Gwida prattika għall-ipproċessar leġittimu, ir-rekords sensittivi tal-impjegati, it-talbiet għad-dejta, iż-żamma u l-għażla tal-fornituri tas-servizzi tar-riżorsi umani.
Ir-rekords tal-impjegati jeħtieġ regoli ċari: x'inti tiġbor, min jista' jaċċessahom u meta għandhom jitħassru. Ibda bl-iskop ta' kull rekord, minflok lista ta' informazzjoni li tista' tkun utli xi darba.
Ġie vverifikat il-fatti fis-21 ta' Settembru 2026. Ir-regoli nazzjonali dwar l-impjieg u ċ-ċirkostanzi tal-ipproċessar huma wkoll importanti.
Id-dettalji ta' kuntatt, l-informazzjoni dwar il-paga, il-ħinijiet tax-xogħol u r-rekords tal-prestazzjoni jservu għal skopijiet differenti. Irreġistra l-iskop, in-nies li għandhom bżonn aċċess u r-regola applikabbli dwar iż-żamma għal kull kategorija. Sistema tar-riżorsi umani għandha tgħinek iżżomm dawn id-distinzzjonijiet ċari.
Il-GDPR jeħtieġ il-minimizzazzjoni tad-dejta. Li tkun impjegatur mhuwiex permess ġenerali biex tiġbor informazzjoni privata ta' impjegat. Id-dejta dwar kkundannamenti kriminali u reati hija rregolata mill-Artikolu 10, separatament mill-kategoriji speċjali fl-Artikolu 9. GDPR, Artikoli 5, 9 u 10
Informazzjoni dwar is-saħħa, is-sħubija f'sindikat u data bijometrika użata għall-identifikazzjoni unika jeħtieġu attenzjoni partikolari. Għall-ipproċessar ta' kategorija speċjali, identifikaw kemm bażi skont l-Artikolu 6 kif ukoll kundizzjoni applikabbli skont l-Artikolu 9. In-necessità skont il-liġi dwar l-impjieg taħt l-Artikolu 9(2)(b) tiddependi fuq awtorizzazzjoni fil-liġi tal-UE jew nazzjonali, jew ftehim kollettiv kwalifikat, b'miżuri ta' salvagwardja. EDPB: ipproċessar leġittimu u data sensittiva
Il-bżonn kuntrattwali, l-obbligu legali u l-interessi leġittimi huma komuni fl-impjieg, iżda l-bażi xierqa tiddependi mill-attività. Klawżola f'kuntratt ma tagħmilx kull użu relatat tad-data neċessarju. L-interessi leġittimi jeħtieġu valutazzjoni tan-neċessità u tal-bilanċ; regoli nazzjonali addizzjonali jistgħu japplikaw għall-monitoraġġ.
Il-kunsens spiss mhux xieraq fejn ir-relazzjoni ta' impjieg tipprevjeni għażla libera. Meta jintuża, ir-rifjut u r-ritirar għandhom ikunu possibbli mingħajr detriment. Iddokumenta l-bażi qabel tibda l-ipproċessar. EDPB: bażijiet legali
Għall-informazzjoni miġbura direttament mill-impjegat, l-Artikolu 13 normalment jeħtieġ li l-informazzjoni dwar il-privatezza tingħata meta d-dejta tiġi miksuba. Id-dejta miksuba minn sorsi oħra taqa' taħt l-Artikolu 14, b'perjodi ta' żmien u eċċezzjonijiet speċifiċi għalih. Kopri l-iskopijiet, il-bażijiet legali, ir-riċevituri, iż-żamma, it-trasferimenti fejn applikabbli, u d-drittijiet applikabbli. Ir-rikonoxximent ta' avviż mhuwiex kunsens għal kull attività li jiddeskrivi. GDPR, Artikoli 13 u 14
Agħmel in-notifika faċli biex tinstab wara l-onboarding. Jekk l-impjegat jistaqsi dwar użu partikolari tad-dejta tiegħu, xi ħadd għandu jkun jista' jispjega l-proċess reali wara l-kliem.
