VARNOST
Tehnični in organizacijski ukrepi
Priloga k Pogodbi o obdelavi podatkov. Varnostni ukrepi po členu 32 GDPR, ki se uporabljajo za PersoHR.
Ta stran je priloga o tehničnih in organizacijskih ukrepih („TOU“), na katero se sklicuje razdelek 7 Pogodbe o obdelavi podatkov na /legal/dpa. Spodaj navedeni ukrepi so trenutno veljavni; občasno se lahko posodobijo, pod pogojem, da nobena posodobitev bistveno ne zniža splošne ravni varnosti.
1. Gostovanje in hramba podatkov v EU
Osnovna kadrovska aplikacija za podatkovno bazo in shranjevanje datotek uporablja infrastrukturo Hetzner. Ponudniki storitev podpirajo tudi funkcije umetne inteligence, e-pošto, varnostne SMS-e, obračunavanje in analitiko javnih strani. Seznam na /legal/sub-processors opisuje vlogo in ureditev obdelave za vsakega ponudnika. Integracije, ki jih omogoči stranka, lahko pošiljajo podatke ponudniku, ki ga izbere stranka. Gostovanja osnovnih evidenc v EU ne bi smeli razumeti kot izjave, da vsaka povezana storitev ali prejemnik obdeluje podatke izključno v EU.
2. Nadzor dostopa in avtentikacija
Avtentikacija strank uporablja e-poštne povezave brez gesla. Žetoni čarobnih povezav in žetoni za osvežitev so shranjeni kot zgoščene vrednosti; čarobne povezave so za enkratno uporabo in potečejo. Dvostopenjska avtentikacija TOTP je obvezna za vlogi Lastnik in HR administrator. Mehanizmi za obnovitev so predmet ločenih varnostnih preverjanj. Žetoni za dostop so časovno omejeni, žetoni za osvežitev pa se dostavljajo s piškotki HttpOnly s produkcijskimi varnostnimi atributi. Vloge v aplikaciji so Lastnik, HR administrator, Vodja in Zaposleni; preverjanja na ravni storitve dodatno omejujejo dostop do ustreznih evidenc. Ti ukrepi ne pomenijo trditve o strojnih ključih ali operativnih pregledih dostopa v produkcijski infrastrukturi.
3. Ločevanje najemnikov
Kadrovske evidence podjetja so omejene na najemnika, pri čemer nadzor dostopa na ravni repozitorija in storitve uporablja delovni prostor s prijavo. Globalne uporabniške identitete lahko pripadajo več delovnim prostorom in se obravnavajo ločeno od kadrovskih članstev pri najemnikih. Identifikatorji evidenc sami po sebi ne dajejo dostopa; pooblastitev je odvisna od prijavljenega uporabnika, delovnega prostora, vloge in veljavnih preverjanj razmerij. Filtri najemnikov so en del tega nadzora in ne nadomeščajo preverjanja vsake poti dostopa.
4. Šifriranje
Aplikacija uporablja AES-256-GCM za izbrane občutljive vrednosti, vključno s skrivnostmi TOTP ter podprtimi bančnimi, davčnimi identifikatorji in identifikatorji socialnega zavarovanja za obračun plač. Gre za zaščito na ravni polj, kar ne pomeni, da ima vsako polje s plačo, dokumentom ali zdravstvenimi podatki ločeno plast šifriranja na ravni aplikacije. Promet med aplikacijo in podatkovno bazo ostane znotraj istega strežnika, vsaka javna povezava pa uporablja TLS. Varnostne kopije so shranjene šifrirano, medtem ko nosilec podatkovne baze in shramba dokumentov nimata šifriranja na ravni shranjevanja. Ta priloga ne navaja določene šifre za shranjevanje ali različice TLS za vsako uvedeno končno točko brez ustrezne operativne evidence.
5. Beleženje, spremljanje in revizija
Revizijski zapisi beležijo podprta dejanja, kot so spremembe, izvozi in zahteve za izbris, s podatki o izvajalcu, dejanju, sklicu na evidenco in času. Zanje veljajo nadzor dostopa, načrtovana hramba in posebna pravila o zakonskem zadržanju. To ni zaveza, da se beleži vsako branje ali hrani nespremenljiva, neomejena zgodovina. Operativni in varnostni dnevniki podpirajo preiskave in delovanje storitve; njihova vsebina, dostop in hramba morajo biti omejeni na namen. Identifikatorji uporabnikov in evidenc so lahko sami po sebi osebni podatki.
