Uvjeti korištenja

1. Uvodne odredbe i ugovorne strane

Ovi Uvjeti korištenja ("Uvjeti") uređuju korištenje usluge upravljanja ljudskim potencijalima PersoHR ("Usluga") koju pruža Labb Holding Ltd, ciparsko privatno društvo s ograničenom odgovornošću sa sjedištem na adresi Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cipar, registrirano pod brojem HE 424230 ("PersoHR", "mi", "nas"). Usluga se nudi samo poslovnim i profesionalnim klijentima. Registracijom radnog prostora tvrtke ili drugim izričitim prihvaćanjem ovih Uvjeta u ime Klijenta klijent ("vi", "Klijent") potvrđuje da djeluje u okviru svoje trgovačke, poslovne, obrtničke ili profesionalne djelatnosti, a ne kao potrošač, da je osoba koja prihvaća ove Uvjete ovlaštena obvezivati Klijenta te da Klijent s PersoHR-om sklapa obvezujući ugovor koji obuhvaća ove Uvjete, Ugovor o obradi podataka na /legal/dpa te svaki narudžbeni obrazac ili ponudu koji upućuju na ove Uvjete. Ako je ponuda ili narudžbeni obrazac u suprotnosti s ovim Uvjetima, ta ponuda ili taj narudžbeni obrazac ima prednost za stavke koje izričito uređuje. Politika privatnosti na /legal/privacy objašnjava obradu osobnih podataka; upoznavanje s njom nije privola za svaku aktivnost obrade. Bilo kakvi odstupajući uvjeti Klijenta ne primjenjuju se, osim ako ih pisano ne prihvatimo.

2. Račun, probno razdoblje i sklapanje ugovora

Klijent pristupa Usluzi putem radnog prostora tvrtke i osobnih računa ovlaštenih korisnika. Registracijom radnog prostora tvrtke Klijent podnosi obvezujuću ponudu za sklapanje ugovora; tu ponudu prihvaćamo aktivacijom radnog prostora. Novi klijenti dobivaju besplatno 30-dnevno probno razdoblje tijekom kojeg je Usluga dostupna bez naknade radi evaluacije. Svaki klijent ima pravo na jedno probno razdoblje. Ako probno razdoblje istekne bez plaćene pretplate, radni prostor nastavlja na Besplatnom planu ako broj njegovih aktivnih zaposlenika ne prelazi ograničenje tog plana. U protivnom redovni pristup radnom prostoru prelazi u način samo za čitanje. Značajke tijekom probnog razdoblja ovise o probnom planu koji je stavljen na raspolaganje Klijentu. Plaćeni ugovor sklapa se odabirom plana i unosom podataka o plaćanju u računu ili prihvaćanjem ponude koju šaljemo e-poštom. Klijent je odgovoran za točnost podataka navedenih pri registraciji.

3. Opseg Usluge

Funkcionalnosti Usluge ovise o odabranom planu i o dodatnim modulima koje je Klijent omogućio. Aktualni funkcionalni opis dostupan je na persohr.eu i unutar aplikacije. Možemo nuditi integracije sa sustavima trećih strana putem API-ja ("Integracije"); integracije označene kao integracije trećih strana pruža operater treće strane, pod svojom isključivom odgovornošću. Značajke možemo mijenjati, dodavati ili uklanjati, osobito ako to zahtijeva zakon, ovisnost o trećoj strani ili otklanjanje sigurnosnih ranjivosti, pod uvjetom da takva promjena bitno ne umanjuje ugovorenu funkcionalnost. Klijent može u bilo kojem trenutku prijeći na viši plan ili promijeniti plan; prijelaz na niži plan stupa na snagu na sljedeći datum obnove.

