SIGURTÀ
Miżuri Tekniċi u Organizzattivi
Anness għall-Ftehim dwar l-Ipproċessar tad-Data. Il-miżuri tas-sigurtà taħt l-Artikolu 32 tal-GDPR applikati għal PersoHR.
Din il-paġna hija l-anness tal-Miżuri Tekniċi u Organizzattivi ("TOMs") imsemmi fit-taqsima 7 tal-Ftehim dwar l-Ipproċessar tad-Data f'/legal/dpa. Il-miżuri ta' hawn taħt huma dawk bħalissa fis-seħħ; jistgħu jiġu aġġornati minn żmien għal żmien, dment li kwalunkwe aġġornament ma jnaqqasx materjalment il-livell ġenerali tas-sigurtà.
1. Hosting u residenza tad-data fl-UE
L-applikazzjoni ewlenija tal-HR tuża l-infrastruttura ta' Hetzner għad-database u l-ħażna tal-fajls. Fornituri tas-servizzi jappoġġjaw ukoll il-funzjonijiet tal-AI, l-email, l-SMS tas-sigurtà, il-fatturazzjoni u l-analitika tal-paġni pubbliċi. Il-lista f'/legal/sub-processors tiddeskrivi r-rwol u l-arranġamenti tal-ipproċessar ta' kull fornitur. L-integrazzjonijiet attivati mill-klijent jistgħu jibagħtu informazzjoni lill-fornitur magħżul mill-klijent. L-hosting tar-rekords ewlenin fl-UE ma għandux jiġi interpretat bħala dikjarazzjoni li kull servizz jew riċevitur relatat jipproċessa esklużivament fi ħdan l-UE.
2. Kontroll tal-aċċess u awtentikazzjoni
L-awtentikazzjoni tal-klijenti tuża links tal-email mingħajr password. Il-magic-link tokens u r-refresh tokens jinħażnu bħala hashes; il-magic links jintużaw darba biss u jiskadu. L-awtentikazzjoni b'żewġ fatturi TOTP hija meħtieġa għar-rwoli Owner u HR Admin. Il-mekkaniżmi tal-irkupru huma soġġetti għal verifiki tas-sigurtà separati. L-access tokens għandhom żmien limitat, u r-refresh tokens jitwasslu permezz ta' cookies HttpOnly b'attributi tas-sigurtà tal-produzzjoni. Ir-rwoli tal-applikazzjoni huma Owner, HR Admin, Manager u Employee; verifiki fil-livell tas-servizz jirrestrinġu aktar l-aċċess għar-rekords rilevanti. Dawn il-kontrolli ma jikkostitwixxux dikjarazzjoni dwar ċwievet tal-hardware jew reviżjonijiet operazzjonali tal-aċċess fuq l-infrastruttura tal-produzzjoni.
3. Iżolament tat-tenants
Ir-rekords tal-HR tal-kumpanija huma limitati għal tenant, bl-ispazju tax-xogħol awtentikat użat mill-kontrolli tal-aċċess fil-livell tar-repository u tas-servizz. L-identitajiet globali tal-utenti jistgħu jappartjenu għal aktar minn spazju tax-xogħol wieħed u jiġu ttrattati separatament mis-sħubijiet tal-HR fit-tenant. L-identifikaturi tar-rekords waħedhom ma jagħtux aċċess; l-awtorizzazzjoni tiddependi mill-utent awtentikat, mill-ispazju tax-xogħol, mir-rwol u mill-verifiki applikabbli tar-relazzjoni. Il-filtri tat-tenant huma parti waħda minn dawn il-kontrolli u mhumiex sostitut għall-verifika ta' kull mogħdija ta' aċċess.
4. Kriptaġġ
L-applikazzjoni tuża AES-256-GCM għal valuri sensittivi magħżula, inklużi s-sigrieti TOTP u identifikaturi bankarji, tat-taxxa u tas-sigurtà soċjali appoġġati għall-pagi. Din hija protezzjoni fil-livell tal-oqsma u ma tfissirx li kull qasam tas-salarju, tad-dokumenti jew tas-saħħa għandu saff separat ta' kriptaġġ fil-livell tal-applikazzjoni. It-traffiku bejn l-applikazzjoni u d-database jibqa' fl-istess server, u kull konnessjoni pubblika tuża t-TLS. Il-backups jinħażnu kriptati, filwaqt li l-volum tad-database u l-ħażna tad-dokumenti m'għandhomx kriptaġġ fil-livell tal-ħażna. Dan l-anness ma jiddikjarax cipher partikolari tal-ħażna jew verżjoni partikolari tat-TLS għal kull endpoint implimentat mingħajr ir-rekord operazzjonali korrispondenti.
5. Logging, monitoraġġ u awditu
Ir-rekords tal-awditu jirreġistraw azzjonijiet appoġġati bħal bidliet, esportazzjonijiet u talbiet għat-tħassir, b'informazzjoni dwar l-attur, l-azzjoni, ir-referenza tar-rekord u l-ħin. Huma soġġetti għal kontrolli tal-aċċess, għal żamma skedata u għal regoli speċifiċi ta' żamma legali (legal hold). Dan mhuwiex wegħda li kull qari jiġi rreġistrat jew li tinżamm storja immutabbli u bla limitu. Il-logs operazzjonali u tas-sigurtà jappoġġjaw l-investigazzjoni u t-tħaddim tas-servizz; il-kontenut, l-aċċess u ż-żamma tagħhom iridu jkunu limitati għall-iskop. L-identifikaturi tal-utenti u tar-rekords jistgħu huma stess ikunu data personali.
