SECURITATE
Măsuri tehnice și organizatorice
Anexă la Acordul de prelucrare a datelor. Măsurile de securitate prevăzute la articolul 32 din GDPR aplicate PersoHR.
Această pagină reprezintă anexa privind măsurile tehnice și organizatorice („MTO”) menționată în secțiunea 7 a Acordului de prelucrare a datelor de la /legal/dpa. Măsurile de mai jos sunt cele aflate în vigoare în prezent; acestea pot fi actualizate periodic, cu condiția ca nicio actualizare să nu reducă în mod semnificativ nivelul general de securitate.
1. Găzduirea și rezidența datelor în UE
Aplicația HR de bază folosește infrastructura Hetzner pentru baza de date și stocarea fișierelor. Furnizori de servicii sprijină, de asemenea, funcțiile AI, e-mailul, SMS-urile de securitate, facturarea și analiza paginilor publice. Lista de la /legal/sub-processors descrie rolul fiecărui furnizor și modalitățile de prelucrare. Integrările activate de client pot trimite informații către furnizorul ales de client. Găzduirea în UE a înregistrărilor de bază nu trebuie interpretată ca o declarație că fiecare serviciu sau destinatar asociat prelucrează date exclusiv în UE.
2. Controlul accesului și autentificarea
Autentificarea clienților se face prin linkuri trimise prin e-mail, fără parolă. Tokenurile magic link și tokenurile de reîmprospătare sunt stocate sub formă de hash-uri; linkurile magic link sunt de unică folosință și expiră. Autentificarea cu doi factori TOTP este obligatorie pentru rolurile Owner și HR Admin. Mecanismele de recuperare sunt supuse unor verificări de securitate separate. Tokenurile de acces au valabilitate limitată, iar tokenurile de reîmprospătare sunt transmise prin cookie-uri HttpOnly cu atributele de securitate pentru producție. Rolurile din aplicație sunt Owner, HR Admin, Manager și Employee; verificările la nivel de serviciu restricționează suplimentar accesul la înregistrările relevante. Aceste controale nu reprezintă o afirmație privind cheile hardware sau revizuirile operaționale ale accesului la infrastructura de producție.
3. Izolarea tenanților
Înregistrările HR ale companiei sunt limitate la un tenant, spațiul de lucru autentificat fiind folosit de controalele de acces la nivel de repository și de serviciu. Identitățile globale ale utilizatorilor pot aparține mai multor spații de lucru și sunt gestionate separat de apartenențele HR la tenanți. Identificatorii înregistrărilor nu acordă, în sine, acces; autorizarea depinde de utilizatorul autentificat, spațiul de lucru, rol și verificările aplicabile privind relațiile. Filtrele de tenant sunt o componentă a acestor controale și nu înlocuiesc verificarea fiecărei căi de acces.
4. Criptare
Aplicația folosește AES-256-GCM pentru anumite valori sensibile, inclusiv secretele TOTP și identificatorii bancari, fiscali și de asigurări sociale acceptați pentru salarizare. Este vorba despre o protecție la nivel de câmp și nu înseamnă că fiecare câmp privind salariul, documentele sau sănătatea are un strat separat de criptare la nivelul aplicației. Traficul dintre aplicație și baza de date rămâne în cadrul aceluiași server, iar fiecare conexiune publică utilizează TLS. Backupurile sunt stocate criptat, în timp ce volumul bazei de date și stocarea documentelor nu au criptare la nivel de stocare. Prezenta anexă nu afirmă un anumit cifru de stocare sau o anumită versiune TLS pentru fiecare endpoint implementat în lipsa evidenței operaționale corespunzătoare.
5. Jurnalizare, monitorizare și audit
Înregistrările de audit consemnează acțiunile acceptate, precum modificările, exporturile și cererile de ștergere, cu informații privind autorul, acțiunea, referința înregistrării și momentul. Acestea sunt supuse controalelor de acces, păstrării programate și unor reguli specifice de conservare în scop juridic. Aceasta nu reprezintă o promisiune de a înregistra fiecare citire sau de a păstra un istoric imuabil și nelimitat. Jurnalele operaționale și de securitate sprijină investigațiile și funcționarea serviciului; conținutul, accesul și păstrarea acestora trebuie limitate la scopul respectiv. Identificatorii utilizatorilor și ai înregistrărilor pot constitui ei înșiși date cu caracter personal.