4. Dostupnost

Uslugu pružamo s ciljanom mjesečnom dostupnošću od 99,5 %, mjerenom na vanjskoj pristupnoj točki Usluge, isključujući (a) planirane prozore održavanja, (b) okolnosti izvan naše razumne kontrole (viša sila, ispadi mreža trećih strana, napadi uskraćivanjem usluge itd.), (c) probleme koje je prouzročio Klijent i (d) probleme koji proizlaze iz Integracija trećih strana kojima upravljaju drugi pružatelji. Planirano održavanje zakazuje se izvan razdoblja 09:00–18:00 CET od ponedjeljka do petka. O značajnom održavanju obavijestit ćemo razumno unaprijed putem obavijesti u aplikaciji ili e-poštom.

5. Odgovornosti Klijenta

Klijent je odgovoran za: (a) točnost i zakonitost podataka učitanih u Uslugu ili generiranih unutar nje; (b) osiguravanje odgovarajuće pravne osnove prema GDPR-u za obradu osobnih podataka svojih zaposlenika i drugih ispitanika putem Usluge; (c) sigurno upravljanje korisničkim računima i vjerodajnicama dodijeljenima njegovu osoblju, uključujući nedijeljenje računa i korištenje snažne autentifikacije; (d) održavanje ispravne internetske veze i podržanog, ažuriranog preglednika; (e) konfiguriranje svog računa, uključujući uloge i ovlasti, u skladu sa svojom internom sigurnosnom politikom; (f) obavješćivanje nas bez nepotrebnog odgađanja o svakoj stvarnoj ili sumnjivoj zlouporabi, sigurnosnom incidentu ili problemu zaštite podataka koji utječe na njegov račun. Klijent je odgovoran za sadržaj koji dostavlja i za svoje obveze voditelja obrade, uključujući obavijesti zaposlenicima, zakonite upute o čuvanju i svako potrebno savjetovanje s predstavnicima zaposlenika. Time se ne uklanjaju vlastite ugovorne ili zakonske obveze PersoHR-a. Usluga i njezini predlošci pomažu u administraciji ljudskih potencijala; ne zamjenjuju savjetovanje o obvezama Klijenta u području radnog prava, obračuna plaća, poreza ili drugim pravnim obvezama u svakoj mjerodavnoj jurisdikciji.

6. Dodjela prava

Pod uvjetom plaćanja primjenjivih naknada i poštivanja ovih Uvjeta, Klijentu dodjeljujemo neisključivo i neprenosivo pravo korištenja Usluge, bez prava davanja podlicencije, za njegove interne kadrovske poslove tijekom trajanja ugovora. Klijent može omogućiti pristup svojim zaposlenicima, vanjskim suradnicima i ovlaštenim savjetnicima (pod uvjetom da su vezani jednakovrijednim obvezama povjerljivosti), ali ne smije Uslugu preprodavati, davati u podlicenciju, dijeliti po modelu vremenske podjele (time-sharing) niti je komercijalno iskorištavati. Zadržavamo sva prava intelektualnog vlasništva nad Uslugom. Anonimizirane i agregirane podatke o korištenju, koji ne identificiraju Klijenta ni bilo kojeg pojedinca, možemo koristiti za praćenje, zaštitu i poboljšanje Usluge.

7. Trajanje i raskid

Pretplate traju za razdoblje odabrano pri kupnji, mjesečno ili godišnje. Mjesečne pretplate automatski se obnavljaju na kraju svakog obračunskog mjeseca i mogu se otkazati u bilo kojem trenutku, pri čemu otkaz stupa na snagu na kraju tekućeg obračunskog razdoblja. Godišnje pretplate automatski se obnavljaju za daljnja godišnja razdoblja, osim ako se obnova ne otkaže prije datuma obnove. Otkaz stupa na snagu na kraju tekućeg plaćenog obračunskog razdoblja. Otkaz se provodi u aplikaciji putem Postavke → Naplata ili slanjem e-pošte na support@persohr.eu. Svaka strana može raskinuti ugovor iz opravdanog razloga s trenutačnim učinkom pisanom obaviješću ako druga strana počini bitnu povredu koja nije otklonjena u roku od 30 dana od pisane obavijesti ili u slučaju postupka zbog insolventnosti protiv druge strane. Kada plaćena pretplata završi, radni prostor nastavlja na Besplatnom planu ako broj njegovih aktivnih zaposlenika ne prelazi ograničenje tog plana; u protivnom se redovni pristup radnom prostoru blokira (vidjeti odjeljak 8.). Klijent bi trebao izvesti potrebne zapise prije tog datuma i obratiti se podršci radi svakog daljnjeg povrata ili brisanja podataka u skladu s odjeljkom 13. Ugovora o obradi podataka. Samo zaustavljanje obnove ne predstavlja zahtjev za brisanje računa. Već plaćene naknade ne vraćaju se samo zato što Klijent prestane koristiti Uslugu prije isteka plaćenog razdoblja, ne dovodeći u pitanje prisilna prava ili izričito pravo na povrat predviđeno ugovorom.

