Termeni și condiții de utilizare

1. Context și părți

Acești Termeni și condiții de utilizare ("Termenii") reglementează utilizarea serviciului de management HR PersoHR ("Serviciul") furnizat de Labb Holding Ltd, o societate privată cu răspundere limitată prin acțiuni din Cipru, cu sediul social la Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cipru, înregistrată sub numărul HE 424230 ("PersoHR", "noi", "nouă"). Serviciul este oferit exclusiv clienților comerciali și profesioniști. Prin înregistrarea unui spațiu de lucru al companiei sau prin acceptarea expresă în alt mod a acestor Termeni în numele Clientului, clientul ("dvs.", "Clientul") confirmă că acționează în cadrul activității sale comerciale, de afaceri, meșteșugărești sau profesionale și nu în calitate de consumator, că persoana care acceptă acești Termeni este autorizată să angajeze Clientul și că Clientul încheie cu PersoHR un acord obligatoriu alcătuit din acești Termeni, Acordul de prelucrare a datelor disponibil la /legal/dpa și orice formular de comandă sau ofertă care face referire la acești Termeni. În cazul în care o ofertă sau un formular de comandă intră în conflict cu acești Termeni, oferta sau formularul de comandă în cauză prevalează pentru aspectele pe care le reglementează în mod expres. Politica de confidențialitate disponibilă la /legal/privacy explică prelucrarea datelor cu caracter personal; luarea la cunoștință a acesteia nu constituie consimțământ pentru fiecare activitate de prelucrare. Orice termeni derogatori ai Clientului nu se aplică decât dacă îi acceptăm în scris.

2. Cont, perioadă de probă și încheierea contractului

Clientul accesează Serviciul prin intermediul unui spațiu de lucru al companiei și al conturilor personale ale utilizatorilor autorizați. Prin înregistrarea unui spațiu de lucru al companiei, Clientul transmite o ofertă fermă de a încheia un acord; acceptăm această ofertă prin activarea spațiului de lucru. Clienții noi beneficiază de o perioadă de probă gratuită de 30 de zile, în cursul căreia Serviciul este pus la dispoziție fără costuri în scop de evaluare. Fiecare client are dreptul la o singură perioadă de probă. Dacă perioada de probă expiră fără un abonament cu plată, spațiul de lucru continuă pe planul gratuit, cu condiția ca numărul de angajați activi să se încadreze în limita acelui plan. În caz contrar, accesul obișnuit la spațiul de lucru devine doar în citire. Funcționalitățile din perioada de probă depind de planul de probă pus la dispoziția Clientului. Un acord cu plată se încheie fie prin selectarea unui plan și introducerea detaliilor de plată în cont, fie prin acceptarea unei oferte pe care o trimitem prin e-mail. Clientul este responsabil pentru acuratețea informațiilor furnizate la înregistrare.

3. Domeniul de aplicare al Serviciului

Funcționalitățile Serviciului depind de planul selectat și de modulele suplimentare activate de Client. O descriere funcțională actualizată este disponibilă pe persohr.eu și în cadrul aplicației. Putem oferi integrări cu sisteme terțe prin intermediul API-urilor ("Integrările"); integrările marcate ca terțe sunt furnizate de operatorul terț și se află sub responsabilitatea exclusivă a acestuia. Putem modifica, adăuga sau elimina funcționalități, în special atunci când acest lucru este impus de lege, de o dependență terță sau pentru a remedia vulnerabilități de securitate, cu condiția ca o astfel de modificare să nu diminueze în mod semnificativ funcționalitatea convenită. Clientul poate trece la un plan superior sau schimba planul oricând; trecerile la un plan inferior intră în vigoare la următoarea dată de reînnoire.

