Pogoji storitve

1. Uvodne določbe in pogodbeni stranki

Ti Pogoji storitve ("Pogoji") urejajo uporabo storitve za upravljanje človeških virov PersoHR ("Storitev"), ki jo zagotavlja Labb Holding Ltd, ciprska zasebna družba z omejeno odgovornostjo s sedežem na naslovu Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Ciper, registrirana pod številko HE 424230 ("PersoHR", "mi", "nas"). Storitev se ponuja samo poslovnim in profesionalnim strankam. Z registracijo delovnega prostora podjetja ali z drugačnim izrecnim sprejetjem teh Pogojev v imenu Stranke stranka ("vi", "Stranka") potrjuje, da deluje v okviru svoje pridobitne, poslovne, obrtne ali poklicne dejavnosti in ne kot potrošnik, da je oseba, ki sprejema te Pogoje, pooblaščena zavezovati Stranko, ter da Stranka s PersoHR sklene zavezujočo pogodbo, ki jo sestavljajo ti Pogoji, Pogodba o obdelavi podatkov na /legal/dpa ter vsaka naročilnica ali ponudba, ki se sklicuje na te Pogoje. Če je ponudba ali naročilnica v nasprotju s temi Pogoji, ima ta ponudba ali naročilnica prednost glede postavk, ki jih izrecno ureja. Politika zasebnosti na /legal/privacy pojasnjuje obdelavo osebnih podatkov; seznanitev z njo ne pomeni privolitve v vsako dejavnost obdelave. Morebitni odstopajoči pogoji Stranke se ne uporabljajo, razen če se z njimi pisno strinjamo.

2. Račun, preizkusno obdobje in sklenitev pogodbe

Stranka dostopa do Storitve prek delovnega prostora podjetja in osebnih računov pooblaščenih uporabnikov. Z registracijo delovnega prostora podjetja Stranka poda zavezujočo ponudbo za sklenitev pogodbe; to ponudbo sprejmemo z aktivacijo delovnega prostora. Nove stranke prejmejo brezplačno 30-dnevno preizkusno obdobje, v katerem je Storitev brez plačila na voljo za preizkus. Vsaka stranka je upravičena do enega preizkusnega obdobja. Če preizkusno obdobje poteče brez plačljive naročnine, delovni prostor nadaljuje v Brezplačnem paketu, če število njegovih aktivnih zaposlenih ne presega omejitve tega paketa. V nasprotnem primeru običajni dostop do delovnega prostora preide v način samo za branje. Funkcije v preizkusnem obdobju so odvisne od preizkusnega paketa, ki je bil dan na voljo Stranki. Plačljiva pogodba se sklene bodisi z izbiro paketa in vnosom plačilnih podatkov v računu bodisi s sprejemom ponudbe, ki jo pošljemo po e-pošti. Stranka je odgovorna za točnost podatkov, navedenih ob registraciji.

3. Obseg Storitve

Funkcionalnosti Storitve so odvisne od izbranega paketa in od dodatnih modulov, ki jih omogoči Stranka. Aktualni funkcionalni opis je na voljo na persohr.eu in v aplikaciji. Ponudimo lahko integracije s sistemi tretjih oseb prek API-jev ("Integracije"); integracije, označene kot integracije tretjih oseb, zagotavlja tretja oseba, ki jih upravlja, in zanje izključno odgovarja. Funkcije lahko spremenimo, dodamo ali odstranimo, zlasti kadar to zahteva zakon, odvisnost od tretje osebe ali odprava varnostnih ranljivosti, pod pogojem, da taka sprememba bistveno ne zmanjša dogovorjene funkcionalnosti. Stranka lahko kadar koli preide na višji paket ali zamenja paket; prehodi na nižji paket začnejo veljati na naslednji datum podaljšanja.

