Bainistiú Sonraí Fostaithe: Treoir Phraiticiúil GDPR

Teastaíonn rialacha soiléire do thaifid fostaí: an méid a bhailítear, cé atá in ann rochtain a fháil orthu agus cathain ar cheart iad a scriosadh. Tosaigh le cuspóir gach taifid, seachas le liosta faisnéise a d'fhéadfadh a bheith úsáideach lá éigin.

Fíric-scrúdaithe ar 21 Meán Fómhair 2026. Tá tábhacht freisin le rialacha fostaíochta náisiúnta agus le cúinsí na próiseála.

Bailigh faisnéis le haghaidh cuspóra shainithe

Freastalaíonn sonraí teagmhála, faisnéis párolla, uaireanta oibre agus taifid feidhmíochta ar chuspóirí éagsúla. Taifead an cuspóir, na daoine a dteastaíonn rochtain uathu agus an riail choinneála is infheidhme maidir le gach catagóir. Ba cheart do chóras AD cabhrú leat na difríochtaí seo a choinneáil soiléir.

Éilíonn an RGCS íoslaghdú sonraí. Ní hionann a bheith i d'fhostóir agus cead ginearálta chun faisnéis phríobháideach fostaí a bhailiú. Rialaítear sonraí faoi chiontuithe coiriúla agus cionta ag Airteagal 10, ar leithligh ó na catagóirí speisialta in Airteagal 9. RGCS, Airteagail 5, 9 agus 10

Teastaíonn cúram ar leith i leith faisnéis sláinte, ballraíocht i gceardchumann agus sonraí bithmhéadracha a úsáidtear le haghaidh aitheantais uathúil. I gcás próiseála catagóire speisialta, sainaithin bunús Alt 6 agus coinníoll Alt 9 is infheidhme araon. Braitheann riachtanacht dhlí fostaíochta faoi Alt 9(2)(b) ar údarú i ndlí an AE nó i ndlí náisiúnta, nó ar chomhaontú comhchoiteann cáilitheach, le bearta slándála. EDPB: próiseáil dhlíthiúil agus sonraí íogaire

Roghnaigh an bonn dlíthiúil do gach gníomhaíocht

Is coitianta riachtanas conarthach, oibleagáid dhlíthiúil agus leasanna dlisteanacha san fhostaíocht, ach braitheann an bonn cuí ar an ngníomhaíocht. Ní dhéanann clásal i gconradh gach úsáid ghaolmhar sonraí riachtanach. Éilíonn leasanna dlisteanacha measúnú riachtanais agus measúnú cothromais; is féidir le rialacha náisiúnta breise a bheith infheidhme maidir le monatóireacht.

Is minic nach mbíonn toiliú oiriúnach nuair a chuireann an caidreamh fostaíochta cosc ar shaorrogha. Nuair a úsáidtear é, ní mór go mbeifí in ann diúltú agus é a tharraingt siar gan dochar. Doiciméadaigh an bonn sula dtosaítear ar an bpróiseáil. EDPB: bunús dlíthiúil

Mínigh an phróiseáil go soiléir

I gcás faisnéise a bhailítear go díreach ón bhfostaithe, de ghnáth éilíonn Airteagal 13 an fhaisnéis phríobháideachais a sholáthar nuair a fhaightear na sonraí. Titeann sonraí a fhaightear in áit eile faoi Airteagal 14, a bhfuil a chuid forálacha féin maidir le hamlíne agus eisceachtaí aige. Clúdaigh na cuspóirí, na bunús dlí, na faighteoirí, an choinneáil, aistrithe más ábhartha, agus na cearta is infheidhme. Ní hionann admháil ar fhógra agus toiliú le gach gníomhaíocht a ndéantar cur síos uirthi ann. RGCS, Airteagail 13 agus 14

Déan an fógra éasca le fáil tar éis an phróisis ionduchtúcháin. Má fhiafraíonn an fostaí faoi úsáid ar leith a dhéantar dá gcuid sonraí, ba cheart go mbeadh duine éigin in ann an próiseas iarbhír atá taobh thiar den fhoclaíocht a mhíniú.