4. Disponibilitate

Furnizăm Serviciul cu o disponibilitate lunară țintă de 99,5%, măsurată la punctul de intrare extern al Serviciului și excluzând (a) ferestrele de mentenanță planificate, (b) circumstanțele aflate în afara controlului nostru rezonabil (forță majoră, întreruperi ale rețelelor terțe, atacuri de tip denial-of-service etc.), (c) problemele cauzate de Client și (d) problemele care decurg din Integrările terțe operate de alți furnizori. Mentenanța planificată este programată în afara intervalului 09:00–18:00 CET, de luni până vineri. Vom transmite o notificare prealabilă rezonabilă pentru lucrările de mentenanță semnificative prin intermediul aplicației sau prin e-mail.

5. Responsabilitățile Clientului

Clientul este responsabil pentru: (a) acuratețea și legalitatea datelor încărcate în Serviciu sau generate în cadrul acestuia; (b) asigurarea unui temei juridic adecvat în temeiul GDPR pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților săi și ale altor persoane vizate prin intermediul Serviciului; (c) gestionarea securizată a conturilor de utilizator și a datelor de autentificare emise personalului său, inclusiv neutilizarea în comun a conturilor și utilizarea unei autentificări puternice; (d) menținerea unei conexiuni la internet funcționale și a unui browser suportat și actualizat; (e) configurarea contului său, inclusiv a rolurilor și permisiunilor, în conformitate cu politica sa internă de securitate; (f) notificarea noastră fără întârzieri nejustificate cu privire la orice utilizare abuzivă reală sau suspectată, incident de securitate sau problemă de protecție a datelor care afectează contul său. Clientul este responsabil pentru conținutul pe care îl furnizează și pentru obligațiile sale în calitate de operator, inclusiv informarea angajaților, instrucțiunile legale privind păstrarea datelor și orice consultare obligatorie a reprezentanților angajaților. Aceasta nu înlătură obligațiile contractuale sau legale proprii ale PersoHR. Serviciul și șabloanele sale sprijină administrarea resurselor umane; acestea nu înlocuiesc consultanța privind obligațiile Clientului în materie de muncă, salarizare, fiscalitate sau alte obligații legale în fiecare jurisdicție aplicabilă.

6. Acordarea drepturilor

Sub rezerva plății tarifelor aplicabile și a respectării acestor Termeni, acordăm Clientului un drept neexclusiv, netransferabil și nesublicențiabil de a utiliza Serviciul pentru operațiunile sale interne de HR pe durata acordului. Clientul poate acorda acces angajaților, colaboratorilor și consultanților săi autorizați (cu condiția ca aceștia să fie ținuți de obligații de confidențialitate echivalente), dar nu poate revinde, sublicenția, partaja în regim de time-sharing sau exploata comercial Serviciul. Ne păstrăm toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Serviciului. Putem utiliza date anonimizate și agregate privind utilizarea, care nu identifică Clientul sau vreo persoană fizică, pentru a monitoriza, securiza și îmbunătăți Serviciul.

7. Durată și încetare

Abonamentele se derulează pe durata selectată la finalizarea comenzii, lunară sau anuală. Abonamentele lunare se reînnoiesc automat la sfârșitul fiecărei luni de facturare și pot fi anulate oricând, anularea producând efecte la sfârșitul perioadei de facturare curente. Abonamentele anuale se reînnoiesc automat pentru noi perioade anuale, cu excepția cazului în care reînnoirea este anulată înainte de data reînnoirii. Anularea produce efecte la sfârșitul perioadei de facturare plătite curente. Anularea se efectuează în aplicație prin Setări → Facturare sau prin trimiterea unui e-mail la support@persohr.eu. Oricare dintre părți poate rezilia acordul pentru motive întemeiate, cu efect imediat, prin notificare scrisă, dacă cealaltă parte săvârșește o încălcare substanțială care nu este remediată în termen de 30 de zile de la notificarea scrisă, sau în cazul deschiderii unei proceduri de insolvență împotriva celeilalte părți. La încetarea unui abonament cu plată, spațiul de lucru continuă pe planul gratuit, cu condiția ca numărul de angajați activi să se încadreze în limita acelui plan; în caz contrar, accesul obișnuit la spațiul de lucru este blocat (a se vedea secțiunea 8). Clientul ar trebui să exporte înregistrările de care are nevoie înainte de această dată și să contacteze echipa de suport pentru orice alte aranjamente privind returnarea sau ștergerea datelor în temeiul secțiunii 13 din Acordul de prelucrare a datelor. Oprirea reînnoirii nu constituie în sine o cerere de ștergere a contului. Tarifele deja plătite nu se rambursează doar pentru motivul că Clientul încetează să utilizeze Serviciul înainte de sfârșitul perioadei plătite, fără a aduce atingere drepturilor imperative sau unui drept expres la rambursare prevăzut în acord.