4. Razpoložljivost

Storitev zagotavljamo s ciljno mesečno razpoložljivostjo 99,5 %, merjeno na zunanji vstopni točki Storitve, pri čemer so izključeni (a) načrtovana vzdrževalna okna, (b) okoliščine zunaj našega razumnega nadzora (višja sila, izpadi omrežij tretjih oseb, napadi za zavrnitev storitve ipd.), (c) težave, ki jih povzroči Stranka, in (d) težave, ki izhajajo iz Integracij tretjih oseb, ki jih upravljajo drugi ponudniki. Načrtovano vzdrževanje se načrtuje zunaj časa 09:00–18:00 CET od ponedeljka do petka. O pomembnem vzdrževanju bomo razumno vnaprej obvestili z obvestilom v aplikaciji ali po e-pošti.

5. Odgovornosti Stranke

Stranka je odgovorna za: (a) točnost in zakonitost podatkov, naloženih v Storitev ali ustvarjenih v njej; (b) zagotovitev ustrezne pravne podlage po GDPR za obdelavo osebnih podatkov svojih zaposlenih in drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, prek Storitve; (c) varno upravljanje uporabniških računov in poverilnic, izdanih njenemu osebju, vključno s tem, da se računi ne delijo in da se uporablja močno preverjanje pristnosti; (d) vzdrževanje delujoče internetne povezave ter podprtega in posodobljenega brskalnika; (e) nastavitev svojega računa, vključno z vlogami in dovoljenji, v skladu s svojo notranjo varnostno politiko; (f) obveščanje nas brez nepotrebnega odlašanja o vsaki dejanski ali domnevni zlorabi, varnostnem incidentu ali težavi z varstvom podatkov, ki vpliva na njen račun. Stranka je odgovorna za vsebino, ki jo zagotovi, in za svoje dolžnosti upravljavca, vključno z obvestili zaposlenim, zakonitimi navodili glede hrambe in morebitnim zahtevanim posvetovanjem s predstavniki zaposlenih. To ne odpravlja lastnih pogodbenih ali zakonskih dolžnosti družbe PersoHR. Storitev in njene predloge so v pomoč pri kadrovski administraciji; ne nadomeščajo svetovanja glede delovnopravnih, plačnih, davčnih ali drugih pravnih obveznosti Stranke v vsaki veljavni jurisdikciji.

6. Podelitev pravic

Pod pogojem plačila veljavnih pristojbin in spoštovanja teh Pogojev Stranki podeljujemo neizključno in neprenosljivo pravico do uporabe Storitve, brez pravice do podlicenciranja, za njeno notranje kadrovsko poslovanje v času trajanja pogodbe. Stranka lahko omogoči dostop svojim zaposlenim, pogodbenim izvajalcem in pooblaščenim svetovalcem (pod pogojem, da jih zavezujejo enakovredne obveznosti varovanja zaupnosti), ne sme pa Storitve preprodajati, podlicencirati, deliti po načelu časovne delitve (time-sharing) ali je komercialno izkoriščati. Vse pravice intelektualne lastnine na Storitvi pridržimo zase. Anonimizirane in združene podatke o uporabi, ki ne identificirajo Stranke ali katerega koli posameznika, lahko uporabljamo za spremljanje, zavarovanje in izboljševanje Storitve.

