SIGURNOST
Tehničke i organizacijske mjere
Prilog Ugovoru o obradi podataka. Sigurnosne mjere iz članka 32. GDPR-a koje se primjenjuju na PersoHR.
Ova stranica je prilog o tehničkim i organizacijskim mjerama ("TOMs") na koji upućuje odjeljak 7. Ugovora o obradi podataka na /legal/dpa. Niže navedene mjere su one koje su trenutačno na snazi; mogu se povremeno ažurirati, pod uvjetom da ažuriranje ne smanji bitno ukupnu razinu sigurnosti.
1. Hosting i smještaj podataka u EU-u
Ključna HR aplikacija koristi infrastrukturu tvrtke Hetzner za bazu podataka i pohranu datoteka. Pružatelji usluga podupiru i AI značajke, e-poštu, sigurnosne SMS poruke, naplatu i analitiku javnih stranica. Popis na /legal/sub-processors opisuje ulogu svakog pružatelja i uvjete obrade. Integracije koje omogući korisnik mogu slati informacije pružatelju kojeg je korisnik odabrao. Hosting ključnih evidencija u EU-u ne treba tumačiti kao izjavu da svaka povezana usluga ili primatelj obrađuje podatke isključivo unutar EU-a.
2. Kontrola pristupa i autentifikacija
Autentifikacija korisnika koristi poveznice e-poštom bez lozinke. Tokeni čarobnih poveznica i tokeni za osvježavanje pohranjuju se kao sažeci (hash); čarobne poveznice mogu se iskoristiti samo jednom i istječu. TOTP dvofaktorska autentifikacija obvezna je za uloge Vlasnik i HR administrator. Mehanizmi oporavka podliježu zasebnim sigurnosnim provjerama. Pristupni tokeni vremenski su ograničeni, a tokeni za osvježavanje isporučuju se putem HttpOnly kolačića s produkcijskim sigurnosnim atributima. Uloge u aplikaciji su Vlasnik, HR administrator, Voditelj i Zaposlenik; provjere na razini usluge dodatno ograničavaju pristup relevantnim evidencijama. Te kontrole nisu tvrdnja o hardverskim ključevima ni o operativnim pregledima pristupa na produkcijskoj infrastrukturi.
3. Izolacija zakupnika
HR evidencije tvrtke ograničene su na zakupnika (tenant), pri čemu kontrole pristupa na razini repozitorija i usluge koriste autentificirani radni prostor. Globalni korisnički identiteti mogu pripadati u više radnih prostora i obrađuju se odvojeno od HR članstava kod zakupnika. Sami identifikatori evidencija ne daju pristup; ovlaštenje ovisi o autentificiranom korisniku, radnom prostoru, ulozi i primjenjivim provjerama odnosa. Filtri zakupnika jedan su dio tih kontrola, a ne zamjena za provjeru svakog puta pristupa.
4. Enkripcija
Aplikacija koristi AES-256-GCM za odabrane osjetljive vrijednosti, uključujući TOTP tajne te podržane bankovne, porezne identifikatore i identifikatore socijalnog osiguranja za obračun plaća. Riječ je o zaštiti na razini polja, što ne znači da svako polje o plaći, dokumentu ili zdravlju ima zaseban sloj enkripcije na razini aplikacije. Promet između aplikacije i baze podataka ostaje unutar istog poslužitelja, a svaka javna veza koristi TLS. Sigurnosne kopije pohranjuju se šifrirano, dok volumen baze podataka i pohrana dokumenata nemaju enkripciju na razini pohrane. Ovaj prilog ne tvrdi da se za svaku krajnju točku u radu koristi određena šifra za pohranu ili verzija TLS-a bez odgovarajuće operativne evidencije.
5. Bilježenje, praćenje i revizija
Revizijski zapisi bilježe podržane radnje kao što su promjene, izvozi i zahtjevi za brisanje, s podacima o izvršitelju radnje, radnji, referenci evidencije i vremenu. Podliježu kontrolama pristupa, zakazanom zadržavanju i posebnim pravilima zakonskog zadržavanja (legal hold). To nije obećanje da će se bilježiti svako čitanje ili čuvati nepromjenjiva, neograničena povijest. Operativni i sigurnosni zapisi podupiru istrage i rad usluge; njihov sadržaj, pristup i zadržavanje moraju biti ograničeni na tu svrhu. Identifikatori korisnika i evidencija i sami mogu biti osobni podaci.