8. Condiții de plată

Tarifele sunt indicate pe pagina de prețuri sau în formularul de comandă aplicabil, în EUR, și nu includ TVA sau alte taxe aplicabile, care se adaugă la cota în vigoare. Clientul este responsabil pentru furnizarea unor date de facturare corecte, inclusiv denumirea sa legală, adresa sediului social și, după caz, un cod de înregistrare în scopuri de TVA valabil în UE. Regimul TVA depinde de statutul clientului, de locul prestării și de normele fiscale aplicabile. Taxarea inversă se aplică atunci când sunt îndeplinite condițiile legale ale acesteia. La finalizarea comenzii se utilizează informațiile de facturare și fiscale furnizate pentru a calcula regimul aplicabil; Clientul ar trebui să ne contacteze în cazul unei facturi incorecte. Abonamentele lunare sunt facturate în avans la începutul fiecărei luni de facturare; abonamentele anuale sunt facturate în avans pentru întreaga perioadă anuală. Plata este procesată de Stripe; prin introducerea detaliilor de plată, Clientul ne autorizează să debităm metoda de plată aleasă la fiecare reînnoire. Planurile au limite privind numărul de angajați. Trecerea la un plan superior poate produce efecte imediat și poate necesita o plată suplimentară; trecerile la un plan inferior sunt programate pentru data reînnoirii. Clientul trebuie să verifice suma și momentul plății afișate înainte de a confirma o schimbare de plan. Putem revizui prețurile de listă o dată pe an calendaristic, cu o notificare scrisă prealabilă de cel puțin patru săptămâni; dacă majorarea de preț depășește 5% din prețul anterior, Clientul poate formula obiecții în termen de patru săptămâni de la notificare, caz în care acordul continuă la prețul anterior până la următoarea reînnoire, când părțile pot fie să convină asupra noului preț, fie să denunțe acordul. Accesul obișnuit la spațiul de lucru este doar în citire cât timp un abonament este restant și blocat cât timp acesta este neplătit. Atunci când un abonament cu plată încetează prin anulare sau prin neplată continuă, spațiul de lucru continuă pe planul gratuit, cu condiția ca numărul de angajați activi să se încadreze în limita acelui plan. În caz contrar, accesul obișnuit este blocat. Opțiunile de facturare și cele de restabilire a accesului și de recuperare a datelor rămân supuse permisiunilor lor separate. Contactați echipa de suport dacă aveți nevoie de ajutor pentru soluționarea unei probleme de plată sau pentru recuperarea datelor.

9. Garanție și defecte

Garantăm că, pe durata abonamentului, Serviciul este în mod substanțial conform cu descrierea funcțională publicată și este lipsit de defecte semnificative care să îi împiedice utilizarea în scopul prevăzut. Clientul trebuie să raporteze defectele fără întârzieri nejustificate și să furnizeze detalii rezonabile pentru a permite diagnosticarea. Vom depune eforturi rezonabile pentru a remedia defectele raportate într-un termen rezonabil, cu timpi țintă de reacție de patru ore pentru întreruperile totale raportate în intervalul orar de suport și de o zi lucrătoare pentru alte defecte. Se pot utiliza soluții temporare în timp ce se dezvoltă o remediere permanentă. Atunci când Serviciul este furnizat gratuit (de exemplu, în perioada de probă sau pe planul gratuit), răspunderea noastră pentru defecte este limitată la cazurile de intenție frauduloasă; cazurile de răspundere nelimitată prevăzute în secțiunea 10 rămân neafectate.