6. Backups u rkupru minn diżastri
Miżuri xierqa ta' disponibbiltà u rkupru jagħmlu parti mill-obbligi tal-Proċessur taħt l-Artikolu 32 tal-GDPR. L-iskedi tal-backups tal-infrastruttura, iż-żamma, il-kriptaġġ u l-ittestjar tar-restawr iridu jiġu dokumentati u miżmuma għas-servizz kif implimentat. Ikkuntattjana għall-evidenza operazzjonali attwali u għal kwalunkwe objettiv ta' rkupru miftiehem. L-esportazzjonijiet tad-data tal-applikazzjoni mhumiex sostitut għall-backups tal-infrastruttura, u dan l-anness ma jirrappreżentax garanzija tal-ħin tal-irkupru vverifikata b'mod indipendenti.
7. Rispons għall-inċidenti
Il-ksur ta' data personali li jaffettwa d-data tal-kontrollur jiġi rrappurtat lill-kontrollur mingħajr dewmien żejjed minn meta wieħed isir konxju tiegħu, kif deskritt fid-DPA. Il-fatti disponibbli, il-konsegwenzi probabbli u l-miżuri ta' rispons jingħataw u jiġu ssupplimentati hekk kif timxi l-investigazzjoni. L-iskadenza tal-kontrollur għan-notifika lill-awtorità superviżorja hija separata mid-dmir tal-Proċessur li jinnotifikah. L-investigazzjoni tal-inċidenti u l-azzjoni korrettiva jridu jipproteġu d-data affettwata u jippreservaw l-evidenza meħtieġa.
8. Ġestjoni tal-vulnerabbiltajiet u żvilupp sigur
Ir-repositories jinkludu testijiet awtomatizzati u verifiki statiċi tal-kwalità biex jgħinu jiskopru d-difetti. Il-kwistjonijiet tas-sigurtà identifikati jridu jiġu vvalutati u indirizzati skont ir-riskju tagħhom. Dawn il-verifiki tal-iżvilupp ma jistabbilixxux li kull dipendenza tiġi skannjata f'kull build, li sar ittestjar estern tal-penetrazzjoni, jew li kull funzjoni għandha mudell tat-theddid komplut. Tista' titlob mingħandna l-evidenza attwali tal-valutazzjoni.
9. Tħassir, żamma u portabbiltà
Is-servizz jipprovdi proċessi għall-esportazzjoni u t-tħassir tad-data tal-utenti u tal-impjegati, flimkien ma' esportazzjoni amministrattiva tat-tenant. L-ambitu u l-permessi tagħhom huma differenti. Ir-rutini tat-tħassir iħassru jew janonimizzaw ir-rekords appoġġati. Ma jipprovdux proċess ġenerali ta' żamma legali (legal hold) ikkontrollat minn min iħaddem. Il-klijent irid jivvaluta r-risposta legali għal talba individwali. It-tħassir tal-ispazju tax-xogħol tal-kumpanija huwa separat mit-twaqqif tat-tiġdid tal-abbonament u għandu perjodu ta' 30 jum għall-kanċellazzjoni wara t-talba fl-app. It-tħassir tal-kont personali huwa immedjat u jqabbad ukoll it-tħassir tas-sħubijiet assoċjati fl-ispazji tax-xogħol mingħajr pass separat ta' approvazzjoni minn min iħaddem. Ir-rekords tal-ħin tax-xogħol imblukkati li jinżammu bħalissa m'għandhomx proċess dedikat għall-irkupru tagħhom. Id-DPA jirregola r-ritorn jew it-tħassir meta jintemm l-ipproċessar, inklużi l-kopji ta' backup protetti u r-rekords li jridu jinżammu.
10. Diliġenza dovuta dwar is-sub-proċessuri
Il-lista tal-fornituri f'/legal/sub-processors tiddeskrivi r-rwoli, il-postijiet, il-kategoriji tad-data u l-ftehimiet mal-bejjiegħa. Il-Proċessur irid jinkariga lis-sub-proċessuri taħt termini bil-miktub li jissodisfaw l-Artikolu 28 tal-GDPR, jibqa' responsabbli għall-protezzjonijiet meħtieġa, u jrid isegwi l-proċedura tad-DPA dwar l-awtorizzazzjoni, in-notifika bil-quddiem u l-oġġezzjoni.
11. Persunal
Il-persunal awtorizzat jipproċessa d-data personali tal-klijenti jrid ikun marbut b'obbligi ta' kunfidenzjalità u jirċievi aċċess xieraq għar-responsabbiltajiet tiegħu. Il-ġestjoni tal-aċċess, is-sensibilizzazzjoni dwar is-sigurtà u l-proċeduri għall-ġestjoni tad-data jagħmlu parti mis-salvagwardji organizzattivi tal-Proċessur. L-obbligu li tiġi protetta d-data personali miżmuma jkompli wara li jintemm inkarigu jew abbonament.