6. Backupuri și recuperare în caz de dezastru
Măsurile adecvate de disponibilitate și de recuperare fac parte din obligațiile Persoanei împuternicite în temeiul articolului 32 din GDPR. Programele de backup ale infrastructurii, păstrarea, criptarea și testarea restaurării trebuie documentate și menținute pentru serviciul implementat. Contactați-ne pentru dovezile operaționale actuale și pentru orice obiective de recuperare convenite. Exporturile de date din aplicație nu înlocuiesc backupurile infrastructurii, iar prezenta anexă nu reprezintă o garanție verificată independent privind timpul de recuperare.
7. Răspunsul la incidente
Încălcările securității datelor cu caracter personal care afectează datele operatorului sunt raportate operatorului fără întârzieri nejustificate după ce s-a luat cunoștință de acestea, conform descrierii din DPA. Faptele disponibile, consecințele probabile și măsurile de răspuns sunt comunicate și completate pe măsură ce investigația avansează. Termenul în care operatorul trebuie să notifice autoritatea de supraveghere este separat de obligația Persoanei împuternicite de a-l notifica pe operator. Investigarea incidentelor și măsurile corective trebuie să protejeze datele afectate și să păstreze dovezile necesare.
8. Gestionarea vulnerabilităților și dezvoltarea securizată
Repository-urile includ teste automate și verificări statice de calitate care ajută la detectarea defectelor. Problemele de securitate identificate trebuie evaluate și tratate în funcție de riscul lor. Aceste verificări de dezvoltare nu stabilesc faptul că fiecare dependență este scanată la fiecare build, că a avut loc un test de penetrare extern sau că fiecare funcționalitate dispune de un model de amenințări finalizat. Ne puteți solicita dovezile actuale privind evaluările.
9. Ștergerea, păstrarea și portabilitatea
Serviciul oferă fluxuri de lucru pentru exportul și ștergerea datelor utilizatorilor și ale angajaților, precum și un export administrativ al tenantului. Domeniul de aplicare și permisiunile acestora diferă. Rutinele de ștergere șterg sau anonimizează înregistrările acceptate. Acestea nu oferă un flux general de conservare în scop juridic controlat de angajator. Clientul trebuie să evalueze răspunsul legal la o cerere individuală. Ștergerea spațiului de lucru al companiei este separată de oprirea reînnoirii abonamentului și are o perioadă de anulare de 30 de zile după cererea din aplicație. Ștergerea contului personal are loc imediat și declanșează, de asemenea, ștergerea apartenențelor la spațiile de lucru asociate, fără o etapă separată de aprobare din partea angajatorului. Înregistrările privind timpul de lucru păstrate și blocate nu dispun în prezent de un flux dedicat de recuperare. DPA-ul reglementează returnarea sau ștergerea la încetarea prelucrării, inclusiv în ceea ce privește copiile de rezervă protejate și înregistrările a căror păstrare este obligatorie.
10. Diligența necesară privind sub-procesatorii
Lista furnizorilor de la /legal/sub-processors descrie rolurile, locațiile, categoriile de date și acordurile cu furnizorii. Persoana împuternicită trebuie să recurgă la sub-procesatori în baza unor clauze scrise care îndeplinesc cerințele articolului 28 din GDPR, rămâne responsabilă pentru protecțiile impuse și trebuie să respecte procedura de autorizare, de notificare prealabilă și de opoziție prevăzută în DPA.
11. Personal
Personalul autorizat să prelucreze datele cu caracter personal ale clienților trebuie să fie ținut de obligații de confidențialitate și să primească un acces adecvat responsabilităților sale. Gestionarea accesului, conștientizarea în materie de securitate și procedurile de gestionare a datelor fac parte din garanțiile organizatorice ale Persoanei împuternicite. Obligația de a proteja datele cu caracter personal păstrate continuă după încetarea unei colaborări sau a unui abonament.