Láimhseáil iarratais fostaithe trí phróiseas soiléir

Is féidir le fostaithe rochtain agus ceartú a iarraidh, agus d'fhéadfadh cearta a bheith acu maidir le scriosadh, srianadh, iniomparthacht nó agóid ag brath ar an gcás. Níl an scriosadh gan choinníoll: is féidir le dualgais dhlíthiúla coinneála agus éilimh dhlíthiúla a bheith ina údar chun roinnt taifead a choinneáil. Ní bac iomlán ar gach úsáid a bhaintear as an fhaisnéis choinnithe é an srianadh ach an oiread.

Baineann iniomparthacht le sonraí a sholáthraíonn an duine aonair, a phróiseáiltear trí mhodhanna uathoibrithe ar bhonn toiliú nó conartha. Ní chumhdaíonn sé gach taifead AD. De ghnáth, ní mór freagra a thabhairt ar iarratais laistigh de mhí amháin; ní mór síneadh ceadaithe a mhíniú laistigh den chéad mhí sin. D'fhéadfadh go mbeadh gá le ceartúcháin, scriosadh agus srianta a chur in iúl do ghlacadóirí, faoi réir eisceachtaí Airteagal 19. EDPB: cearta an duine aonair

Is é sreabhadh oibre inmheánach úsáideach ná:

1. Taifead an t-am a fuarthas an t-iarratas agus sann úinéir dó.
2. Bain amach cad atá á iarraidh agus fíoraigh an t-aitheantas go comhréireach.
3. Déan cuardach ar na córais ábhartha, lena n-áirítear doiciméid agus comhfhreagras.
4. Déan athbhreithniú ar an bhfreagra maidir le faisnéis daoine eile agus na srianta is infheidhme.
5. Seol an freagra go slán agus cuir taifead ar a ndearnadh.

Socraigh coinneáil de réir chineál an taifid agus an dhlínse

Níl aon tábla coinneála aonair de chuid an AE ann do gach sonraí fostaí. Is féidir go mbeadh ceanglais éagsúla ag fianaise párolla, comhaid iarrthóirí agus taifid sláinte ceirde. Taifead an chúis le gach tréimhse, cathain a thosaíonn an tréimhse, aon chéim chartlainne theoranta agus cad a tharlaíonn nuair a thagann deireadh leis an tréimhse.

Foilsíonn CNIL na Fraince treoir maidir le coinneáil acmhainní daonna, ach níor cheart a thréimhsí tír-shonracha a chur i láthair mar rialacha ar fud an AE. Is féidir le coinneálacha dlíthiúla agus coinneáil reachtúil athrú nuair is cuí an scriosadh. CNIL: tréimhsí coinneála

Is socrú é réamhshocrú bogearraí atá le measúnú, ní cruthúnas gur dleathach an tréimhse atá roghnaithe. Cuir onnmhairí, seirbhísí nasctha agus láimhseáil chúltaca san áireamh i do phróiseas.

Coinnigh taifead ar ghníomhaíochtaí, ní liosta dara fhostaithe

Déanann taifead ar ghníomhaíochtaí próiseála cur síos ar oibríochtaí amhail párolla nó earcaíocht. Ní sraith ar leith é do gach fostaí nua. Ná glac leis go gcuireann níos lú ná 250 ball foirne deireadh leis an oibleagáid: tá an t-eisiamh teoranta agus ní heachtraíoch í an phróiseáil leanúnach Acmhainní Daonna. EDPB: taifid agus cuntasacht

Seiceáil ról gach soláthraí

Nuair a phróiseálann soláthraí sonraí thar do cheann, tá conradh próiseálaí de réir Airteagal 28 ag teastáil. D'fhéadfadh faighteoirí eile a bheith ina rialtóirí neamhspleácha nó comhroinnte agus teastaíonn measúnú difriúil uathu; ní caidreamh próiseálaí atá i gceist le gach nochtadh. GDPR, Airteagail 26 agus 28

I gcás aistrithe lasmuigh den LEE, seiceáil an cinneadh leordhóthaineachta nó na bearta cosanta is infheidhme chomh maith leis an gconradh seirbhíse. Ní le coimeádú san AE ná le suíomh an fhreastalaí a shocraítear an sreabhadh sonraí iomlán. EDPB: aistrithe idirnáisiúnta

Cuireann PersoHR onnmhairí sonraí, sreafaí oibre scriosta agus taifid iniúchta ar fáil chun tacú leis na próisis seo. Ní mór do d'eagraíocht cinneadh a dhéanamh fós cé na rialacha is infheidhme, an tseirbhís a chumrú dá réir agus athbhreithniú a dhéanamh ar iarratais sula ngníomhaítear orthu.