POLITIKA ZASEBNOSTI
Politika zasebnosti
Kako obdelujemo osebne podatke, vaše pravice v skladu z GDPR in kako jih uveljavljati.
Če vas je delodajalec vnesel v PersoHR
Vaš delodajalec je upravljavec vaših kadrovskih podatkov v PersoHR. Za uveljavljanje vaših pravic po členih 15 do 22 GDPR — dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost, ugovor — se obrnite na delodajalca ali vašega kadrovskega administratorja. PersoHR obdeluje te podatke v imenu vašega delodajalca na podlagi Pogodbe o obdelavi podatkov. PersoHR je upravljavec samo za vaše neposredne interakcije z nami — zaračunavanje, če ste lastnik računa, korespondenco s podporo in javno spletno stran.
1. Uvod
Labb Holding Ltd ("mi", "nas", "naš") upravlja storitev upravljanja HR PersoHR. Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako zbiramo, uporabljamo, delimo in varujemo osebne podatke v povezavi s PersoHR in našim javnim spletnim mestom, v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 ("GDPR") in ciprskim zakonom 125(I)/2018 o njeni uvedbi.
2. Kdo je upravljavec vaših podatkov
Ko uporabljate PersoHR prek svojega delodajalca, je vaš delodajalec upravljavec vaših osebnih podatkov in mi delujemo kot obdelovalec v njegovem imenu na podlagi Pogodbe o obdelavi podatkov (glejte /legal/dpa). Ko se registrirate za PersoHR neposredno (na primer kot lastnik računa med registracijo podjetja), ko nas kontaktirate ali ko uporabljate naše javno spletno mesto, je upravljavec Labb Holding Ltd, ciprska zasebna delniška družba z omejeno odgovornostjo s sedežem na naslovu Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Pafos, Ciper, registrirana pod HE 424230, DDV CY 10424230D, ki jo zastopa edini direktor Michael Delamere. Dosežete nas na privacy@persohr.eu.
3. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov
Nismo imenovali pooblaščene osebe za varstvo podatkov. Člen 37(1) GDPR zahteva pooblaščeno osebo za varstvo podatkov le, kadar obdelavo izvaja javni organ, kadar osnovne dejavnosti vključujejo redno in sistematično spremljanje posameznikov v velikem obsegu ali kadar osnovne dejavnosti vključujejo obsežno obdelavo posebnih kategorij podatkov v skladu s členom 9 ali podatkov o kazenskih obsodbah v skladu s členom 10. Nobeden od teh pogojev se ne nanaša na nas, Ciper pa ni uvedel strožjega nacionalnega praga. Vprašanja v zvezi z zasebnostjo je treba nasloviti na privacy@persohr.eu in jih obravnava vodstvo v rokih, ki jih zahteva člen 12 GDPR.
4. Kategorije osebnih podatkov, ki jih obdelujemo
Identifikacijski in kontaktni podatki: ime, e-pošta, telefon, poštni naslov, profilna fotografija. Podatki o zaposlitvi: naziv delovnega mesta, oddelek, vrsta zaposlitve, datumi začetka in konca, delovni čas, vodja. Podatki o dopustu in odsotnosti: zahtevki za dopust, stanja, državni prazniki. Podatki o plači in pripravi plačilnih list: evidence plač, IBAN kjer je posredovan, davčne in identifikacijske številke socialnega zavarovanja kjer so posredovane. Podatki o uspešnosti in razvoju: cilji, ocene, povratne informacije, evidence usposabljanja. Podatki o zaposlovanju: vloge, življenjepisi, zapiski razgovorov, reference. Vsebina dokumentov: datoteke, ki jih naložite vi ali vaš delodajalec. Podatki o komunikaciji in klepetu znotraj platforme. Podatki za avtentikacijo in varnost: časovne oznake prijave, IP naslovi, prstni odtisi naprav, stanje dvofaktorske avtentikacije. Korespondenca s podporo. Podatki o zaračunavanju, ko ste lastnik računa: ime, naslov za zaračunavanje, identifikacijska številka za DDV, žetoni plačilnih metod (surovi podatki kartice hrani Stripe, ne mi). Ne obdelujemo posebnih kategorij osebnih podatkov v smislu člena 9, razen če se vaš delodajalec odloči, da jih naloži, in je pri tem odgovoren na podlagi lastne pravne podlage.