7. Trajanje in prenehanje

Naročnine trajajo za obdobje, izbrano ob nakupu, mesečno ali letno. Mesečne naročnine se samodejno podaljšajo ob koncu vsakega obračunskega meseca in jih je mogoče kadar koli preklicati, pri čemer preklic začne veljati ob koncu tekočega obračunskega obdobja. Letne naročnine se samodejno podaljšajo za nadaljnja letna obdobja, razen če je podaljšanje preklicano pred datumom podaljšanja. Preklic začne veljati ob koncu tekočega plačanega obračunskega obdobja. Preklic se izvede v aplikaciji prek Nastavitve → Obračunavanje ali s sporočilom po e-pošti na support@persohr.eu. Vsaka pogodbena stranka lahko pogodbo iz utemeljenega razloga odpove s takojšnjim učinkom s pisnim obvestilom, če druga pogodbena stranka bistveno krši pogodbo in kršitve ne odpravi v 30 dneh od pisnega obvestila, ali v primeru postopka zaradi insolventnosti zoper drugo pogodbeno stranko. Ko plačljiva naročnina preneha, delovni prostor nadaljuje v Brezplačnem paketu, če število njegovih aktivnih zaposlenih ne presega omejitve tega paketa; v nasprotnem primeru se običajni dostop do delovnega prostora blokira (glej 8. člen). Stranka naj potrebne zapise izvozi pred tem datumom in se glede morebitnega nadaljnjega vračila ali izbrisa podatkov v skladu s 13. členom Pogodbe o obdelavi podatkov obrne na podporo. Sama ustavitev podaljševanja ne pomeni zahteve za izbris računa. Že plačane pristojbine se ne vračajo zgolj zato, ker Stranka preneha uporabljati Storitev pred koncem plačanega obdobja, brez poseganja v kogentne pravice ali izrecno pravico do vračila, določeno v pogodbi.

8. Plačilni pogoji

Pristojbine so navedene na strani s cenami ali v veljavni naročilnici, v EUR, in ne vključujejo DDV ter drugih veljavnih davkov, ki se prištejejo po veljavni stopnji. Stranka je odgovorna za posredovanje točnih podatkov za obračun, vključno s svojim uradnim nazivom, naslovom registriranega sedeža in, kadar je to primerno, veljavno identifikacijsko številko za DDV v EU. Obravnava DDV je odvisna od statusa stranke, kraja opravljanja storitve in veljavnih davčnih pravil. Obrnjena davčna obveznost se uporabi, kadar so izpolnjeni njeni zakonski pogoji. Pri nakupu se za izračun veljavne obravnave uporabijo posredovani podatki za obračun in davčni podatki; Stranka naj se v primeru nepravilnega računa obrne na nas. Mesečne naročnine se zaračunajo vnaprej na začetku vsakega obračunskega meseca; letne naročnine se zaračunajo vnaprej za celotno letno obdobje. Plačilo obdeluje Stripe; z vnosom plačilnih podatkov nas Stranka pooblašča, da ob vsakem podaljšanju bremenimo izbrano plačilno sredstvo. Paketi imajo omejitve števila zaposlenih. Prehod na višji paket lahko začne veljati takoj in zahteva dodatno plačilo; prehodi na nižji paket se načrtujejo za datum podaljšanja. Stranka mora pred potrditvijo spremembe paketa preveriti prikazani znesek in časovni potek. Cenike lahko spremenimo enkrat na koledarsko leto z vsaj štiritedenskim pisnim obvestilom; če zvišanje cene presega 5 % prejšnje cene, lahko Stranka v štirih tednih od obvestila ugovarja, v tem primeru se pogodba nadaljuje po prejšnji ceni do naslednjega podaljšanja, ko se pogodbeni stranki lahko bodisi dogovorita o novi ceni bodisi pogodbo odpovesta. Običajni dostop do delovnega prostora je samo za branje, dokler je naročnina v zamudi s plačilom, in blokiran, dokler je naročnina neplačana. Ko plačljiva naročnina preneha zaradi preklica ali nadaljnjega neplačevanja, delovni prostor nadaljuje v Brezplačnem paketu, če število njegovih aktivnih zaposlenih ne presega omejitve tega paketa. V nasprotnem primeru se običajni dostop blokira. Obračunavanje ter možnosti za ponovno vzpostavitev dostopa in pridobitev podatkov so še naprej odvisni od njihovih ločenih dovoljenj. Če potrebujete pomoč pri ureditvi plačila ali pridobitvi podatkov, se obrnite na podporo.