6. Varnostne kopije in obnovitev po nesreči
Ustrezni ukrepi za razpoložljivost in obnovitev so del obveznosti Obdelovalca po členu 32 GDPR. Urniki varnostnih kopij infrastrukture, hramba, šifriranje in testiranje obnovitve morajo biti za uvedeno storitev dokumentirani in vzdrževani. Za trenutna operativna dokazila in morebitne dogovorjene cilje obnovitve se obrnite na nas. Izvozi podatkov iz aplikacije ne nadomeščajo varnostnih kopij infrastrukture in ta priloga ne pomeni neodvisno preverjenega jamstva glede časa obnovitve.
7. Odzivanje na incidente
Kršitve varstva osebnih podatkov, ki zadevajo podatke upravljavca, se upravljavcu sporočijo brez nepotrebnega odlašanja po seznanitvi, kot je opisano v pogodbi o obdelavi podatkov. Razpoložljiva dejstva, verjetne posledice in odzivni ukrepi se posredujejo in dopolnjujejo, ko preiskava napreduje. Upravljavčev rok za obvestilo nadzornemu organu je ločen od dolžnosti Obdelovalca, da obvesti upravljavca. Preiskava incidentov in korektivni ukrepi morajo varovati zadevne podatke in ohraniti potrebne dokaze.
8. Upravljanje ranljivosti in varen razvoj
Repozitoriji vključujejo avtomatizirane teste in statična preverjanja kakovosti, ki pomagajo odkrivati napake. Ugotovljene varnostne težave je treba oceniti in obravnavati glede na njihovo tveganje. Ta razvojna preverjanja ne izkazujejo, da se vsaka odvisnost pregleda ob vsaki gradnji, da je bilo izvedeno zunanje penetracijsko testiranje ali da ima vsaka funkcija dokončan model groženj. Trenutna dokazila o ocenah lahko zahtevate od nas.
9. Izbris, hramba in prenosljivost
Storitev ponuja postopke izvoza in izbrisa podatkov uporabnikov in zaposlenih ter administrativni izvoz najemnika. Njihov obseg in dovoljenja se razlikujejo. Postopki izbrisa izbrišejo ali anonimizirajo podprte evidence. Ne zagotavljajo splošnega postopka zakonskega zadržanja pod nadzorom delodajalca. Stranka mora oceniti zakonit odziv na posamezno zahtevo. Izbris delovnega prostora podjetja je ločen od prenehanja podaljševanja naročnine in ima po zahtevi v aplikaciji 30-dnevno obdobje za preklic. Izbris osebnega računa je takojšen in sproži tudi izbris povezanih članstev v delovnih prostorih brez ločenega koraka odobritve s strani delodajalca. Za hranjene blokirane evidence delovnega časa trenutno ni namenskega postopka za njihov priklic. Pogodba o obdelavi podatkov ureja vračilo ali izbris ob prenehanju obdelave, vključno z zaščitenimi varnostnimi kopijami in evidencami, ki jih je treba hraniti.
10. Skrbni pregled podobdelovalcev
Seznam ponudnikov na /legal/sub-processors opisuje vloge, lokacije, kategorije podatkov in pogodbe s ponudniki. Obdelovalec mora podobdelovalce angažirati na podlagi pisnih pogojev, ki izpolnjujejo zahteve člena 28 GDPR, ostaja odgovoren za zahtevano zaščito in mora upoštevati postopek pooblastitve, predhodnega obvestila in ugovora iz pogodbe o obdelavi podatkov.
11. Osebje
Osebje, pooblaščeno za obdelavo osebnih podatkov strank, mora biti zavezano k zaupnosti in prejeti dostop, ki ustreza njegovim odgovornostim. Upravljanje dostopa, ozaveščanje o varnosti in postopki ravnanja s podatki so del organizacijskih zaščitnih ukrepov Obdelovalca. Obveznost varovanja hranjenih osebnih podatkov velja tudi po prenehanju sodelovanja ali naročnine.