10. Limitarea răspunderii

Răspundem nelimitat pentru prejudiciile cauzate cu intenție sau din culpă gravă, pentru prejudiciile aduse vieții, integrității corporale sau sănătății, pentru încălcarea garanțiilor scrise exprese, pentru pretențiile privind răspunderea pentru produse în temeiul legislației aplicabile și pentru orice răspundere care nu poate fi exclusă sau limitată prin norme imperative. Pentru prejudiciile cauzate din culpă simplă, răspunderea noastră este limitată la încălcarea obligațiilor contractuale esențiale (adică a obligațiilor a căror îndeplinire face posibilă, în primul rând, executarea corespunzătoare a acordului și pe a căror îndeplinire Clientul se bazează în mod regulat); în aceste cazuri, răspunderea noastră este în plus plafonată la prejudiciul previzibil tipic pentru acest tip de contract, despre care părțile convin că este în orice caz limitat la totalul tarifelor plătite de Client în cele douăsprezece luni anterioare evenimentului care a dat naștere pretenției. Răspunderea pentru culpă simplă în legătură cu obligațiile neesențiale este exclusă. Aceleași limitări se aplică pretențiilor formulate împotriva angajaților, agenților și subcontractanților noștri.

11. Protecția datelor și confidențialitate

Acționăm în calitate de persoană împuternicită de operator pentru datele cu caracter personal încărcate în Serviciu de către Client. Acordul de prelucrare a datelor disponibil la /legal/dpa este încorporat în acești Termeni prin trimitere și face parte integrantă din acord. Fiecare parte va păstra confidențialitatea informațiilor confidențiale ale celeilalte părți, le va utiliza exclusiv în scopurile acordului și le va proteja cu cel puțin același grad de diligență pe care îl aplică propriilor informații confidențiale de sensibilitate similară. Obligația de confidențialitate subzistă după încetarea acordului pentru o perioadă de cinci ani. Obligațiile de protecție a datelor cu caracter personal păstrate continuă atât timp cât aceste date sunt deținute, inclusiv atunci când se aplică o obligație legală pe o durată mai lungă.

12. Funcții IA și utilizare acceptabilă

Părți ale Serviciului folosesc IA generativă pentru a sprijini fluxurile de lucru HR (de exemplu, generarea de conținut în asistentul de configurare, generarea planurilor de onboarding, analiza documentelor, redactarea evaluărilor de performanță, redactarea scrisorilor de recomandare, traducerile de text solicitate și asistentul de chat din produs). Rezultatele sunt produse de un model lingvistic și au exclusiv rol de asistență. Clientul trebuie să examineze, să accepte, să editeze sau să respingă fiecare rezultat înainte de a se baza pe acesta. Clientul nu trebuie să utilizeze niciun rezultat asistat de IA ca bază unică sau decisivă pentru decizii de angajare, concediere, promovare, remunerare, decizii disciplinare sau alte decizii similare importante privind raporturile de muncă, ori pentru orice decizie care produce efecte juridice sau afectează în mod similar într-o măsură semnificativă un angajat în sensul articolului 22 GDPR. Clientul rămâne operatorul datelor cu caracter personal pe care le transmite funcțiilor IA și este responsabil pentru legalitatea solicitărilor (prompturilor) și a datelor sale de intrare. Categoriile speciale de date în sensul articolului 9 GDPR (inclusiv date privind sănătatea, religia, originea etnică, apartenența sindicală, viața sexuală sau orientarea sexuală) și datele privind condamnările penale în sensul articolului 10 GDPR nu trebuie introduse în funcțiile IA decât dacă Clientul are un temei juridic explicit și modulul relevant este documentat ca acceptând acea categorie. Funcțiile IA utilizate în timpul funcționării Serviciului folosesc Mistral AI. Lista persoanelor împuternicite secundare descrie furnizorul și categoriile de date relevante, inclusiv contextul compilat de funcție și conținutul documentelor transmise. Locațiile de prelucrare, furnizorii ulteriori și păstrarea datelor depind de aranjamentul de servicii aplicabil; Clientul poate solicita informațiile relevante înainte de a activa IA pentru date cu caracter personal. Rezultatele IA pot fi inexacte, incomplete sau părtinitoare, inclusiv evaluări inventate într-un proiect de scrisoare de recomandare. Clientul este responsabil pentru verificarea bazei factuale și a legalității deciziilor sale. PersoHR rămâne responsabilă pentru propriile obligații contractuale și legale aplicabile. Examinarea umană nu determină, prin ea însăși, dacă o funcție intră sub incidența dispozițiilor privind riscul ridicat din legislația aplicabilă în materie de IA.