L-impjegati jistgħu jitolbu aċċess u korrezzjoni, u jistgħu jkollhom id-drittijiet għall-ħassir, restrizzjoni, portabbiltà jew oġġezzjoni skont iċ-ċirkostanzi. Il-ħassir mhuwiex bla kundizzjonijiet: id-dmirijiet legali ta' żamma u l-pretensjonijiet legali jistgħu jiġġustifikaw iż-żamma ta' ċerti reġistri. Ir-restrizzjoni wkoll mhix projbizzjoni assoluta fuq kull użu tal-informazzjoni miżmuma.
Il-portabbiltà tirrigwarda d-dejta mogħtija mill-individwu, ipproċessata b'mezzi awtomatizzati fuq bażi ta' kunsens jew kuntratt. Mhux kull rekord tar-riżorsi umani huwa kopert. It-talbiet normalment jeħtieġu tweġiba fi żmien xahar; estensjoni permessa trid tiġi spjegata f'dak l-ewwel xahar. Korrezzjonijiet, tħassir u restrizzjonijiet jistgħu jkollhom bżonn jiġu kkomunikati lir-riċevituri, skont l-eċċezzjonijiet fl-Artikolu 19. EDPB: drittijiet tal-individwi
Proċess tax-xogħol intern utli huwa li:
M'hemmx tabella unika tal-UE dwar iż-żamma tad-dejta tal-impjegati kollha. Il-provi tal-paga, il-fajls tal-kandidati u r-rekords tas-saħħa okkupazzjonali jistgħu jkollhom rekwiżiti differenti. Irreġistra r-raġuni għal kull perjodu, meta jibda l-arloġġ, kwalunkwe stadju ta' arkivju ristrett u x'jiġri meta jintemm il-perjodu.
Il-CNIL ta' Franza tippubblika gwida dwar iż-żamma tar-riżorsi umani, iżda l-perjodi speċifiċi għall-pajjiż m'għandhomx jiġu ppreżentati bħala regoli għall-UE kollha. Il-mantenimenti legali u ż-żamma statutorja jistgħu jinbidlu meta t-tħassir ikun xieraq. CNIL: perjodi ta' żamma
Default tas-softwer huwa issettjar li għandu jiġi vvalutat, mhux prova li l-perjodu magħżul hu legali. Inkludi l-esportazzjonijiet, is-servizzi konnessi u l-immaniġġjar tal-backup fil-proċess tiegħek.
Ir-rekord tal-attivitajiet ta' proċessar jiddeskrivi operazzjonijiet bħal-paga jew ir-reklutaġġ. Mhuwiex ringiela separata għal kull impjegat ġdid. Tassumix li jkollok inqas minn 250 impjegat ineħħi l-obbligu: l-eżenzjoni hija limitata u l-ipproċessar kontinwu tar-riżorsi umani mhuwiex okkażjonali. EDPB: rekords u responsabbiltà
Meta fornitur jipproċessa data f'isem tiegħek, huwa meħtieġ kuntratt ta' proċessur skont l-Artikolu 28. Riċevituri oħra jistgħu jaġixxu bħala kontrolluri indipendenti jew konġunti u jeħtieġu valutazzjoni differenti; mhux kull żvelar huwa relazzjoni ta' proċessur. GDPR, Artikoli 26 u 28
Għal trasferimenti barra mill-EEA, iċċekkja d-deċiżjoni ta' adegwatezza applikabbli jew il-miżuri ta' salvagwardja kif ukoll il-kuntratt tas-servizz. L-inkorporazzjoni fl-UE u l-post tas-server ma jistabbilixxux il-fluss sħiħ tad-data. EDPB: trasferimenti internazzjonali
PersoHR jipprovdi esportazzjonijiet tad-dejta, flussi tax-xogħol għall-ħassira u reġistri ta' awditjar biex jappoġġja dawn il-proċessi. L-organizzazzjoni tiegħek għadha trid tiddeċiedi liema regoli japplikaw, tikkonfigura s-servizz kif xieraq u tirrevedi t-talbiet qabel ma taġixxi fuqhom.
Ipprova PersoHR b'xejn għal 30 jum. Ma hemm bżonn l-ebda karta tal-kreditu.
Ibda l-prova b'xejn ta' 30 jum