6. Sigurnosne kopije i oporavak od katastrofe
Primjerene mjere dostupnosti i oporavka dio su obveza Izvršitelja obrade iz članka 32. GDPR-a. Rasporedi sigurnosnog kopiranja infrastrukture, zadržavanje, enkripcija i testiranje vraćanja moraju se dokumentirati i održavati za uslugu u radu. Obratite nam se za trenutačne operativne dokaze i eventualno dogovorene ciljeve oporavka. Izvozi podataka iz aplikacije nisu zamjena za sigurnosne kopije infrastrukture, a ovaj prilog ne predstavlja neovisno provjereno jamstvo vremena oporavka.
7. Odgovor na incidente
Povrede osobnih podataka koje utječu na podatke voditelja obrade prijavljuju se voditelju obrade bez nepotrebnog odgađanja nakon saznanja, kako je opisano u DPA-u. Dostupne činjenice, vjerojatne posljedice i mjere odgovora dostavljaju se i dopunjuju kako istraga napreduje. Rok u kojem voditelj obrade obavješćuje nadzorno tijelo odvojen je od obveze Izvršitelja obrade da obavijesti voditelja obrade. Istraga incidenta i korektivne radnje moraju štititi pogođene podatke i sačuvati potrebne dokaze.
8. Upravljanje ranjivostima i siguran razvoj
Repozitoriji uključuju automatizirane testove i statičke provjere kvalitete koje pomažu otkriti nedostatke. Utvrđeni sigurnosni problemi moraju se procijeniti i riješiti u skladu s njihovim rizikom. Te razvojne provjere ne dokazuju da se svaka ovisnost skenira pri svakoj izgradnji, da je provedeno vanjsko penetracijsko testiranje ni da svaka značajka ima dovršen model prijetnji. Trenutačne dokaze o procjeni možete zatražiti od nas.
9. Brisanje, zadržavanje i prenosivost
Usluga pruža tijekove rada za izvoz i brisanje podataka korisnika i zaposlenika te administrativni izvoz podataka zakupnika. Njihov opseg i dopuštenja razlikuju se. Postupci brisanja brišu ili anonimiziraju podržane evidencije. Ne pružaju opći tijek rada za zakonsko zadržavanje (legal hold) kojim upravlja poslodavac. Korisnik mora procijeniti zakonit odgovor na pojedinačni zahtjev. Brisanje radnog prostora tvrtke odvojeno je od prekida obnove pretplate i ima 30-dnevno razdoblje za opoziv nakon zahtjeva u aplikaciji. Brisanje osobnog računa provodi se odmah i pokreće i brisanje povezanih članstava u radnim prostorima bez zasebnog koraka odobrenja poslodavca. Za zadržane blokirane evidencije radnog vremena trenutačno ne postoji poseban tijek rada za njihovo dohvaćanje. DPA uređuje vraćanje ili brisanje po završetku obrade, uključujući zaštićene sigurnosne kopije i evidencije koje se moraju zadržati.
10. Dubinska provjera podizvršitelja obrade
Popis pružatelja na /legal/sub-processors opisuje uloge, lokacije, kategorije podataka i ugovore s dobavljačima. Izvršitelj obrade mora angažirati podizvršitelje obrade prema pisanim uvjetima koji ispunjavaju zahtjeve članka 28. GDPR-a, ostaje odgovoran za potrebnu zaštitu i mora poštovati postupak ovlašćivanja, prethodne obavijesti i prigovora iz DPA-a.
11. Osoblje
Osoblje ovlašteno za obradu osobnih podataka korisnika mora biti obvezano na povjerljivost i dobiti pristup primjeren svojim odgovornostima. Upravljanje pristupom, svijest o sigurnosti i postupci rukovanja podacima dio su organizacijskih zaštitnih mjera Izvršitelja obrade. Obveza zaštite zadržanih osobnih podataka nastavlja se i nakon završetka angažmana ili pretplate.