8. Uvjeti plaćanja

Naknade su navedene na stranici s cijenama ili u primjenjivom narudžbenom obrascu, u EUR, i ne uključuju PDV ni druge primjenjive poreze, koji se dodaju po važećoj stopi. Klijent je odgovoran za dostavu točnih podataka za naplatu, uključujući svoj pravni naziv, adresu registriranog sjedišta i, ako je primjenjivo, valjani PDV identifikacijski broj EU-a. Porezni tretman PDV-a ovisi o statusu klijenta, mjestu isporuke i primjenjivim poreznim pravilima. Prijenos porezne obveze primjenjuje se kada su ispunjeni zakonski uvjeti za njega. Pri kupnji se za izračun primjenjivog tretmana koriste dostavljeni podaci za naplatu i porezni podaci; u slučaju neispravnog računa Klijent bi nam se trebao obratiti. Mjesečne pretplate naplaćuju se unaprijed na početku svakog obračunskog mjeseca; godišnje pretplate naplaćuju se unaprijed za cijelo godišnje razdoblje. Plaćanje obrađuje Stripe; unosom podataka o plaćanju Klijent nas ovlašćuje da pri svakoj obnovi teretimo odabrano sredstvo plaćanja. Planovi imaju ograničenja broja zaposlenika. Prijelaz na viši plan može stupiti na snagu odmah i zahtijevati dodatno plaćanje; prijelazi na niži plan zakazuju se za datum obnove. Klijent mora prije potvrde promjene plana provjeriti prikazani iznos i vremenski raspored. Cjenike možemo izmijeniti jednom u kalendarskoj godini uz pisanu obavijest najmanje četiri tjedna unaprijed; ako povećanje cijene prelazi 5 % prethodne cijene, Klijent može uložiti prigovor u roku od četiri tjedna od obavijesti, u kojem se slučaju ugovor nastavlja po prethodnoj cijeni do sljedeće obnove, kada se strane mogu ili dogovoriti o novoj cijeni ili raskinuti ugovor. Redovni pristup radnom prostoru omogućuje samo čitanje dok je pretplata u zakašnjenju s plaćanjem, a blokiran je dok je pretplata neplaćena. Kada plaćena pretplata završi zbog otkaza ili nastavljenog neplaćanja, radni prostor nastavlja na Besplatnom planu ako broj njegovih aktivnih zaposlenika ne prelazi ograničenje tog plana. U protivnom se redovni pristup blokira. Naplata te mogućnosti ponovnog dobivanja pristupa i preuzimanja podataka i dalje podliježu vlastitim zasebnim ovlastima. Obratite se podršci ako vam je potrebna pomoć u rješavanju plaćanja ili preuzimanju podataka.

9. Jamstvo i nedostaci

Jamčimo da Usluga tijekom trajanja pretplate u bitnome odgovara objavljenom funkcionalnom opisu i da nema bitnih nedostataka koji sprječavaju njezinu upotrebu u predviđenu svrhu. Klijent mora prijaviti nedostatke bez nepotrebnog odgađanja i dostaviti razumne pojedinosti koje omogućuju dijagnozu. Uložit ćemo razumne napore da prijavljene nedostatke otklonimo u razumnom roku, s ciljanim vremenom reakcije od četiri sata za potpune ispade prijavljene unutar radnog vremena podrške i jednog radnog dana za ostale nedostatke. Dok se razvija trajni popravak, mogu se koristiti privremena zaobilazna rješenja. Kada se Usluga pruža besplatno (primjerice tijekom probnog razdoblja ili na Besplatnom planu), naša je odgovornost za nedostatke ograničena na slučajeve prijevarne namjere; slučajevi neograničene odgovornosti iz odjeljka 10. ostaju nepromijenjeni.

