Praktični kontrolni seznam za uvajanje novih zaposlenih za delodajalce v EU, ki zajema obdobje od preduvajanja do prvega meseca, vključno z obveznostmi v skladu z GDPR, obvestili o varstvu osebnih podatkov in zahtevami, specifičnimi za posamezne države.
Jasni načrt za uvajanje novih sodelavcev pomaga novemu sodelavcu, da pride pripravljen in ve, kaj mora storiti v nadaljevanju. Uporabite ta seznam za organizacijo najpomembnejših zadev pred prvim delovnim dnem, skozi prvi teden in v prvem mesecu.
Dejstva so bila preverjena 21. septembra 2026. Za vsako zaposlitev preverite nacionalno zakonodajo, pogodbo in morebitne kolektivne pogodbe.
Čas med sprejetjem ponudbe in začetkom dela izkoristite za dodelitev nalog, pripravo dostopa in pojasnitev dogovorov za prvi delovni dan.
Zaposlenim posredujte informacije o varstvu osebnih podatkov v skladu s členom 13, kadar njihove podatke zbirate neposredno. Za informacije, pridobljene iz drugega vira, člen 14 določa ločena pravila glede rokov in izjeme. Obravnavajte naslednje točke, skupaj z vsemi drugimi informacijami, potrebnimi za obdelavo podatkov:
Postopek obdelave podatkov pojasnite v jasnem jeziku. Potrditev prejema obvestila ne zagotavlja pravne podlage za vsako dejavnost, opisano v njem. EDPB: zakonita obdelava
Prvi dan določi ton. Cilj je preprost: poskrbeti, da se oseba počuti, kot da je sprejela pravo odločitev.
Preverite, ali vaš register dejavnosti obdelave podatkov zajema uvajanje novih zaposlenih, obračun plač in druge zadevne kadrovske postopke. Opisuje dejavnosti obdelave podatkov, ne pa posameznih zaposlenih. Izjema za organizacije z manj kot 250 zaposlenimi je omejena; redna obdelava kadrovskih podatkov ni občasna. EDPB: registri obdelave
Prvi teden je namenjen spoznavanju konteksta. Novinec mora razumeti, na čem dela, kdo so ključne osebe in kako se sprejemajo odločitve.
Države EU različno obravnavajo poskusno obdobje. Poskrbite, da bo novi zaposleni jasno razumel, kaj poskusno obdobje pomeni v vaši državi.
Ne uporabljajte enotne tabele poskusnega obdobja EU kot pravila za odpoved. Vrsta pogodbe, delovno mesto, kolektivna pogodba in nacionalna zakonodaja vplivajo tako na dovoljeno trajanje kot na zahteve glede odpovednega roka. Pravila EU na splošno omejujejo poskusno obdobje na šest mesecev, z določenimi izjemami in sorazmerno obravnavo pogodb za določen čas. Vaša Evropa: pogoji zaposlitve
Trije primeri kažejo, zakaj je lokalni pregled pomemben:
Pred načrtovanjem ocene poskusnega obdobja zabeležite preverjeni datum zaključka in morebitni rok za odpoved.
Preverite napredek glede na cilje, dogovorjene za to delovno mesto. Upoštevajte čas, potreben za učenje, ki ga delo zahteva, in vprašajte, kakšno usposabljanje, dostop ali podporo bi potrebovali.
Z rednimi zgodnjimi pregledi ugotovite morebitne ovire ter še pred uradnim pregledom prilagodite usposabljanje, delovno obremenitev ali dostop.
Manjkajoče informacije o varstvu osebnih podatkov ob zbiranju. Ob neposrednem zbiranju podatkov, vključno z obrazci za vključevanje novih zaposlenih, zagotovite ustrezno obvestilo. Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR), člena 13 in 14
Preverjanje registracij naj se opravi šele na prvi dan. V fazi pred vključitvijo vsaki zahtevani izjavi dodelite odgovorno osebo in potrjen rok.
Splošni opisi delovnih mest. Pojasnite, za kaj je posamezni sodelavec odgovoren, kdaj ga je treba kontaktirati in kako se njegovo delo navezuje na novo delovno mesto.
Pregledi poskusnega obdobja, ki se opravijo v zadnjem trenutku. Pravočasno načrtujte povratne informacije in uradni pregled, da boste lahko ukrepali v skladu s potrjenimi pogodbenimi in zakonskimi roki.
V procesu uvajanja novih zaposlenih ni načrta za zaključek delovnega razmerja. Od samega začetka dodelite odgovornost za dostop. Določite, kako se bo dostop preklical, kako se bo delo predalo in kako se bodo zapisi ob koncu delovnega razmerja hranili ali izbrisali.
Seznam za preverjanje, ki ga je mogoče ponovno uporabiti, vsakemu novemu zaposlenemu zagotavlja enotno izhodišče. Prilagodite ga delovnemu mestu in lokaciji ter uporabite povratne informacije novih sodelavcev za izboljšanje naslednjega uvajanja.
Seznam za pisne pogoje sledi smernicam EU o informacijah o zaposlovanju. Uvodno usposabljanje o varnosti in zdravju pri delu mora odražati tveganja, povezana z delom in delovnim mestom; predpisi EU zahtevajo ustrezno usposabljanje o varnosti, tudi ob zaposlovanju. Okvirna direktiva 89/391/EGS, člen 12
Preizkusite PersoHR brezplačno 30 dni. Kreditna kartica ni potrebna.
Začnite 30-dnevni brezplačni preizkus