Clientul nu trebuie să utilizeze Serviciul pentru a stoca sau partaja conținut ilegal sau care încalcă drepturile altora. Nu monitorizăm conținutul pe care Clienții îl stochează și nu folosim instrumente automate pentru moderarea acestuia. Oricine ne poate semnala conținut din Serviciu pe care îl consideră ilegal, scriind la support@persohr.eu și indicând locația exactă a conținutului, motivele și o declarație că notificarea este, după cunoștințele sale, corectă și completă, împreună cu numele și adresa sa de e-mail, cu excepția cazului în care notificarea se referă la abuzul sexual asupra copiilor sau la exploatarea sexuală a copiilor, cum ar fi materialele care conțin abuzuri sau ademenirea unui copil în scopuri sexuale (infracțiunile menționate la articolele 3-7 din Directiva 2011/93/UE). Avem nevoie de o adresă de e-mail pentru a confirma primirea și a comunica persoanei decizia noastră. Confirmăm primirea, analizăm fiecare notificare în mod individual și informăm persoana care ne-a notificat cu privire la decizia luată, inclusiv atunci când nu luăm nicio măsură, și la modul în care decizia poate fi contestată. Atunci când restricționăm accesul la conținut deoarece este ilegal sau încalcă acești Termeni, informăm persoanele afectate cu privire la decizia luată, la motivele acesteia și la modul în care o pot contesta, cu excepția cazului în care legea împiedică acest lucru. O decizie poate fi contestată printr-un răspuns la aceasta. Adresa support@persohr.eu este, de asemenea, punctul nostru de contact pentru autorități și utilizatori în temeiul Regulamentului privind serviciile digitale. Autoritățile ne pot scrie în limba greacă, engleză sau germană.

13. Șabloane

Serviciul poate pune la dispoziție șabloane de documente, cum ar fi șabloane de politici interne privind locul de muncă redactate pentru o anumită țară, precum și alt conținut redactat în prealabil (împreună, "Șabloanele"). Șabloanele sunt puncte de plecare generale, redactate pentru situații obișnuite. Acestea nu constituie consultanță juridică și nu țin seama de situația particulară a Clientului.

În cazul în care declarăm că o firmă de avocatură sau un alt consultant a revizuit un Șablon, această declarație descrie revizuirea care a avut loc. Ea acoperă numai versiunea și data indicate, în temeiul legislației în vigoare la acea dată, și nu reprezintă o garanție că Șablonul sau un document bazat pe acesta este adecvat pentru Client. Revizuirea ne-a fost furnizată nouă. Aceasta nu se extinde la nicio versiune pe care Clientul o completează sau o modifică și nu îl face pe acel consultant consultantul Clientului.