9. Jamstvo in napake

Jamčimo, da Storitev v času trajanja naročnine v bistvenem ustreza objavljenemu funkcionalnemu opisu in nima bistvenih napak, ki bi preprečevale njeno uporabo za predvideni namen. Stranka mora napake prijaviti brez nepotrebnega odlašanja in navesti razumne podrobnosti, ki omogočajo diagnozo. Vložili bomo razumna prizadevanja, da prijavljene napake odpravimo v razumnem roku, pri čemer je ciljni odzivni čas štiri ure za popolne izpade, prijavljene v času delovanja podpore, in en delovni dan za druge napake. Dokler se razvija trajna rešitev, se lahko uporabijo začasne rešitve. Kadar se Storitev zagotavlja brezplačno (na primer v preizkusnem obdobju ali v Brezplačnem paketu), je naša odgovornost za napake omejena na primere goljufivega namena; primeri neomejene odgovornosti iz 10. člena ostanejo nespremenjeni.

10. Omejitev odgovornosti

Neomejeno odgovarjamo za škodo, povzročeno naklepno ali iz hude malomarnosti, za škodo na življenju, telesu ali zdravju, za kršitve izrecnih pisnih garancij, za zahtevke iz odgovornosti za proizvode po veljavni zakonodaji in za vsako odgovornost, ki je ni mogoče izključiti ali omejiti s kogentnimi predpisi. Za škodo, povzročeno z navadno malomarnostjo, odgovarjamo le za kršitev bistvenih pogodbenih obveznosti (tj. obveznosti, katerih izpolnitev sploh omogoča pravilno izvedbo pogodbe in na izpolnitev katerih se Stranka redno zanaša); v teh primerih je naša odgovornost dodatno omejena na predvidljivo škodo, značilno za to vrsto pogodbe, za katero se pogodbeni stranki dogovorita, da je v vsakem primeru omejena na skupni znesek pristojbin, ki jih je Stranka plačala v dvanajstih mesecih pred dogodkom, ki je povzročil zahtevek. Odgovornost za navadno malomarnost v zvezi z nebistvenimi obveznostmi je izključena. Enake omejitve veljajo za zahtevke zoper naše zaposlene, zastopnike in podizvajalce.

11. Varstvo podatkov in zaupnost

Za osebne podatke, ki jih Stranka naloži v Storitev, nastopamo kot obdelovalec. Pogodba o obdelavi podatkov na /legal/dpa je s sklicevanjem vključena v te Pogoje in je sestavni del pogodbe. Vsaka pogodbena stranka bo varovala zaupnost zaupnih informacij druge pogodbene stranke, jih uporabljala le za namene pogodbe in jih varovala z vsaj enako skrbnostjo, kot jo uporablja za lastne zaupne informacije podobne občutljivosti. Obveznost varovanja zaupnosti velja še pet let po prenehanju pogodbe. Obveznosti, ki varujejo hranjene osebne podatke, veljajo, dokler se ti podatki hranijo, vključno s primeri, ko velja daljša zakonska obveznost.

12. Funkcije UI in sprejemljiva uporaba

Deli Storitve uporabljajo generativno UI za pomoč pri kadrovskih delovnih procesih (na primer ustvarjanje vsebine v čarovniku za nastavitev, ustvarjanje načrtov uvajanja, analiza dokumentov, priprava osnutkov ocen delovne uspešnosti, priprava osnutkov priporočilnih pisem, zahtevani prevodi besedil in klepetalni pomočnik v izdelku). Izhode ustvari jezikovni model in so zgolj v pomoč. Stranka mora vsak izhod pregledati, sprejeti, urediti ali zavrniti, preden se nanj zanese. Stranka ne sme uporabiti nobenega izhoda, pripravljenega s pomočjo UI, kot edine ali odločilne podlage za odločitve o zaposlitvi, odpustitvi, napredovanju, plačilu, za disciplinske ali podobno pomembne odločitve v zvezi z zaposlitvijo ali za katero koli odločitev, ki ima pravne učinke na zaposlenega ali nanj podobno pomembno vpliva v smislu člena 22 GDPR. Stranka ostaja upravljavec osebnih podatkov, ki jih posreduje funkcijam UI, in je odgovorna za zakonitost svojih pozivov in vnosov. Posebne vrste osebnih podatkov v smislu člena 9 GDPR (vključno s podatki o zdravju, veri, etnični pripadnosti, članstvu v sindikatu, spolnem življenju ali spolni usmerjenosti) in osebni podatki v zvezi s kazenskimi obsodbami v smislu člena 10 GDPR se ne smejo vnašati v funkcije UI, razen če ima Stranka izrecno pravno podlago in je ustrezni modul dokumentiran kot modul, ki podpira to vrsto podatkov. Funkcije UI med izvajanjem uporabljajo Mistral AI. Seznam podobdelovalcev opisuje ponudnika in zadevne vrste podatkov, vključno s kontekstom, ki ga sestavi funkcija, in vsebino predloženih dokumentov. Kraji obdelave, nadaljnji ponudniki in hramba so odvisni od veljavne ureditve storitve; Stranka lahko pred omogočanjem UI za osebne podatke zahteva ustrezne informacije. Izhodi UI so lahko netočni, nepopolni ali pristranski, vključno z izmišljenimi ocenami v osnutku priporočilnega pisma. Stranka je odgovorna za preverjanje dejanske podlage in zakonitosti svojih odločitev. Družba PersoHR ostaja odgovorna za svoje veljavne pogodbene in zakonske obveznosti. Človeški pregled sam po sebi ne določa, ali funkcija spada pod določbe o visokem tveganju veljavne zakonodaje o UI.

