Sarcini practice cu IA pentru echipele mici de resurse umane, cu exemple, verificări privind gestionarea datelor și o listă de verificare pentru derularea primului proiect pilot.
Luni va sosi un nou angajat, trebuie să explicați o actualizare a politicii și mai trebuie redactat un anunț de angajare. IA vă poate ajuta să creați o primă versiune pentru fiecare dintre acestea. Întrebarea utilă este dacă verificarea rezultatului necesită mai puțin efort decât ar fi necesar pentru a le redacta singur.
Pentru o echipă mică, începeți cu o sarcină recurentă al cărei rezultat îl puteți verifica. Stabiliți de comun acord ce instrumente și informații pot folosi membrii echipei, cine verifică rezultatul și când acesta este gata pentru a fi partajat. Aceste cinci exemple oferă un punct de plecare.
Furnizați instrumentului responsabilitățile postului, competențele esențiale, condițiile de muncă și informațiile privind salariul aprobat. Solicitați-i să organizeze aceste informații într-un anunț clar și să semnaleze orice element lipsă.
Comparați schița cu anunțul de angajare propriu-zis. Eliminați beneficiile inventate, calificările inutile și formulările care ar putea exclude candidații potriviți. Responsabilul cu recrutarea trebuie să confirme fiecare angajament înainte de publicare. Nu includeți CV-urile candidaților în acest proces de redactare.
Folosiți o descriere generică a postului și pașii aprobați de integrare pentru a elabora un plan pentru prima săptămână. Solicitați o propunere privind persoana responsabilă și calendarul pentru fiecare sarcină, apoi rugați persoanele implicate să le confirme.
Verificați accesul, echipamentul, instruirea și prezentările în raport cu modul de funcționare al companiei dumneavoastră. Termenele locale de înregistrare și cerințele de angajare necesită o verificare separată. Chiar și o listă de verificare plauzibilă poate omite ceva esențial. Lista noastră de verificare pentru integrarea noilor angajați la nivel european este un punct de referință util pentru început.
Odată ce instrumentul a fost aprobat pentru nivelul de confidențialitate al documentului, furnizați politica actuală și solicitați o scurtă explicație cu referiri la secțiunile relevante. Solicitați-i să identifice întrebările la care politica nu oferă răspunsuri.
Comparați explicația cu sursa, în special în ceea ce privește excepțiile, criteriile de eligibilitate și termenele limită. Păstrați un link către politica aprobată, astfel încât angajații să poată verifica textul complet. Rugați persoana responsabilă de această politică să răspundă la întrebările referitoare la drepturile specifice ale fiecărui angajat.
O notificare privind o sesiune de instruire sau o modificare a programului de lucru al biroului poate fi un prim experiment ușor de gestionat. Furnizați datele confirmate, publicul țintă și acțiunea necesară. Solicitați un mesaj scurt și direct.
Verificați dacă proiectul nu conține promisiuni neintenționate și dacă ajunge la persoanele potrivite. Pentru faza pilot inițială, excludeți din domeniul de aplicare aprobat chestiunile disciplinare, reclamațiile, informațiile privind sănătatea și discuțiile individuale privind remunerația.
IA poate genera o traducere funcțională a unui mesaj de bun venit sau a unui anunț general. Specificați-i publicul țintă, nivelul preferat de formalitate și termenii care trebuie păstrați neschimbați.
Rugați o persoană competentă în ambele limbi să compare sensul textului, inclusiv datele, instrucțiunile și tonul. Contractele, notificările privind confidențialitatea și drepturile legale necesită o revizuire lingvistică și de conținut adecvată înainte de utilizare. O traducere fluentă poate modifica o obligație fără ca eroarea să fie evidentă.
Începeți cu text public, exemple inventate sau materiale interne pe care instrumentul este autorizat să le proceseze. Politicile interne pot conține informații confidențiale chiar și atunci când nu conțin date personale ale angajaților, așa că verificați termenii și condițiile instrumentului, precum și regulile organizației dvs. înainte de a le încărca.