5. Pravna podlaga za obdelavo
Ko smo mi upravljavec, so naše pravne podlage: (a) izpolnjevanje pogodbe v skladu s členom 6(1)(b) za zagotavljanje naročene storitve lastniku računa; (b) izpolnjevanje pravnih obveznosti v skladu s členom 6(1)(c), zlasti ciprskih pravil o hrambi davčnih in računovodskih evidenc; (c) zakoniti interesi v skladu s členom 6(1)(f) za varnost storitve, preprečevanje zlorab in izboljšanje izdelka, uravnoteženi z vašimi pravicami in svoboščinami. Ko je vaš delodajalec upravljavec, pravno podlago določi vaš delodajalec in je praviloma člen 6(1)(b) (izpolnjevanje pogodbe o zaposlitvi) ali člen 6(1)(c) (izpolnjevanje obveznosti po delovnopravni zakonodaji).
6. Kako uporabljamo vaše podatke
Vaši podatki se uporabljajo izključno za upravljanje HR in delovanje platforme: vodenje evidenc zaposlenih, upravljanje dopustov in odsotnosti, organizacija strukture podjetja, podpora uspešnosti in razvoju, izvajanje rekrutiranja, priprava izvozov plačilnih list, shranjevanje dokumentov, omogočanje interne komunikacije, zaračunavanje, preprečevanje zlorab in varnost. Vaših podatkov ne prodajamo, ne delimo jih z oglaševalskimi omrežji in jih ne uporabljamo za trženje brez vašega ločenega soglasja za vključitev.
7. Funkcije s pomočjo umetne inteligence
PersoHR ponuja izbirne funkcije, podprte z UI, kot so vgrajeni HR pomočnik, predlogi nalog onboardinga, analiza dokumentov in osnutki ocen uspešnosti. Ko so te funkcije omogočene, lahko pozivi, poslani ponudniku UI, vključujejo osebne podatke, potrebne za odgovor na vprašanje. Sklepanje UI zagotavlja Mistral AI s sedežem v Parizu v Franciji na infrastrukturi v Evropski uniji. Vhodi in izhodi se ne uporabljajo za treniranje Mistralovih osnovnih modelov. Sklepanje UI med izvajanjem uporablja izključno Mistral; noben ponudnik UI zunaj EU ne prejme uporabniških pozivov ali izhodov.
8. Podobdelovalci in prejemniki
Za zagotavljanje storitve sodelujemo z majhnim naborom podobdelovalcev. Trenutni seznam, vključno z vlogo, lokacijo in mehanizmom varstva podatkov vsakega podobdelovalca, je objavljen na /legal/sub-processors. Lastnika računa obvestimo vsaj 30 dni pred dodajanjem ali zamenjavo podobdelovalca ter ponudimo pravico do ugovora na razumnih podlagah varstva podatkov.
9. Mednarodni prenosi
Vsa primarna infrastruktura (baza podatkov, shranjevanje datotek, sklepanje umetne inteligence, transakcijska e-pošta) je nameščena znotraj Evropske unije. Edini redni prenos zunaj EU je prenos k Stripe Payments Europe Limited (Irska), z nadaljnjim prenosom k Stripe Inc. v Združenih državah Amerike za namene zaračunavanja in obdelave naročnin. Ta prenos se izvede na podlagi standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije (Sklep 2021/914/EU), dopolnjenih z dodatnimi zaščitnimi ukrepi Stripe. Kopijo ustreznih standardnih pogodbenih klavzul lahko zahtevate po e-pošti na privacy@persohr.eu.
