефонният номер в акаунта ви остават съхранени от името на работодателите ви, тъй като техните записи ги използват, и се анонимизират, след като всяко работно пространство, към което сте принадлежали, е изтрило членството ви или е било изтрито. Дотогава имейл адресът остава свързан със закрития акаунт, така че повторната му регистрация или поканването му в което и да е работно пространство се отказва. Пишем на този адрес единствено за да потвърдим искането ви, да ви съобщим решението на работодател, да ви доставим известията, които работодателят ви е длъжен по закон да ви предостави, и да изпратим окончателното копие на данните на работно пространство, когато никой друг собственик на това работно пространство не може да го получи. Ако сте приели нашите правни условия или отказ от отговорност за шаблон от името на работно пространство, при регистрирането му или при изтеглянето на шаблон за политика, записът за това приемане се съхранява за целия срок на съществуване на работното пространство като доказателство по договора, а IP адресът и данните за браузъра, съхранени с него, се премахват след две години или когато данните ви за самоличност бъдат анонимизирани, в зависимост от това кое настъпи първо. Правните данни за компанията, въведени от работно пространство, се съхраняват, докато работното пространство съществува, и се изтриват заедно с него. Копието, записано при приемането на нашето DPA, се съхранява за целия срок на съществуване на работното пространство като доказателство по договора, а имейл адресът за контакт в него се премахва, когато данните за самоличност в PersoHR на съответното лице бъдат анонимизирани. При изтриване на работното пространство съхраняваме неговото наименование, правна форма, регистрационен номер и регистриран адрес заедно със записа за това приемане за срок до седем години като доказателство с кого е сключен договорът. Одитните записи подлежат на планирано съхранение и на отделно съхранение за определени записи под задържане по правни причини; не се обещава съхраняването им за неопределено време. Записите за удостоверяване се съхраняват в съответствие с целта им за сигурност и правилата за изтичане. Съхраняваме записите за фактуриране за изпълнение на приложимите данъчни и счетоводни задължения, а кореспонденцията с поддръжката за обработване на искането и необходимите последващи действия или правни претенции. Тези срокове зависят от записа и от приложимото задължение, а не от единен брой дни или години, предписан от GDPR. Свържете се с нас за критериите за съхранение, приложими за конкретен запис. Данните, които вече не са необходими за законосъобразна цел, се изтриват или анонимизират.
11. Вашите права
Можете да поискате достъп, коригиране, изтриване, ограничаване и, когато е приложимо, преносимост или да възразите срещу обработването съгласно членове 15 до 22 от GDPR. Тези права имат условия и изключения: може да се наложи изискуеми по закон записи да бъдат съхранени, а преносимостта се прилага за предоставени от вас данни, които се обработват по автоматизиран начин на основание съгласие или договор. Можете да оттеглите съгласието си, без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето. Свържете се с работодателя си за искания относно HR данни и с privacy@persohr.eu за обработване, за което сме администратор. Наличните инструменти в акаунта и HR инструментите могат да помогнат, но не всяко право или запис е изцяло обхванат от самообслужването. Можете да закриете личния си акаунт в приложението. Закриването му изтрива данните ви за вход и останалите данни на акаунта, изброени в раздел 10, и препраща искането ви за изтриване до всяко работно пространство, към което принадлежите, тъй като всеки работодател е администратор на своите HR записи и решава дали да ги изтрие или да ги запази. Потвърждаваме искането ви по имейл и ви пишем отново, когато работодател впише решението си или когато записите ви бъдат изтрити, защото работно пространство се изтрива. Ако работодател запази записите ви, акаунтът ви остава закрит. Работодател може да ви покани наново едва след като всяко работно пространство, към което сте принадлежали, е изтрило членството ви или е било изтрито. Експортирайте данните на акаунта си, преди да го закриете, тъй като за експорта трябва да сте влезли в акаунта. Ако сте единственият собственик на работно пространство, което не се изтрива, закриването на акаунта ви прави собственик най-дълго работещия му активен HR администратор. Ако работното пространство няма активен HR администратор, акаунтът ви не може да бъде закрит, докато работното пространство няма друг активен собственик или активен HR администратор или докато работното пространство не започне да се изтрива. След закриването изпращайте корекции на името, имейл адреса, датата на раждане или телефонния номер на privacy@persohr.eu. Препращаме искането до всеки работодател, който съхранява запис за вас, и извършваме корекцията по негово указание. Отговорният администратор трябва да отговори без ненужно забавяне и в срок от един месец; допустимото удължаване с до два допълнителни месеца трябва да бъде обяснено в рамките на първия месец. Можете да подадете жалба до надзорен орган или да потърсите защита по съдебен ред, ако искането бъде отказано.
12. Автоматизирано вземане на решения
AI функциите на PersoHR подпомагат потребителите при HR задачи. Клиентите трябва да преглеждат резултатите, преди да разчитат на тях, и не трябва да ги използват като единствено или решаващо основание за съществени решения, свързани със заетостта, както е предвидено в Общите условия. Това е изискване към използването, а не твърдение, че всеки работен процес технически налага одобрение от човек. Услугата изпълнява и HR работни процеси, основани на правила, включително изчисления на балансите на отпуските, уведомления за прехвърляне и изтичане или запазване на прехвърлен отпуск. Тези функции могат да засегнат записаните права на отпуск. Вашият работодател отговаря за обясняването на приложимите правила и на всяко автоматизирано вземане на решения или профилиране, което извършва, за преценката дали използването им попада в обхвата на член 22 от GDPR и за осигуряването на изискваните гаранции и възможност за оспорване на решение. За AI функциите трябва да се взема предвид и приложимото законодателство в областта на изкуствения интелект.