Stranka Storitve ne sme uporabljati za shranjevanje ali deljenje vsebine, ki je nezakonita ali krši pravice drugih. Vsebine, ki jo Stranke shranjujejo, ne spremljamo in za njeno moderiranje ne uporabljamo nobenih avtomatiziranih orodij. Vsakdo nas lahko obvesti o vsebini v Storitvi, za katero meni, da je nezakonita, tako da piše na support@persohr.eu ter navede natančno lokacijo vsebine, razloge in izjavo, da je prijava po njegovem najboljšem vedenju točna in popolna, skupaj s svojim imenom in e-poštnim naslovom, razen če se prijava nanaša na spolno zlorabo ali spolno izkoriščanje otrok, na primer posnetke zlorabe ali pridobivanje otroka za spolne namene (kazniva dejanja iz členov 3 do 7 Direktive 2011/93/EU). E-poštni naslov potrebujemo, da potrdimo prejem in osebo seznanimo z našo odločitvijo. Potrdimo prejem, vsako prijavo pregledamo posamično in osebo, ki nas je obvestila, seznanimo s tem, kako smo odločili, tudi kadar ne ukrepamo, ter kako je mogoče odločitev izpodbijati. Kadar omejimo dostop do vsebine, ker je nezakonita ali krši te Pogoje, osebe, na katere se odločitev nanaša, seznanimo s tem, kako smo odločili, zakaj in kako lahko odločitev izpodbijajo, razen če to preprečuje zakon. Odločitev je mogoče izpodbijati tako, da se nanjo odgovori. Naslov support@persohr.eu je tudi naša kontaktna točka za organe in uporabnike v skladu z Aktom o digitalnih storitvah. Organi nam lahko pišejo v grščini, angleščini ali nemščini.

13. Predloge

Storitev lahko zagotavlja predloge dokumentov, na primer predloge internih delovnih pravilnikov, pripravljene za posamezno državo, in drugo vnaprej pripravljeno vsebino (skupaj "Predloge"). Predloge so splošna izhodišča, pripravljena za običajne okoliščine. Niso pravni nasvet in ne upoštevajo posebnega položaja Stranke.

Kadar navedemo, da je Predlogo pregledala odvetniška družba ali drug svetovalec, ta navedba opisuje opravljeni pregled. Zajema le navedeno različico in datum, po zakonodaji, veljavni na ta datum, in ne pomeni garancije, da je Predloga ali dokument, ki temelji na njej, primeren za Stranko. Pregled je bil opravljen za nas. Ne zajema nobene različice, ki jo Stranka izpolni ali spremeni, in tega svetovalca ne naredi za svetovalca Stranke.