10. Obdobja hrambe
Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, navedene v tej politiki. Evidence aktivnih zaposlenih: za trajanje zaposlitve, kot jo nastavi vaš delodajalec. Evidence prenehanih zaposlenih: vaš delodajalec jih hrani za obdobje, ki ga zahteva lokalna delovna, davčna in zakonodaja o socialnem zavarovanju, praviloma 6 do 10 let; podatke izbrišemo ali anonimiziramo v roku 30 dni po prejemu navodila vašega delodajalca. Evidence dopustov in sledenja časa: hranijo se skupaj z evidenco zaposlenega. Evidence za pripravo plačilnih list: hranijo se skupaj z evidenco zaposlenega in so predmet zakonskega roka hrambe računovodskih evidenc vaše države. Dnevniki avtentikacije in revizijski dnevniki: hranjeni 24 mesecev za varnostne namene in namen odgovornosti ali dlje, če so predmet pravnega zadržanja. Korespondenca s podporo: 12 mesecev po zaključku zahtevka. Evidenca zaračunavanja (računi, metapodatki plačil): 7 let od konca ustreznega davčnega leta, v skladu s ciprsko računovodsko zakonodajo. Podatki najemnika po preklicu naročnine: 30 dni za izvoz v skladu s členom 20, nato izbris. Po preteku veljavnega obdobja se podatki izbrišejo ali nepreklicno anonimizirajo v skladu s členom 17.
11. Vaše pravice
V skladu s členi 15–22 GDPR imate pravico do: (a) dostopa do vaših osebnih podatkov; (b) popravka netočnih podatkov; (c) zahteve za izbris ("pravica do pozabe"); (d) omejitve obdelave; (e) prenosljivosti podatkov — prejema vaših podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki; (f) ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitih interesih; (g) umika soglasja kadar koli, kadar obdelava temelji na soglasju; (h) tega, da ne boste predmet odločitve, ki temelji izključno na avtomatizirani obdelavi in ki ima pravne ali podobno pomembne učinke (glejte razdelek 12). Pravice (a), (b), (c) in (e) lahko uveljavljate samostojno prek orodij GDPR v aplikaciji (Profil → Prenesi moje podatke; Nastavitve → Izbriši podatke). Za vse druge pravice pišite na privacy@persohr.eu ali se obrnite na svojega skrbnika računa. Odgovorili bomo v enem mesecu, z možnostjo podaljšanja za dodatna dva meseca pri zapletenih zahtevkih, v skladu s členom 12(3).
12. Avtomatizirano odločanje
Ne sprejemamo odločitev, ki bi imele pravne ali podobno pomembne učinke na vas in ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi. Funkcije s pomočjo umetne inteligence ustvarjajo predloge, ki jih človeški uporabnik vedno pregleda ter sprejme, uredi ali zavrne, preden se izvede kakršno koli dejanje.
13. Varnost obdelave
Izvajamo tehnične in organizacijske ukrepe, ustrezne tveganju: TLS 1.2 ali višji med prenosom, šifriranje v mirovanju, nadzor dostopa na podlagi vlog z načelom najmanjših privilegijev, celovito beleženje revizijskih sledi, redno pregledovanje ranljivosti, primarno obdelavo podatkov izključno v EU, časovno omejene dostopne žetone, obvezno dvofaktorsko avtentikacijo za privilegirane vloge ter preizkušene postopke varnostnega kopiranja in obnavljanja.
14. Obvestilo o kršitvi varstva podatkov
V primeru kršitve varstva osebnih podatkov, ki vpliva na vaše podatke, pristojni nadzorni organ obvestimo brez nepotrebnega odlašanja in, kadar je izvedljivo, v 72 urah po tem, ko smo izvedeli za kršitev (člen 33 GDPR). Kadar je verjetno, da bo kršitev povzročila visoko tveganje za vaše pravice in svoboščine, vas o tem obvestimo tudi neposredno brez nepotrebnega odlašanja (člen 34 GDPR).