13. Сигурност на обработването
Защитите в приложението включват достъп въз основа на роли, контроли в рамките на наемателя, удостоверяване без парола, токени с ограничен срок на валидност, изисквания за двуфакторно удостоверяване за привилегировани роли, криптиране на избрани чувствителни полета и одитни записи за поддържаните действия. Приложението за сигурност на адрес /legal/security обяснява техния обхват. Тези функции подпомагат изпълнението на задължението ни да поддържаме сигурност, съобразена с риска от обработването; те не представляват гаранция, че не могат да възникнат инциденти.
14. Уведомяване при нарушение на сигурността на данните
Когато обработваме HR данни за работодател, уведомяваме този администратор без ненужно забавяне, след като узнаем за нарушение на сигурността на личните данни, и му съдействаме при реагирането. За обработването, за което сме администратор, уведомяваме компетентния надзорен орган без ненужно забавяне и, когато е осъществимо, в срок до 72 часа, освен ако не е вероятно нарушението да породи риск за правата и свободите на физическите лица. Когато това се изисква съгласно член 34 от GDPR, съобщаваме и на засегнатите лица без ненужно забавяне за нарушение, което е вероятно да породи висок риск.
15. Бисквитки и подобни технологии
PersoHR използва хранилище в браузъра за вход, езикови предпочитания, започнати работни процеси и настройки на интерфейса. Бисквитката с токена за опресняване е HttpOnly, така че JavaScript на страницата не може да я чете; това не предотвратява всички последици от атака с инжектиране на скрипт. Маркетинговият сайт използва езикова бисквитка и анализи без бисквитки на Plausible. Анализите в браузъра обхващат страниците на публичния уебсайт и публичните страници на приложението за удостоверяване и правна информация. Прегледите на страници от работни пространства с удостоверяване не се изпращат. Когато е активиран, бекендът изпраща и събития за поръчка и плащане с план, цикъл на фактуриране, сума и, при поръчката, държава на компанията; съдържанието на тези събития не включва имена, имейл адреси или идентификатори на наематели. Stripe може да използва собствени бисквитки по време на плащането. Вижте /legal/cookies за описа и целите. Дали дадена операция по съхранение изисква съгласие, зависи от нейната цел и приложимите правила; само фактът, че е собствена (first-party) или без бисквитки, не установява правно изключение.
16. Заявки за поддръжка
Когато използвате формата за контакт в приложението или пишете на support@persohr.eu, вашето съобщение и всяка прикачена екранна снимка достигат до нашия екип по поддръжка. Формата в приложението включва и контекст, като вашата компания, план, име, имейл и текуща страница, за да се улесни проучването на искането. Избягвайте да включвате несвързани лични данни в съобщенията или екранните снимки. Формата за контакт на уебсайта обработва вашето име, имейл, незадължително наименование на компания и съобщение и ни ги изпраща по имейл. Тя използва ограничаване на честотата на заявките въз основа на IP адреса, за да предотврати злоупотреби. Доставянето и произтичащата кореспонденция в пощенската кутия включват конфигурираните от нас имейл услуги. Съхраняваме кореспонденцията за разрешаване на искането и необходимите последващи действия, при спазване на приложимите законови задължения или претенции. Когато закриете личния си акаунт, приложението изтрива исканията, които сте изпратили чрез формата в приложението, и техните екранни снимки. Копието, което всяко искане е изпратило до пощенската ни кутия за поддръжка, се съхранява както останалата кореспонденция.
17. Право на подаване на жалба
Без да се засягат други средства за защита, имате право да подадете жалба до надзорен орган, по-специално в държавата членка на ЕС, в която е обичайното ви местопребиваване, мястото ви на работа или мястото на предполагаемото нарушение, ако считате, че обработването на личните ви данни от нас нарушава GDPR. Надзорният орган в Кипър, където е установено Labb Holding Ltd, е Службата на комисаря по защита на личните данни в Кипър (www.dataprotection.gov.cy). Списък на всички национални надзорни органи е публикуван от Европейския комитет по защита на данните на edpb.europa.eu.
18. Промени в настоящата политика
Можем да актуализираме настоящата политика, за да отразим промени в услугата, приложимото право или нашите дейности по обработване. Съществените промени се съобщават на собственика на акаунта по имейл най-малко 30 дни преди влизането им в сила. Версията и датата на последна актуализация са посочени в началото на настоящия документ; всяка отделна бъдеща дата на влизане в сила се посочва в уведомлението за промяната. Когато действаме като администратор, информираме и засегнатите лица за съществени промени, както изисква приложимото право. Уведомлението за поверителност обяснява обработването; запознаването с него само по себе си не представлява съгласие и не е отказ от права за защита на данните. Предишната версия остава достъпна при поискване на privacy@persohr.eu.
19. Контакт
За запитвания, свързани с поверителността, моля, пишете на privacy@persohr.eu или на адрес Labb Holding Ltd, Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cyprus. Можете също да се свържете с администратора на вашата компания по въпроси, свързани с данни, контролирани от вашия работодател. За искания за упражняване на права по GDPR относно обработване, за което сме администратор, се прилагат сроковете за отговор и допустимите удължавания по раздел 11.