Atunci când Clientul completează, adaptează sau adoptă un Șablon, documentul rezultat este documentul propriu al Clientului, iar Clientul este responsabil pentru conținutul acestuia și pentru modul în care este utilizat. Clientul decide dacă un Șablon trebuie adaptat înainte de adoptare, în special atunci când un contract colectiv de muncă aplicabil conține prevederi specifice privind aspectul reglementat de Șablon, atunci când Clientul utilizează regimuri de organizare a timpului de muncă precum munca în ture, programele neregulate sau serviciul de gardă ori atunci când procedurile sale interne, instrumentele sau practicile sale de comunicare diferă de cele descrise în Șablon. De asemenea, Clientul este responsabil pentru orice consultare sau participare a reprezentanților angajaților care se aplică înainte de adoptare.

Sub rezerva obligațiilor noastre prevăzute în secțiunile 3 și 9, putem actualiza, înlocui sau retrage un Șablon, de exemplu în urma unei modificări a legislației sau a îndrumărilor oficiale. Un document pe care Clientul l-a adoptat deja nu este modificat prin aceasta. Ne păstrăm toate drepturile asupra Șabloanelor. Pe durata acordului, Clientul poate utiliza, copia și adapta Șabloanele în scopuri interne proprii. Un document pe care Clientul l-a adoptat este documentul său propriu, iar Clientul îl poate păstra, utiliza și partaja așa cum ar face cu orice document propriu, inclusiv după încetarea acordului.

Exporturile pe care Serviciul le generează pentru un terț, cum ar fi un furnizor de servicii de salarizare sau o autoritate publică, reflectă datele înregistrate în Serviciu. Înainte de a se baza pe un export, Clientul verifică dacă acesta îndeplinește cerințele destinatarului și orice cerințe legale care i se aplică.

Orice program prin care clienții pun propriul conținut la dispoziția altor clienți sau utilizează conținut pus la dispoziție de alți clienți va fi reglementat de termeni separați, care se aplică atunci când Clientul participă la acesta.

Secțiunea 10 se aplică Șabloanelor și utilizării acestora. Nici un Șablon, nici o declarație că un consultant l-a revizuit nu constituie o garanție scrisă expresă în sensul secțiunii 10.

14. Modificări

Putem modifica acești Termeni cu o notificare scrisă prealabilă de cel puțin patru săptămâni (în aplicație sau prin e-mail) înainte ca modificarea să intre în vigoare. Notificarea va identifica modificarea, termenul limită pentru formularea obiecțiilor și consecințele obiecției. Dacă Clientul nu formulează obiecții în scris în termen de două săptămâni de la notificare, modificarea se consideră acceptată. Dacă Clientul formulează obiecții, acordul continuă în temeiul Termenilor anteriori; în acest caz, putem denunța acordul cu o notificare scrisă prealabilă de o lună. De asemenea, putem modifica Serviciul pentru a respecta legislația, pentru a remedia probleme de securitate, pentru a reflecta modificări ale dependențelor terțe sau atunci când modificarea este în mod semnificativ benefică pentru Client. Modificările de preț sunt reglementate exclusiv de secțiunea 8.

15. Dispoziții finale

Acești Termeni sunt guvernați de legislația Republicii Cipru, cu excluderea normelor sale privind conflictul de legi și a Convenției Națiunilor Unite privind contractele de vânzare internațională de mărfuri. Instanțele din Paphos, Cipru, au competență exclusivă pentru orice litigiu care decurge din sau în legătură cu acești Termeni, fără a aduce atingere vreunei competențe obligatorii în materie de protecție a consumatorilor prevăzute de dreptul UE. Notificările în temeiul acestor Termeni se fac în scris sau prin e-mail. Dacă oricare dintre prevederile acestor Termeni este sau devine nulă, ilegală sau inaplicabilă, celelalte prevederi nu sunt afectate, iar părțile vor înlocui prevederea nulă cu o prevedere valabilă al cărei efect economic se apropie cât mai mult de cel al prevederii originale. În caz de neconcordanță, versiunea în limba engleză a acestor Termeni prevalează față de orice traducere.