10. Ograničenje odgovornosti

Neograničeno odgovaramo za štetu prouzročenu namjerno ili krajnjom nepažnjom, za štetu na životu, tijelu ili zdravlju, za povrede izričitih pisanih jamstava, za zahtjeve na temelju odgovornosti za proizvode prema primjenjivom pravu te za svaku odgovornost koja se ne može isključiti ili ograničiti prisilnim propisima. Za štetu prouzročenu običnom nepažnjom odgovaramo samo za povredu bitnih ugovornih obveza (tj. obveza čije ispunjenje uopće omogućuje uredno izvršenje ugovora i na čije se ispunjenje Klijent redovito oslanja); u tim je slučajevima naša odgovornost dodatno ograničena na predvidivu štetu tipičnu za ovu vrstu ugovora, za koju su strane suglasne da je u svakom slučaju ograničena na ukupan iznos naknada koje je Klijent platio u dvanaest mjeseci koji prethode događaju iz kojeg je zahtjev proizašao. Odgovornost za običnu nepažnju u pogledu nebitnih obveza isključena je. Ista ograničenja primjenjuju se na zahtjeve prema našim zaposlenicima, zastupnicima i podizvođačima.

11. Zaštita podataka i povjerljivost

U pogledu osobnih podataka koje Klijent učita u Uslugu djelujemo kao izvršitelj obrade. Ugovor o obradi podataka na /legal/dpa uključen je u ove Uvjete upućivanjem i čini sastavni dio ugovora. Svaka strana čuvat će povjerljive informacije druge strane kao povjerljive, koristiti ih samo u svrhe ugovora i štititi ih barem jednakom pažnjom kojom štiti vlastite povjerljive informacije slične osjetljivosti. Obveza povjerljivosti ostaje na snazi pet godina nakon prestanka ugovora. Obveze zaštite pohranjenih osobnih podataka traju sve dok se ti podaci čuvaju, uključujući slučajeve u kojima se primjenjuje dulja zakonska obveza.

12. AI značajke i prihvatljiva uporaba

Dijelovi Usluge koriste generativnu AI za pomoć u kadrovskim radnim procesima (na primjer generiranje sadržaja u čarobnjaku za postavljanje, generiranje planova uvođenja u posao, analiza dokumenata, izrada nacrta ocjena radnog učinka, izrada nacrta preporuka za zaposlenike, zatraženi prijevodi tekstova i chat asistent u proizvodu). Izlazne rezultate proizvodi jezični model i služe isključivo kao pomoć. Klijent mora pregledati, prihvatiti, urediti ili odbiti svaki izlazni rezultat prije nego što se na njega osloni. Klijent ne smije koristiti nijedan izlazni rezultat dobiven uz pomoć AI-ja kao jedinu ili odlučujuću osnovu za odluke o zapošljavanju, otkazu, promaknuću, plaći, za disciplinske ili slično značajne odluke u vezi sa zaposlenjem niti za bilo koju odluku koja proizvodi pravne učinke na zaposlenika ili na njega na sličan način značajno utječe u smislu članka 22. GDPR-a. Klijent ostaje voditelj obrade osobnih podataka koje unosi u AI značajke i odgovoran je za zakonitost svojih upita i unosa. Posebne kategorije osobnih podataka u smislu članka 9. GDPR-a (uključujući podatke o zdravlju, vjeri, etničkom podrijetlu, članstvu u sindikatu, spolnom životu ili spolnoj orijentaciji) i osobni podaci koji se odnose na kaznene osude u smislu članka 10. GDPR-a ne smiju se unositi u AI značajke, osim ako Klijent ima izričitu pravnu osnovu i ako je odgovarajući modul dokumentiran kao modul koji podržava tu kategoriju. AI značajke tijekom rada aplikacije koriste Mistral AI. Popis podizvršitelja obrade opisuje pružatelja i relevantne kategorije podataka, uključujući kontekst koji sastavlja značajka i sadržaj dostavljenih dokumenata. Lokacije obrade, daljnji pružatelji i razdoblje čuvanja ovise o primjenjivom ugovornom aranžmanu usluge; Klijent može prije uključivanja AI-ja za osobne podatke zatražiti relevantne informacije. AI izlazni rezultati mogu biti netočni, nepotpuni ili pristrani, uključujući izmišljene procjene u nacrtu preporuke za zaposlenika. Klijent je odgovoran za provjeru činjenične osnove i zakonitosti svojih odluka. PersoHR ostaje odgovoran za vlastite primjenjive ugovorne i zakonske obveze. Ljudski pregled sam po sebi ne određuje spada li neka značajka pod odredbe o visokorizičnim sustavima primjenjivog zakonodavstva o umjetnoj inteligenciji.