15. Piškotki in podobne tehnologije
Uporabljamo samo nujno potrebne piškotke in enakovredne vnose lokalnega pomnilnika, vse na same-site osnovi z domene persohr.eu. Natančneje: piškotek `persohr_rt` HttpOnly Secure SameSite=Strict refresh-token, ki vas drži prijavljene do 7 dni — vaš brskalnik ga samodejno vrne, vendar JavaScript na strani ne more brati, kar zapre vektor XSS-refresh-token; vnos `persohr-locale` v localStorage, ki si zapomni vašo jezikovno nastavitev; majhno število vnosov localStorage stanja UI (zložena stranska vrstica, zaprti pasici). Avtentikacijo obravnava in-process PersoHR backend (passwordless magic link plus izbirni TOTP); noben zunanji ponudnik identitete ne nastavlja piškotkov na vaši napravi. Stripe med plačilom postavi svoje nujno potrebne piškotke, ko nadgradite naročnino. Uporabljamo Plausible Analytics (gostovan v Estoniji, EU) za štetje obiskov in konverzijskih dogodkov samo na marketinški strani in javnem registracijskem toku. Plausible je brez piškotkov in ne shranjuje IP naslovov v surovi obliki, zato se na vaši napravi ne nastavljajo oglaševalski, retargeting ali piškotki za sledenje družbenih medijev. Strani prijavljene aplikacije se ne sledijo. Ker ne nastavljamo nepotrebnih piškotkov, ni potrebna pasica privolitve po direktivi ePrivacy in ciprskem zakonu 112(I)/2004. Če bomo kdaj uvedli izbirne piškotke, bomo objavili pasico privolitve opt-in, preden bo postavljen kakršen koli nepotreben piškotek.
16. Zahteve za podporo
Ko nas kontaktirate prek kontaktnega obrazca v aplikaciji ali pišete na support@persohr.eu, vaše sporočilo in morebitne priložene posnetke zaslona prejme naša ekipa za podporo, da vam lahko odgovori. Dodamo kontekst, ki nam pomaga hitreje odgovoriti: podjetje, pri katerem ste, vaš paket, vaše ime in e-poštni naslov ter stran, na kateri ste bili. Zahtevo hranimo dovolj dolgo, da rešimo težavo, in dodatno kratko obdobje za nadaljnje ukrepanje, nato jo izbrišemo v 12 mesecih.
17. Pravica do vložitve pritožbe
Brez poseganja v katero koli drugo pravno sredstvo imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, zlasti v državi članici EU vašega običajnega prebivališča, kraja dela ali kraja domnevne kršitve, če menite, da naša obdelava vaših osebnih podatkov krši GDPR. Pristojni nadzorni organ za Labb Holding Ltd je Urad komisarja za varstvo osebnih podatkov na Cipru (www.dataprotection.gov.cy). Seznam vseh nacionalnih nadzornih organov je objavil Evropski odbor za varstvo podatkov na edpb.europa.eu.
18. Spremembe te politike
To politiko lahko posodobimo, da odražamo spremembe storitve, veljavne zakonodaje ali naših dejavnosti obdelave. O bistvenih spremembah obvestimo lastnika računa po e-pošti vsaj 30 dni pred njihovim začetkom veljavnosti. Trenutna različica in datum začetka veljavnosti sta prikazana na vrhu tega dokumenta. Prejšnja različica ostane dostopna na zahtevo na privacy@persohr.eu.
19. Kontakt
Za poizvedbe v zvezi z zasebnostjo nam pišite na privacy@persohr.eu ali po pošti na naslov Labb Holding Ltd, Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Ciper. Za zadeve v zvezi s podatki, ki jih nadzira vaš delodajalec, se lahko obrnete tudi na skrbnika vašega podjetja. Prizadevamo si odgovoriti v enem mesecu od prejema zahteve, v skladu s členom 12(3) GDPR.