Înainte de a utiliza datele cu caracter personal, stabiliți scopul și temeiul juridic, limitați informațiile la ceea ce este necesar și evaluați eventualele condiții suplimentare pentru datele din categorii speciale, cum ar fi informațiile privind sănătatea. Consimțământul este, de obicei, inadecvat în contextul relației de muncă, deoarece angajații s-ar putea să nu se simtă liberi să refuze cererea angajatorului. EDPB: prelucrarea legală
Verificați dacă este necesară o evaluare a impactului asupra protecției datelor înainte de a începe. Articolul 35 din RGPD prevede această obligație în cazul în care prelucrarea propusă este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor. RGPD, articolul 35
Eliminarea unui nume nu înseamnă neapărat că o înregistrare devine anonimă. O funcție, o locație și un eveniment distinctiv pot identifica în continuare o persoană într-o echipă mică. Informațiile pseudonimizate rămân date cu caracter personal atunci când pot fi asociate cu o persoană. EDPB: anonimizare și pseudonimizare
Întrebați furnizorul cine procesează solicitările și rezultatele, unde are loc procesarea și accesul la asistență, cât timp sunt păstrate informațiile, dacă sunt utilizate pentru instruire și cine le poate accesa. În cazul în care un furnizor acționează în calitate de procesator al datelor, este necesar un acord în temeiul articolului 28. Transferurile internaționale necesită garanțiile relevante prevăzute de RGPD; simpla localizare a serverului în UE nu este suficientă pentru a finaliza evaluarea. RGPD, articolele 28 și 44–49
Dacă un furnizor utilizează datele de intrare în scopuri proprii, evaluați separat această prelucrare. Nu includeți date cu caracter personal în faza pilot până când acordul nu este evaluat și aprobat. Întrebările noastre adresate furnizorilor tratează aceste verificări în detaliu.
Folosiți o solicitare care să coreleze schița cu fapte cunoscute. De exemplu:
Elaborați o listă de verificare pentru prima zi de lucru a unui administrator fictiv care lucrează la birou. Folosiți numai aceste sarcini confirmate: ridicați echipamentul de la departamentul IT, întâlniți-vă cu managerul, participați la sesiunea de instruire privind siguranța la locul de muncă, consultați manualul aprobat și testați accesul la sistem. Sugerați o ordine de execuție. Marcați orele lipsă și responsabilii cu „de confirmat”. Nu inventați politici ale companiei sau cerințe legale.
Verificați dacă toate sarcinile confirmate apar, dacă nu a fost adăugată nicio cerință nejustificată și dacă detaliile nerezolvate rămân vizibile. Instrucțiunile ajută la definirea sarcinii; ele nu garantează că modelul le va respecta.
La primele câteva încercări, înregistrați timpul necesar pentru redactare, verificare și corectare. Evitați să introduceți date cu caracter personal în acest jurnal pilot. Dacă verificarea repetată durează mai mult decât efectuarea sarcinii de către dvs., modificați sarcina sau opriți experimentul.
Clasificarea candidaților, evaluarea performanțelor sau recomandarea concedierilor necesită o abordare diferită față de redactarea unui mesaj generic de bun venit. Articolul 22 din RGPD se referă exclusiv la deciziile automatizate cu efecte juridice sau de o importanță similară, sub rezerva unor excepții și garanții specificate. RGPD, articolul 22
O etapă de aprobare umană nu rezolvă, în sine, evaluarea juridică. Legea privind IA abordează separat anumite sisteme de angajare ca fiind de risc ridicat, iar cerințele sale au date de aplicare diferite. Verificați scopul de utilizare și normele actuale înainte de a introduce un astfel de sistem. Comisia Europeană: Legea privind IA
Instruiți personalul cu privire la sarcinile aprobate, informațiile permise și greșelile probabile. Includeți exerciții practice de verificare a unui răspuns incorect și o procedură clară de raportare a problemelor. Articolul 4 din Legea privind IA impune furnizorilor și organizațiilor care implementează sisteme de IA să ia măsuri pentru a sprijini alfabetizarea în domeniul IA a persoanelor care utilizează aceste sisteme în numele lor. Comisia precizează că nu este necesar un certificat specific. Păstrați o evidență a măsurilor luate. Comisia Europeană: Cunoștințe de bază privind IA
Utilizați acest ghid ca ajutor practic de planificare, alături de verificările juridice și organizaționale relevante pentru cazul dumneavoastră specific.
Un prim rezultat util este o sarcină pe care echipa ta o poate îndeplini mai ușor, menținând în același timp acuratețea informațiilor și claritatea responsabilităților.
Încearcă PersoHR gratuit timp de 30 de zile. Nu este necesară nicio cartelă de credit.
Începeți perioada de probă gratuită de 30 de zile