Klijent ne smije koristiti Uslugu za pohranu ili dijeljenje sadržaja koji je nezakonit ili kojim se povređuju prava drugih. Ne nadziremo sadržaj koji Klijenti pohranjuju i ne koristimo automatizirane alate za njegovu moderaciju. Svatko nas može obavijestiti o sadržaju u Usluzi koji smatra nezakonitim tako da piše na support@persohr.eu i navede točnu lokaciju sadržaja, razloge i izjavu da je obavijest prema njegovu najboljem saznanju točna i potpuna, zajedno sa svojim imenom i adresom e-pošte, osim ako se obavijest odnosi na seksualno zlostavljanje ili seksualno iskorištavanje djece, primjerice materijal koji prikazuje zlostavljanje ili mamljenje djeteta za seksualne potrebe (kaznena djela iz članaka od 3. do 7. Direktive 2011/93/EU). Adresa e-pošte potrebna nam je kako bismo potvrdili primitak i obavijestili osobu o našoj odluci. Potvrđujemo primitak, svaku obavijest razmatramo pojedinačno i osobu koja nas je obavijestila obavještavamo o tome što smo odlučili, uključujući slučaj kada ne poduzimamo nikakve mjere, te o tome kako se odluka može osporiti. Ako ograničimo pristup sadržaju zato što je nezakonit ili krši ove Uvjete, osobe na koje se to odnosi obavještavamo o tome što smo odlučili, zašto i kako to mogu osporiti, osim ako to zakon ne sprječava. Odluka se može osporiti odgovorom na nju. support@persohr.eu ujedno je naša kontaktna točka za tijela i korisnike prema Aktu o digitalnim uslugama. Tijela nam mogu pisati na grčkom, engleskom ili njemačkom jeziku.

13. Predlošci

Usluga može pružati predloške dokumenata, poput predložaka politika na radnom mjestu izrađenih za određenu državu, i drugi unaprijed pripremljeni sadržaj (zajedno "Predlošci"). Predlošci su opća polazišta izrađena za uobičajene okolnosti. Oni nisu pravni savjet i ne uzimaju u obzir posebnu situaciju Klijenta.

Kada navedemo da je odvjetničko društvo ili drugi savjetnik pregledao Predložak, ta izjava opisuje pregled koji je proveden. Ona obuhvaća samo navedenu verziju i datum, prema pravu na snazi na taj datum, i ne predstavlja jamstvo da je Predložak, ili dokument koji se na njemu temelji, prikladan za Klijenta. Pregled je proveden za nas. Ne proteže se ni na jednu verziju koju Klijent dopuni ili izmijeni, niti tog savjetnika čini savjetnikom Klijenta.