Ko Stranka Predlogo izpolni, prilagodi ali sprejme, je nastali dokument lasten dokument Stranke in Stranka je odgovorna za njegovo vsebino in za način njegove uporabe. Stranka odloči, ali je treba Predlogo pred sprejetjem prilagoditi, zlasti kadar veljavna kolektivna pogodba vsebuje posebne določbe o področju, ki ga Predloga ureja, kadar Stranka uporablja ureditve delovnega časa, kot so izmensko delo, neenakomerni urniki ali pripravljenost za delo, ali kadar se njeni notranji postopki, orodja ali načini komuniciranja razlikujejo od tistih, ki jih opisuje Predloga. Stranka je odgovorna tudi za morebitno posvetovanje s predstavniki zaposlenih ali njihovo sodelovanje, ki se uporablja pred sprejetjem.

Ob upoštevanju naših obveznosti iz 3. in 9. člena lahko Predlogo posodobimo, nadomestimo ali umaknemo, na primer po spremembi zakonodaje ali uradnih smernic. To ne spremeni dokumenta, ki ga je Stranka že sprejela. Vse pravice na Predlogah pridržimo zase. V času trajanja pogodbe lahko Stranka Predloge uporablja, kopira in prilagaja za lastne notranje namene. Dokument, ki ga je Stranka sprejela, je njen lasten dokument in Stranka ga lahko hrani, uporablja in deli kot kateri koli svoj dokument, tudi po prenehanju pogodbe.

Izvozi, ki jih Storitev pripravi za tretjo osebo, na primer za izvajalca obračuna plač ali javni organ, odražajo podatke, zabeležene v Storitvi. Stranka pred tem, ko se na izvoz zanese, preveri, ali izpolnjuje zahteve prejemnika in morebitne pravne zahteve, ki zanj veljajo.

Za vsak program, prek katerega stranke svojo vsebino dajejo na voljo drugim strankam ali uporabljajo vsebino, ki so jo na voljo dale druge stranke, bodo veljali ločeni pogoji, ki se uporabljajo, ko Stranka v njem sodeluje.

Za Predloge in njihovo uporabo se uporablja 10. člen. Niti Predloga niti navedba, da jo je pregledal svetovalec, ni izrecna pisna garancija v smislu 10. člena.

14. Spremembe

Te Pogoje lahko spremenimo z vsaj štiritedenskim pisnim obvestilom (v aplikaciji ali po e-pošti) pred začetkom veljavnosti spremembe. Obvestilo bo navajalo spremembo, rok za ugovor in posledice ugovora. Če Stranka v dveh tednih od obvestila pisno ne ugovarja, se šteje, da je spremembo sprejela. Če Stranka ugovarja, se pogodba nadaljuje pod prejšnjimi Pogoji; v tem primeru lahko pogodbo odpovemo z enomesečnim pisnim odpovednim rokom. Storitev lahko spremenimo tudi zaradi uskladitve z zakonom, odpravljanja varnostnih težav, upoštevanja sprememb v odvisnostih od tretjih oseb ali kadar je sprememba za Stranko bistveno ugodna. Spremembe cen ureja izključno 8. člen.

15. Končne določbe

Za te Pogoje se uporablja pravo Republike Ciper, z izključitvijo njegovih kolizijskih pravil in Konvencije Združenih narodov o pogodbah o mednarodni prodaji blaga. Za vse spore, ki izhajajo iz teh Pogojev ali so z njimi povezani, so izključno pristojna sodišča v Pafosu na Cipru, brez poseganja v morebitno kogentno pristojnost za varstvo potrošnikov po pravu EU. Obvestila po teh Pogojih se podajo pisno ali po e-pošti. Če je katera koli določba teh Pogojev neveljavna, nezakonita ali neizvršljiva ali to postane, to ne vpliva na preostale določbe, pogodbeni stranki pa bosta neveljavno določbo nadomestili z veljavno določbo, katere gospodarski učinek je čim bližji izvirni določbi. V primeru neskladja ima angleška različica teh Pogojev prednost pred katerim koli prevodom.