Kada Klijent dopuni, prilagodi ili usvoji Predložak, dokument koji iz toga nastane vlastiti je dokument Klijenta, a Klijent je odgovoran za njegov sadržaj i za način na koji se koristi. Klijent odlučuje treba li Predložak prilagoditi prije usvajanja, osobito ako mjerodavni kolektivni ugovor sadrži posebne odredbe o predmetu koji Predložak obuhvaća, ako Klijent primjenjuje rasporede radnog vremena kao što su rad u smjenama, nepravilan raspored rada ili pripravnost, ili ako se njegovi interni postupci, alati ili komunikacijske prakse razlikuju od onih koje Predložak opisuje. Klijent je također odgovoran za svako savjetovanje s predstavnicima zaposlenika ili njihovo sudjelovanje koje se primjenjuje prije usvajanja.

Podložno našim obvezama iz odjeljaka 3. i 9., možemo ažurirati, zamijeniti ili povući Predložak, primjerice nakon promjene propisa ili službenih smjernica. To ne mijenja dokument koji je Klijent već usvojio. Zadržavamo sva prava na Predlošcima. Tijekom trajanja ugovora Klijent smije koristiti, kopirati i prilagođavati Predloške za vlastite interne potrebe. Dokument koji je Klijent usvojio njegov je vlastiti dokument, a Klijent ga smije čuvati, koristiti i dijeliti kao i svaki drugi vlastiti dokument, uključujući i nakon prestanka ugovora.

Izvozi koje Usluga izrađuje za treću stranu, poput pružatelja usluge obračuna plaća ili tijela javne vlasti, odražavaju podatke evidentirane u Usluzi. Prije nego što se osloni na izvoz, Klijent provjerava da on ispunjava zahtjeve primatelja i sve pravne zahtjeve koji se na njega primjenjuju.

Svaki program putem kojeg klijenti stavljaju vlastiti sadržaj na raspolaganje drugim klijentima ili koriste sadržaj koji su drugi klijenti stavili na raspolaganje uređivat će se zasebnim uvjetima koji se primjenjuju kada Klijent u njemu sudjeluje.

Odjeljak 10. primjenjuje se na Predloške i njihovo korištenje. Ni Predložak ni izjava da ga je savjetnik pregledao nisu izričito pisano jamstvo u smislu odjeljka 10.

14. Izmjene

Ove Uvjete možemo izmijeniti uz pisanu obavijest (u aplikaciji ili e-poštom) najmanje četiri tjedna prije stupanja izmjene na snagu. Obavijest će navesti izmjenu, rok za prigovor i posljedice prigovora. Ako Klijent ne uloži pisani prigovor u roku od dva tjedna od obavijesti, smatra se da je izmjena prihvaćena. Ako Klijent uloži prigovor, ugovor se nastavlja prema dotadašnjim Uvjetima; u tom slučaju možemo raskinuti ugovor uz pisani otkazni rok od mjesec dana. Uslugu možemo izmijeniti i radi usklađivanja sa zakonom, rješavanja sigurnosnih problema, uvažavanja promjena u ovisnostima o trećim stranama ili ako je izmjena za Klijenta bitno povoljna. Promjene cijena uređene su isključivo odjeljkom 8.

15. Završne odredbe

Na ove Uvjete primjenjuje se pravo Republike Cipra, isključujući njegova kolizijska pravila i Konvenciju Ujedinjenih naroda o ugovorima o međunarodnoj prodaji robe. Za sve sporove koji proizlaze iz ovih Uvjeta ili su s njima u vezi isključivo su nadležni sudovi u Pafosu na Cipru, ne dovodeći u pitanje bilo koju obveznu nadležnost za zaštitu potrošača prema pravu EU-a. Obavijesti prema ovim Uvjetima daju se pisanim putem ili e-poštom. Ako neka odredba ovih Uvjeta jest ili postane nevaljana, nezakonita ili neprovediva, to ne utječe na preostale odredbe, a strane će nevaljanu odredbu zamijeniti valjanom odredbom čiji je gospodarski učinak što bliži izvornoj odredbi. U slučaju neslaganja engleska verzija ovih Uvjeta ima prednost pred bilo kojim prijevodom.